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- Configuración Advanced: asignación de roles de Asana con SCIM
- Concesión de acceso y anulación de acceso de usuarios con SCIM
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- Preguntas frecuentes sobre acceso y gestión de divisiones
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- Conoce los conceptos básicos del Foro de Asana
- Solución de problemas del navegador y de conectividad
- ¿Cómo puedo recibir asistencia de Asana?
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- Seguridad y permisos
- Recuperar tareas, proyectos y mucho más que se hayan eliminado
- Preguntas frecuentes sobre la Integración con Salesforce AppExchange – finalmente.
- Integraciones obsoletas
- Preguntas frecuentes sobre la actualización de los permisos de automatización
- Preguntas frecuentes sobre la certificación de Asana
- Activar a los compañeros de IA
- Habilidades del compañero de IA
- Cómo crear o descubrir un compañero de equipo de IA
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- Conecta las aplicaciones personalizadas de Databricks a los compañeros de IA de Asana
- Gestionar tus licencias del complemento Compañeros de IA
- Crear aplicaciones MCP personalizadas para compañeros de IA
- Compañeros de IA
- Conectar y gestionar aplicaciones para compañeros de IA y Dash
- Plantillas de compañeros de equipo de IA
- Información sobre el control de acceso, las memorias, las integraciones y las aprobaciones para los compañeros de IA y Dash
- Crea flujos de trabajo con palabras en AI Studio.
- Preguntas frecuentes sobre AI Studio
- AI Studio Plus
- Solución de problemas en AI Studio
- AI Studio - Intervención humana
- Introducción a Asana AI Studio
- Trabaja de forma más inteligente con la IA de Asana
- Escribir instrucciones en AI Studio
- Optimización de créditos de AI Studio
- Complemento de AI Studio y precios
- Cómo estructurar una indicación en AI Studio
- Cómo funciona la variable Usar IA
- Modelos de AI Studio
- Crea flujos de trabajo inteligentes con AI Studio
- Conecta tu flujo de trabajo inteligente con las fuentes de datos adecuadas
- Automatizaciones de IA predefinidas en AI Studio
- Guía para administradores sobre AI Studio
- Cómo configurar los estados de los tickets
- Artículos sugeridos por IA en tu base de conocimiento
- Cómo configurar las categorías de la cola y los campos personalizados
- Personalizar la respuesta de la IA y la orientación de redireccionamiento
- Personalizar las automatizaciones de las filas en Asana Service Management
- Configuración de los SLA y los cronogramas de trabajo
- Usar la recepción de emails para crear tickets en Asana Service Management
- Configurar una base de conocimientos en Asana Service Management
Automatizaciones
En este artículo
- Crear una automatización
- Generador de automatizaciones personalizadas
- Editar una automatización
- Pausar una automatización
- Eliminar una automatización
- Ajustes de la automatización
- Transferir la responsabilidad de una automatización
- Automatizaciones basadas en secciones
- Combinaciones de disparadores y múltiples acciones
- Actualizaciones en automatizaciones mal configuradas
- Precios
- Preguntas frecuentes
¿Quién puede usar esta función?
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Las automatizaciones de portafolios están disponibles en los planes Asana Advanced, Enterprise y Enterprise+.
Las automatizaciones te permiten simplificar las tareas de rutina y establecer los flujos de trabajo con facilidad. Para que una automatización funcione, necesitarás contar con un disparador que active la automatización y una acción que se produzca automáticamente. Por ejemplo, se puede crear una automatización para que asigne una tarea (acción) automáticamente cuando se configura una fecha de entrega (disparador).
Explora las automatizaciones de forma gratuita. Comienza con una prueba gratuita de Asana hoy mismo.
Artículos relacionados:
- Permisos de automatizaciones
- Disparadores de automatizaciones
- Acciones de automatización
- Condiciones y series de opciones en las automatizaciones
Potencia tus procesos con las automatizaciones de Asana. Acompáñanos en nuestra capacitación virtual sobre Cómo automatizar flujos de trabajo en Asana para aprender cómo hacerlo.
Crear una automatización
Las automatizaciones están disponibles tanto en proyectos como en portafolios. Puedes configurar automatizaciones dentro de los proyectos y portafolios, lo que te permite automatizar acciones clave y garantizar la gestión fluida de varios proyectos.
Al crear una automatización, puedes elegir entre las automatizaciones prediseñadas de la galería de automatizaciones o crear una automatización personalizada. Las automatizaciones prediseñadas de la galería se crearon para abordar situaciones comunes de los flujos de trabajo. Las automatizaciones personalizadas te permiten crear automatizaciones adaptadas a tus procesos únicos.
Para crear una automatización desde la galería:
- Accede a Personalizar en la esquina superior derecha de tu proyecto.
- Haz clic en Automatizaciones.
- Haz clic en +Agregar.
- Selecciona una automatización de la galería o crea una nueva desde cero.
Nota
Cada automatización en Asana tiene su propia URL única a la que se puede acceder directamente a través del navegador. Estas URL se generan automáticamente cuando se crean las automatizaciones y permanecen invariables durante toda la vida útil de la automatización.
Generador de automatizaciones personalizadas
El generador de automatizaciones personalizadas está disponible en los planes Asana Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+, y planes anteriores Business y Legacy Enterprise.
Para crear una automatización personalizada:
- Puedes ingresar instrucciones para AI Studio, seleccionar Empezar desde cero o seleccionar una automatización destacada.
- Haz clic en el ícono del engranaje en la esquina superior derecha para controlar los ajustes adicionales.
- Haz clic en Automatización sin nombre para agregar un nombre a tu automatización.
- Elige disparadores y acciones, y agrega condiciones si es necesario.
- Haz clic en Publicar.
Las automatizaciones solo se ejecutarán en el primer nivel de subtareas, por lo que no se activarán en subtareas de subtareas.
Editar una automatización
Para editar tus automatizaciones en cualquier momento, navega de regreso al proyecto y selecciona la automatización que desees actualizar.
Para editar una automatización:
- Haz clic en el menú Personalizar.
- Haz clic en Automatizaciones.
- Haz clic en el ícono de los tres puntos junto a la automatización que quieres editar.
- Haz clic en Editar.
Las modificaciones que realices en tus automatizaciones solo se aplicarán desde ese momento en adelante. Las modificaciones no se aplicarán de manera retroactiva.
Solo el creador de la automatización puede editar las automatizaciones que involucran desencadenantes o acciones externos, como el envío de emails o mensajes directos (por ejemplo, a través de Outlook, Salesforce o Slack), ya que los desencadenantes/acciones externos se autentican con las credenciales de la cuenta del creador de la automatización.
Pausar una automatización
Puedes pausar una automatización en cualquier momento. Haz clic en el botón de activación/desactivación Activa que se encuentra en la esquina superior derecha para pausar la automatización.
Eliminar una automatización
Puedes eliminar una automatización en cualquier momento haciendo clic en la automatización desde el menú Personalizar, luego en el ícono de los tres puntos y, finalmente, en el botón Eliminar.
Ajustes de la automatización
Para acceder a los ajustes de automatización, haz clic en el ícono del engranaje situado en la parte superior derecha del generador de automatizaciones.
Según el tipo de automatización, los ajustes de automatización contendrán 3 de las siguientes pestañas: General, Permisos, AI Studio, Compañeros de IA.
En Ajustes generales, puedes gestionar el nombre de la automatización. También puedes elegir si la automatización puede activarse con otras automatizaciones y si la automatización debe ejecutarse en las subtareas.
Transferir la responsabilidad de una automatización
Si el encargado original de una automatización pierde el acceso al proyecto o deja la organización, los miembros del equipo con permisos de edición pueden reclamar la responsabilidad de la automatización. Asana notificará a los editores del proyecto cuando las automatizaciones queden sin encargado, lo que facilita identificar qué automatizaciones necesitan atención.
Para reclamar la responsabilidad de una automatización huérfana, ve a la automatización en la lista de automatizaciones de tu proyecto y, en el menú Permisos, haz clic en Conviértete en encargado. Una vez que asumas la responsabilidad, podrás editar la automatización y recibir notificaciones sobre cualquier problema.
Automatizaciones basadas en secciones
En los planes de pago, el ícono del rayo en las secciones indica que se aplica una automatización a esa sección específica. Estos son visibles en las vistas de lista y tablero.
Al hacer clic en el rayo, se abrirá un menú de automatizaciones para dicha sección, que te permitirá agregar automatizaciones nuevas o editar las existentes.
Puedes editar una automatización haciendo clic en el ícono del lápiz que aparece cuando colocas el cursor sobre ella.
Combinaciones de disparadores y múltiples acciones
También puedes usar combinaciones de disparadores con lógica condicional y múltiples acciones para automatizar las tareas rutinarias.
Puedes usar la acción realizada por una automatización para activar otra.
La cantidad máxima de automatizaciones por proyecto se establece en 50, independientemente del tamaño o nivel del plan.
Automatizaciones personalizadas
Disparadores
- Puedes agregar hasta 20 disparadores por automatización personalizada.
- Puedes seleccionar el mismo disparador más de una vez.
- No puedes elegir los disparadores Se acerca la fecha de entrega o La tarea está atrasada para las subtareas. Para usar cualquiera de estos disparadores, debes cambiar la automatización a Se ejecuta en tareas.
Múltiples acciones
- Puedes seleccionar hasta 20 acciones que se produzcan cuando se activen uno o más disparadores.
- No puedes agregar la misma acción más de una vez.
Disparadores basados en columnas o secciones
Los disparadores basados en columnas o secciones son para proyectos con vista de tablero o proyectos con secciones que se contraen.
Automatizaciones de campos personalizados
Las automatizaciones de campos personalizados se encuentran disponibles en todos los proyectos con campos personalizados. Esta función también es compatible con los campos personalizados de Personas.
Para desbloquear estas automatizaciones, primero debes agregar un campo personalizado a tu proyecto.
Automatizaciones en paquetes
Con los paquetes, puedes aplicar varias automatizaciones a la vez. Esto te permite estandarizar los procesos a escala y realizar actualizaciones retroactivas en proyectos que ya están en curso.
Actualizaciones en automatizaciones mal configuradas
Si una automatización queda mal configurada (por ejemplo, “Marcada como finalizada > Mover a la columna 'Trabajo terminado'” y alguien elimina la columna 'Trabajo terminado'), enviaremos un email al encargado de la automatización para que sepa que debe repararla.
Te enviaremos un email la primera vez que una automatización se dispare pero no pueda ejecutarse debido a una configuración errónea. No volveremos a enviar un email hasta que se haya corregido y ejecutado correctamente al menos una vez antes de que vuelva a surgir un problema en la configuración.
Todos los usuarios con acceso de lectura a la automatización en cuestión podrán ver el estado correcto de la automatización.
Cuando hayas actualizado la automatización para corregir la configuración y guardes las actualizaciones, esas advertencias desaparecerán.
Precios
Las automatizaciones están disponibles en todos los niveles de pago de Asana. El generador de automatizaciones personalizadas está disponible en los planes Asana Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+, y planes anteriores Business y Legacy Enterprise.
Hay un subconjunto de automatizaciones disponibles para los clientes en el nivel Premium heredado:
- Mover a la columna/sección > Marcar como finalizada
- Marcar como finalizada > Mover a la columna/sección
- Campo personalizado modificado > Mover a la columna/sección
- Mover a la columna/sección > Configurar campo personalizado
- Campo personalizado modificado > Marcar como finalizada
- Marcar como finalizada > Configurar campo personalizado
Preguntas frecuentes
¿Cómo funcionan las automatizaciones en Asana?
Las automatizaciones automatizan las tareas rutinarias al combinar un disparador (como establecer una fecha de entrega) con una acción (como asignar automáticamente la tarea a alguien), lo que te permite optimizar los flujos de trabajo sin intervención manual.
¿Puedo editar una automatización después de crearla?
Sí, puedes editar cualquier automatización haciendo clic en el menú Personalizar, seleccionando la automatización en la sección Editar y haciendo clic en Editar, aunque los cambios solo se aplican a las tareas futuras y no de forma retroactiva.
¿Qué ocurre cuando una automatización se configura incorrectamente?
Asana envía un email al encargado de la automatización la primera vez que una automatización mal configurada no se ejecuta (por ejemplo, cuando se elimina una columna a la que se hace referencia), y todos los usuarios con acceso de lectura pueden ver el estado de la automatización hasta que se corrija.
¿Cuántas automatizaciones puedo agregar a un solo proyecto?
Puedes agregar hasta 50 automatizaciones por proyecto, independientemente del tamaño o nivel de tu plan, y puedes agregar hasta 20 disparadores y 20 acciones por automatización personalizada.
Este artículo se tradujo con IA.
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