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Mantén a tu equipo y a las partes interesadas informados con las actualizaciones del estado del proyecto de Asana. Comparte el progreso, destaca los logros y comunica los obstáculos de manera eficiente con las funciones de actualización de estado integradas de Asana.
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¿Qué son las actualizaciones del estado del proyecto?
Las actualizaciones del estado del proyecto son comunicaciones periódicas que mantienen a todos informados sobre el progreso de tu proyecto. En Asana, estas actualizaciones combinan indicadores de estado del proyecto con informes de progreso detallados, lo que facilita compartir información completa con tu Equipo y las partes interesadas.
Los miembros del proyecto reciben automáticamente notificaciones en la bandeja de entrada cuando publicas una nueva actualización de estado, lo que garantiza que todos se mantengan informados sin esfuerzo adicional.
Cómo crear una actualización del estado del proyecto
Paso 1: Accede a la función de actualización de estado
- Ve a tu proyecto en Asana.
- Haz clic en Establecer estado junto al nombre de tu proyecto.
Paso 2: Establece el estado de tu proyecto
Elige entre las cinco opciones de estado que mejor reflejen el estado actual de tu proyecto:
- En curso: el proyecto avanza según lo planeado.
- En riesgo: el proyecto enfrenta posibles retrasos o problemas.
- Con retraso: el proyecto está retrasado o enfrenta desafíos importantes
- En espera: el proyecto está en pausa temporalmente.
- Finalizado: el proyecto se completó.
- Descartado: el proyecto se canceló
Nota
Usa criterios de estado coherentes en toda tu organización para asegurarte de que todos interpreten el estado del proyecto de la misma manera.
Paso 3: crea el contenido de la actualización
El generador de estados de Asana te ayuda a crear actualizaciones completas rápidamente:
Usa la pestaña de destacados
- Accede al panel Crea tu actualización en el lado derecho
- Cambia entre las pestañas Actualización anterior y Destacados
- La pestaña Actualización anterior muestra tu estado más reciente como referencia
- La pestaña Destacados contiene módulos que puedes arrastrar para personalizarla.
Agrega elementos visuales
- Arrastra y suelta los gráficos para visualizar el progreso automáticamente
- Incluye los hitos finalizados y las tareas con retraso
- Muestra el trabajo finalizado o en curso con un solo clic
- Los gráficos se actualizan en tiempo real en función de los datos de tu proyecto
Escribe tu actualización
- Proporciona un resumen claro del progreso actual
- Destaca los logros específicos desde la última actualización
- Identifica cualquier obstáculo o desafío futuro
- Describe los próximos pasos y las prioridades
- Usa las @menciones para felicitar a los miembros del equipo y hacer referencia a tareas específicas
Mejores prácticas: estructura tus actualizaciones de manera consistente. Incluye lo que se logró, lo que viene a continuación y cualquier apoyo que necesites de las partes interesadas.
Paso 4: Mejorar con la ayuda de la IA
Asana ofrece redacción impulsada por IA para ayudarte a crear actualizaciones atractivas. Usa el estado inteligente para generar contenido inicial con IA.
- Elige la opción Crear borrador de la actualización con IA.
- Personaliza el texto generado por IA para que coincida con los detalles de tu proyecto.
- Mantén tu voz auténtica mientras aprovechas la eficiencia de la IA
Paso 5: Guarda y publica
- Revisa la actualización finalizada.
- Haz clic en el botón azul Publicar en la esquina superior derecha para publicar.
Mejores prácticas para actualizaciones de estado
Mantén a las partes interesadas comprometidas
- Sé específico: en lugar de “progresando”, di “finalizado 3 de 5 maquetas de diseño”
- Usa elementos visuales: incluye gráficos e indicadores de progreso para que las actualizaciones se puedan explorar
- Destaca a las personas: usa las @menciones para reconocer las contribuciones del equipo y fomentar la responsabilidad
- Vincular al trabajo: haz referencia a tareas y entregables específicos para facilitar el acceso
Mantén la coherencia
- Frecuencia regular: establece un cronograma de actualizaciones predecible (semanal, quincenal, mensual)
- Formato estándar: usa la misma estructura en todas las actualizaciones de tu proyecto
- Criterios de estado claros: define qué significa cada nivel de estado para tu organización
Haz que las actualizaciones sean procesables
- Identifica claramente los obstáculos: especifica qué impide el progreso y quién puede ayudar
- Solicita ayuda específica: no te limites a mencionar los desafíos, pide lo que necesitas
- Establece pasos claros: ayuda a los lectores a comprender qué sucederá después y cuándo
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