Opmerking
Als je op zoek bent naar de Asana-app in Salesforce AppExchange, kun je in deze veelgestelde vragen meer informatie vinden over het afschaffingsplan. In de toekomst moeten klanten de Salesforce-app in Asana-integratie gebruiken.
De Salesforce-integratie in Asana breidt onze kerncomponenten voor regels uit naar Salesforce, zodat je workflows tussen Salesforce en Asana kunt automatiseren en de meest recente gegevens in Asana gesynchroniseerd kunt houden.
Asana Regels zijn automatiseringen die routinetaken stroomlijnen. Een regel bestaat uit een trigger en een actie, respectievelijk een gebeurtenis die de regel activeert en een actie die door de regel wordt uitgevoerd. Een voorbeeld van een trigger is Wanneer er een opportunity wordt aangemaakt in Salesforce. Een voorbeeld van een actie is Een taak maken in een specifiek Asana-project.
Salesforce-triggervoorwaarden om taken te maken of bij te werken
Salesforce-integratie in Asana maakt gebruik van de trigger Salesforce-record wordt gemaakt of bijgewerkt, met veel aanpasbare voorwaarden beschikbaar. Regels kunnen worden geconfigureerd met voorwaarden op basis van Salesforce-objecttypen (bijv. Verkoopkans, Account) en specifieke veldwaarden voor getallen, datums en keuzelijsten.
Gebruikers kunnen kiezen uit 2 Salesforce-triggers:
- Record wordt gemaakt: hierdoor wordt de regel alleen uitgevoerd als er een record is gemaakt en aan de door jou ingestelde voorwaarden voldoet. Record is aangemaakt is een veelvoorkomende trigger voor intake-workflows, zoals het aanmaken van een taak wanneer een VOC wordt aangemaakt.
- Record wordt gemaakt of bijgewerkt: dit activeert de regel om uit te voeren als een record is gemaakt of bijgewerkt en aan de voorwaarden die je hebt ingesteld is voldaan. Deze trigger kan worden gebruikt voor overdrachten op basis van Salesforce-updates, zoals het maken van een SE-inboxtaak wanneer een verkoopkans fase 3 bereikt.
Merk op dat Record wordt gemaakt of bijgewerkt de trigger is die moet worden gebruikt voor de actie Taak maken en gesynchroniseerd houden.
Wanneer je je trigger instelt, kun je bepaalde voorwaarden opgeven waaraan tegelijkertijd moet worden voldaan om deze regel uit te voeren. Als de regel wordt geactiveerd door een gebeurtenis, maar er niet aan de opgegeven voorwaarde wordt voldaan, zal de regel niet worden uitgevoerd. Voor de trigger Salesforce-record wordt gemaakt of bijgewerkt worden bijvoorbeeld de volgende voorwaarden ondersteund als onderdeel van de trigger:
- Objectvoorwaarden: elk object waartoe de gebruiker toegang heeft, wordt ondersteund, bijv. verkoopkans, account, case, campagne en aangepaste objecten.
- Gebruik een objectvoorwaarde zonder veldvoorwaarde als je wilt dat de regel wordt geactiveerd wanneer een object wordt gemaakt of bijgewerkt.
- Voorbeeld: Maak een taak aan wanneer een opportunity wordt gemaakt of bijgewerkt. Wanneer velden worden bijgewerkt en een record aan een taak is gekoppeld, houd je de velden gesynchroniseerd
- Trigger = "Record gemaakt of bijgewerkt", Object is "Opportunity"
- Actie = "Taak maken en synchroniseren" met nummer CF met {amount} EN Tekst CF instellen met {opportunity name}
- Kans A maken → Taak A is gemaakt
- Werk de ARR-wijziging van verkoopkans A bij naar 12.000 → Op taak A wordt het ARR-veld bijgewerkt naar 12.000
- Naam van verkoopkans A bijwerken naar XYZ → Op taak A wordt tekst-AV bijgewerkt naar XYZ
- Kans B bijwerken met ARR-wijziging ingesteld op 9.000 → Taak B is gemaakt
- Veldvoorwaarden: elk veld dat beschikbaar is voor de gebruiker op een object voor de typen getal, datum en keuzelijst.
- Gebruik een veldvoorwaarde als je wilt dat de regel wordt geactiveerd wanneer dit veld verandert.
- Voorbeeld: voeg een reactie toe wanneer een account een activiteitsupdate heeft
- Trigger = "Record gemaakt of bijgewerkt", Object is "Account", Veld is "Datum van laatste activiteit"
- Actie = "Reactie toevoegen"
- Voeg een reactie toe aan taken waaraan de account is gekoppeld wanneer de 'Datum van laatste activiteit' van de gekoppelde account is bijgewerkt
- Veld bijwerken anders dan 'Datum van laatste activiteit' (bijv. Naam) → Geen actie ondernomen
- Waardevoorwaarden: bijvoorbeeld een bepaalde keuzelijstwaarde.
Merk op dat voorwaarden binnen de Salesforce-trigger worden ingesteld, d.w.z. dat ze aan de trigger zijn gekoppeld. Ze kunnen niet als een afzonderlijke voorwaarde voor de trigger worden ingesteld.
Bekijk een populair voorbeeld in actie in de sectie 'Taken maken voor specifieke opportuniteitsfasen'.
Salesforce-variabelen in regels
Salesforce bouwt voort op regelvariabelen. Een variabele is een manier om in de regelactie te verwijzen naar belangrijke gegevens uit een regeltrigger.
Als er bijvoorbeeld een Salesforce-trigger wordt gekozen, kunnen regelacties verwijzen naar de Salesforce-opportuniteit ARR. In regelacties zoals Taak maken kunnen velden uit het Salesforce-record worden toegewezen met behulp van dynamische variabelen om de taaknaam, beschrijving en aangepaste velden in te vullen. Wanneer de regel wordt geactiveerd door een gebeurtenis in Salesforce, haalt de regelactie de waarde van de variabele op uit Salesforce.
Bij het instellen van een regelactie zijn de volgende Salesforce-veldtypen beschikbaar als variabelen die in Asana-taakvelden kunnen worden getrokken:
| Salesforce-veldtype | Asana-veldtype |
| String | Tekst (taaktitel, beschrijving, aangepast veld, opmerking) |
| Tekstgebied | Tekst |
| Keuzelijst | Tekst |
| Datum, datum/tijd | Datum/tijd, tekst |
| Valuta | Getal, tekst |
| Int | Getal, tekst |
| Lang | Getal, tekst |
| Procent | Getal (1%=1), tekst |
| Tekstgebied met opmaak | Niet geformatteerde tekst |
Actie Taak maken en gesynchroniseerd houden
De actie Een taak maken en gesynchroniseerd houden wordt gekoppeld aan de trigger Salesforce-record is gemaakt of bijgewerkt om automatische updates van velden in Salesforce naar Asana-velden mogelijk te maken via regelacties die Salesforce-variabelen toewijzen. Wanneer Salesforce-velden veranderen, worden de bijbehorende Asana-taken automatisch bijgewerkt, zodat teams altijd over de meest recente informatie beschikken zonder dat er handmatige updates nodig zijn.
Wanneer je de actie 'Een taak maken en gesynchroniseerd houden' gebruikt, wordt een Salesforce-veld 1-op-1 toegewezen aan een Asana-veld. "Accountnaam" kan bijvoorbeeld 1-op-1 worden toegewezen aan een tekstveld zoals "Taaknaam". De actie Taak maken en gesynchroniseerd houden zal echter geen aaneenschakeling van tekst en variabelen bijwerken, zoals "Account: {Account Name}".
Twee regels instellen voor fasespecifieke synchronisatie van verkoopkansen
Wanneer je alleen taken wilt maken en synchroniseren wanneer een verkoopkans een specifieke fase bereikt, zoals "Voorstel" of "Onderhandeling", moet je twee afzonderlijke regels instellen in plaats van de vooraf ingestelde actie Taak maken en gesynchroniseerd houden te gebruiken. Als je de standaard vooraf ingestelde actie gebruikt, worden velden niet correct gesynchroniseerd voor individuele fasen.
Regel 1: de aanmaakregel
Deze regel let op de specifieke fasewijziging en maakt de Asana-taak. Je configureert deze regel om te activeren wanneer een opportunityrecord je doelfase bereikt, zodat er alleen op het juiste moment in je pijplijn een taak wordt aangemaakt.
Regel 2: De synchronisatieregel
Deze regel draait op de achtergrond voor alle verkoopmogelijkheden om velden bijgewerkt te houden zodra een taak al is gelinkt, ongeacht naar welke fase de verkoopmogelijkheid vervolgens gaat. Zonder deze regel blijven veldgegevens niet actueel na de eerste taakaanmaak.
Samen repliceren deze twee regels het gedrag van de vooraf ingestelde actie, terwijl ze je de fasespecifieke controle geven die je nodig hebt. Het instellen van beide regels is vereist om de veldsynchronisatie correct te laten werken bij het activeren van taken in specifieke fasen van de verkoopkans.
De actie Een taak maken en gesynchroniseerd houden instellen
Salesforce-beheerders hebben de vereiste toestemmingen om de synchronisatieactieregel in Asana in te stellen.
- Klik in je project op het Aanpassen-menu
- Klik op + Regel toevoegen
- Selecteer de Salesforce-trigger Salesforce-record gemaakt of bijgewerkt. Zie de Sectie Salesforce-triggervoorwaarden om te maken of bij te werken hierboven voor meer details.
- Selecteer de actie Een taak maken en gesynchroniseerd houden
- Wijs Salesforce-velden toe aan Asana-taakvelden en aangepaste velden
- Wanneer de veldtoewijzing voltooid is, klik je op Publiceren
Overweeg een regel die is ontworpen om een nieuwe taak in Asana te maken wanneer er een nieuwe opportunity in Salesforce wordt gemaakt, en om de waarden van de velden van de Salesforce-opportunity te synchroniseren met de bijbehorende Asana-taakvelden.
De velden Naam en ARR-wijziging van de Salesforce-kans zouden worden toegewezen aan respectievelijk de velden Taaknaam en Bedrag van de Asana-taak. Als de naam van de verkoopkans wordt gewijzigd in XYZ, wordt de titel van de Asana-taak automatisch gewijzigd in XYZ. Evenzo zal elke wijziging van de ARR Change-waarde in Salesforce automatisch worden weerspiegeld in het veld Bedrag in de Asana-taak.
Taken maken voor specifieke opportunity-fasen
Hoewel de actie Een taak maken en gesynchroniseerd houden handig is voor het maken van taken voor alle verkoopkansen, wil je misschien alleen taken maken en synchroniseren wanneer een verkoopkans een specifieke fase bereikt (zoals 'Voorstel' of 'Onderhandeling'). Hiervoor moet je twee aparte regels instellen in plaats van de vooraf ingestelde actie te gebruiken.
Gebruik de aanpak met twee regels wanneer je het volgende wilt doen:
- Alleen Asana-taken maken voor kansen die een bepaalde fase bereiken
- Taakvelden gesynchroniseerd houden met Salesforce-gegevens
- Vermijd het maken van taken voor kansen in een vroeg stadium die mogelijk niet converteren
Belangrijk: Enkelvoudige aangepaste velden en aangepaste velden met meerdere keuzes worden niet ondersteund in de veldsynchronisatie tussen Salesforce en Asana.
Regel 1: Taak maken voor een specifieke fase
Deze regel maakt de eerste taak aan wanneer een verkoopkans je doelfase bereikt.
- Wanneer: Record wordt gemaakt of bijgewerkt (Salesforce)
- In: Verkoopkans, fase is ingesteld op [Je doelfase] (bijv. voorstel, onderhandeling)
- Doe dit: Maak een taak (selecteer Een taak maken, selecteer niet Een taak maken en gesynchroniseerd houden)
- Configureer je taakdetails (project, verantwoordelijke, taaknaam, enz.)
- Voeg geen Controleer of-voorwaarden toe voor deze regel
Regel 2: synchroniseer velden tussen Salesforce en Asana
Deze regel houdt de taakvelden gesynchroniseerd met Salesforce-gegevens
- Wanneer: Record wordt gemaakt of bijgewerkt (Salesforce)
- In: Verkoopkans (geef hier geen fasevoorwaarde op)
- Doe dit: Stel veldtoewijzingen in
- SFDC-veld 1 instellen op Asana-veld 1
- Stel SFDC-veld 2 in op Asana-veld 2
- Voeg indien nodig extra toewijzingen toe
Voorbeeld van een instelling
Voor kansen in de voorstelfase.
Regel 1:
- Wanneer record wordt gemaakt of bijgewerkt (Salesforce)
- Verkoopkans, fase is ingesteld op Voorstel
- Doe dit: maak een taak in het project Verkooppijplijn, wijs deze toe aan de accounteigenaar
Regel 2:
- Wanneer: Record wordt gemaakt of bijgewerkt (Salesforce)
- In: Verkoopkans
- Doe dit: Stel Opportunitybedrag in op het aangepaste veld "Dealwaarde" van de Taak, stel Sluitingsdatum in op de Vervaldatum van de Taak
Deze instelling zorgt ervoor dat Taken alleen worden gemaakt wanneer kansen de fase 'Voorstel' bereiken, terwijl alle relevante velden gesynchroniseerd blijven gedurende de hele levenscyclus van de kans.
Installatievereisten
We raden je aan om samen met je Salesforce-beheerder de installatiestappen uit te voeren en deze meer gedetailleerde documentatie van de installatiehandleiding te raadplegen.
Een regel maken
Een Asana-gebruiker kan de regel maken en opslaan als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
De gebruiker heeft via OAuth toestemming gegeven voor zijn of haar Salesforce-account.
De gebruiker heeft de volgende Salesforce-toestemmingen. We raden je aan om samen met je Salesforce-beheerder deze machtigingen in te stellen:
Applicatie aanpassen
Flows uitvoeren
Flows beheren
Metagegevens wijzigen via API-functies voor metagegevens
Flow-activering in systeemmodus inschakelen
Salesforce-records koppelen aan Asana-taken
Een Asana-gebruiker kan Salesforce-records aan een Asana-taak koppelen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
De gebruiker heeft via OAuth toestemming gegeven voor zijn of haar Salesforce-account.
De gebruiker heeft toegang tot die specifieke records in Salesforce.
Gegevens worden veilig gecommuniceerd via de Salesforce API-integratie. Gebruikersmachtigingen voor toegang tot gekoppelde Salesforce-gegevens volgen het standaardmachtigingsmodel van Asana op basis van taaktoegang.
Agentic Work Management
Asana Service Management
Asana Client Management
Command by Asana
StackAI door Asana
