Met E-mail Bridge kunnen mensen zonder Asana-account taken in een Asana-project maken door een e-mail te sturen naar een support- of intake-e-mailadres (bijvoorbeeld support@yourcompany.com).
Wanneer die e-mail wordt doorgestuurd naar het Asana-e-mailadres van het project, wordt er automatisch een taak aangemaakt. Als de externe afzender reageert op de meldings-e-mail die hij ontvangt, wordt zijn reactie als een reactie op de taak toegevoegd, waardoor het gesprek in een thread blijft zonder dat hij bij Asana hoeft in te loggen.
Gerelateerde artikelen
Geverifieerde e-maildomeinen instellen
Voordat je organisatie Email Bridge kan gebruiken, moet een organisatiebeheerder een verzenddomein verifiëren in de Beheerdersconsole. Deze stap bewijst dat je organisatie eigenaar is van het domein en machtigt Asana om namens haar e-mails te verzenden, zodat meldingsmails naar externe afzenders afkomstig lijken te zijn van jouw domein in plaats van rechtstreeks van Asana.
Om aan de slag te gaan, ga je naar de Beheerdersconsole en selecteer je Instellingen. Klik op Geverifieerde e-maildomeinen om de domeinbeheerpagina te openen. Van hieruit kun je alle bestaande geverifieerde of in behandeling zijnde domeinen zien en kun je de schakelaar Verzenden vanaf geverifieerde domeinen toestaan inschakelen zodra een domein is geverifieerd.
Klik op E-maildomein toevoegen om een nieuw domein toe te voegen.
Voer in het dialoogvenster dat verschijnt je e-maildomein in (alles achter het @-symbool in je e-mailadres, bijvoorbeeld acme.org). Klik op Verzenden om door te gaan.
Na het indienen genereert Asana een set CNAME-records die je moet toevoegen aan de DNS-instellingen van je domein. Klik op DNS-records weergeven om de vereiste CNAME-records te zien. Voeg elk record toe aan je DNS-provider en ga vervolgens terug naar de beheerdersconsole om de verificatie te voltooien. Het kan tot 72 uur duren voordat DNS-wijzigingen zijn doorgevoerd en verificatiepogingen verlopen na 28 dagen.
CNAME-record (Canonical Name): Maakt cryptografische ondertekening (DKIM) mogelijk. Een CNAME-record wijst een alias toe aan een primaire domeinnaam. Asana gebruikt drie verschillende CNAME-records om DKIM (DomainKeys Identified Mail) tot stand te brengen. Dit werkt als een beveiligde digitale handtekening die op elke meldings-e-mail wordt gezet die naar een externe klant wordt verzonden. Het bewijst wiskundig dat de e-mail echt van je bedrijf afkomstig was en niet tijdens het verzenden is gewijzigd.
AWS SES vereist drie CNAME-records om je beveiligingssleutels naadloos achter de schermen te roteren zonder je e-mailflow te onderbreken. Hoewel slechts één sleutel op elk moment actief je e-mails ondertekent, stellen de andere twee records AWS in staat om de volgende sleutel vooraf te voorbereiden en een back-up klaar te houden voor een soepele, geautomatiseerde overdracht.
Zodra de verificatie is voltooid, wordt het domein verplaatst van E-maildomeinen in behandeling naar de geverifieerde lijst en wordt de optie Verzenden vanaf geverifieerde domeinen toestaan beschikbaar.
Zodra een organisatiebeheerder een verzenddomein heeft geverifieerd, kunnen projecteigenaars dat domein met hun project verbinden en hun externe mailbox configureren om inkomende berichten naar Asana door te sturen. Externe gebruikers kunnen dan Taken maken en reacties toevoegen door simpelweg e-mails te sturen of te beantwoorden, zonder dat een Asana-account vereist is.
Doorsturen van e-mails voor een project instellen
Om een geverifieerd domein aan je project te koppelen, open je het project en klik je op Aanpassen in de rechterbovenhoek. Selecteer E-mails in het deelvenster dat verschijnt. Je ziet het Asana-e-mailadres van het project onder Taken toevoegen via e-mail. Je kunt op Kopiëren klikken om dit adres te kopiëren voor gebruik in je doorstuurconfiguratie.
Om geavanceerde instellingen te configureren, scrol je naar beneden en klik je op Beheer van doorsturen van e-mails onder Geavanceerde instellingen. Het dialoogvenster Geavanceerde e-mailinstellingen wordt geopend op het tabblad Beheer van doorsturen van e-mails.
Als je beheerder nog geen domein heeft geverifieerd, zie je een melding waarin je wordt gevraagd contact op te nemen met je beheerder. Zodra een domein is geverifieerd, selecteer je het in de sectie Geverifieerd domein. Kopieer vervolgens het Asana-e-mailadres dat wordt weergegeven onder E-mail doorsturen en voeg het toe als doorstuurbestemming in je externe e-mailclient (zoals Gmail of Outlook).
Opmerking: Zorg ervoor dat je domein is geverifieerd, anders werkt de e-mailbrug niet.
Om automatische taakaanmaak in te schakelen, configureer je je externe e-mailinbox (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) om inkomende berichten automatisch door te sturen naar het Asana-e-mailadres van het project. Wanneer een doorgestuurde e-mail binnenkomt, maakt Asana een nieuwe taak aan met het onderwerp van de e-mail als de taaktitel en de hoofdtekst van de e-mail als de taakbeschrijving.
Geautomatiseerde e-mailantwoorden instellen
Je kunt geautomatiseerde antwoorden configureren om externe afzenders op de hoogte te stellen wanneer hun e-mail een taak maakt. Klik in het dialoogvenster Geavanceerde e-mailinstellingen op het tabblad E-mailantwoorden automatiseren.
Klik op Toevoegen om een nieuw automatisch antwoord te maken, zoals een bevestiging 'Taak ontvangen'. Je kunt ook een logo uploaden onder E-mails aanpassen om de geautomatiseerde antwoord-e-mails die naar externe afzenders worden gestuurd van een merk te voorzien. Onderaan het paneel wordt een voorbeeld van de e-mail weergegeven.
Hoe externe gebruikers communiceren met taken
Wanneer een externe gebruiker een e-mail verzendt die een taak maakt, ontvangt hij/zij een meldingsmail van je geverifieerde domein. Als de externe gebruiker op die meldingsmail reageert, wordt zijn reactie automatisch toegevoegd als een reactie op de corresponderende Asana-taak. Hierdoor blijft het gesprek in een thread en zichtbaar voor je team binnen Asana, zonder dat de externe gebruiker een Asana-account hoeft aan te maken of in te loggen.
Problemen oplossen
De meeste problemen met Email Bridge hebben te maken met domeinverificatie, de projectkoppeling of de manier waarop doorsturen is geconfigureerd bij je e-mailprovider.
Je domein wordt niet geverifieerd
In Instellingen > Geverifieerde e-maildomeinen wordt een domein dat je hebt toegevoegd weergegeven als In behandeling of Mislukt.
Als je domein onder 'E-maildomeinen in behandeling' blijft:
- Geef het wat tijd om doorgevoerd te worden: DNS-wijzigingen worden niet onmiddellijk bijgewerkt. Het kan tot 72 uur duren voordat je wijzigingen zijn doorgevoerd op wereldwijde DNS-servers en door Asana worden gedetecteerd.
- Controleer je DNS-records opnieuw: voor verificatie zijn drie CNAME-records vereist, precies zoals weergegeven wanneer je op DNS-records weergeven klikt. Zelfs één enkel ontbrekend, verkeerd gespeld of gewijzigd record blokkeert de verificatie.
Als je domein de status 'Mislukt' heeft:
Een Mislukt-status betekent dat Asana je domein heeft gecontroleerd, maar niet kon verifiëren dat jij de eigenaar bent. Op de pagina wordt de fout weergegeven: 'We kunnen de verificatieservice niet bereiken. Probeer het opnieuw.'De meest voorkomende oorzaak is een ontbrekend of onjuist DNS-record.
- Verwijder de oude records: ga naar de console van je DNS-provider en verwijder alle DNS-records die je toevoegde tijdens de mislukte verificatiepoging.
- Start het proces opnieuw: klik op Opnieuw proberen in de Asana-beheerdersconsole om opnieuw te beginnen. Hiermee wordt een nieuwe set DNS-records gegenereerd die je aan je DNS-provider kunt toevoegen.
Doorgestuurde e-mails maken geen taken of reacties aan
Dit is het meest voorkomende bezorgprobleem. Voer deze verificatiecontroles in volgorde uit:
- Bevestig dat je verzenddomein geverifieerd is: ga in de Beheerdersconsole naar Instellingen → Geverifieerde e-maildomeinen. Je domein moet in de geverifieerde lijst staan, niet onder E-maildomeinen in behandeling.
- Bevestig dat de schakelaar Verzenden vanaf geverifieerde domeinen toestaan AAN staat: deze optie wordt alleen beschikbaar in de Beheerdersconsole zodra een domein volledig is geverifieerd.
- Bevestig dat het project is verbonden met het geverifieerde domein: open het project, klik op Aanpassen → E-mails en klik vervolgens onder Geavanceerde instellingen op Beheer van doorsturen van e-mails en zorg ervoor dat je geverifieerde domein is geselecteerd. (Als je een bericht ziet om contact op te nemen met je beheerder, is het domein nog niet geverifieerd).
- Bevestig dat doorsturen actief is bij je e-mailprovider: zorg er in Gmail, Outlook of je aangepaste mailserver voor dat e-mail die naar je intake-adres wordt verzonden (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) is geconfigureerd om door te sturen naar het unieke Asana-e-mailadres van het project dat wordt weergegeven onder E-maildoorsturen beheren.
- ⚠️ Opmerking: Email Bridge ondersteunt standaardregels voor het doorsturen van e-mails. Eenvoudige e-mailomleidingen (die de kopteksten van de e-mailenvelop niet wijzigen) worden niet ondersteund.
- Bevestig dat je de doorstuurbevestiging van je provider hebt voltooid: zie De doorstuurbevestiging is niet voltooid hieronder.
- Bevestig dat je e-mail de DKIM-authenticatie doorstaat: Email Bridge gebruikt DKIM om doorgestuurde e-mail te authenticeren. Omdat standaard SPF-controles doorstuurloops niet overleven, moeten inkomende e-mails een geldige DKIM-handtekening bevatten, anders worden ze geweigerd (en ontvangt de afzender een melding 'Kan niet worden bezorgd').
- Zorg ervoor dat je uitgaande e-mail DKIM-ondertekend is. De meeste grote providers (zoals Google Werkruimte en Microsoft 365) ondertekenen e-mails automatisch.
- Voor aangepaste of zelfbeheerde mailservers moet DKIM mogelijk handmatig worden geconfigureerd. Neem contact op met je e-mailprovider voor specifieke configuratie-instructies.
De bevestiging van het doorsturen is niet voltooid
Niet alle e-mailproviders vereisen deze stap. Sommige providers (met name Gmail) sturen een eenmalige bevestigingsmail om te verifiëren dat u de eigenaar bent van de inbox wanneer u doorsturen voor het eerst instelt, terwijl veel andere dat niet doen. Als je provider deze stap niet vereist, kun je deze sectie overslaan.
Wanneer een bevestiging vereist is:
- Asana onderschept de e-mail: Asana legt de verificatie-e-mail automatisch vast en levert deze als een taak af in je verbonden project.
- Actie: Open de taak, zoek de verificatielink in de e-mailtekst en klik erop om doorsturen te autoriseren.
Opmerking
Totdat deze stap is voltooid, blokkeert je e-mailprovider alle doorsturing en worden er geen Taken gemaakt.
Antwoorden worden niet toegevoegd als reacties
De oorspronkelijke afzender, de oorspronkelijke ontvangers in het veld 'Aan' en iedereen die in CC staat in het oorspronkelijke e-mailgesprek, kunnen e-mailmeldingen beantwoorden om rechtstreeks reacties toe te voegen aan de Asana-taak. Als een antwoord niet wordt geplaatst:
- Antwoord binnen het gesprek: je moet Beantwoorden of Allen beantwoorden gebruiken op de Asana-meldingsmail in plaats van een gloednieuw bericht te beginnen. De metadata die het antwoord naar de juiste taak stuurt, bevinden zich in de kopteksten van de meldings-e-mail.
- Antwoord vanaf een geautoriseerd adres: een antwoord wordt alleen geaccepteerd als het is verzonden vanaf een e-mailadres dat in de oorspronkelijke thread stond (de oorspronkelijke afzender, een 'Aan'-ontvanger of een CC-adres). Als een deelnemer de melding doorstuurt naar een extern adres en deze beantwoordt, zal Asana de opmerking om veiligheidsredenen afwijzen.
Heb je nog steeds hulp nodig?
Als je alle bovenstaande controles hebt geverifieerd en e-mails nog steeds niet worden gesynchroniseerd, neem dan contact op met Asana-ondersteuning en vermeld het volgende:
- De naam van je organisatie/werkruimte en je geverifieerde verzenddomein.
- De URL van het verbonden Asana-project.
Agentic Work Management
Asana Service Management
Asana Client Management
Command by Asana
StackAI door Asana
