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Erfassung von Fördermitteln in Asana

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Die Erfassung von Fördermitteln in gemeinnützigen Organisationen umfasst die Verwaltung des komplexen Prozesses der Beantragung, Sicherung, Verwaltung und Berichterstattung über Fördermittel. Ziel ist es, den gesamten Lebenszyklus von Fördermitteln zu optimieren, von der Suche nach Fördermöglichkeiten über die Einreichung von Anträgen bis hin zur Verwaltung der Compliance nach der Vergabe. Dieser Artikel führt Sie durch die Einrichtung und Verwaltung Ihres Systems zur Nachverfolgung von Fördermitteln.

Einrichten Ihres Systems zur Nachverfolgung von Fördermitteln

Grant tracking project

  1. Verwenden Sie die Vorlage für die Fördermittelverfolgung aus der Asana-Sammlung oder erstellen Sie ein neues Projekt von Grund auf oder mithilfe der Smart Projects von Asana AI.

  2. Passen Sie das Projekt an die individuellen Phasen Ihres Unternehmens an, indem Sie zum Beispiel Abschnitte für „Erkennung“, „Antrag eingereicht“, „Gewährt“ und „Compliance-Überprüfung“ hinzufügen.

  3. Verwenden Sie die Zeitleistenansicht, um eine visuelle Roadmap aller aktiven Fördermittel zu erhalten.

  4. Legen Sie Start- und Fälligkeitsdaten für jede Phase des Förderantrags fest. Nutzen Sie Abhängigkeiten, um sicherzustellen, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.

Erfassen neuer Fördermöglichkeiten mit Formularen

  1. Gestalten Sie ein benutzerdefiniertes Formular, um alle notwendigen Details für potenzielle Fördermittel zu erfassen.

  2. Fügen Sie Ihrem Formular Fragen hinzu, um wichtige Informationen zu Fördermitteln zu erfassen, wie z. B. den Namen des Fördermittels, den Förderbetrag, die Bewerbungsfrist und die erforderlichen Unterlagen.

  3. Teilen Sie den Formularlink mit Ihrem Team oder veröffentlichen Sie ihn auf der Website Ihrer gemeinnützigen Organisation, damit Fördermöglichkeiten direkt als neue Aufgaben in Ihr Asana-Projekt übertragen werden.

Organisieren und Überwachen von Fördermittelinformationen mit benutzerdefinierten Feldern

  1. Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für wichtige Kennzahlen wie „Prioritätsstufe“, „Finanzierungsbetrag“ und „Genehmigungsstatus“.

  2. Diese Felder ermöglichen das Sortieren und Filtern innerhalb Ihres Projekts für eine bessere Konzentration und Verwaltung wichtiger Details.

  3. Verwenden Sie die Zuordnung benutzerdefinierter Felder, um die Antworten auf Fragen in Ihrem Formular direkt mit den benutzerdefinierten Feldern im Projekt zu verknüpfen.

Mehrere Zuschüsse mit Portfolios überwachen

  1. Erstellen Sie ein Portfolio für alle Projekte, die mit Fördermitteln zusammenhängen.

  2. Fügen Sie alle Förderprojekte zu diesem Portfolio hinzu, um eine Gesamtübersicht über Ihre Förderpipeline zu erhalten.

  3. Überwachen Sie den Fortschritt, priorisieren Sie effektiv und verfolgen Sie wichtige Kennzahlen über ein zentralisiertes Dashboard.

  4. Verwenden Sie Ihr Portfolio, um den Gesamtfortschritt, Status-Updates, wichtige Kennzahlen und die Ressourcenzuweisung zu verfolgen.

Automatisierung von Fördermittel-Workflows mit Regeln und Asana AI

  1. Fügen Sie Ihrem Projekt Regeln hinzu, um Workflows zu automatisieren.

  2. Verwenden Sie Regeln, um:
     - Teammitglieder zu benachrichtigen, wenn sich Fristen nähern
    - Aufgaben basierend auf dem Status in andere Abschnitte zu verschieben
    - Erinnerungen zu Compliance-Anforderungen zu senden

  3. Verwenden Sie den Smart Rule Creator, um komplexe Workflows zu automatisieren und mit Asana AI Zeit zu sparen.

Verwaltung des Team-Workloads

  1. Greifen Sie über Ihr Portfolio oder Projekt auf Workload zu. Mit der Workload-Funktion können Sie die Teamressourcen besser verteilen.

  2. Überwachen Sie die Teamkapazität und die Aufgabenverteilung.

  3. Weisen Sie Aufgaben neu zu oder terminieren Sie diese neu, um eine Überlastung zu vermeiden.

  4. Verwenden Sie Smart Summaries, um den Projektstatus und die Teamkapazität schnell zu verstehen.

Berichte und Fortschritts-Updates

  1. Erstellen Sie Dashboards, um Dinge wie den Status von Förderanträgen, bevorstehende Fristen, Erfolgsquoten und die insgesamt gesicherte Finanzierung zu verfolgen.

  2. Verwenden Sie die Berichtstools von Asana, um Analytik zu Ihrer Fördermittel-Pipeline zu generieren und sicherzustellen, dass Sie alle Chancen effektiv nutzen.

  3. Verwenden Sie Smart Status, um schnelle Updates zum Fortschritt der Fördermittel zu erstellen, und teilen Sie diese Status-Updates regelmäßig, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Durch die Umsetzung dieser Schritte kann Ihr Unternehmen ein effizientes, transparentes und kollaboratives System zur Erfassung von Fördermitteln in Asana erstellen. Dieser strukturierte Ansatz trägt dazu bei, dass keine Chancen verpasst werden und Fristen konsequent eingehalten werden.

Weitere Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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So verfolgen Sie Fördermittel in Asana | Asana Help Center