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Integra Salesforce en Asana

En este artículo

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Si buscas la aplicación de Asana en Salesforce AppExchange, obtén más información sobre el plan de desactivación en estas preguntas frecuentes. En el futuro, los clientes deben usar la integración de la aplicación Salesforce en Asana.

Integra Salesforce en Asana para extender nuestros componentes centrales de reglas a Salesforce, de modo que puedas automatizar los flujos de trabajo entre Salesforce y Asana, y mantener los datos más recientes sincronizados en Asana.

Utiliza las reglas de Asana para automatizar y agilizar las tareas rutinarias. Una regla consiste en un disparador y una acción, un evento que activa la regla y una acción realizada por la regla, respectivamente. Un ejemplo de disparador es Cuando se crea una oportunidad en Salesforce. Un ejemplo de acción es crear una tarea en un proyecto específico de Asana.

Configure las condiciones de los disparadores de Salesforce para crear o actualizar tareas.

Utiliza la integración de Salesforce en Asana con el disparador Se creó o actualizó el registro de Salesforce, con muchas condiciones personalizables disponibles. Configure las reglas con condiciones basadas en los tipos de objetos de Salesforce (por ejemplo, oportunidad, cuenta) y valores del campo específicos en números, fechas y listas de selección.

Elija entre dos disparadores de Salesforce:

  • Registro creado: activa la regla para que se ejecute solo si se creó un registro y cumple con las condiciones que estableciste. Cree un registro es un disparador común para los flujos de trabajo de recepción, como crear una tarea cuando se crea una VOC.
  • Se crea o actualiza el registro: activa la regla para que se ejecute si se creó o actualizó un registro y se cumplen las condiciones que estableciste. Utiliza este disparador para transferencias basadas en actualizaciones de Salesforce, como la creación de una tarea de bandeja de entrada de SE cuando una oportunidad llega a la etapa 3.

External triggers

Ten en cuenta que el disparador “Se crea o actualiza el registro” es el que debe usarse para la acción “Crear tarea y mantener sincronizada”.

Al configurar el disparador, especifica las condiciones que deben cumplirse simultáneamente para que se ejecute la regla. Si la regla se activa por un evento, pero no se cumple la condición especificada, la regla no se ejecutará. Por ejemplo, para el desencadenante Se crea o actualiza el registro de Salesforce, se admiten las siguientes condiciones como parte del desencadenante:

  • Condiciones del objeto: se admite cualquier objeto al que el usuario tenga acceso, por ejemplo, oportunidad, cuenta, caso, campaña y objetos personalizados.
    • Utilice una condición de objeto sin ninguna condición de campo si desea que la regla se active cada vez que se cree o actualice cualquier objeto.
    • Ejemplo: Crea una tarea cuando se cree o actualice una oportunidad. Cuando se actualicen los campos y el registro se adjunte a una tarea, mantén los campos sincronizados.
    • Activador = “Registro creado o actualizado”, el objeto es “Oportunidad”.
    • Acción = Crea tarea y sincroniza con número CF con {amount} y establece texto CF con {opportunity name}
      • Crea la oportunidad A – Se crea la tarea A
      • Actualiza el cambio de ARR de la oportunidad A a 12 000 → En la tarea A, el campo ARR se actualiza a 12 000
      • Actualiza el nombre de la oportunidad A a XYZ – En la tarea A, el campo personalizado de texto se actualiza a XYZ.
      • Actualiza la oportunidad B con el cambio de ARR establecido en 9.000 → Se crea la tarea B
  • Condiciones de campo: cualquier campo disponible para el usuario en un objeto a través de tipos de número, fecha y lista de selección.
    • Usa una condición de campo si quieres que la regla se active cada vez que este campo cambie.
    • Ejemplo: Agrega un comentario cuando una cuenta tenga una actualización de actividad.
    • Activador = “Registro creado o actualizado”, el objeto es “Cuenta”, el campo es “Fecha de la última actividad”.
    • Acción – Agregar comentario
      • Cuando la cuenta vinculada tenga una actualización en “Fecha de última actividad”, agregue un comentario a las tareas donde se adjunta la cuenta.
      • Actualiza un campo que no sea “Fecha de la última actividad” (p. ej. Nombre) → No se realizó ninguna acción.
  • Condiciones de valor: selecciona un valor específico de la lista, por ejemplo.
    • Usa una condición de valor si deseas que la regla se active cuando este campo cambie y cumpla con la condición de valor.

    • Ejemplo: Crea una tarea de revisión cuando el cambio de ARR de la oportunidad se cambie a > $10,000.

    • Activador = “Registro creado o actualizado”, el objeto es “Oportunidad”, el campo es “Cambio de ARR”, el operador es “mayor que”, el número es “10.000”.
    • Acción = “Crear tarea”.
      • Crea una nueva oportunidad con el cambio de ARR establecido en 11 000 – Se crea la tarea.
      • Actualiza el cambio de ARR a 12.000 → Se crea la tarea
      • Actualiza el cambio de ingresos recurrentes anuales a 9000 → No se realizó ninguna acción (el cambio de campo no cumple con las condiciones de activación).
      • Actualiza un campo que no sea el de cambio de ARR (por ejemplo, Nombre) – No se tomó ninguna acción.

Ten en cuenta que las condiciones se establecen dentro del disparador de Salesforce, es decir, están vinculadas al disparador. No se pueden establecer como una condición separada del disparador.

Consulta un ejemplo popular en acción en la sección “Crear tareas para etapas de oportunidad específicas”.

Utiliza variables de Salesforce en las reglas.

Utiliza variables de reglas de Salesforce. Use una variable para hacer referencia a los datos clave de un disparador de regla en la acción de la regla.

Por ejemplo, si se elige un disparador de Salesforce, las acciones de la regla pueden hacer referencia a la oportunidad ARR de Salesforce. En acciones de reglas como Crear tarea, asigna los campos del registro de Salesforce con variables dinámicas para completar el nombre de la tarea, la descripción y los campos personalizados. Cuando la regla se dispara por un evento en Salesforce, la acción de la regla extraerá el valor de la variable de Salesforce.

Al configurar una acción de regla, los siguientes tipos de campos de Salesforce están disponibles como variables para incluir en los campos de tareas de Asana.

Selecciona el tipo de campo de Salesforce.Escriba el tipo de campo de Asana.
CadenaEscribe el texto (título de la tarea, descripción, campo personalizado, comentario).
Área de textoEscriba texto.
Seleccione de la listaEscriba texto
Fecha, fecha y horaIndique fecha y hora, texto.
Seleccione la moneda.Número, texto
IntNúmero, texto
Escriba palabras cortas cuando sea posible.Número, texto
PorcentajeNúmero (1 % = 1), texto
Utilice un área de texto enriquecida.Texto sin formato

Crea una tarea y mantén la acción sincronizada.

Crea una tarea y mantén sincronizados los pares de acciones con el registro de Salesforce. Crea o actualiza el disparador para habilitar las actualizaciones automáticas de los campos de Salesforce a los campos de Asana a través de acciones de reglas que asignan variables de Salesforce. Cuando cambian los campos de Salesforce, las tareas de Asana correspondientes se actualizan automáticamente, lo que garantiza que los equipos siempre tengan la información más reciente sin necesidad de actualizaciones manuales.

Al usar la acción de crear tarea y mantener sincronizada, asigna un campo de Salesforce a un campo de Asana. Por ejemplo, asigna “Nombre de la cuenta” a un campo de texto como “Nombre de la tarea”. Sin embargo, la acción de crear una tarea y mantenerla sincronizada no actualizará una concatenación de texto y variables, como “Cuenta: {Account Name}”.

Configura la acción Crear una tarea y mantener sincronizada

Configure la regla de acción de sincronización en Asana con los permisos necesarios para administradores de Salesforce.

  1. En tu proyecto, haz clic en el menú Personalizar.
  2. Haz clic en + Agregar regla.
  3. Selecciona el disparador de Salesforce Registro de Salesforce creado o actualizado. Consulta la sección Condiciones de activación de Salesforce para crear o actualizar más arriba para obtener más detalles.
  4. Selecciona la acción Crear una tarea y mantener sincronizada.
  5. Asigna los campos de Salesforce a los campos de tareas y campos personalizados de Asana.
  6. Cuando la asignación de campos esté finalizada, haz clic en Publicar.

Crea una regla para crear una tarea nueva en Asana cada vez que se cree una oportunidad nueva en Salesforce y sincroniza los valores de los campos de la oportunidad de Salesforce con los campos de la tarea de Asana correspondientes.

Asigne

Salesforce in Asana trigger and actions

los campos Nombre y Cambio de ARR de la oportunidad de Salesforce a los campos Nombre de la tarea y Monto de la tarea de Asana, respectivamente. Cambia el nombre de la oportunidad a XYZ y el título de la tarea de Asana cambiará a XYZ automáticamente. Del mismo modo, cualquier modificación del valor de cambio de ARR en Salesforce se reflejará automáticamente en el campo Monto en la tarea de Asana.

Crea tareas para etapas de oportunidad específicas.

Si bien la acción Crear tarea y mantener sincronizado es útil para crear tareas para todas las oportunidades, es posible que desees crear y sincronizar tareas solo cuando una oportunidad alcanza una etapa específica (como “Propuesta” o “Negociación”). Para ello, configura dos reglas independientes en lugar de usar la acción preestablecida.

Usa el enfoque de dos reglas cuando quieras:

  • Crea tareas de Asana solo para oportunidades que alcancen una etapa determinada.
  • Mantén los campos de las tareas sincronizados con los datos de Salesforce.
  • Evita crear tareas para oportunidades en etapas iniciales que pueden no concretarse.

Importante: los campos personalizados de selección única y múltiple no son compatibles con la sincronización de campos de Salesforce y Asana.

Regla 1: Crea una tarea para una etapa específica.

Crea la tarea inicial cuando una oportunidad alcance la etapa objetivo.

  1. Cuándo: Crea o actualiza el registro (Salesforce).
  2. En: Oportunidad, la etapa se establece en [Tu etapa objetivo] (por ejemplo, Propuesta, Negociación).
  3. Crea una tarea (selecciona Crear una tarea, no selecciones Crear una tarea y mantener sincronizado).
  4. Configure los detalles de la tarea (proyecto, responsable, nombre de la tarea, etc.).
  5. No agregues ninguna condición de verificación para esta regla.

Regla 2: Sincroniza los campos entre Salesforce y Asana.

Mantén los campos de la tarea sincronizados con los datos de Salesforce.

  1. Cuándo: cree o actualice el registro (Salesforce).
  2. En: Oportunidad (no especifiques una condición de etapa aquí).
  3. Haz lo siguiente: configura las asignaciones de campos.
    1. Establezca el campo 1 de SFDC en el campo 1 de Asana.
    2. Establezca el campo 2 de SFDC en el campo 2 de Asana.
    3. Agrega asignaciones adicionales según sea necesario.

Configure un ejemplo.

Para oportunidades en la etapa de propuesta.

Regla 1:

  • Cree o actualice el registro (Salesforce).
  • Oportunidad, la etapa se establece como Propuesta.
  • Haz lo siguiente: crea una tarea en el proyecto de proceso de ventas y asígnala al propietario de la cuenta.

Regla 2:

  • Cuándo: cree o actualice el registro (Salesforce).
  • En: Oportunidad
  • Haz lo siguiente: establece el importe de la oportunidad en los campos personalizados de la tarea “Valor del acuerdo”, establece la fecha de cierre en la fecha de entrega de la tarea.

Asegúrate de que las tareas solo se creen cuando las oportunidades lleguen a la etapa de “Propuesta”, y mantén todos los campos relevantes sincronizados durante todo el ciclo de vida de la oportunidad.

Configure los requisitos

Trabaja con tu administrador de Salesforce en los pasos de instalación y consulta esta documentación más detallada de la guía de instalación. 

Cree una regla

Crea y guarda la regla si se cumplen las siguientes condiciones:

  1. Autoriza al usuario a través de OAuth en su cuenta de Salesforce.

  2. El usuario tiene los siguientes permisos de Salesforce. Trabaja con tu administrador de Salesforce para configurar estos permisos:

    1. Personaliza la aplicación.

    2. Ejecute flujos.

    3. Gestiona los flujos

    4. Modifica los metadatos a través de las funciones de la API de metadatos.

    5. Habilite la activación del flujo del modo del sistema.

Vincula los registros de Salesforce a las tareas de Asana.

Vincula los registros de Salesforce a una tarea de Asana si se cumplen las siguientes condiciones:

  1. Autoriza al usuario a través de OAuth en su cuenta de Salesforce.

  2. Accede a esos registros específicos en Salesforce.

Comunica los datos de forma segura a través de la integración de la API de Salesforce. Permita que los usuarios accedan a los datos vinculados de Salesforce siguiendo el modelo de permisos estándar de Asana basado en el acceso a las tareas.

 

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Este artículo se tradujo con IA.

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