Un invitado es un usuario de una organización que no tiene el dominio de email de la organización. Es posible agregar invitados a las organizaciones para que trabajen en tareas específicas o en determinados proyectos o equipos. También puedes agregar usuarios invitados para colaboraciones temporales o si trabajas con consultores externos, por ejemplo.
Puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado de tu organización (como por ejemplo, “@gmail.com” o “@yahoo.com”). Estas personas se convertirán en invitados de tu organización.
Permisos y visibilidad de los invitados
¿A qué puede acceder un invitado dentro de una organización?
Los invitados tienen acceso limitado a la organización y solamente ven lo que explícitamente se comparte con ellos.
- Si les compartes una tarea, solamente verán esa tarea.
- Si compartes un proyecto con ellos, verán ese proyecto y todas las tareas que contenga.
- Si los invitas a un Equipo, verán todos los proyectos compartidos directamente con ese Equipo.
- Si los invitas a un portafolio, verán solamente los proyectos del portafolio a los que hayan sido invitados específicamente.
- Los invitados no pueden crear reglas propias, pero sí pueden activar reglas.
- Los invitados no pueden crear ni editar plantillas de tareas.
- Los invitados no pueden crear ni editar la configuración de campos personalizados.
- Los invitados no pueden crear equipos ni editar los ajustes de un equipo existente.
- Los invitados no pueden grabar videos con la integración de Vimeo y Asana.
Nota
En una organización, los invitados, por lo general, pueden usar las funciones de pago de forma “pasiva”. Si se le da acceso a un proyecto importante, el invitado puede seleccionar un valor del campo personalizado en una lista, pero no puede editar ese campo personalizado. Por ejemplo, un invitado puede cambiar el valor del campo personalizado “Urgencia” de media a alta, pero no puede editar el nombre del campo personalizado “Urgencia” ni modificar ninguna de las opciones de valor del campo personalizado.
¿Qué puede ver exactamente un invitado en una organización?
Hay permisos limitados. Los invitados tienen acceso limitado dentro de un espacio de trabajo u organización y solamente pueden ver lo que se comparte explícitamente con ellos.
Los invitados pueden ver a otros usuarios de la organización bajo condiciones específicas:
- Usuarios internos de la organización
- Cuentas de servicio (es decir, cuentas de Asana)
- Usuarios con los que comparten un contacto
- Usuarios internos del espacio de trabajo
- Usuarios que comparten un equipo con ellos
- Usuarios que comparten un proyecto donde la membresía del proyecto tiene una membresía de equipo activa
¿Los invitados pueden ver a otros invitados en una organización?
Los invitados tienen acceso limitado dentro de la organización a la que están invitados y solo pueden ver lo que se comparte explícitamente con ellos.
Si dos usuarios se ven entre ellos como “usuario privado”, ambos son invitados. Si los invitados ven esto, significa que no están trabajando juntos ni en el mismo proyecto ni en el mismo Equipo. De este modo, si trabajas con clientes, te aseguras de que no puedan ver entre ellos sus nombres a menos que tú lo permitas. Si ambos trabajan en el mismo proyecto o equipo, verán sus nombres.
Para que los invitados puedan ver sus nombres entre ellos, deben ser miembros de al menos un mismo proyecto o equipo. Agrega a ambos invitados como miembros del mismo proyecto o equipo y así podrán ver los nombres de los demás.
¿Los invitados pueden ver los nombres de otros invitados?
Para que los invitados puedan ver sus nombres entre ellos, deben ser miembros de al menos un mismo proyecto. Agrega a ambos invitados como miembros del mismo proyecto y así podrán ver sus nombres entre ellos.
¿Por qué aparezco como “usuario privado”?
Si dos usuarios se ven entre ellos como “usuario privado”, ambos son invitados.
Los invitados tienen acceso limitado dentro de un espacio de trabajo u organización y solamente pueden ver lo que se comparte explícitamente con ellos.
Autenticación de invitados mediante enlace mágico
Disponible en Asana Enterprise+ y Asana Gov.
La autenticación de invitados mediante enlaces mágicos ofrece una manera sencilla para que los usuarios que son solo invitados accedan al contenido compartido de Asana. La autenticación mediante enlace mágico para usuarios que son solo invitados ayuda a los clientes a cumplir con los estándares de FedRAMP y NIST sin requerir que los invitados se incorporen a través de soluciones completas de SAML o PIV.
¿Cómo puedo configurar la autenticación de invitados mediante un enlace mágico?
Para configurar esto para tu dominio, comunícate con el Equipo de Atención al Cliente.
¿Quiénes son los usuarios solo invitados?
Un usuario solo invitado es un usuario que no pertenece a ningún dominio de inicio. Los invitados con un dominio de inicio en AsanaGov seguirán pasando por el flujo de SAML de su dominio de inicio y no tendrán la preocupación de la anulación del aprovisionamiento.
¿Cuándo vencerá el enlace?
Los enlaces vencen en 15 minutos y son de un solo uso en Asana Gov.
Invitados y facturación
¿Debo pagar por los invitados en una organización de pago?
No. Los invitados no cuentan para el recuento de membresía total cuando actualizas toda una organización.
Nota: Los miembros de organizaciones de pago que utilicen el acceso de invitado en otras organizaciones seguirán usando una licencia en su organización de origen.
¿Un invitado puede activar un plan de pago en una organización?
No. Solo un miembro de una organización gratuita o el Responsable de la cuenta de una organización de pago pueden solicitar la actualización o realizar cambios en el plan de pago.
Gestión de invitados
¿Quién puede agregar invitados en una organización?
En general, cualquier miembro puede agregar a un invitado a una organización. Además, los invitados de las organizaciones pueden invitar a otros a tu organización si comparten las tareas y los proyectos a los que tienen acceso.
Los superadministradores de las divisiones de un plan Enterprise, Enterprise+ o Legacy Enterprise también pueden definir una política para determinar quién puede invitar a personas externas a la organización con los controles para invitar personas en la Consola del administrador.
¿Un invitado puede convertirse en administrador de una organización?
No. Debe ser miembro pleno de la organización para poder convertirse en administrador de una organización paga.
¿Puedo convertir a un invitado en miembro o viceversa?
No. No se puede convertir a un invitado en miembro ni a un miembro en invitado.
La única forma de convertir a un invitado en miembro es configurarle una dirección de email dentro del dominio de tu organización y pedirle que agregue esta dirección de email a su cuenta de Asana. De esta manera, se convertiría en miembro de la organización y ya no sería invitado.
¿Cómo puedo trabajar con clientes en mi organización?
Puedes agregar clientes a tu organización como invitados.
La membresía de las organizaciones se define por el dominio de email de tu empresa (michael@yourco.com es parte de la organización tuempresa.com). Quienes no tienen una dirección de email con el dominio @tuempresa pueden agregarse a la organización como invitados.
Eliminé a un invitado, pero sigue apareciendo como sugerencia cuando asigno una tarea. ¿Por qué?
Las organizaciones pueden tener varios equipos y divisiones. Es posible que, cuando eliminaste a un invitado, lo hayas borrado de un equipo o división de tu organización, pero no de la organización en sí.
Por lo tanto, no aparece en tus equipos o divisiones, pero es posible que siga existiendo dentro de la organización y aparezca como sugerencia cuando asignas tareas. Para eliminarlos, deberás invitarlos de nuevo a un Equipo con el único propósito de anular su acceso, como se muestra y explica en este artículo del Centro de ayuda. Los invitados y miembros eliminados de un espacio de trabajo u organización recibirán una notificación por email.
Condiciones de uso aceptable para los invitados
Los invitados están sujetos a la cláusula 2.4 (Términos de uso aceptable) de los Términos del suscriptor de Asana. Las cuentas de invitados deben utilizarse para colaborar con socios comerciales externos, como clientes o contratistas. Los clientes que utilizan el servicio de Asana no pueden proporcionar a los empleados, ni a los empleados de sus afiliados, acceso al servicio de Asana como invitados en lugar de adquirir suscripciones de usuario final para dichos empleados.
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