De Microsoft Teams + Asana-integratie is beschikbaar op alle betaalde Asana-niveaus. De integratie is beschikbaar voor alle betaalde Microsoft Teams-abonnementen. De gratis versie van Microsoft Teams ondersteunt geen app-integratie.
Gebruik de integratie van Asana met Microsoft Teams om Asana-projecten toe te voegen aan teamchats en gesprekken om te zetten in uitvoerbaar werk, allemaal op één plek. Er is een Asana-bot toegevoegd aan Microsoft Teams die het ontplooien van Asana-functies vergemakkelijkt, zodat teams over projecten kunnen chatten met de details en context ervoor, zonder van tool te wisselen.
Installatie
- Ga naar het tabblad Apps in MS Teams
- Zoek naar Asana Projectbeheer
- Klik op Asana
- Klik op Toevoegen om te installeren
De app beheren voor uw organisatie
Om de app te beheren, zoekt u Asana in het Teams-beheercentrum en zorgt u ervoor dat Toestaan is aangevinkt. Voeg Asana toe aan vastgemaakte apps in het Teams-beheercentrum om het in de toekomst gemakkelijker te vinden.
Onboarding
Eenmaal geïnstalleerd, krijg je toegang tot de integratie-bot in je 1:1 chat. Voeg de bot toe aan specifieke teamkanalen en stel hem vragen voor updates over Asana-projectactiviteit.
Wanneer u in eerste instantie met de integratie in contact komt, krijgt u te maken met een chatbot die de integratie introduceert, voorbeelden van gebruikssituaties toont en links biedt naar Helpcentrum-artikelen die u mogelijk nodig hebt.
Deel Asana-links
Gebruikers kunnen taken, projecten, portfolio's, statusupdates en teams uitvouwen om meer informatie in Teams te tonen.
Om links te delen, plak je gewoon een Asana-URL en klik je op verzenden.
Zoeken
Zoek taken, projecten en portfolio's door op het Asana-logo te klikken in het venster voor het opstellen van berichten.
Een nieuwe taak maken
- Klik op de + knop in het dialoogvenster voor het opstellen van berichten
- Selecteer Nieuwe taak maken.
- Vul in het pop-up scherm dat verschijnt de details in
- Klik op Taak maken
Nieuwe Asana-taken overal in Teams maken. Gebruik de opdracht taak maken met de Asana-bot, de optie van het venster voor het opstellen van berichten of binnen een bericht in een gesprek. Je kan het ook toewijzen aan een teamgenoot, een vervaldatum instellen en het toevoegen aan een Asana-project.
Voeg een bericht toe aan een taak
Klik
onder het driepunten-pictogram op
Meer acties en kies
Bericht toevoegen aan taak. Zoek en selecteer via een pop-upvenster een Asana-taak om het bericht aan toe te voegen als taakcommentaar.
Een Asana-project binnen teams bekijken en bijwerken
Om een Asana-project in Microsoft Teams in te sluiten, klik je op de + -knop om een nieuw tabblad toe te voegen.
Zoek "Asana" en installeer het tabblad Asana-app voor het kanaal.
Selecteer het project dat u wilt insluiten. U hebt de optie om projectmeldingen van Asana naar dit kanaal te verzenden.
Zodra u de configuratie bevestigt, wordt het geselecteerde Asana-project ingesloten in het kanaal. U hebt dezelfde toegangscontrole voor dit project als in de web- en desktop-apps van Asana. Andere leden van je organisatie kunnen zich bij het ingesloten project aanmelden met hun Asana-inloggegevens.
Ingesloten projectweergaven zijn alleen beschikbaar in de Microsoft Teams-desktoptoepassing en niet in de versies voor mobiele apparaten of webapps.
Meldingen
Enterprise-klanten kunnen Asana Inbox-meldingen ontvangen in Microsoft Teams en actie ondernemen zonder Microsoft Teams te verlaten.
Persoonlijke meldingen ontvangen
- Open je chat in de zijbalk en klik op de Asana-botchat
- Schrijf 'link project'
- Klik op de knop Project koppelen
De Asana-bot vraagt je vervolgens een project te kiezen om het aan te linken. Selecteer Mijn taken en klik op Link om persoonlijke meldingen te beginnen te ontvangen.
U ontvangt meldingen wanneer u een taak toegewezen of niet toegewezen krijgt.
Voor taken die aan u zijn toegewezen ontvangt u een melding als:
- Taken voltooid
- Vervaldatums wijzigen
- Alle afhankelijkheden voltooid zijn
- Afhankelijkheden zijn nog niet voltooid
- Afhankelijkheid vervaldatums wijzigen
- U bent als medewerker toegevoegd
- Iemand reageert op een taak waaraan je samenwerkt
Kennisgevingen instellen
Navigeer naar een teamkanaal of 1:1 chat.
In het + menu, kies Link Project. Selecteer een project waarvoor u meldingen wilt ontvangen.
Instellingen voor meldingen configureren voor Microsoft Teams
Vanuit het venster voor het opstellen van berichten van Asana:
- Navigeer naar meldingsinstellingen via het + menu in de pop-up van het Asana-dialoogvenster
- Selecteer welke communicatiemeldingen je wenst te ontvangen
Aangepaste meldingen
U kunt aangepaste meldingen maken met de functie Asana-regels, zoals het verzenden van een aangepast bericht naar een kanaal of een chat wanneer een taak wordt gemaakt, bijgewerkt of waarop wordt gereageerd.
Opmerking
Voordat u een Microsoft Teams-regel instelt, controleert u bij uw Microsoft-beheerders of de vereiste machtigingen voor de Microsoft Teams-regelactie zijn geautoriseerd in Microsoft Entra. Lees dit artikel voor meer details.
Kanaalberichtregelactie verzenden met variabelen:
Met de regelactie Kanaalbericht verzenden kunt u het verzenden van aangepaste meldingen naar aangewezen Microsoft Teams-kanalen automatiseren op basis van specifieke triggers in Asana. Deze functie creëert gedeelde zichtbaarheid van teamstatussen en updates zonder de handmatige tijdelijke oplossingen.
Rechtstreekse berichtregelactie verzenden met variabelen:
Met de regelactie Directe berichten verzenden kunt u automatisch aangepaste berichten verzenden naar personen of groepen in Microsoft Teams op basis van specifieke triggers in Asana. Deze functie overbrugt de communicatiekloof tussen Asana en Microsoft Teams en helpt teams op de hoogte te blijven van belangrijke updates zonder hun primaire communicatieplatform te verlaten.
Voorbeelden van workflows
- Een taakmedewerker laat een reactie achter op een taak in Asana → Stuur een herinnering over de reactie naar de taakverantwoordelijke via een DM in Microsoft Teams.
- Een taak is van status veranderd → Stuur een herinnering naar een groep via een Microsoft Teams DM, zodat mensen weten dat ze moeten opvolgen.
- Belanghebbenden waarschuwen voor het naderen van deadlines
- Stuur groepsberichten voor taakupdates die de aandacht van het team vereisen
Om een regel voor Teams Send direct message in te stellen:
- Navigeer naar het menu Aanpassen van uw project
- Regels selecteren en een nieuwe aangepaste regel maken
- Kies de gewenste trigger (bijv. taakreactie toegevoegd, status gewijzigd, enz.)
- Selecteer Rechtstreeks bericht verzenden als de actie onder Microsoft Teams op het tabblad Externe acties.
- Configureer de ontvanger van het bericht en de inhoud
- Gebruik variabelen om dynamische taakinformatie in het bericht op te nemen
Asana-bot
De Asana-bot voor Microsoft Teams zal met de app chatten om vragen te stellen en dingen op te zoeken. Deze stuurt naadloos een antwoord terug op basis van de input van de gebruiker. Er zijn een aantal opdrachten die je met deze app kunt gebruiken om tijd te besparen.
Bot-interacties:
Vanuit de Asana-chatbot kan je je werkruimte kiezen of overschakelen naar een andere die aan je projectbehoeften voldoet met de opdrachtwijzigingswerkruimte.
Asana- en Microsoft Teams-vergaderingen
De Microsoft Teams-integratie van Asana werkt ook met Teams Meetings, waardoor taken kunnen worden gemaakt zonder het vergadervenster te verlaten. U kunt ook een samenvatting bekijken van taken die in een vergadering zijn gemaakt. Dit wordt ondersteund in de desktop-app van Teams, maar niet in de browserversie.
De organisator van de vergadering moet het team of evenement toevoegen aan de integratie voordat de vergadering begint. Navigeer naar het teamevenement waaraan u de integratie wilt toevoegen en klik bovenaan in het scherm op de + knop.
Houd werk verbonden
Voeg het Asana-tabblad toe:
- Zoek naar "Asana" en selecteer het om het Asana-tabblad toe te voegen
- Klik op Toevoegen om te bevestigen
Deelnemen aan de vergadering
Verbinden met Asana:
- Vervolgens wordt u gevraagd om verbinding te maken met Asana
- Nadat je je geverifieerd hebt met Asana, selecteer je een werkruimte om de vergadering voor te bereiden
- Neem deel aan een vergaderingseven
Taken
maken en taken bekijken die u binnen het evenement of het team gemaakt hebt. Taken die in Teams gemaakt zijn, zijn standaard alleen zichtbaar binnen Teams voor de gebruiker die ze gemaakt heeft. Taken zullen altijd in Asana te vinden zijn.
Taken in een Teams-vergadering maken
Wanneer je aan de vergadering deelneemt, zie je ook het Asana-logo in het menu van je vergadering. Als je daarop klikt, opent zich een zijvenster waar je tijdens de vergadering taken kunt aanmaken en taken kunt bekijken die je tijdens de vergadering hebt gemaakt.
Andere deelnemers zien dit ook in hun menu en kunnen zich ook verifiëren en taken aanmaken. Alle taken die hier gemaakt worden, zijn ook zichtbaar in het Asana-tabblad voor het nakijken van de taken na de vergadering.
Slimme chat in Microsoft Teams
Met slimme chat in Asana kunt u uw werk in Asana beheren zonder teams te verlaten. Stel vragen met betrekking tot de werkstatus, projectrisico's of maak taken om er een paar te noemen en de Asana-bot antwoordt in natuurlijke taal en linkt relevante inhoud in de reactie.
Om toegang te krijgen tot smart chat in Teams, volgt u deze stappen:
- Zoek de Asana-chat en klik op het tabblad Chat
- Inloggen bij Asana als u dat nog niet gedaan hebt
- Kies een van de vooraf gedefinieerde voorbeelden of typ een vraag
- Smart chat geeft u een antwoord
Alleen-weergeven en Microsoft Teams
Wat kan een Asana-weergavegebruiker alleen doen in Teams?
- Aanmelden
- Stel Asana-projecten in op een kanaaltabblad
- Asana-projecten weergeven in een kanaaltabblad dat door anderen is ingesteld
- Asana-link-voorbeelden bekijken
Wat kan een Asana-weergave alleen-gebruiker niet doen in Teams?
- AI-verzoeken
- Taken maken en erop reageren
Opmerking
Verken integratietips en -inzichten in het forum.
Hulp nodig? Bekijk de ondersteuningspagina van Microsoft hier.
