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Enlaces de solo lectura

En este artículo

Crear un enlace para compartir
Vista previa de un enlace para compartir
Cómo desactivar un enlace para compartir
Cómo activar y desactivar los permisos del enlace para compartir
Permisos de acceso para enlaces de solo lectura
Límites

Los enlaces de solo lectura son enlaces para compartir que puedes crear para las vistas de cronograma, lista, calendario y tablero en los proyectos con ajustes de privacidad solo para el equipo y compartido con la organización dentro de las organizaciones de Asana. No están disponibles en los espacios de trabajo. Los enlaces de solo lectura reflejan de forma dinámica las últimas actualizaciones de los proyectos y brindan una fuente activa de referencias para que los equipos interdisciplinarios se mantengan alineados.

El contenido y la URL de estos enlaces de solo lectura no se pueden buscar ni están indexados en ningún motor de búsqueda.

Crear un enlace para compartir

Los enlaces de solo lectura están disponibles para las vistas de lista, tablero, calendario y cronograma.

Cómo crear un enlace público de solo lectura

Para crear un enlace público, ve al proyecto en cuestión y haz clic en la vista que desees.

Haz clic en el menú desplegable de acciones del proyecto junto al nombre de tu proyecto.
Haz clic en Sincronizar/Exportar.
Haz clic en Crear un enlace público.

Solo los administradores del proyecto pueden crear enlaces de solo lectura.

Desde aquí tienes las opciones de:

Seleccionar quién puede acceder al enlace.
Copiar el enlace.
Previsualizar el enlace.
Desactivar el uso compartido público.

Vista previa de un enlace para compartir

Accede a una vista previa del enlace antes de enviarlo y observa qué verán los destinatarios.

Haz clic en Vista previa y se abrirá una ventana en la que verás una vista previa de lo que se muestra con el enlace. La vista previa del enlace te ofrecerá la opción de unirte al proyecto.

Vista previa de un enlace de solo lectura

Los destinatarios que sean miembros de la organización se podrán unir al proyecto para ver los detalles de las tareas, crear tareas nuevas y colaborar con el equipo.

Cómo desactivar un enlace para compartir

Puedes desactivar tu enlace para compartir en cualquier momento. Con esta acción lo vuelves inaccesible para cualquiera que tenga el enlace. Para hacerlo, haz clic en Desactivar el uso compartido público. A continuación, confirma la desactivación haciendo clic en Desactivar enlace.

Si se vuelve a crear la vista de solo lectura, el enlace se actualiza, lo que significa que cualquier persona que tenga el enlace anterior no podrá acceder a él.

Cómo activar y desactivar los permisos del enlace para compartir

Los administradores pueden acceder a los permisos para compartir enlaces desde la pestaña Seguridad de la consola del administrador.

Los administradores de la organización pueden activar o desactivar los enlaces de solo lectura directamente desde la consola del administrador, mientras que a los administradores de divisiones el sistema les pedirá enviar una solicitud para el equipo de Asistencia.

Los responsables de la cuenta de planes de equipo de pago pueden comunicarse con nuestro equipo de Asistencia para obtener más información.

Permisos de acceso para enlaces de solo lectura

Esta función permite a los superadministradores y usuarios restringir el acceso a los enlaces de solo lectura a las personas dentro de la organización.

Controles del administrador

El beneficio es que los superadministradores tienen la opción de implementar una mayor seguridad de los datos para su dominio. Los superadministradores de organizaciones con planes Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+, y planes heredados Premium, Business y Legacy Enterprise pueden desactivar la función de enlaces de solo lectura para todo el dominio, lo que significa que los usuarios no podrán crear ni compartir enlaces de solo lectura con nadie.

Los superadministradores de organizaciones Enterprise, Enterprise+ y Legacy Enterprise pueden establecer una de las dos opciones de permisos de acceso para los enlaces de solo lectura para todo el dominio.

Opción 1: Restringir el acceso solo a las direcciones de email asociadas con el dominio de la organización

Todos los enlaces de solo lectura existentes y nuevos se establecerán con el criterio de Solo la organización, y se requerirá la autenticación antes de que se otorgue el acceso. El método de autenticación requerido será el que el superadministrador haya configurado para el dominio (el inicio de sesión único de Google, cualquier proveedor de servicios de identidad SAML, como Okta, o ninguno).

Si no se ha configurado ningún método de autenticación, cualquier persona que intente acceder a un enlace de solo lectura debe iniciar sesión en Asana o registrarse en Asana con la dirección de email de su organización para obtener acceso. Esta es la opción recomendada si se requiere restringir el acceso únicamente a los miembros de la organización.

Los usuarios no podrán hacer públicos los enlaces de solo lectura a personas ajenas a la organización.

Nota

Si se cambia esta configuración a solo la organización, esto podría afectar a los enlaces de solo lectura existentes que ya se hayan compartido fuera de la organización. Antes de realizar el cambio, recomendamos notificar a los líderes de equipo y darles tiempo para revisar y ajustar sus flujos de trabajo según sea necesario.

Opción 2: Permitir que los miembros del proyecto establezcan permisos para compartir enlaces de solo lectura

Según los ajustes que establezcan los usuarios para proyectos individuales, los enlaces de solo lectura del dominio podrán ser públicos (no se necesita autenticación) o visibles solo para la organización (se requiere la autenticación antes de acceder a un enlace de solo lectura).

Esta es la opción recomendada cuando los usuarios del dominio tienen una combinación de casos de uso internos y externos para enlaces de solo lectura, como por ejemplo, la necesidad de compartir regularmente una vista de solo lectura del proyecto con un socio externo, un consultor de Asana o un posible cliente.

Nota

Si se elige esta opción, los permisos para vistas recién creadas serán visibles solo para la organización de forma predeterminada, pero los miembros del proyecto podrán hacer que las vistas sean públicas.

Controles a nivel de proyecto

Los usuarios con planes Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+, y planes heredados Premium, Business y Legacy Enterprise pueden establecer permisos de acceso para enlaces de solo lectura en función de cada proyecto.

Los usuarios pueden acceder a estos ajustes cuando el superadministrador habilita los permisos de uso compartido de la vista de proyecto de solo lectura para los miembros.

Esta función ofrece a los miembros del proyecto la opción de implementar una mayor seguridad en casos donde las vistas de solo lectura contienen información confidencial o donde se espera que el uso sea exclusivamente interno. La configuración de permisos predeterminada para todas las vistas nuevas que se crean es Las personas en tu empresa.

Personas en tu empresa

Si eliges esta opción, los enlaces de solo lectura del proyecto serán solo para uso interno; es decir, el destinatario de un enlace de solo lectura deberá realizar la autenticación antes de poder acceder a la vista. El método de autenticación requerido será el que se haya configurado para el dominio (el inicio de sesión único de Google, cualquier proveedor de servicios de identidad SAML, como Okta, o ninguno).

Todas las personas que tengan el enlace

Cuando se elige esta opción, los enlaces de solo lectura del proyecto serán públicos; es decir que no se necesita autenticación para acceder a la vista. Esta es la opción recomendada cuando los usuarios necesitan compartir los enlaces de manera externa, como con clientes, proveedores o miembros del público.

Autenticación para destinatarios de enlaces de solo lectura

Los destinatarios de enlaces de solo lectura con ajustes de permisos establecidos en Solo la organización pueden acceder a la vista después de realizar la autenticación.

Las personas en tu organización con una cuenta de Asana pueden realizar la autenticación al iniciar sesión en su cuenta de Asana.

Las personas en tu organización que no tengan una cuenta de Asana pueden realizar la autenticación de una de estas dos maneras:

Primero, confirma que las personas de tu organización tengan acceso a Asana a través del proveedor de identidad del dominio (p. ej., Okta, inicio de sesión único de Google). Una vez que esté configurado, podrán autenticarse cuando reciban el enlace de solo lectura. No es necesario iniciar sesión con una cuenta de Asana. Los destinatarios de los enlaces de solo lectura que se autentiquen con el proveedor de identidad para obtener acceso no se consideran miembros con acceso pleno y, por lo tanto, no inciden en la facturación, a menos que finalicen su registro.
Al registrarse en Asana con una dirección de email con el dominio de la empresa, si la organización no cuenta con un proveedor de identidad habilitado.

Los destinatarios de enlaces de solo lectura con un permiso configurado en Todas las personas que tengan el enlace pueden acceder a la vista del enlace sin realizar la autenticación.

Límites

El número de tareas que se muestra en un enlace de solo lectura está limitado a un máximo de 200. Los ordenamientos y filtros se pueden usar para maximizar la cantidad de tareas relevantes dentro de este límite.

Nota

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Nota
Este artículo se tradujo con IA.
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