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ポートフォリオのプライバシーと共有を設定してください。

この記事の内容

Asana の Advanced、Enterprise、および Enterprise+ プラン、ならびに 旧料金体系のプラン Business、旧 Enterprise で利用できます。

詳しくは、料金ページをご覧ください。

機密性を保護し、正確な情報共有を可能にするには、ポートフォリオへのアクセスを効果的に管理してください。この記事では、ポートフォリオのプライバシー設定をカスタマイズして組織内での可視性を管理する方法と、ポートフォリオのメンバーシップと共有を管理する方法について説明します。

関連記事をご覧ください

  • ポートフォリオの概要
  • ポートフォリオビュー
  • ポートフォリオのプライバシー設定を行う

    ポートフォリオのオーナーは、ポートフォリオを 非公開 または 公開 に設定してください。

    ポートフォリオを非公開にすると、ポートフォリオメンバーのみがそのポートフォリオのコンテンツにアクセスでき、組織やワークスペース全体では見つけられなくなります。ポートフォリオを公開にすると、組織やワークスペースの誰でも見つけられます。 ポートフォリオを共有したり、設定を変更したりするには、ポートフォリオを開いて「共有」アイコンをクリックしてください。ここから、ポートフォリオを組織やワークスペースに対して非公開のままにするか、公開にするかを選択してください。

    ポートフォリオの「共有」ボタン

    ポートフォリオのメンバーシップと共有を設定してください

    ポートフォリオは Asana のチームメイトといつでも共有できます。また、チームメイトをポートフォリオメンバーとして追加することもできます。

    ポートフォリオの権限

    「共有」ボタンをクリックしてポートフォリオのメンバーシップ画面にアクセスすると、次のことができます。 左上の「ポートフォリオの権限」アイコンをクリックして、ポートフォリオのカスタマイズと共有を管理者のみに制限してください*。名前またはメールアドレスでポートフォリオメンバーを追加してください。ポートフォリオを共有するユーザーに、自分と同じアクセス権を付与してください。ポートフォリオのプライバシー設定を選択してください。ドロップダウンの矢印をクリックして、メンバーの個別のポートフォリオ権限を編集してください。ポートフォリオのリンクをコピーして同僚と共有してください。

    *ポートフォリオの高度な権限 (ポートフォリオのカスタマイズや共有を管理者のみに制限する機能) は、Asana Enterprise、および Enterprise+ プラン、および旧 Enterprise プランで利用できます。 ポートフォリオのメンバーとして追加されると、受信トレイに通知が届きます。また、ポートフォリオページにアクセスすると、該当するポートフォリオの横に「新規」アイコンが表示されます。 ポートフォリオのメンバーとして追加され、メール通知を有効にしている場合、週次レポートメールを受信してください。

    非公開プロジェクトを含むポートフォリオを共有すると、共有先のユーザーには「このポートフォリオには、アクセス権がないプロジェクトが含まれています」というメッセージが表示されます。

    新規ポートフォリオのデフォルトのプライバシー設定を設定してください

    管理者は、組織またはディビジョン内の新規ポートフォリオのデフォルトのプロジェクトプライバシーを管理してください。管理者は、ポートフォリオを最初に「組織に公開」または「メンバーのみに公開」のどちらで作成するかを選択してください。 ポートフォリオ管理者と編集可能ユーザーは、それぞれのポートフォリオのプライバシー設定をいつでも更新できます。 ポートフォリオのデフォルトのプライバシー設定を行うには、次の手順に従ってください。 管理者コンソールに移動してください。[セキュリティ] タブを選択してください。[プライバシーとアクセス権限] で [ポートフォリオ設定] をクリックしてください。新規ポートフォリオのデフォルトのプライバシー設定を選択してください。

    1. 組織に公開：組織のすべてのメンバーが新規ポートフォリオを検索してアクセスできます。
    2. メンバーのみに公開：招待されたユーザーのみが新規ポートフォリオにアクセスできます。
    変更を保存をクリックしてください。

    ポートフォリオをエクスポートしてください

    作成したポートフォリオは、いつでもエクスポートできます。

    ポートフォリオをエクスポートする

    ポートフォリオをエクスポートするには、次のことを行ってください。 ポートフォリオ名の横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、エクスポートをクリックして目的のオプションを選択してください。

    ポートフォリオのサマリー – PDF をエクスポートしてください

    Asana Enterprise と Enterprise+ プランでご利用ください。詳しくは、料金ページをご覧ください。 ポートフォリオの PDF エクスポート機能を使用して、ポートフォリオの包括的な要約を簡単に生成してください。このサマリーには、ポートフォリオ内の各コンポーネントのステータス情報が含まれ、経営陣によるレビューに最適な形式で表示されます。PDF ファイルには、追加のメモや、親子ポートフォリオコンポーネントのステータス更新が含まれるため、包括的で読みやすく、視覚的に魅力的なサマリーを作成できます。

    ポートフォリオのサマリーをエクスポートするには、次のことを行ってください。

    ポートフォリオのサマリーをエクスポートする

    Asana で目的のポートフォリオを開いてください。ポートフォリオ名の横にあるドロップダウンの矢印をクリックしてください。エクスポートを選択し、PDF サマリーを選択してください。PDF レポートが自動的に生成されます。

    PDF 設定を構成してください。

    PDF 設定

    新しいウィンドウの左パネルから PDF 設定を行い、右側に PDF のプレビューを表示します。右上の PDF を「キャンセル」または「ダウンロード」してください。 PDF レポートに表示されるデータはカスタマイズできますが、PDF 自体のレイアウトは固定されており、変更できません。

    トラブルシューティングのヒントを確認してください。

    • PDF レポートが生成されない場合は、ポートフォリオとそのデータにアクセスするために必要な権限があることを確認してください。
    • PDF レポートが不完全に見える場合、またはデータが欠落している場合は、ポートフォリオとその関連コンポーネント (タスク、ポートフォリオ、プロジェクト、目標など) が適切に構成されており、必要な情報が含まれていることを確認してください。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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