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Integre a Salesforce à Asana.

Neste artigo

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Se você está procurando o aplicativo Asana no Salesforce AppExchange, saiba mais sobre o plano de descontinuação nesta seção de perguntas frequentes. Daqui para frente, os clientes devem usar a integração do aplicativo Salesforce na Asana.

Use a integração da Asana com a Salesforce para estender os componentes principais das nossas regras à Salesforce, automatizando os fluxos de trabalho entre a Salesforce e a Asana e mantendo os dados mais recentes sincronizados na Asana.

Use as Regras da Asana para automatizar e agilizar tarefas de rotina. Uma regra consiste em um desencadeador e uma ação – um evento que ativa a regra e uma ação executada pela regra, respectivamente. Um exemplo de desencadeador é Quando uma oportunidade é criada no Salesforce. Crie uma tarefa em um projeto específico da Asana – por exemplo.

Defina condições de desencadeamento do Salesforce para criar ou atualizar tarefas.

Use a integração da Salesforce com a Asana com o desencadeador Registro da Salesforce criado ou atualizado, com muitas condições personalizáveis disponíveis. Configure regras com condições baseadas em tipos de objetos da Salesforce (por exemplo, Oportunidade, Conta) e valores de campo específicos em números, datas e listas de seleção.

Escolha entre dois desencadeadores da Salesforce.

  • Registro criado: acione a regra apenas se um registro tiver sido criado e atender às condições definidas. Crie um registro – um gatilho comum para fluxos de trabalho de recebimento, como criar uma tarefa quando um VOC é criado.
  • Registro criado ou atualizado: acione a regra executar se um registro foi criado ou atualizado e as condições definidas forem atendidas. Use este desencadeador para transferências com base em atualizações da Salesforce, como criar uma tarefa na caixa de entrada do SE quando uma oportunidade atingir o estágio 3.

External triggers

Observe que o desencadeador “Registro criado ou atualizado” deve ser usado para a ação Criar tarefa e manter em sincronia.

Ao definir o desencadeador, especifique certas condições que devem ser atendidas simultaneamente para que a regra seja executada. Se a regra for desencadeada por um evento, mas a condição especificada não for atendida, a regra não será executada. Por exemplo, para o gatilho O registro do Salesforce é criado ou atualizado, as seguintes condições são suportadas como parte do gatilho:

  • Condições de objeto: qualquer objeto ao qual o usuário tenha acesso é suportado, por exemplo, oportunidade, conta, caso, campanha e objetos personalizados.
    • Use uma condição de objeto sem nenhuma condição de campo se quiser que a regra seja acionada sempre que qualquer objeto for criado ou atualizado.
    • Exemplo: Crie uma tarefa quando a oportunidade for criada ou atualizada. Quando os campos forem atualizados e o registro for anexado a uma tarefa, mantenha os campos sincronizados.
    • Gatilho = “Registro criado ou atualizado”, Objeto é “Oportunidade”
    • Ação: crie tarefas e sincronize com o número CF com {amount} e defina o texto CF com {opportunity name}
      • Crie a oportunidade A – a tarefa A é criada.
      • Atualize a alteração de ARR da oportunidade A para 12.000 → Na tarefa A, o campo ARR é atualizado para 12.000
      • Atualize o nome da oportunidade A para XYZ – Na tarefa A, o campo personalizado de texto é atualizado para XYZ.
      • Atualize a oportunidade B com a alteração de ARR definida como 9.000 → Crie a tarefa B.
  • Condições de campo: use qualquer campo disponível para o usuário em um objeto, incluindo os tipos de número, data e lista de seleção.
    • Use uma condição de campo se quiser que a regra seja acionada sempre que este campo for alterado.
    • Exemplo: Adicione um comentário quando uma conta tiver uma atualização de atividade.
    • Gatilho = “Registro criado ou atualizado”, Objeto é “Conta”, Campo é “Data da última atividade”.
    • Ação = Adicionar comentário
      • Quando a conta vinculada tiver uma atualização na “Data da última atividade”, adicione um comentário às tarefas às quais a conta está anexada.
      • Atualize um campo que não seja “Data da última atividade” (por exemplo, Nome) → Não tome nenhuma ação.
  • Condições de valor: escolha um valor específico da lista de seleção, por exemplo.
    • Use uma condição de valor se quiser que a regra seja acionada quando este campo for alterado e atender à condição de valor.

    • Exemplo: Crie uma tarefa de revisão quando a alteração da ARR da oportunidade for alterada para mais de US$ 10.000.

    • Gatilho = “Registro criado ou atualizado”, Objeto é “Oportunidade”, Campo é “Alteração de ARR”, Operador é “maior que”, Número é “10.000”.
    • Ação: crie uma tarefa
      • Crie uma nova oportunidade com a alteração de ARR definida como 11.000 – a tarefa é criada.
      • Atualize a alteração de ARR para 12.000 – a tarefa é criada.
      • Atualize a alteração de ARR para 9.000 – Nenhuma ação tomada (a alteração de campo não atende às condições de desencadeamento).
      • Atualize o campo que não seja a alteração de ARR (por exemplo, Nome) – Não tome nenhuma ação.

Observe que as condições são definidas dentro do desencadeador do Salesforce, ou seja, elas são acopladas ao desencadeador. Não as defina como uma condição separada do desencadeador.

Veja um exemplo popular em ação na seção “Criar tarefas para estágios específicos de oportunidades”.

Use variáveis do Salesforce nas regras.

Utilize variáveis de regra do Salesforce. Use uma variável para referenciar dados-chave de um desencadeador de regra na ação da regra.

Por exemplo, se um desencadeador do Salesforce for escolhido, as ações da regra podem fazer referência à ARR da oportunidade do Salesforce. Em ações de regra como Criar tarefa, mapeie os campos do registro do Salesforce usando variáveis dinâmicas para preencher o nome da tarefa, a descrição e os campos personalizados. Quando a regra for desencadeada por um evento na Salesforce, extraia o valor da variável da Salesforce.

Ao configurar uma ação de regra, use os seguintes tipos de campo do Salesforce como variáveis a serem extraídas para os campos de tarefas da Asana.

Escolha o tipo de campo da Salesforce.Escolha o tipo de campo da Asana.
Use uma string.Insira o texto (título da tarefa, descrição, campo personalizado, comentário).
Use área de texto.Texto
Escolha a listaEscreva texto
Data, data e horaData e hora, texto
Escolha a moeda.Digite número e texto.
IntDigite número e texto.
Use palavras mais curtas, se possível.Digite número e texto.
PorcentagemDigite um número (1% = 1) e texto.
Use área de texto rica.Use texto sem formatação.

Crie tarefas e mantenha-as sincronizadas.

Crie uma tarefa e mantenha-a sincronizada com o gatilho de criação ou atualização de registro do Salesforce para permitir atualizações automáticas de campos do Salesforce para campos da Asana por meio de ações de regras que mapeiam variáveis do Salesforce. Quando os campos da Salesforce são alterados, as tarefas correspondentes na Asana são atualizadas automaticamente, garantindo que as equipes sempre tenham as informações mais recentes sem a necessidade de atualizações manuais.

Ao usar a ação Criar tarefa e manter sincronizado, mapeie um campo do Salesforce individualmente a um campo da Asana. Por exemplo, mapeie “Nome da conta” individualmente a um campo de texto como “Nome da tarefa”. No entanto, a ação de criar tarefas e manter sincronizado não atualizará uma concatenação de texto e variáveis, como “Conta: {Account Name}”.

Configure a ação Criar uma tarefa e manter sincronizada.

Configure a regra de ação de sincronização na Asana com as permissões necessárias dos administradores do Salesforce.

  1. No seu projeto, clique no menu Personalizar.
  2. Clique em + Adicionar regra.
  3. Selecione o gatilho da Salesforce Registro da Salesforce criado ou atualizado. Consulte a seção Condições de desencadeamento do Salesforce para criar ou atualizar acima para obter mais detalhes.
  4. Selecione a ação Criar uma tarefa e mantenha-a sincronizada.
  5. Mapeie os campos do Salesforce para os campos de tarefas e campos personalizados da Asana.
  6. Quando o mapeamento de campos estiver concluído, clique em Publicar.

Considere uma regra projetada para criar uma nova tarefa na Asana sempre que uma nova oportunidade for criada no Salesforce e sincronizar os valores dos campos da oportunidade do Salesforce com os campos de tarefa correspondentes na Asana.

Mapeie

Salesforce in Asana trigger and actions

os campos Name (Nome) e ARR Change (Alteração de ARR) da oportunidade da Salesforce aos campos Task name (Nome da tarefa) e Amount (Valor) da tarefa da Asana, respectivamente. Altere o nome da oportunidade para XYZ e o título da tarefa na Asana será alterado para XYZ automaticamente. Da mesma forma, qualquer modificação do valor de Alteração de ARR na Salesforce será refletida automaticamente no campo Valor da tarefa na Asana.

Crie tarefas para estágios específicos da oportunidade.

Embora a ação Criar tarefa e manter em sincronia seja útil para criar tarefas para todas as oportunidades, você pode criar e sincronizar tarefas apenas quando uma oportunidade atingir um estágio específico (como “Proposta” ou “Negociação”). Configure duas regras separadas em vez de usar a ação predefinida.

Use a abordagem de duas regras quando quiser – finalmente.

  • Crie tarefas da Asana apenas para oportunidades que atingem um determinado estágio.
  • Mantenha os campos das tarefas sincronizados com os dados do Salesforce.
  • Evite criar tarefas para oportunidades em estágio inicial que talvez não sejam convertidas.

Importante: não é possível usar campos personalizados de seleção única e múltipla na sincronização de campos entre Salesforce e Asana.

Regra 1: Crie uma tarefa para um estágio específico.

Crie a tarefa inicial quando uma oportunidade atingir o estágio desejado.

  1. Quando: crie ou atualize o registro (Salesforce).
  2. Em: Oportunidade, defina o estágio como [Seu estágio de destino] (por exemplo, Proposta, Negociação).
  3. Faça o seguinte: crie uma tarefa (selecione Criar uma tarefa, não selecione Criar uma tarefa e manter sincronizado).
  4. Configure os detalhes da tarefa (projeto, responsável, nome da tarefa, etc.).
  5. Não adicione nenhuma condição “Verificar se” a esta regra.

Regra 2: Sincronize os campos entre a Salesforce e a Asana.

Mantenha os campos de tarefas sincronizados com os dados do Salesforce.

  1. Quando: crie ou atualize o registro (Salesforce).
  2. Em: Oportunidade (não especifique uma condição de estágio aqui).
  3. Faça o seguinte: configure os mapeamentos de campos.
    1. Defina o campo 1 do SFDC para o campo 1 da Asana.
    2. Defina o campo 2 do SFDC como o campo 2 da Asana.
    3. Adicione mapeamentos adicionais conforme necessário.

Configure o exemplo.

Para oportunidades na fase de proposta – finalmente.

Regra 1:

  • Crie ou atualize o registro (Salesforce).
  • Oportunidade, defina o estágio como Proposta.
  • Crie uma tarefa no projeto de funil de vendas e atribua ao proprietário da conta.

Regra 2:

  • Quando: crie ou atualize o registro (Salesforce).
  • Em: Oportunidade
  • Faça o seguinte: defina o valor da oportunidade como o campo personalizado “Valor do negócio” da tarefa e defina a data de fechamento como a data de conclusão da tarefa.

Configure para que as tarefas sejam criadas apenas quando as oportunidades atingirem o estágio de “Proposta”, mantendo todos os campos relevantes sincronizados durante todo o ciclo de vida da oportunidade.

Configure os requisitos.

Recomendamos que você trabalhe com o administrador do Salesforce nas etapas de instalação e consulte esta documentação mais detalhada do guia de instalação. 

Crie uma regra

Crie e salve a regra se as seguintes condições forem atendidas:

  1. Autorize o usuário via OAuth na conta do Salesforce.

  2. Tenha as seguintes permissões do Salesforce. Recomendamos que você trabalhe com o administrador do Salesforce para configurar estas permissões:

    1. Personalize o aplicativo.

    2. Execute fluxos.

    3. Gerencie fluxos.

    4. Modifique os metadados por meio de funções de API de metadados.

    5. Ative a ativação do fluxo do modo de sistema.

Vincule registros do Salesforce a tarefas da Asana.

Vincule registros do Salesforce a uma tarefa da Asana se as seguintes condições forem atendidas:

  1. Autorize o usuário via OAuth na conta do Salesforce.

  2. Acesse esses registros específicos no Salesforce.

Comunique os dados com segurança por meio da integração da API da Salesforce. Siga o modelo de permissões padrão da Asana, baseado no acesso às tarefas, para conceder permissões de usuário para acessar dados vinculados do Salesforce.

 

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Este artigo foi traduzido por IA.

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