Loading
Produkter
AI Platform
KAPACITETER
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Salesforce-integrering i Asana

I den här artikeln

Vem kan använda den här funktionen?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesstidigare Enterprise

Gå till vår prissättningssida för mer information.

Anteckning iconAnteckning

Om du letar efter Asana-appen i Salesforce AppExchange kan du läsa mer om avskaffningsplanen i de här vanliga frågorna. Framöver bör kunderna använda Salesforce-appen i Asana-integreringen.

Salesforce-integreringen i Asana utökar våra reglers kärnkomponenter till Salesforce, så att du kan automatisera arbetsflöden mellan Salesforce och Asana och hålla den senaste informationen synkroniserad i Asana.

Asana-regler är automatiseringar som effektiviserar rutinuppgifter. En regel består av en utlösare och en åtgärd, en händelse som aktiverar regeln respektive en åtgärd som utförs av regeln. Ett exempel på en utlösare är När en möjlighet skapas i Salesforce. Ett exempel på en åtgärd är Skapa en uppgift i ett specifikt Asana-projekt.

Salesforce-utlösarvillkor för att skapa eller uppdatera uppgifter

Salesforce-integreringen i Asana använder utlösaren Salesforce-registret skapas eller uppdateras, med många anpassningsbara villkor tillgängliga. Regler kan konfigureras med villkor baserade på Salesforce-objekttyper (t.ex. möjlighet, konto) och specifika fältvärden för siffror, datum och vallistor.

Användare kan välja mellan två Salesforce-utlösare:

  • Registret skapas: Detta utlöser att regeln körs endast om ett register har skapats och uppfyller de villkor som du har ställt in. Post skapas är en vanlig utlösare för intagsarbetsflöden, till exempel att skapa en uppgift när en VOC skapas.
  • Registret skapas eller uppdateras: Detta utlöser regeln så att den körs om ett register har skapats eller uppdaterats och de villkor du har ställt in är uppfyllda. Den här utlösaren kan användas för överlämningar baserade på Salesforce-uppdateringar, till exempel att skapa en SE-inkorgsuppgift när en möjlighet når fas 3.

External triggers

Observera att Registret skapas eller uppdateras är den utlösare som ska användas för åtgärden Skapa uppgift och håll dig synkroniserad.

När du ställer in din utlösare kan du ange vissa villkor som samtidigt ska uppfyllas för att regeln ska köras. Om regeln utlöses av en händelse, men det angivna villkoret inte uppfylls, kommer regeln inte att köras. Till exempel stöds följande villkor som en del av utlösaren Salesforce-registret skapas eller uppdateras:

  • Objektvillkor: Alla objekt som användaren har åtkomst till stöds, t.ex. möjlighet, konto, ärende, kampanj och anpassade objekt.
    • Använd ett objektvillkor utan något fältvillkor om du vill att regeln ska utlösas när ett objekt skapas eller uppdateras.
    • Exempel: Skapa en uppgift när en möjlighet skapas eller uppdateras. Håll fälten synkroniserade när fält uppdateras och en post bifogas till en uppgift
    • Utlösare = ”Registret skapas eller uppdateras”, objektet är ”Möjlighet”
    • Åtgärd = "Skapa uppgift och synkronisera" med anpassat fält för nummer med {amount} OCH Ange anpassat fält för text med {opportunity name}
      • Skapa möjlighet A → Uppgift A skapas
      • Uppdatera möjlighet A – ändra ARR till 12 000 → I uppgift A uppdateras ARR-fältet till 12 000
      • Uppdatera namnet på möjlighet A till XYZ → I uppgift A uppdateras textfältet till XYZ
      • Uppdatera möjlighet B med ARR-ändring inställd på 9 000 → Uppgift B skapas
  • Fältvillkor: Alla fält som är tillgängliga för användaren för ett objekt av typen tal, datum och vallista.
    • Använd ett fältvillkor om du vill att regeln ska utlösas när det här fältet ändras.
    • Exempel: lägg till en kommentar när ett konto har en aktivitetsuppdatering
    • Utlösare = ”Registret skapas eller uppdateras”, Objektet är ”Konto”, Fältet är ”Datum för senaste aktivitet”
    • Åtgärd = ”Lägg till kommentar”
      • Lägg till en kommentar i uppgifter där kontot är bifogat när det länkade kontot har en uppdatering av ”Datum för senaste aktivitet”
      • Uppdatera ett annat fält än ”Datum för senaste aktivitet” (till exempel Namn) → Ingen åtgärd vidtas
  • Värdevillkor: Till exempel ett visst värde i en plocklista.
    • Använd ett värdevillkor om du vill att regeln ska utlösas när det här fältet ändras och uppfyller värdevillkoret.

    • Exempel: Skapa en granskningsuppgift när möjlighetens ARR-ändring har ändrats till > 10 000 USD

    • Utlösare = ”Post skapad eller uppdaterad”, Objekt är ”Möjlighet”, Fält är ”ARR-ändring”, Operator är ”större än”, Antal är ”10 000”
    • Åtgärd = ”Skapa uppgift”
      • Skapa en ny möjlighet med ARR-ändring inställd på 11 000 → Uppgift skapas
      • Uppdatera ARR-ändring till 12 000 → Uppgift skapas
      • Uppdatera ARR-ändring till 9 000 → Ingen åtgärd vidtas (fältändringen uppfyller inte villkoren för utlösaren)
      • Uppdatera ett annat fält än ARR-ändring (till exempel Namn) → Ingen åtgärd vidtas

Observera att villkoren ställs in i Salesforce-utlösaren, dvs. de är kopplade till utlösaren. De kan inte ställas in som ett separat villkor till triggern.

Se ett populärt exempel i praktiken i avsnittet ”Skapa uppgifter för specifika möjlighetsstadier”.

Salesforce-variabler i regler

Salesforce bygger på regelvariabler. En variabel är ett sätt att hänvisa till viktig information från en regelutlösare i regelåtgärden.

Om en Salesforce-utlösare till exempel väljs kan regelåtgärder referera till Salesforce-möjlighetens ARR. I regelåtgärder såsom Skapa uppgift kan fält från Salesforce-posten mappas med hjälp av dynamiska variabler för att fylla i uppgiftsnamn, beskrivning och anpassade fält. När regeln utlöses av en händelse i Salesforce kommer regelåtgärden att hämta variabelns värde från Salesforce.

När du ställer in en regelåtgärd är följande Salesforce-fälttyper tillgängliga som variabler som kan hämtas till Asanas uppgiftsfält:

Salesforce-fälttypAsanafälttyp
SträngText (uppgiftstitel, beskrivning, anpassat fält, kommentar)
TextområdeText
VallistaText
Datum, datumtidDatum/tid, text
ValutaNummer, text
IntNummer, text
LångNummer, text
ProcentSiffra (1 % = 1), text
Rik textområdeOformaterad text

Åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad

Åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad paras ihop med utlösaren Salesforce-posten skapas eller uppdateras för att möjliggöra automatiska uppdateringar från fält i Salesforce till Asana-fält genom regelåtgärder som kartlägger Salesforce-variabler. När Salesforce-fält ändras uppdateras motsvarande Asana-uppgifter automatiskt, vilket säkerställer att teamen alltid har den senaste informationen utan att det behövs manuella uppdateringar.

När du använder åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad kommer ett Salesforce-fält att mappas 1-till-1 med ett Asana-fält. Till exempel kan ”Kontonamn” mappas 1-till-1 till ett textfält som ”Uppgiftsnamn”. Åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad kommer dock inte att uppdatera en sammanfogning av text och variabler, till exempel "Konto: {Account Name}".

Ställa in två regler för stegspecifik synkronisering av möjligheter

När du bara vill skapa och synkronisera uppgifter när en möjlighet når ett specifikt steg, till exempel ”Förslag” eller ”Förhandling”, måste du ställa in två separata regler i stället för att använda den förinställda åtgärden Skapa uppgift och håll dig synkroniserad. Om du använder den förinställda standardåtgärden synkroniseras inte fälten korrekt för enskilda faser.

Regel 1: Skapanderegeln

Den här regeln håller utkik efter den specifika fasändringen och skapar Asana-uppgiften. Du konfigurerar den här regeln så att den utlöses när en möjlighetspost når ditt målstadium, vilket säkerställer att en uppgift endast skapas vid rätt tidpunkt i din pipeline.

Regel 2: Synkroniseringsregeln

Den här regeln körs i bakgrunden för alla möjligheter för att hålla fälten uppdaterade när en uppgift redan är länkad, oavsett vilket nästa steg för möjligheten blir. Utan den här regeln kommer fältdata inte att förbli nuvarande efter det första skapandet av uppgiften.

Tillsammans replikerar de här två reglerna beteendet för den förinställda åtgärden samtidigt som de ger dig den faspecifika kontroll du behöver. Du måste ställa in båda reglerna för att fältsynkroniseringen ska fungera korrekt när du utlöser uppgifter i specifika möjlighetsstadier.

Hur man ställer in åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad

Salesforce-administratörer har de obligatoriska behörigheterna för att ställa in regeln för synkroniseringsåtgärden i Asana.

  1. Klicka på menyn Anpassa i ditt projekt
  2. Klicka på + Lägg till regel
  3. Välj Salesforce-utlösaren Salesforce-post skapad eller uppdaterad. Se avsnittet Villkor för Salesforce-utlösare för att skapa eller uppdatera ovan för mer information.
  4. Välj åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad
  5. Mappa Salesforce-fält till Asanas uppgiftsfält och anpassade fält
  6. När fältmappningen är slutförd klickar du på Publicera

Tänk dig en regel som är utformad för att skapa en ny uppgift i Asana när en ny möjlighet skapas i Salesforce och för att synkronisera värdena i Salesforce-möjlighetens fält med motsvarande Asana-uppgiftsfält.

Salesforce in Asana trigger and actions

Salesforce-möjlighetens fält Namn och ARR-ändring skulle mappas till Asana-uppgiftens fält Uppgiftsnamn respektive Belopp. Om möjlighetens namn ändras till XYZ ändras Asana-uppgiftens titel automatiskt till XYZ. På samma sätt kommer alla ändringar av värdet för ARR-ändring i Salesforce automatiskt att återspeglas i fältet Belopp i Asana-uppgiften.

Skapa uppgifter till specifika möjlighetsfaser

Även om åtgärden Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad är användbar för att skapa uppgifter för alla möjligheter, kanske du bara vill skapa och synkronisera uppgifter när en möjlighet når ett specifikt stadium (till exempel ”Förslag” eller ”Förhandling”). Detta kräver att du ställer in två separata regler i stället för att använda den förinställda åtgärden.

Använd metoden med två regler när du vill:

  • skapa Asana-uppgifter endast för möjligheter som når ett visst stadium
  • Hålla uppgiftsfält synkroniserade med Salesforce-data
  • Undvika att skapa uppgifter för möjligheter i ett tidigt skede som kanske inte konverteras

Viktigt: Anpassade fält med enkelval och multival stöds inte i fältsynkronisering mellan Salesforce och Asana.

Regel 1: Skapa uppgift för specifikt steg

Den här regeln skapar den första uppgiften när en möjlighet når ditt målsteg.

  1. När: Registret skapas eller uppdateras (Salesforce)
  2. I: Möjlighet, fas är inställd på [Din målfas] (t.ex. Förslag, Förhandling)
  3. Gör så här: Skapa en uppgift (välj Skapa en uppgift, välj inte Skapa en uppgift och håll dig synkroniserad)
  4. Konfigurera dina uppgiftsdetaljer (projekt, tilldelad person, uppgiftsnamn, etc.)
  5. Lägg inte till några Kontrollera om-villkor för den här regeln

Regel 2: Synkronisera fält mellan Salesforce och Asana

Den här regeln håller uppgiftsfälten synkroniserade med Salesforce-data

  1. När: Registret skapas eller uppdateras (Salesforce)
  2. I: Möjlighet (ange inte ett fasvillkor här)
  3. Utför den här åtgärden: Konfigurera fältmappningar
    1. Ställ in SFDC-fält 1 till Asana-fält 1
    2. Ställ in SFDC-fält 2 till Asana-fält 2
    3. Lägg till ytterligare mappningar vid behov

Exempel på konfiguration

För möjligheter i förslagsstadiet.

Regel 1:

  • När registret skapas eller uppdateras (Salesforce)
  • Möjlighet, fas är inställd på Förslag
  • Gör detta: Skapa en uppgift i projektet Försäljningspipeline, tilldela den till kontoägaren

Regel 2:

  • När: Registret skapas eller uppdateras (Salesforce)
  • I: Möjlighet
  • Gör så här: Ställ in möjlighetsbeloppet till uppgiftens anpassade fält ”Avtalsvärde”, ställ in slutdatumet till uppgiftens slutdatum

Den här konfigurationen säkerställer att uppgifter endast skapas när möjligheter når fasen ”Förslag”, samtidigt som alla relevanta fält hålls synkroniserade under hela möjlighetens livscykel.

Konfigurationskrav

Vi rekommenderar att du arbetar tillsammans med din Salesforce-administratör med installationsstegen och att du läser den här mer detaljerade installationsguiden. 

Skapa en regel

En Asana-användare kan skapa och spara regeln om följande villkor är uppfyllda:

  1. Användaren har auktoriserat via OAuth till sitt Salesforce-konto.

  2. Användaren har följande Salesforce-behörigheter. Vi rekommenderar att du samarbetar med din Salesforce-administratör för att konfigurera de här behörigheterna:

    1. Anpassa applikation

    2. Kör flöden

    3. Hantera flöden

    4. Ändra metadata med hjälp av API-funktioner för metadata

    5. Aktivera flödesaktivering i systemläge

Länka Salesforce-poster till Asana-uppgifter

En Asana-användare kan länka Salesforce-poster till en Asana-uppgift om följande villkor är uppfyllda:

  1. Användaren har auktoriserat via OAuth till sitt Salesforce-konto.

  2. Användaren har åtkomst till de specifika posterna i Salesforce.

Data kommuniceras säkert via Salesforce API-integreringen. Användarbehörigheter för åtkomst till länkade Salesforce-data följer Asanas standardbehörighetsmodell baserad på åtkomst till uppgifter.

 

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Så här använder du Salesforce i Asana | Asanas hjälpcenter