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Aidez votre équipe à adopter Asana

Dans cet article

Pour réussir à mettre en œuvre Asana au sein de votre équipe, il ne suffit pas d'apprendre des fonctionnalités. Il s'agit de changer la façon dont les gens abordent, organisent et communiquent sur le travail. Cet article propose une approche structurée pour aider votre équipe à adopter Asana efficacement et à atteindre un succès durable.

Articles connexes

Cadre de conduite du changement Asana

S'appuyant sur l'expérience de centaines d'implémentations clients, les équipes qui réussissent suivent une approche structurée en six étapes :

1. Définissez votre « Pourquoi » et convoquez votre alliance d'adoption

Avant d'intégrer vos équipes, vous aurez besoin d'une réponse claire et convaincante à cette question : quels problèmes la mise en œuvre d'Asana résoudra-t-elle et comment ? Vous devrez également imaginer à quoi ressemble la réussite et réfléchir à ce qui sera possible à l'avenir en utilisant Asana, ce qui n'est pas possible maintenant.

Réunir votre réseau de changement

Les mises en œuvre réussies nécessitent l'aide de personnes qui sont tout aussi attachées à Asana que vous. Identifiez une coalition de personnes pour soutenir le déploiement. Votre réseau de changement doit inclure des personnes motivées pour assurer le succès, avoir une représentation diversifiée parmi les équipes importantes, connaître les processus de leurs équipes et pouvoir influencer le changement. Visez entre 3 et 10 personnes, soyez stratégique.

Étapes de l'action :

  • Documenter les problèmes spécifiques qu'Asana résoudra
  • Définir des indicateurs de réussite mesurables
  • Identifier 2 ou 3 champions d'équipe
  • Créez un plan de communication

2. Analyser votre situation actuelle 

Évaluez les processus de gestion du travail, les outils et les difficultés de votre équipe. Comprendre votre point de départ vous aide à adapter la mise en œuvre d'Asana à vos besoins spécifiques.

Quelques questions à se poser :

  1. Comment votre équipe assure-t-elle actuellement le suivi de son travail ?
  2. Quels outils utilisez-vous à l'heure actuelle ?
  3. Où se produisent les pannes de communication ?
  4. Quels processus fonctionnent bien et que vous souhaitez préserver ?

3. Concevoir votre premier processus

Commencez par un flux de travail à fort impact plutôt que d'essayer de tout migrer à la fois. Choisissez un processus qui implique plusieurs membres de l'équipe et qui comporte des livrables clairs. La création d'un processus vous aidera à établir des normes quant à la façon dont les gens travaillent sur Asana. Lors de l'examen de votre premier processus, il doit avoir certaines caractéristiques :

  • Très collaboratif : recherchez des processus qui nécessitent beaucoup de collaboration, en impliquant le plus de personnes possible. Asana améliorera rapidement la visibilité et la coordination.
  • Templatisez facilement : identifiez les projets que vous utilisez régulièrement. Vous pouvez créer des modèles de projet pour rationaliser votre processus et faire gagner beaucoup de temps à votre équipe.
  • Brisé : tout processus qui est brisé ou dispersé dans divers outils est un excellent candidat, car Asana peut rapidement rendre le flux de travail plus efficace. L'utilisation d'un processus défaillant résoudra immédiatement les problèmes et mettra en évidence comment Asana peut vous aider à travailler plus efficacement.
  • Business critical : Déplacer un processus qui a un impact sur les objectifs de l'équipe sur Asana peut avoir un impact immédiat.
  • Motive l'utilisation d'Asana : l'un de vos principaux objectifs avec le déploiement d'Asana est d'atteindre une masse critique en utilisant régulièrement Asana. Recherchez un flux de travail qui incite les gens à utiliser Asana tôt et souvent, comme un projet de demande ou des réunions hebdomadaires.

4. Former votre équipe et l'encourager

Créer un plan de communication et de formation est un excellent moyen d'éviter les pièges courants de la mise en œuvre de la technologie.

  1. Fixez une date de « mise en service » pour votre coup d'envoi. Créez un élan et planifiez-le comme un événement passionnant.
  2. Envoyez des mises à jour régulières pendant que vous comptez à rebours jusqu'à la date de mise en service.
  3. Utilisez le matériel que vous avez créé pour définir votre « pourquoi Asana ». Conduisez à la maison pour expliquer pourquoi Asana est important et pourquoi maintenant. Sans l'urgence, les coéquipiers ne verront pas la nécessité de changer leur façon de travailler.
  4. Expliquez en quoi il s'agissait d'un effort d'équipe de la part de tous les membres du réseau du changement. Aidez vos coéquipiers à voir comment ils étaient représentés.
  5. Ne vous contentez pas d'envoyer quelques e-mails. Envisagez différents supports tels que des vidéos ou des canaux de discussion afin que les gens aient différentes façons d'en apprendre davantage sur le déploiement.

Conseils de mise en œuvre :

  • Organiser une réunion de lancement d'équipe
  • Offrir des séances de formation pratique
  • Créer des guides de référence rapide
  • Célébrez les tâches et jalons terminés

5. Préparer votre réussite

Il est essentiel de définir des conventions pour éviter que votre Asana ne devienne ingérable. Voici quelques conventions courantes :

Que créer ?

  • Si plusieurs de vos collègues qui collaborent à différentes initiatives d'envergure ne connaissent pas encore Asana, créez une nouvelle équipe (une situation plutôt rare)
  • Dans le cas d'une initiative d'envergure (au moins 10 tâches importantes à accomplir) qui implique tout ou partie d'une équipe existante, créez un nouveau projet au sein de cette équipe
  • S'il s'agit d'une petite initiative qui s'inscrit de manière logique dans un projet, ajoutez cette tâche
  • Pour décomposer une tâche en plusieurs petites étapes, utilisez les sous-tâches

Attribution du travail

L'un des obstacles majeurs pour les nouveaux utilisateurs d'Asana est d'attribuer du travail à quelqu'un d'autre. Nommez-le et normalisez-le ; les tâches peuvent être des demandes, des idées, etc. Il est utile que les responsables y adhèrent et demandent à leurs subordonnés de leur attribuer des tâches.

Convention de dénomination

Nommez les tâches avec des mots d'action et décrivez ce que le responsable doit faire à l'aide de ces mots d'action.

Échéances

Une convention collective sur les conventions d'échéance garantira que le travail ne passe pas entre les mailles du filet. Le responsable doit toujours définir une échéance et indiquer si cette échéance est flexible dans la description de la tâche. Gardez les dates d'échéance à jour ; si une date d'échéance va être manquée, notez-le dans les commentaires et mettez à jour la tâche. Cela permet d'éviter que les gens ne reprennent leurs anciennes habitudes par défaut.

Réactivité

Faites d'Asana un endroit riche et pertinent pour communiquer et établissez-le comme source unique de référence. Définissez les attentes en ce qui concerne la fréquence à laquelle les utilisateurs sont tenus de consulter Asana. Encouragez la reconnaissance et la communication que les notifications ont été vues.

6. Mesurer et étendre votre utilisation

Suivez la progression par rapport à vos indicateurs de réussite initiaux et étendez progressivement l'utilisation d'Asana à d'autres processus et membres d'équipe.

Voici quelques façons courantes de mesurer la réussite :

  • Enquête auprès des membres de l'équipe sur l'adoption et la satisfaction
  • Suivre les taux d'achèvement des tâches et la vitesse du projet
  • Surveiller les indicateurs d'engagement sur Asana
  • Documenter les gains de temps et d'efficacité

Ressources complémentaires

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Cet article a été traduit par l’IA.

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