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Assistentes de IA

Neste artigo

Os assistentes de IA oferecem suporte inteligente e contextualizado diretamente nos seus fluxos de trabalho. Este artigo aborda como configurá-los, desde o uso de modelos predefinidos até a definição de comportamentos personalizados.

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O que são os colegas de equipe de IA?

Os assistentes de IA são agentes colaborativos, baseados em IA e integrados diretamente à Asana. Os assistentes de IA foram desenvolvidos para equipes, não apenas para uma pessoa de cada vez. Eles criam uma memória compartilhada da linguagem e dos processos da sua organização, permitindo que vários colegas atribuam trabalhos a eles, façam perguntas e revisem os resultados. 

Aqui estão algumas das principais maneiras pelas quais os assistentes de IA funcionam:

Contexto: Os assistentes de IA exploram o Work Graph da Asana para entender as relações entre seus projetos, tarefas, Metas e portfólios. Eles também podem ler conteúdo externo, como arquivos do Google Drive ou do SharePoint. 

Pontos de verificação: Eles dividem trabalhos complexos em subtarefas e deixam comentários à medida que avançam, para que a sua equipe possa revisar rascunhos ou solicitar alterações a qualquer momento.

Controle: eles seguem as mesmas permissões de acesso que qualquer outro usuário no seu domínio. Eles só podem ver e usar informações para as quais têm permissão explícita de acesso. Para obter mais detalhes, consulte o artigo Controle de acesso para assistentes de IA .

Após ser configurado, um assistente de IA pode:

  • Ler e realizar ações em tarefas, projetos, Metas e portfólios
  • Criar, atualizar e concluir tarefas e subtarefas
  • Elaborar e editar documentos no Google Drive e no SharePoint
  • Publicar comentários e se comunicar com a sua equipe
  • Procurar informações relevantes em todo o seu espaço de trabalho
  • Seguir as instruções que você definir para gerenciar fluxos de trabalho recorrentes

Estrutura de um colega de equipe de IA e terminologia

  • Nome: O nome do seu colega de equipe de IA.

  • Descrição: Descreve o que o seu colega de equipe de IA faz. 

    • 💡 Dica: o seu colega de equipe não lê a própria descrição; este campo é para colegas humanos. Use-o para explicar à sua organização exatamente como e quando usar este colega de equipe. 

  • Orientação de comportamento: A personalidade do seu colega de equipe de IA: como ele fala (por exemplo, “prefere listas com tópicos concisos”), pensa (por exemplo, “sempre sinaliza quando está fazendo uma suposição”) e entrega o trabalho (por exemplo, “sempre redige conteúdo longo diretamente no Google Docs”).

    • 💡 Dica: não se preocupe em acertar tudo no primeiro dia. Os colegas de equipe são projetados para fazer inferências inteligentes com base nas suas Metas. Você pode aprimorar essas instruções ao longo do tempo, à medida que observa como o seu colega de equipe trabalha.

  • Acesso: o que o seu assistente de IA pode ler/editar. Inclui:

    • Trabalho: projetos e equipes específicos da Asana.
    • Anexos: URLs públicos ou anexos individuais selecionados no Google Drive ou no OneDrive/SharePoint.
    • Aplicativos: permissões gerais para pesquisar e atualizar nas suas contas vinculadas do Google Drive e do OneDrive/SharePoint.
    • Observação: Durante a configuração inicial, você pode conceder ao seu colega de equipe acesso aos dados da Asana. Para conectar fontes externas, como o Google Drive, acesse a página de perfil depois que o seu colega de equipe for criado. 
    • Memória: a base de conhecimento persistente do seu colega de equipe de IA, que cresce a cada interação. Enquanto você define o comportamento, o colega de equipe desenvolve a memória automaticamente para aprender as suas preferências e reter o contexto ao longo do tempo. Você não pode criar memórias manualmente, mas pode revisá-las e excluí-las para garantir que as informações do seu colega de equipe permaneçam precisas e relevantes.

    • 💡 Observação sobre privacidade: a visibilidade da memória está estritamente vinculada às permissões da Asana. Um usuário só pode acessar uma memória específica se já tiver permissão para visualizar a tarefa de origem a partir da qual ela foi criada.

  • Compartilhamento: quem pode usar o seu colega de equipe de IA.

    • 💡Observação: O criador do assistente de IA decide quem pode acessá-lo e com qual nível de permissão (administrador, editor, usuário).

Como criar um colega de equipe de IA

Opção 1: Use o botão + Criar, da mesma forma que você criaria uma nova tarefa, projeto ou Meta. Escolha “Assistente de IA” no menu suspenso.

Opção 2: Acesse fluxo de trabalho -> assistentes de IA -> Criar um Assistente de IA. 

Qualquer uma das opções abre a Galeria de Assistentes de IA. Para acessar diretamente a Galeria de Assistentes de IA, clique neste link.

Na galeria, você tem algumas opções para criar um assistente de IA:

Opção 1: Comece com um modelo de colega de equipe

Melhor para: equipes de marketing, TI, estratégia e operações ou Engenharia de produtos que desejam fazer lançamentos rapidamente usando estruturas comprovadas. 

Escolha um modelo de colega de equipe na galeria. Os modelos vêm pré-carregados com nomes, descrições e orientações de comportamento. Esta opção orienta você por meio de uma configuração baseada em conversa para personalizar o acesso do seu colega de equipe e definir quais tarefas ele concluirá primeiro.

Você pode clicar nos diferentes modelos para ver exemplos do que eles podem fazer.

Opção 2: Criar um colega de equipe personalizado (com orientação)

Melhor para: usuários com um caso de uso específico em mente que desejam uma experiência de configuração guiada e conversacional.

Para criar um colega de equipe personalizado, explique em linguagem simples o que você deseja que ele faça na caixa de texto de entrada. Esta opção oferece orientação por meio de uma configuração conversacional para transformar as suas Metas na descrição, no comportamento, no acesso e nas tarefas que o seu colega de equipe concluirá primeiro.

 

Opção 3: Criar um colega de equipe personalizado (manual)

Melhor para: usuários que já estão familiarizados com os assistentes de IA e querem pular o fluxo guiado para fazer uma configuração manual mais rápida.

Para pular a configuração por conversa, clique em + Assistente de IA em branco no canto superior direito da galeria. Esta opção permite que você insira manualmente a descrição, o comportamento e o acesso do seu colega de equipe.

 

Compartilhar assistentes de IA

Você pode compartilhar assistentes de IA com a sua equipe ou com pessoas específicas. Apenas os membros convidados podem usar o assistente de IA.

 

 

Para compartilhar um assistente de IA:

  1. Clique no botão **Share** (compartilhar), que fica no canto superior à direita.
  2. Digite o nome da equipe ou da pessoa
  3. Escolha o nível de acesso
    • Administrador de assistentes de IA: Acesso completo para alterar as configurações, modificar ou excluir o Assistente de IA
    • Editor: Pode-se modificar e aplicar o assistente de IA ao trabalho.
    • Usuário: Pode-se encontrar e aplicar o assistente de IA ao trabalho.
  4. Clique em Convidar

Para remover uma equipe ou uma pessoa da lista de pessoas com acesso, clique no botão Compartilhar, clique no menu suspenso ao lado do nome e selecione Remover do Assistente de IA.

AI Studio e assistentes de IA

O AI Studio e os assistentes de IA foram projetados para trabalhar em conjunto. O AI Studio ajuda você a criar fluxos de trabalho automatizados para tarefas repetitivas e de alto volume. Os assistentes de IA se concentram no trabalho colaborativo que requer contexto, discernimento e interação contínua.

Um padrão comum é usar o AI Studio para coletar e encaminhar solicitações para a Asana como tarefas estruturadas e, em seguida, envolver um assistente de IA para lidar com o trabalho mais complexo dentro dessas tarefas. Por exemplo, o AI Studio pode criar e classificar as solicitações de campanha recebidas para uma equipe de marketing. Em seguida, um assistente de IA de marketing pode elaborar briefs, resumir pesquisas e preparar atualizações para essas campanhas.

Para saber mais sobre o AI Studio e como criar fluxos de trabalho, consulte os artigos sobre o AI Studio no Centro de ajuda da Asana.

O que os colegas de equipe de IA podem e não podem fazer atualmente

Chamar um colega de equipe de IA

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Ativação ao atribuir tarefas

✅

Acionamento

por @menção

✅

Desencadeamento

por atualizações em objetos nos quais o colega de equipe é colaborador.

✅

Se um assistente de IA já for colaborador de uma tarefa ou projeto, as atualizações desse trabalho (como a finalização da tarefa ou alterações em campos personalizados importantes) podem fazer com que ele seja acionado novamente para decidir quais ações de acompanhamento devem ser realizadas.

Desencadear por meio de uma regra

✅ 

Se um colega de equipe for acionado por meio de uma regra, ele será executado com o controle de acesso do proprietário da regra, a menos que seja especificado de outra forma no momento da criação da regra. 

Desencadeamento após o envio de formulário 

✅

Defina o seu colega de equipe de IA como o responsável padrão. 

Nesta situação, o assistente de IA usa o controle de acesso do criador do formulário ou, opcionalmente, do remetente do formulário, no caso de formulários enviados por usuários conectados. Isso é personalizável pelo criador do formulário. 

Desencadear por meio de uma tarefa recorrente

✅

Busca

no Work Graph

Dica

Para otimizar os resultados, informe ao seu assistente de IA onde e o que procurar nas orientações de comportamento dele ou nas suas instruções.

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Procurar dados em um espaço de trabalho público

✅

Buscar

tarefas

✅ – quando tiver acesso

Buscar

subtarefas

✅ – quando tiver acesso

Procurar

projetos e atualizações de projetos

✅ - quando tem acesso

Buscar

marcos

✅ - quando tem acesso

Procurar

portfólios

✅ - quando tiver acesso, exceto para campos personalizados

Buscar

mensagens

✅ - quando tem acesso

Buscar

comentários

✅ - quando tem acesso

Buscar

anexos

✅ - quando tem acesso

Buscar

em campos personalizados

✅ - quando tem acesso

Buscar

atualizações de status

✅ - quando tem acesso

Buscar

Metas e atualizações de Metas

✅ - quando tem acesso

Buscar

objetos de geração de relatórios (painéis)

✅

Buscar

objetos de gestão de recursos (planos de capacidade e visualizações de gestão de recursos)

❌

Buscar

objetos aos quais ele não tem acesso explícito durante uma interação

❌

Os assistentes de IA só podem interagir com as informações se tanto o assistente de IA quanto o usuário com quem ele está interagindo tiverem acesso a elas. Consulte Controle de acesso para assistentes de IA.

Atualizar o Work Graph

Capacidade

Um colega de equipe de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Definir o nome da tarefa

✅

Pode fazer isso tanto para tarefas existentes quanto para tarefas que ele mesmo criou.

Marcar uma tarefa como concluída.

✅

Pode fazer isso tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ela.

Definir a descrição da tarefa

✅

Pode fazer isso tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ela.

Adicionar comentários a uma tarefa

✅

Pode fazer isso tanto para tarefas existentes quanto para tarefas criadas por ela.

Criar tarefas e subtarefas

✅

Os assistentes de IA podem criar tarefas, incluindo títulos, descrições, responsáveis e datas de conclusão.

Criar subtarefas

✅ 

Editar

tarefas e subtarefas

✅

Edita títulos, descrições, responsáveis e datas de conclusão nas tarefas com as quais está trabalhando.

Adicionar comentários a tarefas e subtarefas

✅

Os assistentes de IA usam comentários para resumir o trabalho, propor as próximas etapas e elaborar planos/atualizações de status.

Excluir tarefas

✅ - Precisa de aprovações se não for o criador da tarefa

Atribuir

tarefas ou subtarefas a um usuário

✅ - requer aprovações se o usuário ainda não for colaborador ou responsável pela tarefa

O Assistente de IA pode atribuir uma tarefa a um usuário por conta própria se o usuário já tiver acesso à tarefa. Se o usuário não tiver acesso à tarefa, o assistente de IA solicitará a aprovação do usuário atual.

Atualizar o valor de um campo personalizado de um projeto existente

✅

Adicionar

tarefa a um projeto

✅ - Requer aprovações se o assistente de IA não for um editor no projeto

Adicionar

ou remover colaboradores da tarefa

✅ - requer aprovações

Criar

projetos

✅

Criar

ou atualizar seções

✅

Atualizações

em massa aplicadas às tarefas

✅

Criar

dependências

✅

Criar

marcos 

✅

Criar

Metas

❌

Criar

um campo personalizado

❌

Remover

tarefa de um projeto

❌

Enviar

mensagens ou atualizações de status

❌

Criar

painéis ou gráficos

❌

Adicionar

ou remover usuários de objetos do Work Graph

❌

Ferramentas

e arquivos externos

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Gerar arquivos externos

✅, exceto Apresentações Google

Os assistentes de IA podem criar novos documentos para Documentos e Planilhas Google, assim como para arquivos do SharePoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx). 

Pesquisar arquivos externos (imagens, PDFs, documentos, slides e planilhas)

✅ – se tanto o usuário atual quanto o assistente de IA tiverem acesso

Os assistentes de IA podem ler arquivos do Google Drive (documentos, planilhas e apresentações), assim como arquivos do SharePoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx).  

O assistente de IA usa a autenticação do usuário atual para acessar ferramentas externas. O usuário atual deve conceder acesso ao assistente de IA na página Perfil ou quando a solicitação for desencadeada.

Ler imagens e anexos em uma tarefa 

✅

Anexar

um arquivo a uma tarefa

✅

Gerar

imagens ou PDFs

❌

Acesso

, segurança e uso

Capacidade

Um assistente de IA pode fazer isso hoje?

Notas

Ignorar permissões

❌

 

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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