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Monitoraggio delle sovvenzioni su Asana

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Il monitoraggio delle sovvenzioni all'interno delle organizzazioni non profit comporta la gestione del complesso processo di richiesta, ottenimento, gestione e creazione di resoconti sulle sovvenzioni. L'obiettivo è semplificare l'intero ciclo di vita delle sovvenzioni, dalla scoperta delle opportunità di sovvenzione alla presentazione delle domande e alla gestione della conformità dopo l'assegnazione. Questo articolo ti guida nella configurazione e nella gestione del tuo sistema di monitoraggio delle sovvenzioni.

Configurazione del sistema di monitoraggio delle sovvenzioni

Grant tracking project

  1. Utilizza il modello di monitoraggio delle sovvenzioni dalla raccolta di Asana, crea un nuovo progetto da zero oppure utilizza i progetti intelligenti di Asana AI.

  2. Personalizza il progetto per adattarlo alle fasi specifiche della tua organizzazione, ad esempio aggiungendo sezioni per "Individuazione", "Applicazione inviata", "Assegnata" e "Revisione della conformità".

  3. Usa la vista cronologia per avere una roadmap visiva di tutte le sovvenzioni attive.

  4. Imposta date di inizio e di scadenza per ogni fase della richiesta di sovvenzione. Utilizza le dipendenze per assicurarti che le attività vengano svolte nella sequenza corretta.

Acquisire nuove opportunità di sovvenzione con i moduli

  1. Crea un modulo personalizzato per raccogliere tutti i dettagli necessari per potenziali sovvenzioni.

  2. Aggiungi domande al tuo modulo per raccogliere informazioni essenziali sulla sovvenzione come il nome della sovvenzione, l'importo del finanziamento, la scadenza per la presentazione della domanda e i documenti richiesti.

  3. Condividi il link del modulo con il tuo team o pubblicalo sul sito web della tua organizzazione non profit per far sì che le opportunità vengano inviate direttamente al tuo progetto Asana come nuove attività.

Organizzare e monitorare le informazioni sulle sovvenzioni con i campi personalizzati

  1. Crea campi personalizzati per metriche importanti come “Livello di priorità”, “Importo del finanziamento” e “Stato di approvazione”.

  2. Questi campi consentono di ordinare e filtrare all'interno del tuo progetto per migliorare la concentrazione e la gestione dei dettagli chiave.

  3. Utilizza la mappatura dei campi personalizzati per collegare le risposte alle domande del tuo modulo direttamente ai campi personalizzati all'interno del progetto.

Monitoraggio di più sovvenzioni con i portfolio

  1. Crea un portfolio per tutti i progetti relativi alle sovvenzioni.

  2. Aggiungi tutti i progetti relativi alle sovvenzioni a questo portfolio per ottenere una visione d'insieme della tua pipeline di sovvenzioni.

  3. Monitora l'avanzamento, definisci le priorità in modo efficace e monitora le metriche chiave da una dashboard centralizzata.

  4. Usa il tuo portfolio per monitorare l'avanzamento generale, gli aggiornamenti di stato, le metriche chiave e l'assegnazione delle risorse.

Automatizzare i flussi di lavoro relativi alle sovvenzioni con le regole e Asana AI

  1. Aggiungi regole al progetto per automatizzare i flussi di lavoro.

  2. Usa le regole per:
     - Informare i membri del team quando le scadenze si avvicinano
    - Spostare le attività in un'altra sezione in base allo stato
    - Inviare promemoria per i requisiti di conformità

  3. Utilizza il generatore di regole intelligenti per automatizzare flussi di lavoro complessi e risparmiare tempo con Asana AI.

Gestire il carico di lavoro del team

  1. Accedi alla gestione delle risorse dal tuo portfolio o progetto. La funzionalità Gestione delle risorse può aiutarti a bilanciare le risorse del team.

  2. Monitora la capacità del team e la distribuzione delle attività.

  3. Riassegna o riprogramma le attività per evitare il sovraccarico.

  4. Utilizza i riepiloghi intelligenti per comprendere rapidamente lo stato di avanzamento del progetto e la capacità del team.

Creazione di resoconti e aggiornamenti sullo stato di avanzamento

  1. Crea dashboard per monitorare aspetti quali lo stato dell'applicazione per la sovvenzione, le scadenze imminenti, i tassi di successo e il finanziamento totale ottenuto.

  2. Utilizza gli strumenti di resoconto di Asana per generare approfondimenti sulla tua pipeline di sovvenzioni, assicurandoti di sfruttare efficacemente tutte le opportunità.

  3. Utilizza gli aggiornamenti di stato intelligenti  per generare aggiornamenti rapidi sull'avanzamento delle sovvenzioni e condividi regolarmente questi aggiornamenti di stato per tenere informati gli stakeholder.

Implementando questi passaggi, la tua organizzazione può creare un sistema di monitoraggio delle sovvenzioni efficiente, trasparente e collaborativo su Asana. Questo approccio strutturato aiuta a garantire che nessuna opportunità venga persa e che le scadenze vengano rispettate costantemente.

Ulteriori risorse

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Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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