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Planejamento de eventos com a Asana

Neste artigo

Muitas equipes usam a Asana para planejar e gerir eventos. Comece criando um novo projeto especificamente para o seu próximo evento.

Como criar um projeto de planejamento de eventos

Há algumas maneiras diferentes de criar o seu projeto:

  • Comece rapidamente usando o nosso modelo de planejamento de eventos gratuito. Você pode personalizar este modelo para atender às necessidades da sua equipe.
  • Se você atualmente monitora o planejamento de eventos em uma planilha, importe esses dados para um projeto da Asana usando o importador de CSV. Este é um bom ponto de partida para desenvolver o seu projeto.
  • Crie manualmente um novo projeto na Asana seguindo as etapas descritas aqui. Você pode converter esse projeto em um modelo para poupar tempo ao planejar o próximo evento.

Adicione as partes interessadas aos seus projetos

Depois de criar o projeto, você pode começar a adicionar as partes interessadas. Os participantes incluem indivíduos ou grupos que têm interesse no resultado de um projeto. Elas podem influenciar ou ser influenciadas pelos projetos, e o seu envolvimento é crucial para o sucesso.

As partes interessadas podem incluir:

  1. Pessoas da sua organização com quem você trabalha regularmente, como colegas de equipe, um gerente ou o suporte de TI.
  2. Pessoas diretamente ligadas a este evento específico, como um organizador, anfitrião do evento ou participantes.
  3. Pessoas externas com quem você está trabalhando em estreita colaboração para garantir que o evento seja um sucesso. Isso pode incluir patrocinadores, fornecedores, prestadores de serviços ou proprietários de locais. Esta lista também pode incluir prestadores de serviços, como fornecedores, decoradores, equipes de segurança ou pessoal de mídia.

    Adicione fornecedores e terceirizados como convidados ao seu projeto de evento

    Você pode iniciar o trabalho com os fornecedores por e-mail, mas considere adicionar os principais fornecedores ou prestadores de serviço ao seu projeto como convidados. Isso facilita manter o projeto em dia, pois todos podem ver os prazos, as tarefas e os anexos, garantindo que as coisas sejam feitas a tempo.

    Adicionar fornecedores e terceirizados aos seus projetos também ajuda a simplificar o controle de arquivos importantes, como contratos e faturas, já que você pode manter tudo em um só lugar com segurança.

    Exemplo de caso de uso

    Atribua ao seu prestador de serviço uma tarefa solicitando que envie a fatura até uma determinada data. O prestador de serviços simplesmente carrega a fatura na tarefa como um anexo até a data de conclusão, para que a sua equipe possa processar o pagamento. Você pode tornar um projeto privado para os membros se as tarefas não puderem ser vistas por todos na sua organização ou equipe. Os projetos privados para os membros são acessíveis apenas aos membros do projeto. Leia mais sobre as permissões de tarefas aqui .

    Dicas para gerir o seu evento

    Depois de criar o seu projeto de planejamento de evento, você pode usar as dicas a seguir para ajudar a gerir o projeto e monitorar os detalhes à medida que o trabalho avança.

    Publique atualizações de status com frequência

    Enquanto a sua equipe dá vida ao evento, use a guia de visão geral para publicar atualizações de status e visualizar a atividade do projeto. É possível arrastar e soltar destaques nas atualizações de status para compartilhar gráficos e marcos. A Asana salvará o seu modelo de atualização de status, caso queira seguir o mesmo formato da próxima vez. Vocês podem até criar um primeiro rascunho usando a IA Asana e a atualização de status inteligente para acelerar o processo.

    Mapeie o planejamento do seu evento na visualização de cronograma

    A maioria dos planejamentos de eventos possui prazos e dependências cruciais até a chegada do grande dia. O Cronograma ajuda a mapeá-los no seu planejamento antes de começar, para se certificar de que todos os itens interagem sem conflitos e organizar um evento impecável. Você pode ajustar facilmente as datas à medida que surgem imprevistos, arrastando e soltando as tarefas no cronograma.

    Como criar o seu planejamento com o Cronograma:

    1. Crie tarefas para todas as pendências do evento na visualização de lista.
    2. Vá até a guia Cronograma na parte superior do projeto.
    3. Programe as tarefas arrastando-as e soltando-as no cronograma. Se você detectar conflitos de tempo, mova as tarefas para reagendá-las.
    4. Estenda os intervalos de datas das tarefas para que os responsáveis possam organizar melhor o seu tempo até o prazo.
    5. Se as tarefas precisarem ser concluídas em uma determinada ordem, crie dependências entre elas passando o mouse sobre uma tarefa e arrastando o ponto até a tarefa relacionada para conectá-las.

    Quando o trabalho estiver em andamento, o Cronograma também pode ajudar a resolver rapidamente os conflitos antes que causem atrasos no seu planejamento. Por exemplo, se a reserva do local para o evento demorar mais do que o esperado, você pode mover as tarefas dependentes dela na visualização de cronograma. Os responsáveis pelas tarefas serão automaticamente notificados quando as datas de conclusão forem ajustadas. Isso garante que o trabalho possa começar no momento certo e evita confusão.

    Fique em cima dos e-mails importantes e perca menos tempo na caixa de entrada

    Você pode convidar fornecedores para o seu projeto de evento como convidados, conforme descrito acima, mas se você ou os seus fornecedores preferirem se comunicar por e-mail, experimente a Asana para Gmail, Outlook, ou outras integrações de e-mail.

    Ao receber e-mails com documentos importantes ou trabalho a ser processado, pode adicioná-los à Asana diretamente da caixa de entrada. Você pode criar uma tarefa, adicioná-la ao projeto do evento e muito mais. Isso evita que os principais detalhes do planejamento e as pendências se percam nas conversas por e-mail e reduz o tempo gasto na caixa de entrada do seu e-mail.

    Economize tempo planejando eventos futuros com modelos

    Cada evento é diferente, mas de modo geral, compartilha com os demais uma lista essencial de coisas a fazer. Em vez de perder tempo recriando um projeto para cada novo evento ou mantendo as informações em um documento separado do lugar onde os seus planos ganham vida, você pode criar e salvar os seus modelos de eventos na Asana. Transformar o seu projeto atual de planejamento de eventos em um modelo não só economizará tempo no futuro, mas também garantirá que você não se esqueça de etapas importantes.

    Para criar um modelo de projeto para o planejamento de eventos:

    1. Elabore a lista principal de coisas a fazer para o evento como tarefas de um projeto. Não atribua as tarefas a menos que seja sempre a mesma pessoa que trabalha nelas, e não defina ainda as datas de conclusão.
    2. Clique na seta do menu suspenso ao lado do nome do projeto e escolha Salvar como modelo.
    3. Para impedir que outros usuários editem ou alterem o modelo, modifique as permissões do projeto para apenas permitir comentários.
    4. Para cada evento subsequente, crie um novo projeto a partir do seu modelo clicando no botão laranja + Criar , selecionando Projeto e, em seguida, Usar um modelo para acessar os modelos salvos da sua organização. Você pode pesquisar o seu modelo à esquerda.
    5. À medida que a lista de coisas a fazer para os eventos é aperfeiçoada, é possível atualizar o seu modelo para evitar repetir os mesmos erros ou usar processos ultrapassados.

    Dicas para gerir o trabalho no dia do evento

    Trabalhe de qualquer lugar, e até off-line, com o aplicativo móvel da Asana

    Nos dias que antecedem o evento e no próprio dia, provavelmente a sua equipe estará no local fazendo os preparativos. Isso dificulta o acesso rápido aos principais detalhes e o acompanhamento do que ainda falta fazer. O aplicativo Asana para dispositivos móveis mantém a equipe conectada ao planejamento do evento (mesmo sem conexão com a Internet) antes, durante e depois do evento.

    Por exemplo, é possível deixar feedback em uma foto do evento usando a funcionalidade de anotações antes de compartilhá-la, ou confirmar se a agenda do evento foi enviada a tempo para todos os participantes. Tudo isso pode ser feito no celular. Isso fortalece a colaboração entre os colegas de equipe do evento, mesmo quando estão em lugares completamente diferentes.

    Mantenha as conversas do dia a dia úteis com a integração para Slack

    Muitas equipes usam a Asana e o Slack para coordenar a comunicação sobre o trabalho, especialmente quando chega a hora do evento. Em vez de optar por uma ou outra ferramenta, as equipes podem usá-las em conjunto usando a integração da Asana com o Slack.

    Se um colega de equipe pedir feedback sobre a apresentação de abertura e você estiver ocupado com outra tarefa para o evento, pode criar uma tarefa da Asana a partir da própria conversa do Slack para não se esquecer e manter o contexto original.

    Monitore o progresso do evento com os portfólios

    Para compreender o progresso do evento e avaliar a disponibilidade da equipe, os planejadores de eventos geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. Em vez disso, crie um portfólio para todos os projetos da Asana relacionados ao seu evento. Um portfólio permite organizar os projetos de planejamento de eventos mais importantes, monitorar a sua saúde em tempo real e detalhar mais informações, mantendo a equipe atualizada sobre o progresso.

    Gerencie a alocação de pessoal entre múltiplos eventos com a Gestão de recursos

    Em seguida, use a guia Gestão de recursos do portfólio para visualizar a capacidade da equipe nos eventos com base nas tarefas que já estão atribuídas a ela. A gestão de recursos do portfólio oferece uma visão geral da capacidade da equipe e um panorama mais detalhado do que a equipe está fazendo nos projetos. Identifique os conflitos para poder lidar com os riscos e manter os projetos no caminho certo, reatribuindo ou reagendando tarefas numa única tela. Certifique-se de que os membros da equipe não estejam sobrecarregados ou com pouco o que fazer e que os projetos e eventos estejam adequadamente providos e possam ser mantidos em dia.

    A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa. Defina campos personalizados baseados em prioridade para ter uma ideia da importância das tarefas.

    Se você precisar ter uma noção da capacidade da equipe mais ampla que está chegando a um evento (não apenas membros do projeto dentro do seu portfólio de eventos atual), você pode usar o recurso de gestão de recursos universal. Isso permite que você veja a capacidade global de uma equipe extraindo dados de tarefas e subtarefas de todos os projetos para uma visualização de carga de trabalho.

    Recursos para o planejamento e gerenciamento de eventos na Asana

    Saiba mais sobre o planejamento de eventos na Asana usando os recursos abaixo:

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Este artigo foi traduzido por IA.

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