Loading
Produkty
AI Platform
MOŻLIWOŚCI
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Integracja Salesforce w Asanie

W tym artykule

Kto może korzystać z tej funkcji?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinessLegacy Enterprise

Odwiedź naszą stronę z cennikiem, aby uzyskać więcej informacji.

Uwaga iconUwaga

Jeśli szukasz aplikacji Asana w Salesforce AppExchange, więcej informacji na temat planu wycofania znajdziesz w tych często zadawanych pytaniach. Od teraz klienci powinni korzystać z integracji aplikacji Salesforce w Asanie.

Integracja Salesforce w Asanie rozszerza nasze podstawowe komponenty reguł na Salesforce, dzięki czemu możesz automatyzować przepływy pracy między Salesforce i Asaną oraz synchronizować najnowsze dane w Asanie.

Reguły w Asanie to automatyzacje, które usprawniają rutynowe zadania. Reguła składa się z wyzwalacza i akcji, czyli odpowiednio zdarzenia aktywującego regułę i akcji wykonywanej przez regułę. Przykładem wyzwalacza jest „Gdy w Salesforce zostanie utworzona szansa”. Przykładem działania jest Utwórz zadanie w konkretnym projekcie w Asanie.

Warunki wyzwalacza Salesforce do tworzenia lub aktualizowania zadań

Integracja Salesforce w Asanie wykorzystuje wyzwalacz Rekord Salesforce został utworzony lub zaktualizowany, z wieloma dostępnymi warunkami z możliwością dostosowywania. Reguły można skonfigurować z warunkami opartymi na typach obiektów Salesforce (np. szansa, konto) i określonych wartościach pól obejmujących liczby, daty i listy wyboru.

Użytkownicy mogą wybierać spośród 2 wyzwalaczy Salesforce:

  • Rekord został utworzony: powoduje uruchomienie reguły tylko wtedy, gdy rekord został utworzony i spełnia ustawione przez Ciebie warunki. „Utworzono rekord” jest powszechnym wyzwalaczem dla przepływów pracy związanych z przyjmowaniem, na przykład tworzeniem zadania po utworzeniu VOC.
  • Rekord został utworzony lub zaktualizowany: powoduje uruchomienie reguły, jeśli rekord został utworzony lub zaktualizowany i zostały spełnione ustawione przez Ciebie warunki. Tego wyzwalacza można użyć do przekazywania zadań na podstawie aktualizacji w Salesforce, na przykład do utworzenia zadania w skrzynce odbiorczej SE, gdy szansa sprzedaży osiągnie etap 3.

External triggers

Pamiętaj, że „Rekord został utworzony lub zaktualizowany” to aktywator, którego należy użyć do działania „Utwórz zadanie i je synchronizuj”.

Podczas ustawiania wyzwalacza możesz określić pewne warunki, które powinny zostać jednocześnie spełnione, aby reguła została uruchomiona. Jeśli reguła jest wyzwalana przez zdarzenie, ale określony warunek nie jest spełniony, reguła nie zostanie uruchomiona. Na przykład w przypadku aktywatora Rekord Salesforce został utworzony lub zaktualizowany obsługiwane są następujące warunki jako część aktywatora:

  • Warunki dotyczące obiektów: obsługiwany jest każdy obiekt, do którego użytkownik ma dostęp, np. szansa, konto, sprawa, kampania i obiekty niestandardowe.
    • Użyj warunku obiektu bez żadnego warunku pola, jeśli chcesz, aby reguła była wyzwalana za każdym razem, gdy dowolny obiekt zostanie utworzony lub zaktualizowany.
    • Przykład: Utwórz zadanie, gdy szansa zostanie utworzona lub zaktualizowana. Gdy pola są aktualizowane, a rekord jest dołączany do zadania, synchronizuj pola
    • Wyzwalacz = „Rekord został utworzony lub zaktualizowany”, obiekt to „Szansa”
    • Akcja = „Utwórz zadanie i zsynchronizuj” z polem niestandardowym liczbowym o wartości {amount} ORAZ ustaw pole niestandardowe tekstowe o wartości {opportunity name}
      • Utwórz szansę A → Utworzenie zadania A
      • Zaktualizuj zmianę ARR dla szansy A na 12 000 → W zadaniu A pole ARR zostaje zaktualizowane na 12 000
      • Zaktualizuj nazwę możliwości A na XYZ → W zadaniu A pole niestandardowe tekstowe zostaje zaktualizowane na XYZ
      • Zaktualizuj możliwość B, zmieniając ARR na 9000 → Utworzenie zadania B
  • Warunki pola: dowolne pole dostępne dla użytkownika w obiekcie obejmujące typy liczb, dat i list wyboru.
    • Użyj warunku pola, jeśli chcesz, aby reguła była wyzwalana za każdym razem, gdy to pole ulegnie zmianie.
    • Przykład: dodaj komentarz, gdy konto ma aktualizację aktywności
    • Wyzwalacz = „Rekord został utworzony lub zaktualizowany”, obiekt to „Konto”, pole to „Data ostatniej aktywności”
    • Działanie = „Dodaj komentarz”
      • Gdy w powiązanym koncie zostanie zaktualizowana „Data ostatniej aktywności”, dodaj komentarz do zadań, do których dołączone jest to konto
      • Aktualizacja pola innego niż „Data ostatniej aktywności” (np. Nazwa) → Nie jest podejmowane żadne działanie
  • Warunki dotyczące wartości: na przykład określona wartość z listy wyboru.
    • Użyj warunku wartości, jeśli chcesz, aby reguła była wyzwalana, gdy to pole ulegnie zmianie i spełni warunek wartości.

    • Przykład: Utwórz zadanie przeglądu, gdy zmiana ARR szansy zostanie zmieniona na > 10 000 USD

    • Wyzwalacz = „Rekord utworzony lub zaktualizowany”, obiekt to „Możliwość”, pole to „Zmiana ARR”, operator to „większe niż”, liczba to „10 000”
    • Akcja = „Utwórz zadanie”
      • Utwórz nową szansę ze zmianą ARR ustawioną na 11 000 → Zadanie zostaje utworzone
      • Zaktualizuj zmianę ARR na 12 000 → Zadanie zostaje utworzone
      • Zaktualizuj zmianę ARR na 9000 → Nie podjęto żadnego działania (zmiana pola nie spełnia warunków wyzwalacza)
      • Aktualizacja pola innego niż zmiana ARR (np. Nazwa) → Nie podjęto żadnego działania

Pamiętaj, że warunki są ustawiane w ramach wyzwalacza Salesforce, tj. są powiązane z wyzwalaczem. Nie można ich ustawić jako warunku oddzielnego od wyzwalacza.

Zobacz popularny przykład w praktyce w sekcji „Tworzenie zadań dla określonych etapów szansy”.

Zmienne Salesforce w regułach

Salesforce opiera się na zmiennych reguł. Zmienna to sposób na odwoływanie się do kluczowych danych z wyzwalacza reguły w działaniu reguły.

Na przykład, jeśli wybrano wyzwalacz Salesforce, akcje reguły mogą odwoływać się do ARR szansy Salesforce. W działaniach reguł, takich jak Utwórz zadanie, pola z rekordu Salesforce można mapować za pomocą zmiennych dynamicznych, aby wypełnić nazwę zadania, opis i pola niestandardowe. Gdy reguła jest wyzwalana przez zdarzenie w Salesforce, akcja reguły pobierze wartość zmiennej z Salesforce.

Podczas konfigurowania działania reguły następujące rodzaje pól Salesforce są dostępne jako zmienne, które można przenieść do pól zadania w Asanie:

Typ pola SalesforceTyp pola w Asanie
CiągTekst (tytuł zadania, opis, pole niestandardowe, komentarz)
Obszar tekstowyTekst
Lista wyboruTekst
Data, data i godzinaData/godzina, tekst
WalutaLiczba, tekst
IntLiczba, tekst
DługiLiczba, tekst
ProcentLiczba (1%=1), tekst
Obszar tekstowy sformatowanyTekst niesformatowany

Akcja „Utwórz zadanie i je synchronizuj”

Akcja „Utwórz zadanie i je synchronizuj” łączy się z wyzwalaczem „Rekord Salesforce został utworzony lub zaktualizowany”, aby umożliwić automatyczne aktualizacje pól w Asanie na podstawie pól w Salesforce za pośrednictwem akcji reguł, które mapują zmienne Salesforce. Gdy pola Salesforce ulegną zmianie, odpowiednie zadania w Asanie są automatycznie aktualizowane, dzięki czemu zespoły zawsze mają dostęp do najnowszych informacji bez konieczności ręcznego wprowadzania aktualizacji.

Podczas korzystania z działania „Utwórz zadanie i je synchronizuj” pole Salesforce zostanie zmapowane 1 do 1 z polem Asany. Na przykład „Nazwa konta” może zostać zmapowana 1 do 1 do pola tekstowego, takiego jak „Nazwa zadania”. Jednak działanie „Utwórz zadanie i je synchronizuj” nie zaktualizuje połączenia tekstu i zmiennych, takiego jak „Konto: {Account Name}”.

Konfigurowanie dwóch reguł do synchronizacji możliwości sprzedaży w określonym etapie

Jeśli chcesz tworzyć i synchronizować zadania tylko wtedy, gdy szansa sprzedaży osiągnie określony etap, taki jak „Propozycja” lub „Negocjacje”, musisz skonfigurować dwie oddzielne reguły zamiast używać gotowego działania „Utwórz zadanie i je synchronizuj”. Korzystanie ze standardowego działania wstępnie ustawionego nie spowoduje prawidłowej synchronizacji pól dla poszczególnych etapów.

Reguła 1: reguła utworzenia

Ta reguła monitoruje zmianę konkretnego etapu i tworzy zadanie w Asanie. Konfigurujesz tę regułę tak, aby była wyzwalana, gdy rekord szansy sprzedaży osiągnie docelowy etap, co zapewnia, że zadanie zostanie utworzone tylko we właściwym momencie w Twoim procesie sprzedaży.

Reguła 2: reguła synchronizacji

Ta reguła działa w tle dla wszystkich szans, aby aktualizować pola po połączeniu zadania, niezależnie od tego, do jakiego etapu przechodzi dana szansa. Bez tej reguły dane w polach nie będą aktualne po pierwotnym utworzeniu zadania.

Te dwie reguły razem odtwarzają zachowanie wstępnie ustawionego działania, zapewniając jednocześnie potrzebną kontrolę na poziomie konkretnego etapu. Skonfigurowanie obu reguł jest wymagane, aby synchronizacja pól działała prawidłowo podczas uruchamiania zadań na określonych etapach szansy sprzedaży.

Konfiguracja działania „Utwórz zadanie i je synchronizuj”

Administratorzy Salesforce mają wymagane uprawnienia do skonfigurowania reguły działania synchronizacji w Asanie.

  1. W wybranym projekcie kliknij menu „Dostosuj”
  2. Kliknij + Dodaj regułę
  3. Wybierz wyzwalacz Salesforce Rekord Salesforce został utworzony lub zaktualizowany. Zapoznaj się z sekcją Warunki wyzwalacza Salesforce do utworzenia lub aktualizacji powyżej, aby uzyskać więcej szczegółów.
  4. Wybierz akcję Utwórz zadanie i je synchronizuj
  5. Mapuj pola Salesforce do pól zadania i pól niestandardowych w Asanie
  6. Po ukończeniu mapowania pól kliknij Publikuj

Rozważ regułę, która ma na celu utworzenie nowego zadania w Asanie za każdym razem, gdy w Salesforce zostanie utworzona nowa szansa sprzedaży, oraz synchronizację wartości pól szansy sprzedaży w Salesforce z odpowiadającymi im polami zadania w Asanie.

Salesforce in Asana trigger and actions

Pola „Name” i „ARR Change” możliwości sprzedaży w Salesforce zostaną zmapowane odpowiednio do pól „Task name” i „Amount” zadania w Asanie. Jeśli nazwa szansy sprzedaży zostanie zmieniona na XYZ, nazwa zadania w Asanie automatycznie zmieni się na XYZ. Podobnie każda zmiana wartości „ARR Change” w Salesforce zostanie automatycznie odzwierciedlona w polu „Amount” w zadaniu w Asanie.

Tworzenie zadań dla określonych etapów szansy

Chociaż działanie „Utwórz zadanie i je synchronizuj” jest przydatne do tworzenia zadań dla wszystkich szans sprzedaży, możesz chcieć tworzyć i synchronizować zadania tylko wtedy, gdy szansa sprzedaży osiągnie określony etap (np. „Propozycja” lub „Negocjacje”). Wymaga to skonfigurowania dwóch oddzielnych reguł zamiast użycia wstępnie ustawionego działania.

Użyj podejścia opartego na dwóch regułach, jeśli chcesz:

  • Tworzyć zadania w Asanie tylko dla możliwości, które osiągną określony etap
  • Utrzymywać synchronizację pól zadań z danymi z Salesforce
  • Unikać tworzenia zadań dla możliwości na wczesnym etapie, które mogą nie zostać przekształcone

Ważne: pola niestandardowe wyboru pojedynczego i wielokrotnego nie są obsługiwane w synchronizacji pól Salesforce-Asana.

Reguła 1: Utwórz zadanie dla określonego etapu

Ta reguła tworzy zadanie początkowe, gdy szansa sprzedaży osiągnie etap docelowy.

  1. Kiedy: Rekord został utworzony lub zaktualizowany (Salesforce)
  2. W: Możliwość, Etap jest ustawiony na [Twój etap docelowy] (np. Propozycja, Negocjacje)
  3. Wykonaj tę czynność: Utwórz zadanie (wybierz Utwórz zadanie, nie wybieraj Utwórz zadanie i je synchronizuj)
  4. Skonfiguruj szczegóły zadania (projekt, osoba odpowiedzialna, nazwa zadania itp.)
  5. Nie dodawaj żadnych warunków „Sprawdź, czy” do tej reguły

Reguła 2: Synchronizuj pola między Salesforce i Asaną

Ta reguła zapewnia synchronizację pól zadań z danymi z Salesforce

  1. Kiedy: Rekord został utworzony lub zaktualizowany (Salesforce)
  2. W: Możliwość (nie określaj tutaj warunku etapu)
  3. Wykonaj działanie: skonfiguruj mapowanie pól
    1. Ustaw pole 1 SFDC na pole 1 Asany
    2. Ustaw pole 2 SFDC na pole 2 Asany
    3. W razie potrzeby dodaj dodatkowe mapowania

Przykładowa konfiguracja

Dla szans na etapie „Propozycja”.

Reguła 1:

  • Gdy rekord zostanie utworzony lub zaktualizowany (Salesforce)
  • Możliwość, etap został ustawiony na Propozycja
  • Wykonaj tę czynność: utwórz zadanie w projekcie „Proces sprzedaży”, przypisz je do właściciela konta

Reguła 2:

  • Gdy: rekord został utworzony lub zaktualizowany (Salesforce)
  • W: Możliwość
  • Wykonaj działanie: ustaw kwotę szansy sprzedaży na pole niestandardowe zadania „Wartość transakcji”, ustaw datę zamknięcia na datę wykonania zadania

Ta konfiguracja zapewnia, że zadania są tworzone tylko wtedy, gdy szanse osiągną etap „Propozycja”, a jednocześnie wszystkie odpowiednie pola są synchronizowane przez cały cykl życia szansy.

Wymagania dotyczące konfiguracji

Zalecamy współpracę z administratorem Salesforce w zakresie etapów instalacji i zapoznanie się z tą bardziej szczegółową dokumentacją dotyczącą instalacji. 

Tworzenie reguły

Użytkownik Asany może utworzyć i zapisać regułę, jeśli spełnione są następujące warunki:

  1. Użytkownik uwierzytelnił dostęp do swojego konta Salesforce przez OAuth.

  2. Użytkownik ma następujące uprawnienia Salesforce. Zalecamy współpracę z administratorem Salesforce w celu skonfigurowania tych uprawnień:

    1. Dostosuj aplikację

    2. Uruchom przepływy

    3. Zarządzaj przepływami

    4. Modyfikuj metadane za pomocą funkcji API metadanych

    5. Włącz aktywację przepływu w trybie systemowym

Łączenie rekordów Salesforce z zadaniami w Asanie

Użytkownik Asany może połączyć rekordy Salesforce z zadaniem w Asanie, jeśli spełnione są następujące warunki:

  1. Użytkownik uwierzytelnił dostęp do swojego konta Salesforce przez OAuth.

  2. Użytkownik ma dostęp do tych konkretnych rekordów w Salesforce.

Dane są przesyłane w bezpieczny sposób za pośrednictwem integracji API Salesforce. Uprawnienia użytkownika w zakresie dostępu do połączonych danych Salesforce są zgodne ze standardowym modelem uprawnień Asany opartym na dostępie do zadań.

 

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Jak korzystać z Salesforce w Asanie | Centrum pomocy Asana