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L’organisation d’événements avec Asana

Dans cet article

De nombreuses équipes utilisent Asana pour planifier et gérer des événements. Commencez par créer un nouveau projet dédié à votre prochain événement.

Création d’un projet d’organisation d’événements

Il existe plusieurs façons de créer vos projets :

  • Lancez-vous rapidement en utilisant notre modèle gratuit d’organisation d’événements. Vous pouvez personnaliser ce modèle en fonction des besoins de votre équipe.
  • Si vous utilisez actuellement une feuille de calcul pour organiser vos événements, importez-en les données dans un projet Asana en passant par l’importateur CSV. C’est un bon point de départ pour élaborer vos projets.
  • Créez manuellement un nouveau projet sur Asana en suivant les étapes décrites ici. Vous pouvez ensuite convertir ce projet en modèle pour gagner du temps lors de la planification de votre prochain événement.

Ajoutez des parties prenantes à votre projet

Une fois votre projet créé, vous pouvez commencer à ajouter des parties prenantes. Les parties prenantes sont des personnes ou des groupes qui ont un intérêt dans le résultat d’un projet. Elles peuvent influencer ou être influencées par le projet, et leur implication est cruciale pour sa réussite.

Les parties prenantes peuvent inclure :

  1. Les personnes de votre organisation avec lesquelles vous travaillez régulièrement, comme vos collègues, un manager ou le support informatique.
  2. Les personnes directement liées à cet événement spécifique, comme un organisateur, un hôte ou des participants.
  3. Les personnes externes avec lesquelles vous travaillez en étroite collaboration pour assurer le succès de l’événement. Il peut s’agir de sponsors, de fournisseurs, de prestataires ou de propriétaires de lieux. Cette liste pourrait également inclure des prestataires de services tels que des traiteurs, des décorateurs, des équipes de sécurité ou des journalistes.

Convier les fournisseurs et prestataires comme invités de votre projet événementiel

S’il est courant de commencer le travail avec les fournisseurs par e-mail, [convier vos fournisseurs et prestataires clés en tant qu’invités](https://help.asana.com/s/article/guests-faq?language=en_US) de votre projet événementiel sur Asana présente des avantages. La possibilité d’accéder facilement aux échéances, aux choses à faire et aux [pièces jointes](https://help.asana.com/s/article/task-comments-and-attachments?language=en_US) favorise l’achèvement du travail en temps opportun.

Ajouter vos fournisseurs et prestataires à votre projet simplifie également le suivi des fichiers importants tels que les contrats et les factures, puisque vous pouvez tout conserver en toute sécurité au même endroit.

Exemple de cas d’utilisation

Attribuez à votre sous-traitant une tâche lui demandant d’envoyer sa facture avant une certaine date. Il lui suffit de la joindre à la tâche en pièce jointe avant l’échéance pour que votre équipe puisse procéder au paiement. Vous pouvez rendre un projet uniquement visible par les membres si les tâches ne doivent pas être visibles par tous les membres de votre organisation ou de votre équipe. Les projets uniquement visibles par les membres ne sont accessibles qu’aux membres du projet. Pour en savoir plus sur les autorisations des tâches, cliquez ici .

Conseils pour gérer votre événement

Une fois que vous avez créé votre projet d’organisation d’événements, suivez les conseils suivants pour le gérer et pour suivre chaque détail à mesure que votre travail progresse.

Publier des mises à jour de statut régulières

Pendant que votre équipe donne vie à l’événement, utilisez l’onglet Aperçu pour publier des mises à jour de statut et afficher l’activité du projet. Vous pouvez glisser-déposer des éléments clés dans vos mises à jour de statut pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, Asana vous permet d’enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format. Vous pouvez même créer une première ébauche à l’aide de l’IA Asana et des statuts intelligents pour accélérer le processus.

Élaborez votre plan d’organisation d’événements en vue Chronologie

Chaque organisation d’événements est assortie d’échéances et de dépendances clés menant au jour J. La chronologie vous aide à élaborer un plan avant de démarrer pour veiller à leur intégration en vue d’un événement fluide. Vous pouvez facilement ajuster les dates au fur et à mesure en faisant glisser et en abandonnant les tâches sur la chronologie.

 »></img></p> <p><span style=Voici les étapes de création d’un plan avec la chronologie :

  1. Créez des tâches pour toutes vos tâches liées à l’événement dans la vue Liste.
  2. Accédez à l’onglet Chronologie en haut de votre projet.
  3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous constatez des conflits d’échéances, déplacez les tâches pour les reprogrammer.
  4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables puissent mieux gérer leur temps et respecter les échéances.
  5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances en passant le curseur sur l’une d’entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée pour relier les deux éléments.

Une fois le travail entamé, la chronologie peut aussi vous aider à traiter rapidement les problèmes avant qu’ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la réservation du lieu de votre événement prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la vue Chronologie. Les responsables des tâches seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Ainsi, le travail démarre au bon moment, sans entraîner de confusion.

Effectuez le suivi des e-mails importants tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception

Vous pouvez inviter des fournisseurs à votre projet d’événement en tant qu’invités, comme indiqué ci-dessus. Toutefois, si vous ou vos fournisseurs préférez communiquer par e-mail, essayez Asana pour Gmail, Outlook, ou d’autres intégrations pour les e-mails.

Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou pour lesquels une action est nécessaire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez créer une tâche, ajouter la tâche à votre projet d’événement, et plus encore. Ainsi, les détails de l’organisation et les choses à faire ne se perdent pas dans vos e-mails et vous n’avez plus besoin de passer votre temps à organiser votre boîte de réception.

Gagnez du temps en planifiant vos prochains événements avec des modèles

Bien que chaque événement soit unique, il existe généralement une liste de contrôle essentielle valable pour la majorité des projets. Plutôt que de perdre du temps à recréer un projet pour chaque événement (ou plutôt que de conserver les informations dans un document déconnecté du travail en cours), vous pouvez créer et enregistrer des modèles d’événements sur Asana. Transformer votre projet actuel d’organisation d’événements en modèle vous fera non seulement gagner du temps à l’avenir, mais vous permettra également de ne pas oublier les étapes importantes.

Pour créer un modèle de projet pour l’organisation d’événements :

  1. Élaborez la liste de contrôle essentielle de vos événements dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n’attribuez pas ces tâches et n’ajoutez pas d’échéances pour le moment.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du projet et choisissez Enregistrer en tant que modèle.
  3. Empêchez les autres utilisateurs de modifier le modèle en définissant les autorisations du projet sur autoriser uniquement les commentaires. autoriser les commentaires.
  4. Pour chaque événement suivant, créez un nouveau projet à partir de votre modèle en cliquant sur le bouton orange + Créer , puis sélectionnez Projet, et enfin Utiliser un modèle pour accéder aux modèles enregistrés de votre organisation. Vous pouvez rechercher votre modèle sur la gauche.
  5. Vous pouvez parfaire votre modèle de liste de contrôle au fil des événements pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Conseils pour gérer le travail le jour de votre événement

Travaillez en déplacement et hors ligne avec l’application mobile Asana

Dans les jours qui précèdent votre événement ainsi que le jour J, votre équipe sera probablement occupée à finaliser les derniers préparatifs sur place, Il est donc difficile d’accéder rapidement aux informations importantes et de suivre ce qui reste à faire. L’application mobile d’Asana assure un lien ininterrompu entre votre équipe et le plan d’organisation (et ce, même si vous êtes hors ligne, sur iOS ou Android), avant, pendant et après l’événement.

Par exemple, vous pouvez rédiger votre avis directement sur une photo à l’aide de la fonctionnalité de révision avant de le partager ou encore confirmer que l’ordre du jour de l’événement a bien été envoyé par e-mail en temps opportun à tous les participants. Tout cela peut être fait sur mobile. Ceci renforce la collaboration entre les collègues même s’ils ne sont pas tous au même endroit.

Transformez les discussions en temps réel en actions avec l’intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu’un événement a démarré. Au lieu de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration Asana pour Slack.

Si un collègue vous demande votre avis sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l’événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer de tout le contexte original.

Suivre la progression de l’événement avec les portefeuilles

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d’événement rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d’e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Pour éviter cela, créez un portefeuille pour tous les projets Asana liés à votre événement. Un portefeuille vous permet d’organiser vos projets d’organisation d’événements les plus importants, de suivre leur progression en temps réel et d’accéder facilement aux informations détaillées, tout en tenant vos équipes informées de leur avancement.

Gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec la Gestion des ressources

Utilisez ensuite l’onglet Gestion des ressources du portefeuille pour visualiser la capacité de votre équipe à travers les événements en fonction des tâches qui lui sont déjà attribuées. La gestion des ressources des portefeuilles vous donne un aperçu visuel de la capacité de l’équipe et un aperçu plus précis de ce sur quoi votre équipe travaille à travers les projets. Repérez les conflits et identifiez les risques pour que vos projets ne se retrouvent jamais bloqués, et réattribuez ou reprogrammez les tâches, le tout au même endroit. Assurez-vous que personne n’est débordé ou inoccupé et que chaque projet et événement dispose des ressources nécessaires et peut être maintenu dans les délais.

Par défaut, la Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C’est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d’effort pour les projets d’un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d’heures nécessaires ou d’un système de points. Définissez des champs personnalisés selon le niveau de priorité pour donner une idée de l’« importance » de la tâche.

Si vous avez besoin d’avoir une idée de la capacité de l’ensemble de l’équipe à l’approche d’un événement (et pas seulement des membres du projet au sein de votre portefeuille d’événements actuel), vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des ressources universelle. Cela vous permet de visualiser la capacité globale d’une équipe en extrayant des données des tâches et sous-tâches de tous les projets dans une vue Gestion des ressources.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Consultez les ressources ci-dessous pour en savoir plus sur la planification événementielle avec Asana :

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Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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