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ITヘルプデスク

この記事の内容

Asanaを使えば、ITリクエストを管理して解決し、重複するリクエストを回避して履歴データを1か所に保管することができます。

ヘルプデスクプロジェクトが正しく機能するためには、以下の要素を含める必要があります。 これらの要素には、フォーム、カスタムフィールド、セクション、ルールなどがあります。 この記事では、これらの機能を使用してヘルプデスクプロジェクトを作成する方法を紹介します。

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フォームを使ってリクエストを取り込む

フォームを受け付け元として使用 して、依頼者から必要な情報をすべて確実に取得します。

Asanaを使用していなくても、誰でも フォームのリンクを送信することができます。

送信されたフォームの回答は、プロジェクトの新しいタスクになります。

カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う

カスタムフィールド を使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定して、それをカテゴリで整理できます。 カスタムフィールドの例は次のとおりです。

  • 優先度:高、中、低
  • 課題のタイプ：ハードウェア、ネットワーク、アクセス、ソフトウェア
  • 申請者の展開:マーケティング、セールス、法務、財務

フォームに課題種別フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールド にマッピングできます。 こうすることで、新規タスクが送信されたときに、送信者がネットワークの問題のトラブルシューティングを行っているのか、新しいハードウェアの手配を行っているのかがすでに明記されます。

ルールを使ってアクションを自動化する

ルールを使用すると、時間を節約して仕事を進めることができます。 ルールを作成すると、タスクを別のプロジェクトセクションに移動したり、タスクを割り当てたり、コメントを追加したり、新しいカスタムフィールドを追加したりするなど、さまざまなアクションをトリガーできます。

ITヘルプデスクプロジェクトを構築する方法

1.セクションを含むプロジェクトを作成する

まずはプロジェクトを作成します。 ボードビューを使用することをおすすめします。これにより、すべてのタスクがプロジェクトの各セクションをどのように移動しているかをすばやく確認できます。

Example of sections for IT help desk project.png

各セクションには、課題タイプ、タスクが通過する必要のあるステージ、リクエストの進捗など、ワークフローに合った情報を入力できます。 上の例では、セクションを使用して課題タイプを表示しています。

セクションを追加するには、「+タスクを追加」ボタンの横にあるドロップダウンをクリックして「セクションを追加」を選択するか、三点リーダーアイコンをクリックして「セクションを追加」を選択します。

how to create a new section in a board project.png

2.カスタムフィールドを追加する

リクエストを分類するためのカスタムフィールドを追加します。 たとえば、優先度フィールドやタスクの進捗フィールドを追加できます。 「カスタマイズ」メニューからカスタムフィールドを追加できます。

3.ルールを追加する

特定のアクションをトリガーするルールを追加します。 カスタムフィールドのパワールール。たとえば、イシューの種類に応じて、リクエストを特定のユーザーに割り当てることができます。

特定のセクションにルールを追加するには、セクションの名前の横にある三点リーダーアイコンをクリックするか、カスタマイズメニューから他のルールをクリックします。 ルールについて詳しくはこちらをご覧ください。

Creating a rule in board view.gif

4.フォームの作成

ユーザーがリクエストを送信できるインテイクフォームを作成します。

フォームを作成するには、「カスタマイズ」メニューを開き、「フォーム」をクリックし、「フォーム を追加」をクリックします。 フォームの質問にカスタムフィールドを関連付ける方法については、こちらをご覧ください。

Creating a form.gif

アプリとの連携を使用する

チャットやメール経由でリクエストを受け取る場合は、フォームのリンクをリクエスト元にいつでも送信できますが、連携を利用 して会話にすばやく対応することもできます。 それを受信トレイやメッセージから直接Asanaに追加し、タスクとして割り当てたり、ヘルプデスクプロジェクトに追加したりすることができます。

メールの場合は、Asana for GmailまたはAsana for Outlook アドオンを使用します。 チャットの場合は、Asana for Slackとの連携をお試しください。

複数プロジェクトに追加するタスク

ITリクエストは、より広範なIT作業やイニシアチブに反映されることが予想されます。 2つの別々のタスクを作成する代わりに、 1つのタスクを複数のプロジェクトに保存して、両方のプロジェクトで仕事を追跡することができます。 作業が重複することはありません。適切なコンテキストで正しい情報が表示されるだけです。

たとえば、ITチームに プロジェクト追跡専用の 貸与コンピューターがあるとします。 この際、貸与プロジェクトは非公開のままにすることが可能です。

プロジェクトの進捗をモニタリングし、仕事量を管理する

プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、ITチームのリーダーは通常、会議やメール、スプレッドシートなどの情報をつなぎ合わせていますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合があります。 そこで すべての主要なIT関連プロジェクトとITヘルプデスクプロジェクトが入ったポートフォリオを作成 すれば、進捗や期限、優先度を1か所でリアルタイムに確認することができます。

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asanaで割り当てられたタスクに基づいてチームのキャパシティを可視化できます。 ワークロードの使い方について詳しくはこちらをご覧ください。

その他のリソース

ワークフロービルダーワークフロービルダーでヘルプデスクプロジェクトを作成します。

AsanaのITデスクテンプレートを使用して、ニーズに合わせてカスタマイズしましょう。

プロジェクトテンプレートの使い方を確認します。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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