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Integração Salesforce na Asana

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Se estiver procurando o aplicativo Asana no Salesforce AppExchange, você pode saber mais sobre o plano de obsolescência nestas Perguntas frequentes. A partir de agora, os clientes devem usar a integração do aplicativo Salesforce na Asana.

A integração do Salesforce na Asana estende os nossos componentes principais de regras ao Salesforce, para que você possa automatizar os fluxos de trabalho entre o Salesforce e a Asana e manter os dados mais recentes sincronizados na Asana.

As Regras da Asana são automatizações que agilizam as tarefas de rotina. Uma regra consiste em um desencadeador e uma ação, um evento que ativa a regra e uma ação executada pela regra, respectivamente. Um exemplo de desencadeador é Quando uma oportunidade for criada no Salesforce. Um exemplo de ação é Criar uma tarefa em um projeto específico da Asana.

Condições de desencadeamento do Salesforce para criar ou atualizar tarefas

A integração da Salesforce na Asana utiliza o desencadeador O registro da Salesforce é criado ou atualizado, com muitas condições personalizáveis disponíveis. As regras podem ser configuradas com condições baseadas em tipos de objeto do Salesforce (por exemplo, Oportunidade, Conta) e valores específicos do campo, como números, datas e listas de seleção.

Os usuários podem escolher entre dois desencadeadores do Salesforce:

  • O registro é criado: isso aciona a execução da regra apenas se um registro tiver sido criado e atender às condições que você definiu. O registro é criado é um desencadeador comum para fluxos de trabalho de recebimento, como a criação de uma tarefa quando um VOC é criado.
  • O registro é criado ou atualizado: isso desencadeia a execução da regra se um registro tiver sido criado ou atualizado e as condições que você definiu forem atendidas. Este desencadeador pode ser usado para transferências com base em atualizações da Salesforce, como a criação de uma tarefa na caixa de entrada do SE quando uma oportunidade atinge o estágio 3.

External triggers

Observe que O registro é criado ou atualizado é o desencadeador que deve ser usado para a ação Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada.

Ao definir o seu desencadeador, você pode especificar certas condições que devem ser atendidas simultaneamente para que a regra seja executada. Se a regra for desencadeada por um evento, mas a condição especificada não for cumprida, a regra não será executada. Por exemplo, para o desencadeador O registro do Salesforce é criado ou atualizado, as seguintes condições são suportadas como parte do desencadeador:

  • Condições de objeto: qualquer objeto ao qual o usuário tenha acesso é suportado, por exemplo, oportunidade, conta, caso, campanha e objetos personalizados.
    • Use uma condição de objeto sem nenhuma condição de campo se quiser que a regra seja desencadeada sempre que qualquer objeto for criado ou atualizado.
    • Exemplo: Criar uma tarefa quando a oportunidade for criada ou atualizada. Quando os campos são atualizados e o registro é anexado a uma tarefa, manter os campos sincronizados
    • Desencadeador = “Registro criado ou atualizado”, Objeto é “Oportunidade”
    • Ação = "Criar tarefa e sincronizar" com o campo personalizado numérico com {amount} E Definir o campo personalizado de texto com {opportunity name}
      • Criar oportunidade A → Tarefa A é criada
      • Atualizar a alteração da receita recorrente anual da oportunidade A para 12.000 → Na tarefa A, o campo de receita recorrente anual é atualizado para 12.000
      • Atualizar o nome da oportunidade A para XYZ → Na tarefa A, o campo personalizado de texto é atualizado para XYZ
      • Atualizar a oportunidade B com a alteração de ARR definida como 9.000 → A tarefa B é criada
  • Condições de campo: qualquer campo disponível para o usuário em um objeto, nos tipos de número, data e lista de opções.
    • Use uma condição de campo se quiser que a regra seja desencadeada sempre que este campo for alterado.
    • Exemplo: adicionar um comentário quando uma conta tiver uma atualização de atividade
    • Gatilho = “Registro criado ou atualizado”, Objeto é “Conta”, Campo é “Data da última atividade”
    • Ação = “Adicionar comentário”
      • Quando a conta vinculada tiver uma atualização na “Data da última atividade”, adicionar um comentário às tarefas às quais a conta está anexada
      • Atualizar um campo diferente de “Data da última atividade” (p. ex.: Nome) → Nenhuma ação realizada
  • Condições de valor: um determinado valor da lista de opções, por exemplo.
    • Use uma condição de valor se quiser que a regra seja desencadeada quando este campo for alterado e atender à condição de valor.

    • Exemplo: crie uma tarefa de revisão quando a alteração da ARR da oportunidade for alterada para > US$ 10.000

    • Gatilho = “Registro criado ou atualizado”, Objeto é “Oportunidade”, Campo é “Alteração de ARR”, Operador é “maior que”, Número é “10.000”
    • Ação = "Criar tarefa"
      • Criar uma nova oportunidade com a alteração de ARR definida como 11.000 → A tarefa é criada
      • Atualizar a alteração de ARR para 12.000 → A tarefa é criada
      • Atualizar a alteração de ARR para 9.000 → Nenhuma ação realizada (a alteração do campo não atende às condições do desencadeador)
      • Atualizar um campo que não seja a alteração de ARR (p. ex.: Nome) → Nenhuma ação realizada

Observe que as condições são definidas dentro do desencadeador do Salesforce, ou seja, estão associadas ao desencadeador. Elas não podem ser definidas como uma condição separada do desencadeador.

Veja um exemplo popular em ação na seção “Criar tarefas para estágios específicos da oportunidade”.

Variáveis do Salesforce nas regras

O Salesforce se baseia em variáveis de regra. Uma variável é uma forma de consultar dados-chave de um desencadeador de regra na ação de regra.

Por exemplo, se um desencadeador do Salesforce for escolhido, as ações da regra podem fazer referência à ARR da oportunidade do Salesforce. Em ações de regra como Criar tarefa, os campos do registro do Salesforce podem ser mapeados usando variáveis dinâmicas para preencher o nome da tarefa, a descrição e os campos personalizados. Quando a regra é desencadeada por um evento na Salesforce, a ação da regra extrai o valor da variável da Salesforce.

Ao configurar uma ação de regra, os seguintes tipos de campo do Salesforce estão disponíveis como variáveis a serem inseridas nos campos de tarefa da Asana:

Tipo de campo do SalesforceTipo de campo na Asana
StringTexto (título da tarefa, descrição, campo personalizado, comentário)
Área de textoTexto
Lista de opçõesTexto
Data, data e horaData/hora, texto
MoedaNúmero, texto
IntNúmero, texto
LongoNúmero, texto
PercentualNúmero (1%=1), texto
Área de texto com formataçãoTexto sem formatação

Ação “Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada”

A ação “Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada” é combinada com o desencadeador “O registro do Salesforce foi criado ou atualizado” para permitir atualizações automáticas dos campos do Salesforce para os campos da Asana por meio de ações de regra que mapeiam as variáveis do Salesforce. Quando os campos da Salesforce são alterados, as tarefas correspondentes da Asana são atualizadas automaticamente, garantindo que as equipes tenham sempre as informações mais recentes sem a necessidade de atualizações manuais.

Ao usar a ação “Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada”, um campo do Salesforce será mapeado individualmente para um campo da Asana. Por exemplo, “Nome da conta” pode ser mapeado individualmente para um campo de texto como “Nome da tarefa”. No entanto, a ação “Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada” não atualizará uma concatenação de texto e variáveis, como “Conta: {Account Name}”.

Configurando duas regras para a sincronização de oportunidades específicas de um estágio

Quando você deseja criar e sincronizar tarefas apenas quando uma oportunidade atinge um estágio específico, como “Proposta” ou “Negociação”, deve configurar duas regras separadas em vez de usar a ação predefinida Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada. O uso da ação predefinida padrão não sincronizará os campos corretamente para estágios individuais.

Regra 1: a regra de criação

Esta regra monitora a mudança de estágio específica e cria a tarefa da Asana. Você configura esta regra para ser acionada quando um registro de oportunidade atinge o estágio desejado, garantindo que uma tarefa seja criada apenas no momento certo no seu funil.

Regra 2: a regra de sincronização

Esta regra é executada em segundo plano para todas as oportunidades, a fim de manter os campos atualizados quando uma tarefa já estiver vinculada, independentemente do próximo estágio para o qual a oportunidade avance. Sem esta regra, os dados do campo não permanecerão atualizados após a criação inicial da tarefa.

Juntas, estas duas regras replicam o comportamento da ação predefinida, ao mesmo tempo em que fornecem o controle específico de estágio de que você precisa. É necessário configurar ambas as regras para que a sincronização de campo funcione corretamente ao desencadear tarefas em estágios específicos da oportunidade.

Como configurar a ação Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada

Os administradores do Salesforce têm as permissões necessárias para configurar a regra de ação de sincronização na Asana.

  1. No seu projeto, clique no menu Personalizar
  2. Clique em + Adicionar regra
  3. Selecione o desencadeador da Salesforce Registro da Salesforce criado ou atualizado. Para mais detalhes, consulte a seção Condições de desencadeamento do Salesforce para criar ou atualizar acima.
  4. Selecione a ação Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada
  5. Mapeie os campos do Salesforce para os campos de tarefa e campos personalizados da Asana
  6. Quando o mapeamento de campos estiver concluído, clique em Publicar

Considere uma regra projetada para criar uma nova tarefa na Asana sempre que uma nova oportunidade for criada no Salesforce e para sincronizar os valores dos campos da oportunidade do Salesforce com os campos correspondentes da tarefa da Asana.

Salesforce in Asana trigger and actions

Os campos Nome e Alteração de ARR da oportunidade do Salesforce seriam vinculados aos campos Nome da tarefa e Valor da tarefa da Asana, respectivamente. Se o nome da oportunidade for alterado para XYZ, o título da tarefa da Asana será alterado para XYZ automaticamente. Da mesma forma, qualquer modificação do valor de ARR Change na Salesforce será refletida automaticamente no campo Valor da tarefa da Asana.

Criar tarefas para estágios específicos da oportunidade

Embora a ação “Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada” seja útil para criar tarefas para todas as oportunidades, talvez você queira criar e sincronizar tarefas apenas quando uma oportunidade atingir um estágio específico (como “Proposta” ou “Negociação”). Isso requer a configuração de duas regras separadas em vez de usar a ação predefinida.

Use a abordagem de duas regras quando quiser:

  • Criar tarefas da Asana apenas para oportunidades que atingem um determinado estágio
  • Manter os campos de tarefa sincronizados com os dados do Salesforce
  • Evitar a criação de tarefas para oportunidades em estágio inicial que podem não ser convertidas

Importante: Os campos personalizados de seleção única e múltipla não são suportados na sincronização de campos entre Salesforce e Asana.

Regra 1: criar uma tarefa para um estágio específico

Esta regra cria a tarefa inicial quando uma oportunidade atinge o estágio desejado.

  1. Quando: O registro é criado ou atualizado (Salesforce)
  2. Em: Oportunidade, o estágio foi definido como [Seu estágio-alvo] (por exemplo, Proposta, Negociação)
  3. Faça isto: Crie uma tarefas (selecione Criar uma tarefa, não selecione Criar uma tarefa e manter sincronizada)
  4. Configure os detalhes da sua tarefa (projeto, responsável, nome da tarefa, etc.)
  5. Não adicione nenhuma condição Verificar se a esta regra

Regra 2: Sincronizar campos entre a Salesforce e a Asana

Esta regra mantém os campos de tarefa sincronizados com os dados do Salesforce

  1. Quando: O registro é criado ou atualizado (Salesforce)
  2. Em: Oportunidade (não especifique uma condição de fase aqui)
  3. Fazer isto: configurar mapeamentos de campos
    1. Definir o Campo 1 do SFDC como o Campo 1 da Asana
    2. Definir o Campo 2 do SFDC como o Campo 2 da Asana
    3. Adicione mais mapeamentos conforme necessário

Configuração de exemplo

Para oportunidades no estágio de Proposta.

Regra 1:

  • Quando o registro é criado ou atualizado (Salesforce)
  • Oportunidade, o estágio foi definido como Proposta
  • Faça isto: crie uma tarefa no projeto de funil de vendas e atribua-a ao proprietário da conta

Regra 2:

  • Quando: O registro é criado ou atualizado (Salesforce)
  • Em: Oportunidade
  • Fazer isto: Definir o valor da oportunidade como o campo personalizado da tarefa “Valor do negócio”, definir a data de fechamento como a data de conclusão da tarefa

Essa configuração garante que as tarefas sejam criadas apenas quando as oportunidades atingirem a etapa “Proposta”, mantendo todos os campos relevantes sincronizados ao longo do ciclo de vida da oportunidade.

Requisitos de configuração

Recomendamos trabalhar com o seu administrador da Salesforce nas etapas de instalação e consultar esta documentação mais detalhada do guia de instalação. 

Como criar uma regra

Um usuário Asana pode criar e salvar a regra se as seguintes condições forem atendidas:

  1. O usuário tiver dado autorização via OAuth para o acesso à sua conta do Salesforce.

  2. O usuário tem as seguintes permissões do Salesforce. Recomendamos que você colabore com o seu administrador do Salesforce para configurar estas permissões:

    1. Personalizar aplicativo

    2. Executar fluxos

    3. Gerir fluxos

    4. Modificar metadados por meio de funções da API de metadados

    5. Habilitar a ativação de fluxo no modo de sistema

Vincular registros do Salesforce a tarefas da Asana

Um usuário da Asana pode vincular registros do Salesforce a uma tarefa da Asana se as seguintes condições forem atendidas:

  1. O usuário autorizou o acesso via OAuth à sua conta do Salesforce.

  2. O usuário tem acesso a esses registros específicos no Salesforce.

Os dados são comunicados de forma segura por meio da integração da API da Salesforce. As permissões de usuário para acessar dados vinculados do Salesforce seguem o modelo de permissões padrão da Asana com base no acesso às tarefas.

 

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