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メール通知

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この記事では、メール通知の設定にアクセスして変更する方法を解説します。これにより、メールに圧倒されることなく、タスクやプロジェクトに関する最新情報を把握できます。

Asanaのアクティビティについて最新の情報を得るには、メール通知を受け取るか、受信トレイを使用します。

Asanaからメール通知を受け取るシナリオはさまざまで、それぞれに細かい設定があります。

  • 自分の仕事の最新情報
  • コミュニケーション
  • コラボレーションしている仕事の最新情報
  • サマリー
  • 招待したユーザーに関する下書きコメントや最新情報に関するリマインダーなどのその他のシナリオ

メール通知設定へのアクセス方法

メール通知設定にアクセスするには：

How to access your email notification settings
  1. トップバーのプロフィール写真をクリックし、「設定」を選択します
  2. 「通知」タブに移動します。
  3. メール通知ドロップダウンをクリックしてボックスのチェックを切り替えてメール通知をオンまたはオフに変更します

また、受信トレイからメール通知設定にアクセスすることもできます。

  1. サイドバーの「受信トレイ」をクリック
  2. 「通知を管理」をクリックします。

通知をオフにする

メール通知をオフにしたくない場合は、上記のセクションの手順に従ってオフにし、受信トレイのみを使用してAsanaの最新情報を把握することができます。

受信する通知を減らし、受信トレイの混雑を解消するには:

  • メール通知をオフにします
  • タスク、会話またはプロジェクトのコラボレーターから自分を削除します
  • 各プロジェクトの通知設定を設定で調整します
ノート iconノート

削除されたチームやプロジェクトの通知は、復元に使うリンクを含んでいるため、オフにできません。

フィルターで通知を絞り込むには：

受信トレイに移動し、以下の方法で通知にフィルターを適用します。

  • 自分に割り当てられたタスク
  • @メンション
  • 自分が割り当てたタスク
  • 未読のみ
ノート iconノート

他の人がAsanaのメール通知をどのように管理しているかは、フォーラムでご確認ください。

詳細なメールの通知設定

詳細なメール通知設定により、Asanaユーザーは個人の好みやワークフローのニーズに合わせて受信するメール通知の種類をカスタマイズできます。

通知の説明の横にあるチェックボックスを使用して、関連するメール通知をオンまたはオフに切り替えます。

Granular email notification settings

日次サマリー

Asanaでその日に注目すべきことについて、毎日、更新情報が送信されます(月～金、週末は除く)。 このメールには、次の3つの該当するセクションのいずれか、またはそのすべてが含まれています。

まもなく期限のタスク:あなたに割り当てられたタスクのうち、5日以内に期限がくるものが表示されます。

最近割り当てられたタスク:このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近自分に割り当てられたタスクが表示されます。

他のメンバーに割り当てたタスク:このセクションには、期日の有無にかかわらず、最近他のメンバーに割り当てたタスクが表示されます。

ノート iconノート

期限超過タスクは、日次サマリーメールには表示されません。

ノート iconノート

これらのカテゴリのいずれかにタスクがない場合、そのセクションはメールに表示されません。

Daily Summary

アクティビティの更新

次のアクティビティでメール通知が送られます:

  • タスクが割り当てられたとき
  • あなたへのタスクの割り当てが解除されたとき
  • 割り当てられたタスクの期日が変更されたとき
  • コラボレーターとして参加しているタスクに新しいファイルが追加されたとき
  • コラボレーターとして参加しているタスクに対して新しいコメントが追加されたとき
  • コラボレーターとして参加しているタスクが完了になっています
  • コラボレーターとして参加しているタスクにはいいねが付けられています
  • あなたのコメントにいいねがされたとき
  • あなたの添付にいいねがされたとき
  • あなたのタスクの完了にいいねがされたとき
  • メンバーとして参加しているチームやプロジェクトでメッセージが開始されたとき
  • フォローしている会話にコメントが投稿されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトに新規タスクが追加されたとき
  • あなたがメンバーであるプロジェクトの新しいステータス更新があります
  • 待機していたタスクのステータスが変更されました
  • ボードビュープロジェクトでタスクがある列から別の列に移動されたとき
  • 承認しなくてはいけないタスクが割り当てられたとき
activity tasks 1
activity tasks 2
approval requested
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アクティビティ通知は、他のメンバーによって実行されたアクションや変更に対してだけ送信されます。自分で実行したアクションに対する通知は受け取りません。

コラボレーションを開始するか、自分自身をタスクやメッセージのコラボレーターから削除すると、受信トレイに通知が届くようになります。

タスクを完了するか、タスクに対してアクションを起こすと、受信トレイの通知が自動生成されます。

通知に返信する

メール通知に返信して次のことを行うことができます:

  • タスクを完了にする-メッセージの最初に「Complete」または「Done」と入力してメールに返信します
  • タスクにコメントする:メールに返信します
  • チームメイトにタスクを割り当てる:チームメイトのメールアドレスをTo:フィールドに追加してメールに返信する
  • チームメイトをタスクのコラボレーターに追加する:チームメイトのメールアドレスをCC:フィールドに追加してメールに返信する

ここに記載したヒントは、メール通知の下部にも表示されています。

ノート iconノート

返信先アドレスは連絡先リストに保存しないでください。変わるだろう。

週次レポート

週次レポートメールは、Asana Advanced、Enterprise、Enterprise +プラン、および旧料金体系のBusiness、Enterprise Enterpriseで利用できます。

 

週に一度、ポートフォリオ内のプロジェクトのステータス更新内容を含むメールが送信されます。

ノート iconノート

1週あたり、最大で20通の週次レポートメールを受け取ることができます。

件の期限超過タスクのサマリー

期日を過ぎているタスクがある場合、受信トレイに週ごとの期限超過タスクのリマインダーが届きます。 これらのリマインダーは毎週送信されます。

更新のまとめ

1時間以内に複数の通知を受け取った場合、Asanaからのメールは1件にまとめられます。 タスクの割り当てなどの重要な通知は、必ず個別に送信されます。一方、タスクの新規作成や完了などに関する更新情報はまとめて通知されます。

batch emails

メール通知が送信される前に、30秒の間が置かれます(一括処理が不可能なストーリーに関するメール通知の場合)。

ノート iconノート

メール通知を受信する30秒のしきい値は重要な通知にのみ適用されます。 たとえば、あなたにタスク割り当てられた場合には、重要な通知と見なされます。 それほど重要でない通知の待ち時間は60分です。

30秒の間隔の時間内に通知をアーカイブした場合には、その通知メールは発信されません。

一括処理のパターン

一括処理の方法は、通知の種類により異なります。

ノート iconノート

一括処理とは、通知が1件のメールにまとめられ、混乱を避けることを意味し、一括処理されていない通知は、個々の更新ごとに個別に送信されることを意味します。

一括処理される通知:

  • タスクの割り当てに関する通知は、過去の担当者に対しては一括処理されます(現在の担当者に対しては、重要な通知を受け取ることはできません)。
  • タスクの完了通知は一括処理されます(完了したタスクがマイルストーンであった場合を除く)。

一括処理の対象外:

  • カスタムフィールドの変更についてのお知らせ(有効化されている場合)は、一括処理されません。
  • コメントについてのお知らせは、一括処理されません。
  • 「*待機していたタスクを、Xが完了しました*」とお知らせする通知は、一括処理されません。
  • ファイルについての通知は、一括処理されません。

プロジェクトにおけるメール通知

Asanaユーザーは、コラボレーターとして参加しているタスクにコメントまたは@メンションが投稿されると、メール通知を受信します。

コメントまたは@メンションが投稿されると、そのプロジェクトのメンバーは全員メール通知を受信します。

プロジェクトメンバーが全員メール通知を受信するためには、各自がその参加プロジェクトの「メンバー設定」で、すべてのメンバー通知ボックスにチェックが入っていることが必要です。

プロジェクトにプロジェクトオーナーの変更やメンバーリクエストがあった場合、プロジェクトメンバーは、フィールド値が変更されたタスクにコラボレーターとして参加している場合にのみカスタムフィールドの通知を受け取ります。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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