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Assistentes de IA

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Os assistentes de IA trazem suporte inteligente e sensível ao contexto diretamente para os seus fluxos de trabalho. Este artigo aborda os conceitos básicos do que os assistentes de IA podem fazer e os seus elementos.

Artigos relacionados

O que são os colegas de equipe de IA?

Os assistentes de IA são agentes colaborativos baseados em IA e incorporados diretamente à Asana. Os assistentes de IA são projetados para equipes, não apenas para uma pessoa por vez. Eles criam uma memória compartilhada da linguagem e dos processos da sua organização, permitindo que vários colegas lhes atribuam trabalhos, façam perguntas e revisem os resultados. 

Estas são algumas das principais maneiras como os assistentes de IA trabalham:

Contexto: Os assistentes de IA navegam pelo Work Graph da Asana para entender as relações entre os seus projetos, tarefas, metas e portfólios. Eles também podem ler conteúdo externo, como arquivos do Google Drive ou do SharePoint. 

Pontos de verificação: eles dividem o trabalho complexo em subtarefas e deixam comentários à medida que avançam, para que a sua equipe possa revisar os rascunhos ou solicitar alterações a qualquer momento.

Controle: eles seguem as mesmas permissões de acesso que qualquer outro usuário no seu domínio. Só podem ver e usar informações para as quais têm permissão explícita de acesso. Para obter mais detalhes, consulte o artigo Controle de acesso para assistentes de IA .

Depois de configurado, um assistente de IA pode:

  • Ler e agir em tarefas, projetos, metas e portfólios
  • Criar, atualizar e concluir tarefas e subtarefas
  • Criar rascunhos e editar documentos no Google Drive e no SharePoint
  • Publicar comentários e se comunicar com a sua equipe
  • Procurar informações relevantes em todo o seu espaço de trabalho
  • Seguir as instruções que você definir para lidar com fluxos de trabalho recorrentes

Anatomia de um assistente de IA e terminologia

  • Nome: o nome do seu Assistente de IA.

  • Descrição: Descreve o que o seu colega de equipe de IA faz. 

    • 💡 Dica: o seu colega de equipe não lê a própria descrição; este campo é para colegas humanos. Use-o para explicar à sua organização exatamente como e quando usar este colega de equipe. 

  • Orientação de comportamento: a personalidade do seu assistente de IA: como ele fala (por exemplo, “prefere marcadores concisos”), pensa (por exemplo, “sempre sinaliza quando uma suposição está sendo feita”) e entrega o trabalho (por exemplo, “sempre faz o rascunho de conteúdo longo diretamente no Google Docs”).

    • 💡 Dica: não se preocupe em acertar tudo no primeiro dia. Os colegas de equipe são projetados para fazer inferências inteligentes com base nas suas metas. Você pode refinar essas instruções ao longo do tempo, à medida que observa como o seu colega de equipe trabalha.

  • Acesso: o que o seu assistente de IA pode ler/editar. Inclui:

    • Trabalho: projetos e equipes específicos da Asana
    • Anexos: URLs públicos ou anexos individuais selecionados no Google Drive ou no OneDrive/SharePoint.
    • Aplicativos: permissões gerais para fazer pesquisas e atualizações nas suas contas vinculadas do Google Drive e do OneDrive/SharePoint.
    • Observação: durante a configuração inicial, você pode conceder ao seu colega de equipe acesso aos dados da Asana. Para conectar fontes externas, como o Google Drive, acesse a Página do perfil após a criação do seu colega de equipe. 
    • Memória: a base de conhecimento persistente do seu assistente de IA, que cresce a cada interação. Enquanto você define o comportamento, o colega de equipe constrói a memória automaticamente para aprender as suas preferências e reter o contexto ao longo do tempo. Você não pode criar memórias manualmente, mas pode revisá-las e excluí-las para garantir que as informações do seu colega de equipe permaneçam precisas e relevantes.

    • 💡 Observação de privacidade: a visibilidade da memória está estritamente vinculada às permissões da Asana. Um usuário só pode acessar uma memória específica se já tiver permissão para visualizar a tarefa de origem a partir da qual ela foi criada.

  • Compartilhamento: quem pode usar o seu assistente de IA.

    • 💡Observação: o criador do assistente de IA decide quem pode acessá-lo e com qual nível de permissão (administrador, editor, usuário)

Compartilhamento dos assistentes de IA

Você pode compartilhar assistentes de IA com a sua equipe ou com pessoas específicas. Apenas os membros convidados podem usar o assistente de IA.

 

Para compartilhar um assistente de IA:

  1. Clique no botão Compartilhar no canto superior direito
  2. Digite o nome da equipe ou pessoa
  3. Escolha o nível de acesso
    • Administrador do Assistente de IA: acesso completo para alterar as configurações, modificar ou excluir o Assistente de IA
    • Editor: pode modificar e aplicar o assistente de IA ao trabalho
    • Usuário: pode encontrar e aplicar o assistente de IA ao trabalho
  4. Clique em Convidar

Para remover uma equipe ou pessoa da lista de pessoas com acesso, clique no botão Compartilhar, clique no menu suspenso ao lado do nome e selecione Remover do Assistente de IA.

AI Studio e assistentes de IA

O AI Studio e os assistentes de IA foram projetados para trabalhar em conjunto. O AI Studio ajuda a criar fluxos de trabalho automatizados para tarefas repetitivas de alto volume. Os assistentes de IA se concentram no trabalho colaborativo que requer contexto, discernimento e interação recíproca.

Um padrão comum é usar o AI Studio para coletar e encaminhar solicitações para a Asana como tarefas estruturadas e, em seguida, envolver um assistente de IA para lidar com o trabalho mais complexo dentro dessas tarefas. Por exemplo, o AI Studio pode criar e fazer a triagem das solicitações de campanha recebidas para uma equipe de marketing. Um assistente de IA de marketing pode então elaborar rascunhos de briefs, resumir pesquisas e preparar atualizações para essas campanhas.

Para saber mais sobre o AI Studio e como criar fluxos de trabalho, consulte os artigos do AI Studio no Centro de ajuda da Asana.

O que os assistentes de IA podem e não podem fazer hoje

Invocar um assistente de IA

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Desencadeador na atribuição da tarefa

✅

Ativar com @menção

✅

Acionar em atualizações de objetos em que o colega de equipe é colaborador.

✅

Se um assistente de IA já for colaborador de uma tarefa ou projeto, as atualizações desse trabalho (como a conclusão da tarefa ou alterações importantes em campos personalizados) podem fazer com que ele seja executado novamente e decida quais ações de acompanhamento tomar.

Desencadear por meio de regra

✅ 

Se um colega de equipe for acionado por meio de uma regra, ele executará com o controle de acesso do proprietário da regra, a menos que especificado de outra forma no momento da criação da regra. 

Desencadeador ao enviar o formulário 

✅

Defina o seu Assistente de IA como o responsável padrão. 

Nesta situação, o assistente de IA usa o controle de acesso do criador do formulário ou, opcionalmente, do remetente do formulário para formulários com sessão iniciada. Isso pode ser personalizado pelo criador do formulário. 

Desencadear por meio de uma tarefa recorrente

✅

Pesquisar no Work Graph

Nota iconNota

Para otimizar os resultados, diga ao seu assistente de IA onde e o que procurar nas orientações de comportamento dele ou nos seus prompts.

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Procurar dados do espaço de trabalho público

✅

Procurar tarefas

✅ - quando tem acesso

Buscar subtarefas

✅ - quando tem acesso

Procurar projetos e atualizações de projetos

✅ - quando tem acesso

Buscar marcos

✅ - quando tem acesso

Procurar portfólios

✅ - quando tem acesso

Pesquisar mensagens

✅ - quando tem acesso

Buscar comentários

✅ - quando tem acesso

Buscar anexos

✅ - quando tem acesso

Buscar campos personalizados

✅ - quando tem acesso

Pesquisar atualizações de status

✅ - quando tem acesso

Buscar metas e atualizações de metas

✅ - quando tem acesso

Pesquisar objetos de geração de relatórios (painéis)

✅

Pesquisar objetos de gestão de recursos (planos de capacidade e visualizações de gestão de recursos) aos quais tem acesso

✅

Pesquisar objetos aos quais não tem acesso explícito dentro de uma interação

❌

Os assistentes de IA só podem interagir com as informações se tanto o assistente de IA quanto o usuário em execução tiverem acesso. Consulte Controle de acesso para assistentes de IA.

Atualização do Work Graph

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Definir o nome da tarefa

✅

Pode ser feito tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ela.

Marcar uma tarefa como concluída

✅

Pode ser usado tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ela.

Definir a descrição da tarefa

✅

Pode ser feito tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ele.

Adicionar comentários a uma tarefa

✅

Pode ser feito tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ele.

Crie tarefas e subtarefas

✅

Os assistentes de IA podem criar tarefas com títulos, descrições, responsáveis e datas de conclusão.

Criar subtarefas

✅ 

Editar tarefas e subtarefas

✅

Edite os títulos, as descrições, os responsáveis e as datas de conclusão das tarefas com as quais está trabalhando.

As datas de início, o tipo de tarefa e o status de aprovação não podem ser atualizados em tarefas existentes.

Adicionar comentários a tarefas e subtarefas

✅

Os assistentes de IA usam comentários para resumir o trabalho, propor as próximas etapas e elaborar rascunhos de planos/atualizações de status.

Os assistentes de IA podem editar e excluir os comentários que escreveram.

Excluir tarefas

✅ - requer aprovação se não for o criador da tarefa

Atribuir tarefas ou subtarefas a um usuário

✅ - requer aprovação se o usuário ainda não for colaborador ou responsável pela tarefa

O assistente de IA pode atribuir uma tarefa a um usuário por conta própria se o usuário já tiver acesso à tarefa. Se o usuário não tiver acesso à tarefa, o assistente de IA solicitará a aprovação do usuário ativo.

Atualizar o valor de um campo personalizado existente do projeto

✅

Adicionar tarefa a um projeto

✅ - requer aprovação se o assistente de IA não for um editor no projeto

Adicionar ou remover colaboradores da tarefa

✅ - requer aprovação

Criar projetos

✅

Criar ou atualizar seções

✅

Os assistentes de IA podem criar ou reordenar seções, mas não renomeá-las ou excluí-las.

Atualizações em massa aplicadas às tarefas

✅

Criar dependências

✅

Criar marcos 

✅

Juntar tarefas duplicadas

✅

Criar Páginas da Asana

✅

Crie, atualize e exclua itens de registro nas Tabelas da Asana

✅

Criar planos de capacidade e gestão de recursos; ler dados do gráfico de esforço; criar, atualizar, excluir alocações

✅

Criar metas

❌

Criar um campo personalizado

❌

Remover a tarefa de um projeto

❌

Enviar mensagens ou atualizações de status

❌

Criar painéis ou gráficos

❌

Adicionar ou remover usuários de objetos do Work Graph

❌

Aprovação necessária para projetos não públicos; a remoção de membros sempre requer aprovação.

Ferramentas e arquivos externos

Saiba mais sobre as integrações dos Assistentes de IA.

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Gerar arquivos externos

✅, exceto Apresentações Google

Os assistentes de IA podem criar novos documentos para Documentos e Planilhas Google, bem como arquivos do Sharepoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx). 

Pesquise arquivos externos (imagens, PDFs, documentos, slides e planilhas)

✅ - se o usuário que está realizando a ação e o assistente de IA tiverem acesso

Os assistentes de IA podem ler arquivos do Google Drive (docs, sheets e slides), bem como arquivos do Sharepoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx).  

O assistente de IA usa a autenticação do usuário ativo para acessar ferramentas externas. O usuário atual deve conceder acesso ao assistente de IA na página Profile (Perfil) ou quando a solicitação for desencadeada.

Ler imagens e anexos em uma tarefa 

✅

Anexar um arquivo a uma tarefa

✅

Gmail

✅

Pesquisar, ler, rascunho, enviar (com aprovação), responder, encaminhar, rótulos, lixeira

Google Agenda

✅

Ler, sugerir horários, criar/atualizar eventos, confirmar presença, excluir (com aprovação)

E-mail do Microsoft Outlook

✅

Ler, pesquisar, redigir, enviar (com aprovação), responder, excluir (com aprovação)

Calendário do Microsoft Outlook

✅

Ler, criar/atualizar, excluir (com aprovação)

Slack

✅

Buscar/ler mensagens, enviar/agendar mensagens, administrar canvases

HubSpot

✅

Ler/escrever registros de CRM (contatos, empresas, negócios etc.)

Canva

✅

Criar/pesquisar/editar designs

Microsoft Teams

✅

Pesquisar mensagens, enviar mensagens diretas ou no canal

Pesquisa e navegação na Internet

✅

Pesquisa pública na Internet, leitura de URLs públicos

Gerar imagens ou PDFs

❌

Acesso, segurança e uso

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Ignorar permissões

❌

Como desativo os assistentes de IA?

Quem pode usar os assistentes de IA é determinado no âmbito do usuário individual. Os usuários que tiverem acesso para consumir solicitações de IA poderão usar os assistentes de IA, enquanto os usuários que tiverem essa permissão desativada não poderão.

Para atualizar esta configuração para um usuário específico, navegue até o painel do administrador, selecione Usuários e clique na coluna Licenças. No subtítulo “Uso de IA”, você poderá ativar ou desativar a capacidade do usuário de fazer solicitações de IA, o que controlará a capacidade do usuário de usar os assistentes de IA.

Se desejar atualizar este controle para vários usuários de uma só vez, você pode usar a funcionalidade Importar/exportar arquivo CSV para atualizar usuários em massa.

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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