Nota
Si buscas la aplicación de Asana en Salesforce AppExchange, puedes obtener más información sobre el plan de retirada en estas preguntas frecuentes. En el futuro, los clientes deberán usar la integración de la aplicación de Salesforce en Asana.
La integración de Salesforce en Asana extiende nuestros componentes centrales de reglas a Salesforce, para que puedas automatizar los flujos de trabajo entre Salesforce y Asana, y mantener sincronizados los datos más recientes en Asana.
Las Reglas de Asana son automatizaciones que simplifican las tareas rutinarias. Una regla consta de un disparador y una acción, un evento que activa la regla y una acción realizada por la regla, respectivamente. Un ejemplo de disparador es Cuando se crea una oportunidad en Salesforce. Un ejemplo de acción es Crear una tarea en un proyecto de Asana específico.
Condiciones de disparadores de Salesforce para crear o actualizar tareas
La integración de Salesforce en Asana utiliza el disparador Se crea o actualiza el registro de Salesforce, con muchas condiciones personalizables disponibles. Las reglas se pueden configurar con condiciones basadas en los tipos de objetos de Salesforce (por ejemplo, Oportunidad, Cuenta) y valores específicos del campo en números, fechas y listas de selección.
Los usuarios pueden elegir entre 2 disparadores de Salesforce:
- Se crea el registro: esto activa la regla para que se ejecute solo si se creó un registro y cumple con las condiciones que estableciste. Se crea el registro es un disparador común para los flujos de trabajo de recepción, como crear una tarea cuando se crea un VOC.
- Se crea o actualiza el registro: esto activa la regla para que se ejecute si se ha creado o actualizado un registro y se cumplen las condiciones que estableciste. Este disparador podría usarse para traspasos basados en actualizaciones de Salesforce, como la creación de una tarea en la bandeja de entrada de SE cuando una oportunidad llega a la etapa 3.
Ten en cuenta que Se crea o actualiza el registro es el disparador que debe usarse para la acción Crea una tarea y mantente en sincronía.
Al configurar tu disparador, puedes especificar ciertas condiciones que se deben cumplir simultáneamente para que se ejecute la regla. Si la regla se activa por un evento, pero no se cumple la condición especificada, la regla no se ejecutará. Por ejemplo, para el disparador Se crea o actualiza el registro de Salesforce, se admiten las siguientes condiciones como parte del disparador:
- Condiciones de objeto: se admite cualquier objeto al que el usuario tenga acceso, por ejemplo, oportunidad, cuenta, caso, campaña y objetos personalizados.
- Utiliza una condición de objeto sin ninguna condición de campo si deseas que la regla se dispare cada vez que se cree o actualice cualquier objeto.
- Ejemplo: Crea una tarea cuando se crea o actualiza la oportunidad. Cuando se actualicen los campos y se adjunte el registro a una tarea, mantener los campos sincronizados
- Disparador = “Se crea o actualiza el registro”, Objeto es “Oportunidad”
- Acción = “Crear tarea y sincronizar” con campo personalizado numérico con {amount} Y Definir campo personalizado de texto con {opportunity name}
- Crear oportunidad A → Se crea la tarea A
- Actualizar el cambio de ARR de la oportunidad A a 12 000 → En la tarea A, el campo ARR se actualiza a 12 000
- Actualizar el nombre de la oportunidad A a XYZ → En la tarea A, el campo personalizado de texto se actualiza a XYZ
- Actualizar la oportunidad B con el cambio de ARR establecido en 9000 → Se crea la tarea B
- Condiciones de campo: cualquier campo disponible para el usuario en un objeto de los tipos número, fecha y lista de selección.
- Utiliza una condición de campo si deseas que la regla se dispare cada vez que este campo cambie.
- Ejemplo: Agregar un comentario cuando una cuenta tenga una actualización de actividad
- Activador = “Registro creado o actualizado”, Objeto es “Cuenta”, Campo es “Fecha de la última actividad”
- Acción = “Agregar comentario”
- Cuando se actualice la “Fecha de la última actividad” de la cuenta vinculada, agregar un comentario a las tareas a las que está adjunta la cuenta
- Actualizar un campo que no sea “Fecha de la última actividad” (p. ej.: Nombre) → No se realiza ninguna acción
- Condiciones de valor: un determinado valor de la lista de selección, por ejemplo.
Ten en cuenta que las condiciones se establecen dentro del disparador de Salesforce, es decir, están asociadas al disparador. No se pueden establecer como una condición separada del disparador.
Mira un ejemplo popular en acción en la sección “Crear tareas para etapas específicas de la oportunidad”.
Variables de Salesforce en las reglas
Salesforce se basa en variables de reglas. Una variable es una forma de hacer referencia a datos clave de un disparador de regla en la acción de la regla.
Por ejemplo, si se elige un disparador de Salesforce, las acciones de reglas pueden hacer referencia a los ingresos recurrentes anuales (ARR) de la oportunidad de Salesforce. En las acciones de la regla como Crear tarea, los campos del registro de Salesforce se pueden asignar mediante variables dinámicas para completar el nombre de la tarea, la descripción y los campos personalizados. Cuando la regla se dispara con un evento en Salesforce, la acción de la regla extraerá el valor de la variable de Salesforce.
Al configurar una acción de regla, los siguientes tipos de campo de Salesforce están disponibles como variables para extraer en los campos de las tareas de Asana:
| Tipo de campo de Salesforce | Tipo de campo de Asana |
| Cadena | Texto (título de la tarea, descripción, campo personalizado, comentario) |
| Área de texto | Texto |
| Lista de selección | Texto |
| Fecha, fecha y hora | Fecha/hora, texto |
| Moneda | Número, texto |
| Int | Número, texto |
| Largo | Número, texto |
| Porcentaje | Número (1 %=1), texto |
| Área de texto enriquecido | Texto sin formato |
Acción Crea una tarea y mantente en sincronía
La acción Crea una tarea y mantente en sincronía se combina con el disparador Se crea o actualiza el registro de Salesforce para permitir actualizaciones automáticas de los campos de Salesforce a los campos de Asana a través de acciones de reglas que asignan variables de Salesforce. Cuando los campos de Salesforce cambian, las tareas correspondientes de Asana se actualizan automáticamente, lo que garantiza que los equipos siempre tengan la información más reciente sin la necesidad de actualizaciones manuales.
Al usar la acción Crea una tarea y mantente en sincronía, un campo de Salesforce se asignará de forma individual a un campo de Asana. Por ejemplo, “Nombre de la cuenta” se puede asignar de forma individual a un campo de texto como “Nombre de la tarea”. Sin embargo, la acción Crea una tarea y mantente en sincronía no actualizará una concatenación de texto y variables, como “Cuenta: {Account Name}”.
Configurar dos reglas para la sincronización de oportunidades en una etapa específica
Cuando quieras crear y sincronizar tareas solo cuando una oportunidad alcance una etapa específica, como “Propuesta” o “Negociación”, debes configurar dos reglas separadas en lugar de usar la acción preestablecida Crea una tarea y mantente en sincronía. Si usas la acción preestablecida estándar, los campos no se sincronizarán correctamente para las etapas individuales.
Regla 1: La regla de creación
Esta regla detecta el cambio de etapa específico y crea la tarea de Asana. Configuras esta regla para que se active cuando un registro de oportunidad alcance la etapa objetivo, lo que garantiza que solo se cree una tarea en el momento adecuado en tu canal.
Regla 2: la regla de sincronización
Esta regla se ejecuta en segundo plano para todas las oportunidades con el fin de mantener los campos actualizados una vez que una tarea ya está vinculada, independientemente de la siguiente etapa a la que pase la oportunidad. Sin esta regla, los datos del campo no permanecerán actualizados después de la creación inicial de la tarea.
Juntas, estas dos reglas replican el comportamiento de la acción preestablecida y, a la vez, te brindan el control específico de la etapa que necesitas. Es necesario configurar ambas reglas para que la sincronización de campos funcione correctamente al activar tareas en etapas específicas de oportunidad.
Cómo configurar la acción Crea una tarea y mantente en sincronía
Los administradores de Salesforce tienen los permisos necesarios para configurar la regla de acción de sincronización en Asana.
- En tu proyecto, haz clic en el menú Personalizar.
- Haz clic en + Agregar regla.
- Selecciona el disparador de Salesforce Se crea o actualiza el registro de Salesforce. Consulta la sección Condiciones de activación de Salesforce para crear o actualizar más arriba para obtener más detalles.
- Selecciona la acción Crea una tarea y mantente en sincronía
- Asigna los campos de Salesforce a los campos de la tarea de Asana y a los campos personalizados
- Cuando finalices la asignación de campos, haz clic en Publicar
Considera una regla diseñada para crear una tarea nueva en Asana cada vez que se cree una oportunidad nueva en Salesforce y para sincronizar los valores de los campos de la oportunidad de Salesforce con sus campos de tarea de Asana correspondientes.
Los campos Nombre y Cambio de ARR de la oportunidad de Salesforce se asignarían a los campos Nombre de la tarea y Monto de la tarea de Asana, respectivamente. Si el nombre de la oportunidad se cambia a XYZ, el título de la tarea de Asana cambia a XYZ automáticamente. Del mismo modo, cualquier modificación del valor de Cambio de ARR dentro de Salesforce se reflejará automáticamente en el campo Importe de la tarea de Asana.
Cómo crear tareas para etapas específicas de la oportunidad
Si bien la acción Crea una tarea y mantente en sincronía es útil para crear tareas para todas las oportunidades, es posible que quieras crear y sincronizar tareas solo cuando una oportunidad alcance una etapa específica (como “Propuesta” o “Negociación”). Esto requiere configurar dos reglas separadas en lugar de usar la acción preestablecida.
Usa el enfoque de dos reglas cuando quieras:
- Crear tareas de Asana solo para las oportunidades que alcanzan una determinada etapa
- Mantener los campos de la tarea sincronizados con los datos de Salesforce
- Evitar crear tareas para oportunidades en etapa inicial que pueden no convertirse
Importante: Los campos personalizados de selección única y múltiple no son compatibles con la sincronización de campos entre Salesforce y Asana.
Regla 1: Crear tarea para una etapa específica
Esta regla crea la tarea inicial cuando una oportunidad alcanza la etapa objetivo.
- Cuándo: Se crea o actualiza el registro (Salesforce)
- En: Oportunidad, la etapa se define como [Tu etapa objetivo] (p. ej., Propuesta, Negociación)
- Haz esto: Crea una tarea (selecciona Crea una tarea, no selecciones Crea una tarea y mantente en sincronía)
- Configura los detalles de la tarea (proyecto, responsable, nombre de la tarea, etc.)
- No agregues ninguna condición Verificar si para esta regla
Regla 2: Sincronizar campos entre Salesforce y Asana
Esta regla mantiene los campos de la tarea sincronizados con los datos de Salesforce
- Cuándo: Se crea o actualiza el registro (Salesforce)
- En: Oportunidad (no especifiques una condición de etapa aquí)
- Hacer lo siguiente: Configurar asignaciones de campos
- Establecer el Campo 1 de SFDC como el Campo 1 de Asana
- Establecer el Campo 2 de SFDC como el Campo 2 de Asana
- Agrega asignaciones adicionales según sea necesario
Ejemplo de configuración
Para oportunidades en la etapa de Propuesta.
Regla 1:
- Cuando se crea o actualiza el registro (Salesforce)
- Oportunidad, etapa definida como Propuesta
- Haz esto: Crea una tarea en el proyecto Proceso de ventas, asígnala al propietario de la cuenta
Regla 2:
- Cuando: Se crea o actualiza el registro (Salesforce)
- En: Oportunidad
- Haz esto: establece el monto de la oportunidad en el campo personalizado de la tarea “Valor del acuerdo”, establece la fecha de cierre en la fecha de entrega de la tarea
Esta configuración garantiza que las tareas solo se creen cuando las oportunidades llegan a la etapa de “Propuesta”, a la vez que mantiene todos los campos relevantes sincronizados a lo largo del ciclo de vida de la oportunidad.
Requisitos de configuración
Te recomendamos que trabajes con tu administrador de Salesforce en los pasos de instalación y que consultes esta documentación más detallada de la guía de instalación.
Crear una regla
Un usuario de Asana puede crear y guardar la regla si se cumplen las siguientes condiciones:
El usuario ha autorizado a través de OAuth el acceso a su cuenta de Salesforce.
El usuario tiene los siguientes permisos de Salesforce. Te recomendamos que trabajes con tu administrador de Salesforce para configurar estos permisos:
Personalizar aplicación
Ejecutar flujos
Gestionar flujos
Modificar metadatos a través de funciones de la API de metadatos
Habilitar la activación del flujo en modo sistema
Cómo vincular los registros de Salesforce con las tareas de Asana
Un usuario de Asana puede vincular registros de Salesforce a una tarea de Asana si se cumplen las siguientes condiciones:
El usuario ha autorizado a través de OAuth el acceso a su cuenta de Salesforce.
El usuario tiene acceso a esos registros específicos en Salesforce.
Los datos se comunican de forma segura a través de la Integración de API de Salesforce. Los permisos del usuario para acceder a los datos vinculados de Salesforce siguen el modelo de permisos estándar de Asana basado en el acceso a las tareas.
Agentic Work Management
Asana Service Management
Asana Client Management
Command by Asana
StackAI de Asana
