Met E-mailbrug kunnen mensen zonder Asana-account taken in een Asana-project maken door een e-mail te sturen naar een support- of intake-e-mailadres (bijvoorbeeld support@yourcompany.com).
Wanneer die e-mail wordt doorgestuurd naar het Asana-e-mailadres van het project, wordt er automatisch een taak aangemaakt. Als de externe afzender reageert op de meldings-e-mail die hij ontvangt, wordt zijn reactie als een reactie op de taak toegevoegd, waardoor het gesprek in een thread blijft zonder dat hij bij Asana hoeft in te loggen.
Gerelateerde artikelen
Geverifieerde e-maildomeinen instellen
Voordat je organisatie Email Bridge kan gebruiken, moet een organisatiebeheerder een verzenddomein verifiëren in de Beheerdersconsole. Deze stap bewijst dat je organisatie eigenaar is van het domein en machtigt Asana om namens haar e-mails te verzenden, zodat meldingsmails naar externe afzenders afkomstig lijken te zijn van jouw domein in plaats van rechtstreeks van Asana.
Om aan de slag te gaan, navigeer je naar de Beheerdersconsole en selecteer je Instellingen. Klik op Geverifieerde e-maildomeinen om de domeinbeheerpagina te openen. Van hieruit kun je alle bestaande geverifieerde of in behandeling zijnde domeinen zien en kun je de schakelaar Verzenden vanaf geverifieerde domeinen toestaan inschakelen zodra een domein is geverifieerd.
Klik op E-maildomein toevoegen om een nieuw domein toe te voegen.
Voer in het dialoogvenster dat verschijnt je e-maildomein in (alles achter het @-symbool in je e-mailadres, bijvoorbeeld acme.org) en je bounce-domein (subdomein) (bijvoorbeeld mail.acme.org). Het bounce-domein wordt gebruikt voor e-mailauthenticatie en de afhandeling van niet-afgeleverde e-mails en is niet het adres dat je gebruikers te zien krijgen. Klik op Verzenden om door te gaan.
Na het indienen genereert Asana een set DNS-records die je moet toevoegen aan de DNS-instellingen van je domein. Klik op DNS-records weergeven om de vereiste MX-, TXT- en CNAME-records te zien. Voeg elk record toe aan je DNS-provider en keer vervolgens terug naar de beheerdersconsole om de verificatie te voltooien. Het kan tot 72 uur duren voordat DNS-wijzigingen zijn doorgevoerd en verificatiepogingen verlopen na 28 dagen.
MX-record (Mail Exchanger). Het MX-record (Mail Exchanger) is verantwoordelijk voor het routeren van inkomende e-mail. Door dit record te configureren voor je Bounce-subdomein (bijvoorbeeld mail.acme.org), geef je het internet de opdracht om alle mislukte geautomatiseerde meldingen van Asana terug te sturen naar het systeem van Asana voor opvolging.
TXT-record (tekst): verifieert de autorisatie van de afzender en voorkomt spam. Het specificeert publiekelijk welke externe servers namens je bedrijf e-mails mogen verzenden. Door het specifieke TXT-record van Asana toe te voegen, weten ontvangende e-mailservers, zoals Gmail of Outlook, dat Asana een vertrouwde afzender is, waardoor je geautomatiseerde projectmeldingen niet worden geblokkeerd of als spam worden gemarkeerd.
CNAME-record (Canonical Name): Maakt cryptografische ondertekening (DKIM) mogelijk. Een CNAME-record wijst een alias toe aan een primaire domeinnaam. Asana gebruikt drie verschillende CNAME-records om DKIM (DomainKeys Identified Mail) tot stand te brengen. Dit werkt als een veilige digitale handtekening die op elke meldings-e-mail wordt gezet die naar een externe klant wordt verzonden. Het bewijst wiskundig dat de e-mail echt van je bedrijf afkomstig was en niet tijdens het verzenden is gewijzigd.
AWS SES vereist drie CNAME-records om je beveiligingssleutels naadloos achter de schermen te roteren zonder je e-mailflow te onderbreken. Hoewel slechts één sleutel op elk moment actief je e-mails ondertekent, stellen de andere twee records AWS in staat om de volgende sleutel vooraf te voorbereiden en een back-up klaar te houden voor een soepele, geautomatiseerde overdracht.
Zodra de verificatie is voltooid, wordt het domein verplaatst van E-maildomeinen in behandeling naar de geverifieerde lijst en wordt de optie Verzenden vanaf geverifieerde domeinen toestaan beschikbaar.
Opmerking: je kunt het bounce-domein pas wijzigen nadat het e-maildomein volledig is geverifieerd.
Zodra een organisatiebeheerder een verzenddomein heeft geverifieerd, kunnen projecteigenaren dat domein verbinden met hun project en hun externe mailbox configureren om inkomende berichten door te sturen naar Asana. Externe gebruikers kunnen dan Taken maken en reacties toevoegen door simpelweg e-mails te sturen of te beantwoorden, zonder dat een Asana-account vereist is.
Doorsturen van e-mails voor een project instellen
Om een geverifieerd domein aan je project te koppelen, open je het project en klik je op Aanpassen in de rechterbovenhoek. Selecteer E-mails in het deelvenster dat verschijnt. Je ziet het Asana-e-mailadres van het project onder Taken toevoegen via e-mail. Je kunt op Kopiëren klikken om dit adres te kopiëren voor gebruik in je doorstuurconfiguratie.
Om geavanceerde instellingen te configureren, scrol je naar beneden en klik je op Beheer van doorsturen van e-mails onder Geavanceerde instellingen. Het dialoogvenster Geavanceerde e-mailinstellingen wordt geopend op het tabblad Beheer van doorsturen van e-mails.
Als je beheerder nog geen domein heeft geverifieerd, zie je een melding waarin je wordt gevraagd contact op te nemen met je beheerder. Zodra een domein is geverifieerd, selecteer je het in de sectie Geverifieerd domein. Kopieer vervolgens het Asana-e-mailadres dat wordt weergegeven onder E-mail doorsturen en voeg het toe als doorstuurbestemming in je externe e-mailclient (zoals Gmail of Outlook).
Opmerking: Zorg ervoor dat je domein is geverifieerd, anders werkt de e-mailbrug niet.
Om automatische taakaanmaak in te schakelen, configureer je je externe e-mailinbox (bijvoorbeeld support@yourcompany.com) om inkomende berichten automatisch door te sturen naar het Asana-e-mailadres van het project. Wanneer een doorgestuurde e-mail binnenkomt, maakt Asana een nieuwe taak aan met het onderwerp van de e-mail als de taaktitel en de hoofdtekst van de e-mail als de taakbeschrijving.
Geautomatiseerde e-mailantwoorden instellen
Je kunt geautomatiseerde antwoorden configureren om externe afzenders op de hoogte te stellen wanneer hun e-mail een taak maakt. Klik in het dialoogvenster Geavanceerde e-mailinstellingen op het tabblad E-mailantwoorden automatiseren.
Klik op Toevoegen om een nieuw automatisch antwoord te maken, zoals een bevestiging 'Taak ontvangen'. Je kunt ook een logo uploaden onder E-mails aanpassen om de geautomatiseerde antwoord-e-mails die naar externe afzenders worden gestuurd van een merk te voorzien. Onderaan het paneel wordt een voorbeeldweergave van de e-mail weergegeven.
Hoe externe gebruikers communiceren met taken
Wanneer een externe gebruiker een e-mail verzendt die een taak maakt, ontvangt hij/zij een meldingsmail van je geverifieerde domein. Als de externe gebruiker op die meldingsmail reageert, wordt zijn reactie automatisch toegevoegd als een reactie op de corresponderende Asana-taak. Hierdoor blijft het gesprek in een thread en zichtbaar voor je team binnen Asana, zonder dat de externe gebruiker een Asana-account hoeft aan te maken of in te loggen.
