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Asana para Agile e Scrum

Neste artigo

Quem pode usar esta funcionalidade?
AdvancedEnterpriseEnterprise+Businesslegacy Enterprise

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Apesar de ter raízes no desenvolvimento de softwares, o conceito Agile (em português, ágil) é agora uma forma de trabalhar para muitas equipes e organizações. As equipes que adotam o Agile estão preparadas para trabalhar com rapidez em condições dinâmicas, ajudando as organizações a entrar no mercado mais rapidamente com um trabalho de melhor qualidade. Este artigo guiará você no aproveitamento das funcionalidades da Asana para apoiar as metodologias Agile e Scrum, permitindo que a sua equipe trabalhe de forma mais eficiente e colaborativa.

Nota iconNota

Se está começando agora a usar a Asana, recomendamos a leitura do nosso guia de início rápido sobre como a Asana funciona para compreender da melhor maneira os conceitos na Asana e traduzi-los com mais facilidade nos parâmetros Agile.

Traduzindo os conceitos Scrum em termos da Asana

Um dos parâmetros mais populares do Agile é o Scrum. Explicamos a seguir como conceitos comuns do Scrum se traduzem em termos da Asana, incluindo também alguns exemplos úteis.

Conceito Scrum AgileNa Asana...
ÉpicoCriar um portfólio
FuncionalidadeCriar um projeto para cada recurso
HistóriaAdicione tarefas ao projeto da sua funcionalidade
TarefaAdicionar subtarefas à sua tarefa de história na Asana
BacklogCriar um projeto de backlog
SprintCriar um projeto de planejamento de sprint
TamanhoUsar um campo personalizado suspenso para indicar o tamanho
Tempo para conclusãoUse um campo personalizado numérico
Critérios para a aceitaçãoIncluir as informações na descrição da tarefa

Criando um épico (portfólio da Asana)

Um “Épico” é um esforço geral em direção a um objetivo específico que pode ser dividido em partes menores. Na Asana, isso se traduz por projetos para os “recursos” e por tarefas para as “histórias”. Coisas como lançamentos importantes podem ser Épicos, bem como uma série de eventos ou campanhas a serviço de uma Meta mais abrangente (assim como mais vendas levam a um maior lucro).

Para criar um épico na Asana, você deve criar um portfólio. Os portfólios permitem agrupar projetos relacionados e monitorá-los em conjunto. Você pode acompanhar a saúde do épico com uma vista rápida e identificar com facilidade as atualizações de status dos diversos recursos.

Criar recursos e backlogs (projetos na Asana)

Os recursos documentam as atividades mais amplas que ajudam a realizar os seus Épicos, enquanto que os Backlogs ajudam a manter o controle dos trabalhos que ainda não foram priorizados. Na Asana, tanto os recursos como os backlogs podem ser criados como projetos individuais, ou você pode incluir o backlog como uma seção dentro do seu projeto.

Vamos tomar como exemplo um épico relacionado ao seu maior lançamento de produto do ano. Você pode criar projetos para pesquisa e feedback, desenvolvimento, e para os planos de lançamento de marketing ou de vendas.

Para criar recursos e backlogs:

  1. Primeiro, assegure-se de já ter criado uma equipe na Asana, para ter um lugar onde acolher os recursos que serão criados como projetos.
  2. Crie um projeto para cada funcionalidade. Use modelos de projeto para agilizar o processo. Você pode verificar se algum dos modelos criados pela Asana se ajusta ao fluxo de trabalho do seu recurso.
  3. Use a visualização em quadro para criar um quadro do tipo Kanban com colunas para os estágios do seu fluxo de trabalho (por ex.: backlog, a fazer, em andamento, revisão, concluído).
  4. Adicione seções para organizar as tarefas por sprint ou funcionalidade.
  5. Em seguida, adicione campos personalizados ao seu projeto para acompanhar itens como story points, prioridade, status da tarefa, número do sprint, etc.
  6. Crie modelos de tarefa para tipos de trabalho recorrentes, como histórias de usuários ou relatórios de bugs.
  7. Agora que já criou os seus recursos, você pode decidir adicionar o seu backlog como uma seção do projeto do recurso, ou criar um projeto separado para os itens de backlog. Siga o processo de criação de projeto descrito acima se quiser criar um projeto de backlog.

A seguir, vamos explicar como dividir os seus recursos em histórias.

Como criar histórias e adicioná-las ao seu Sprint (tarefas da Asana)

Uma história é um fragmento de trabalho prático que ajuda a subdividir um recurso em partes menores e atuáveis. Na Asana, isso significa adicionar tarefas ao seu projeto. Por exemplo, para um Épico sobre o lançamento de um aplicativo, você pode ter um recurso de lançamento de aplicativo móvel com histórias como “elaborar textos do site”, “anúncio por e-mail”, etc.

Asana for Agile

Para criar histórias:

  1. Adicione histórias ao seu recurso criando tarefas dentro do seu projeto.
  2. Na descrição da tarefa, você pode adicionar os critérios para aceitação e outros detalhes relevantes.
  3. Preencha todos os campos personalizados que tiver adicionado ao seu projeto para dar mais clareza a itens como o status da tarefa, a prioridade, etc.
  4. Atribua a tarefa à pessoa responsável por realizar o trabalho e defina uma data de início e de conclusão para que possa se organizar.
  5. Depois de criadas as histórias como tarefas na Asana, divida-as em “tarefas”, que na Asana são consideradas subtarefas. Subtarefas são a forma de dividir o trabalho em partes ainda menores e distribuir as responsabilidades.

Depois de criar histórias, considere criar um projeto de planejamento de Sprint para reunir os trabalhos práticos que serão realizados num Sprint. Leia a nossa publicação sobre planejamento de sprint para aprender a criar e a gerenciar um planejamento de sprint. Pronto, você acaba de criar uma estrutura Scrum básica com a Asana.

Gerenciando trabalhos Agile com a Asana

Agora que sua estrutura Scrum básica já está pronta e você já adicionou os trabalhos ao seu projeto de sprint, vamos lhe dar algumas dicas de como gerenciar os trabalhos na Asana.

Registrar histórias de usuário e tarefas

  • Use formulários para padronizar o envio de histórias e relatórios de bugs por membros de equipe e demais envolvidos.
  • Crie tarefas para cada história de usuário, funcionalidade ou bug no seu backlog.
  • Use campos personalizados para priorizar tarefas e atribuir pontos de história.

Organização do backlog

  • Use a visualização em quadro para gerenciar visualmente o seu backlog.
  • Arraste e solte as tarefas para priorizá-las dentro da coluna do backlog.
  • Use a ordenação e a filtragem para encontrar e organizar rapidamente as tarefas com base em prioridade, estimativas de esforço ou outros critérios.

Como gerenciar o seu Sprint Agile

Criar um sprint

  • Crie uma nova seção ou projeto para cada sprint.
  • Use a visualização de cronograma para planejar o seu sprint, definindo as datas de início e de conclusão de cada tarefa.
  • Estabeleça dependências entre as tarefas para garantir um fluxo de trabalho sem interrupções.

Atribua tarefas

  • Mova as tarefas do backlog para a seção ou projeto do Sprint atual.
  • Atribua tarefas aos membros da equipe.
  • Use a visualização de gestão de recursos para equilibrar a distribuição de tarefas e assegurar que nenhum membro da equipe esteja sobrecarregado.

Reuniões diárias e monitoramento de sprints

Realizar reuniões diárias

  • Use a visualização em quadro durante as reuniões diárias para identificar rapidamente o trabalho em andamento e eventuais obstáculos.
  • Atualizar os campos personalizados que mostram o status de uma tarefa e mover essas tarefas pelo quadro conforme o trabalho progride.

Acompanhar o progresso do sprint

  • Defina marcos para os principais eventos de sprint (por exemplo, planejamento de sprint, revisão de sprint).
  • Use painéis para criar gráficos de burndown e acompanhar a velocidade de sprint.
  • Crie regras para:
    • Notificar os membros da equipe sobre alterações nas tarefas
    • Mover tarefas para o estágio correto quando um status for atualizado
    • Enviar lembretes para os próximos prazos

Integração com ferramentas de desenvolvimento

  • Integre a Asana com o GitHub para sincronizar commits e pull requests com as tarefas.
  • Vincule as alterações de código diretamente a tarefas na Asana para melhorar a rastreabilidade.

Sincronize com outras ferramentas

Ficar a par das atualizações do Sprint

  • À medida que os trabalhos avançam, certifique-se de que seus colegas de equipe estão marcando as tarefas como concluídas e anexando trabalhos relevantes à tarefa concluída para que fique claro e seja facilmente acessível aos outros colegas de equipe.
  • Mostre o progresso movendo as tarefas para a coluna apropriada no seu projeto de Sprint. Com isso, qualquer pessoa que precise saber como está o trabalho só precisará abrir o projeto e verá isso rapidamente.
  • Acrescente os participantes e gerentes relevantes como membros do seu projeto de planejamento de sprint. Você pode conceder a eles níveis de permissão de comentador para que não possam modificar nada.
  • Publique atualizações de status com frequência para manter os participantes a par do progresso do sprint.

Realizar revisões de sprint

  • Use marcos para ajudar a marcar e identificar o término de um sprint.
  • Revise as tarefas concluídas, o trabalho em andamento e quaisquer itens do backlog que precisem ser levados adiante.
  • Atualize o status de cada tarefa e mova os itens concluídos para a coluna Concluído.

Conduzindo uma retrospectiva eficaz na Asana

As retrospectivas são uma parte importante dos processos ágeis (ou Agile). Ajudam as equipes a processar o que já foi alcançado e a determinar o que precisa ser aperfeiçoado ou reforçado no futuro. Veja como você pode usar a Asana para potencializar as suas retrospectivas e levar a ações concretas.

  • Crie um formulário para registrar os comentários da equipe sobre o que deu certo, o que não deu certo e o que pode ser melhorado para os sprints futuros.
  • Use o recurso de relatórios para gerar métricas de desempenho do sprint.
  • Crie tarefas para as ações a realizar identificadas durante a retrospectiva. Se o feedback retrospectivo motivar à ação, atribua a tarefa à pessoa responsável por implementá-lo ou debatê-lo com outras equipes.
  • Publique uma atualização de status final com os resultados e as realizações do Sprint.
  • Arquive o seu projeto de Sprint para que não seja confundido com os projetos de Sprint futuros. Sempre é possível acessar os projetos arquivados na Asana.
  • Agora só falta criar um novo projeto de Sprint e repetir o processo desde o começo!

Uso da IA para aumentar a produtividade

As funcionalidades proporcionadas pela IA da Asana podem ajudar a otimizar os seus fluxos de trabalho Agile:

  • Aproveite a atualização de status inteligente para obter atualizações de status do projeto geradas por IA, poupando tempo na geração manual de relatórios.
  • Use resumos inteligentes para obter visões gerais concisas dos seus sprints ou projetos.
  • Experimente o AI Studio da Asana para criar os seus próprios fluxos de trabalho inteligentes.

Apesar de haverem muitos aspectos e etapas do trabalho Agile determinantes para o sucesso da equipe, a capacidade de monitorar, gerenciar e planejar os trabalhos com facilidade a partir de um único lugar conduz, sem dúvida, ao sucesso dos resultados. Ao seguir estes passos, as equipes podem gerir com eficiência os fluxos de trabalho Agile e Scrum, manter alta visibilidade e melhorar continuamente os seus processos. Essa abordagem permite uma melhor gestão dos sprints, otimiza a alocação de recursos e promove uma melhor comunicação e colaboração entre as equipes.

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Este artigo foi traduzido por IA.

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