Pour réussir la mise en œuvre d'Asana au sein de votre équipe, il ne suffit pas d'apprendre à utiliser les fonctionnalités : il s'agit de changer la façon qu'ont les gens d'appréhender et d'organiser le travail, mais aussi de communiquer à son sujet. Cet article propose une approche structurée pour aider votre équipe à adopter Asana efficacement et à obtenir des résultats durables.
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Le cadre de la méthodologie Asana de conduite du changement
Voici ce que nous avons retiré de notre expérience auprès de nos clients après des centaines d'implémentations : les équipes qui réussissent suivent une approche structurée en six étapes :
1. Identifier vos besoins et constituer votre équipe Adoption Asana
Avant d'impliquer vos équipes, vous devez pouvoir répondre à cette question clairement et avec conviction : quels problèmes la mise en œuvre d'Asana résoudra-t-elle et comment ? Vous devrez également déterminer ce qui représente une réussite et réfléchir aux possibilités aujourd’hui inaccessibles qui s’offriront à vous à l’avenir grâce à l’utilisation d’Asana.
Réunissez votre réseau du changement
Pour réussir la mise en œuvre, vous aurez besoin de l'aide de personnes qui sont tout aussi convaincues qu'Asana est la solution qu'il vous faut que vous. Identifiez un groupe de personnes pour soutenir le déploiement. Votre réseau du changement doit inclure des personnes motivées à assurer le succès, représenter de manière diversifiée les équipes importantes, connaître les processus de leurs équipes et être en mesure d’influencer le changement. Essayez de réunir entre 3 et 10 personnes, soyez stratégique.
Étapes d'action :
- Documenter les problèmes spécifiques qu'Asana permettra de résoudre
- Définir des indicateurs de réussite mesurables
- Identifier 2 à 3 champions d'équipe
- Créez un plan de communication
2. Analyser votre situation actuelle
Évaluez les processus de gestion du travail, les outils et les points problématiques existants de votre équipe. Comprendre votre point de départ permet d'adapter la mise en œuvre d'Asana à vos besoins spécifiques.
Quelques questions clés à vous poser :
- Comment votre équipe suit-elle actuellement son travail ?
- Quels outils utilisez-vous à l'heure actuelle ?
- Où se produisent les problèmes de communication ?
- Quels processus fonctionnent bien et souhaitez-vous conserver ?
3. Concevoir votre premier processus
Commencez par un processus à fort impact plutôt que d'essayer de tout migrer en même temps. Choisissez un processus qui implique plusieurs membres de l'équipe et dont les livrables sont clairs. La création d'un processus vous aidera à établir des normes quant à la façon de travailler sur Asana. Lorsque vous réfléchissez à votre premier processus, il doit présenter certaines caractéristiques :
- Hautement collaboratif : recherchez des processus qui nécessitent beaucoup de collaboration et impliquent le plus grand nombre de personnes. Asana améliorera rapidement la visibilité et la coordination.
- Facilement modélisable : identifiez les projets que vous utilisez régulièrement. Vous pouvez créer des modèles de projet pour rationaliser votre processus et faire gagner un temps précieux à votre équipe.
- Dysfonctionnel : tout processus dysfonctionnel ou réparti sur plusieurs outils est un excellent choix, car Asana peut rapidement rendre le processus plus efficace. L'utilisation d'un processus défaillant permettra de résoudre immédiatement les points de friction et de mettre en évidence la manière dont Asana peut vous aider à travailler plus efficacement.
- Business critical : le transfert vers Asana d'un processus qui a un impact sur les objectifs de l'équipe peut avoir un effet immédiat.
- Motive l'utilisation d'Asana : l'un de vos principaux objectifs lors du déploiement d'Asana est d'atteindre une masse critique qui utilise Asana régulièrement. Recherchez un processus qui incite les gens à utiliser Asana rapidement et souvent, comme un projet de demande ou des réunions hebdomadaires.
4. Former votre équipe et l'encourager
Créer un plan de communication et de formation est un excellent moyen d'éviter les pièges courants de la mise en œuvre technologique.
- Fixez une date de « mise en service » pour votre lancement. Créez une dynamique et planifiez cet événement de manière à ce qu'il soit motivant.
- Envoyez régulièrement des mises à jour à l'approche de la date de lancement.
- Utilisez le matériel que vous avez créé lorsque vous avez défini votre « pourquoi Asana ». Insistez sur l'importance d'Asana et sur les raisons pour lesquelles il faut l'adopter maintenant. Sans l'urgence, les collègues ne verront pas la nécessité de changer leur façon de travailler.
- Expliquez qu'il s'agit d'un effort collectif de tous les membres du réseau de changement. Aidez vos collègues à comprendre qu'ils ont été représentés.
- Ne vous contentez pas d'envoyer quelques e-mails. Envisagez différents supports, tels que des vidéos ou des canaux de discussion, afin que les gens puissent se renseigner sur le déploiement de différentes manières.
Conseils de mise en œuvre :
- Organiser une réunion de lancement d'équipe
- Organisez des sessions de formation pratiques
- Créer des guides de référence rapide
- Célébrez les tâches terminées et les jalons
5. Préparer votre réussite
Il est essentiel d'établir des conventions pour éviter que votre Asana ne devienne ingérable. Voici quelques conventions courantes :
Quand créer quoi ?
- Si plusieurs de vos collègues qui collaborent à différentes initiatives d'envergure ne connaissent pas encore Asana, créez une nouvelle équipe (une situation plutôt rare)
- Dans le cas d’un effort d’envergure (au moins 10 tâches importantes à accomplir) qui implique tout ou partie d’une équipe existante, créez un nouveau projet au sein de cette équipe
- S'il s'agit d'une petite initiative qui s'inscrit de manière logique dans un projet, créez une tâche
- Pour décomposer une tâche en plusieurs petites étapes, utilisez les sous-tâches
Attribution du travail
L'un des obstacles majeurs pour les nouveaux utilisateurs d'Asana est d'attribuer du travail à quelqu'un d'autre. Communiquez autour de cet aspect pour en quelque sorte le « désacraliser » ; les tâches peuvent être des demandes, des idées, etc. Il est utile que les responsables prennent le train en marche et demandent à leurs supérieurs hiérarchiques de leur attribuer des tâches.
Convention de dénomination
Nommez les tâches avec des mots d'action et décrivez ce que le responsable doit faire en utilisant ces mots d'action.
Échéances
Un accord collectif sur les conventions d'échéance permettra de n'oublier aucune tâche. La personne qui attribue la tâche doit toujours définir une échéance et indiquer si cette échéance est flexible dans la description de la tâche. Maintenez les échéances à jour ; si une échéance ne peut pas être respectée, indiquez-le dans les commentaires et mettez à jour la tâche. Cela permet d'éviter que les gens ne reprennent leurs vieilles habitudes.
Réactivité
Faites d'Asana un espace de communication riche et pertinent et établissez-le comme source unique de référence. Définissez les attentes pour ce qui est de la fréquence à laquelle vos collègues sont tenus de consulter Asana. Encouragez la confirmation et la communication que les notifications ont été vues.
6. Mesurer et étendre votre utilisation
Suivez la progression par rapport à vos indicateurs de réussite initiaux et étendez progressivement l'utilisation d'Asana à d'autres processus et membres de l'équipe.
Quelques méthodes courantes pour évaluer la réussite :
- Interroger les membres de l'équipe sur l'adoption et la satisfaction
- Suivre les taux d'achèvement des tâches et la vélocité des projets
- Suivre les indicateurs d'engagement sur Asana
- Notez les gains de temps et d'efficacité
Ressources supplémentaires
