Loading
Produk
AI Platform
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Bantu Tim Anda untuk Menggunakan Asana

Dalam Artikel Ini

Siapa yang dapat menggunakan fitur ini?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Kunjungi halaman harga kami untuk informasi selengkapnya.

Keberhasilan penerapan Asana di seluruh tim Anda membutuhkan lebih dari sekadar mempelajari fitur—ini tentang mengubah cara orang berinteraksi dengan pekerjaan, mengaturnya, dan mengomunikasikannya. Artikel ini memberikan pendekatan terstruktur untuk membantu tim Anda menggunakan Asana secara efektif dan meraih kesuksesan yang berkelanjutan.

Artikel terkait

Kerangka Kerja Jalan Perubahan Asana

Berdasarkan pengalaman dari ratusan implementasi pelanggan, tim yang sukses mengikuti pendekatan enam langkah terstruktur:

1. Tentukan "Alasan" Anda dan kumpulkan Aliansi Penggunaan Anda

Sebelum onboarding tim, Anda memerlukan jawaban menarik yang jelas untuk pertanyaan ini: Poin masalah apa yang akan diatasi dengan penerapan Asana dan bagaimana? Anda juga perlu membayangkan seperti apa kesuksesan itu dan mempertimbangkan apa yang mungkin terjadi di masa depan dengan menggunakan Asana yang tidak mungkin dilakukan sekarang.

Bentuk Jejaring Perubahan Anda

Implementasi yang sukses membutuhkan bantuan orang-orang yang sama-sama membeli Asana seperti Anda. Identifikasi koalisi orang untuk mendukung peluncuran. Jejaring Perubahan Anda harus mencakup orang-orang yang termotivasi untuk memastikan kesuksesan, memiliki representasi yang beragam di seluruh tim penting, mengetahui proses tim mereka, dan dapat memengaruhi perubahan. Bertujuan untuk di mana saja antara 3 dan 10 orang, jadilah strategis.

Langkah tindakan:

  • Dokumentasikan masalah spesifik yang akan diselesaikan oleh Asana
  • Tetapkan metrik keberhasilan yang terukur
  • Identifikasi 2-3 champion tim
  • Buat rencana komunikasi

2. Ketahui situasi Anda saat ini 

Kaji proses, alat, dan pain point Manajemen Kerja tim Anda yang sudah ada. Memahami titik awal Anda membantu menyesuaikan implementasi Asana dengan kebutuhan spesifik Anda.

Pertanyaan untuk dipertimbangkan:

  1. Bagaimana tim Anda melacak pekerjaan saat ini?
  2. Alat apa yang Anda gunakan saat ini?
  3. Di mana terjadi gangguan komunikasi?
  4. Proses apa yang berjalan dengan baik dan ingin Anda pertahankan?

3. Buat Alur Kerja pertama Anda

Mulailah dengan satu Alur Kerja berdampak tinggi, alih-alih mencoba memigrasikan semuanya sekaligus. Pilih proses yang melibatkan banyak anggota tim dan memiliki hasil akhir yang jelas. Membuat Alur Kerja akan membantu menetapkan standar cara orang bekerja di Asana. Saat mempertimbangkan Alur Kerja pertama Anda, alur kerja tersebut harus memiliki karakteristik tertentu:

  • Sangat kolaboratif: Cari proses yang membutuhkan banyak kolaborasi, libatkan sebagian besar orang. Asana akan dengan cepat meningkatkan visibilitas dan koordinasi.
  • Mudah dibuat templat: Identifikasi proyek yang Anda gunakan secara teratur. Anda dapat membuat templat proyek untuk menyederhanakan Alur Kerja Anda dan menghemat banyak waktu Tim Anda.
  • Dipecah: Setiap proses yang dipecah atau tersebar di berbagai alat adalah kandidat hebat karena Asana dapat dengan cepat membuat Alur Kerja lebih efektif. Menggunakan proses yang dipecah akan segera mengatasi masalah dan menyoroti cara Asana dapat membantu Anda bekerja lebih efisien.
  • Kritis bisnis: Memindahkan proses yang memengaruhi tujuan tim ke Asana dapat menunjukkan dampak langsung.
  • Memotivasi penggunaan Asana: Salah satu gol utama Anda dengan meluncurkan Asana adalah mendapatkan banyak hal penting menggunakan Asana secara teratur. Cari Alur Kerja yang membuat orang menggunakan Asana lebih awal dan sering, seperti proyek permintaan atau rapat mingguan.

4. Dorong tim dan rayakan kemenangan

Membuat rencana komunikasi dan pelatihan adalah cara terbaik untuk menghindari jebakan umum dalam implementasi teknologi.

  1. Tetapkan tanggal 'tayang' untuk kickoff Anda. Membangun momentum dan merencanakannya sebagai acara yang menarik.
  2. Kirim pembaruan rutin saat Anda menghitung mundur ke tanggal 'tayang' Anda.
  3. Gunakan materi yang Anda buat saat menentukan "alasan menggunakan Asana" Anda. Perjelas alasan pentingnya Asana dan alasan Asana harus digunakan sekarang. Tanpa urgensi, rekan tim tidak akan melihat perlunya mengubah cara mereka bekerja.
  4. Bicarakan tentang bagaimana ini adalah upaya tim oleh semua orang di jejaring perubahan. Bantu rekan tim melihat bagaimana mereka memiliki representasi.
  5. Jangan hanya mengirim beberapa email. Pertimbangkan media yang berbeda, seperti video atau saluran obrolan, sehingga orang memiliki cara yang berbeda untuk mengetahui tentang peluncuran.

Kiat implementasi:

  • Adakan rapat perdana tim
  • Berikan sesi pelatihan langsung
  • Buat panduan referensi cepat
  • Rayakan tugas dan milestone yang selesai

5. Bersiap untuk kesuksesan

Menetapkan konvensi sangat penting untuk mencegah Asana Anda menjadi tidak terkendali. Beberapa konvensi umum adalah:

Kapan membuat apa:

  • Jika ada anggota kelompok Anda baru mengenal Asana dan butuh upaya besar, buat tim baru (ini seharusnya sangat jarang terjadi)
  • Jika Anda perlu upaya besar (setidaknya 10 tugas yang lebih besar) yang melibatkan bagian dari tim yang ada atau seluruh tim, buat proyek baru dalam tim itu
  • Jika Anda memiliki upaya yang lebih kecil yang secara logis sesuai dengan proyek yang ada, tambahkan tugas itu
  • Untuk memecah Tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, gunakan Subtugas

Menugaskan pekerjaan

Salah satu rintangan terbesar bagi orang-orang yang masuk ke Asana adalah menugaskan pekerjaan kepada orang lain. Beri nama dan normalkan; tugas dapat berupa permintaan, ide, dan lain-lain. Akan sangat membantu jika para manajer ikut serta dalam hal ini dan meminta bawahan langsung mereka untuk menugaskan mereka Tugas.

Konvensi penamaan

Beri nama tugas dengan kata-kata tindakan, dan jelaskan apa yang perlu dilakukan oleh penerima tugas menggunakan kata-kata tindakan ini.

Tenggat

Kesepakatan bersama tentang konvensi tenggat akan memastikan pekerjaan tidak ada yang luput. Pemberi tugas harus selalu menetapkan tenggat dan mencatat apakah tenggat ini fleksibel dalam deskripsi Tugas. Selalu perbarui tenggat; jika tenggat akan terlewatkan, catat ini di komentar dan perbarui Tugas. Hal ini membantu mencegah orang melakukan kebiasaan lama mereka.

Ketanggapan

Jadikan Asana tempat yang kaya dan relevan untuk berkomunikasi dan menjadikannya sebagai Sumber kebenaran tunggal. Tetapkan ekspektasi seputar seberapa sering orang diharapkan untuk memeriksa Asana. Ajak pengguna untuk mengonfirmasi dan mengomunikasikan bahwa pemberitahuan telah dilihat.

6. Nilai dan perluas penggunaan

Lacak progres berdasarkan metrik kesuksesan awal Anda dan secara bertahap perluas penggunaan Asana ke alur kerja dan anggota tim tambahan.

Beberapa cara umum untuk mengukur kesuksesan:

  • Survei anggota tim tentang penggunaan dan kepuasan
  • Lacak tingkat penyelesaian tugas dan kecepatan proyek
  • Monitor metrik keterlibatan di Asana
  • Dokumentasikan penghematan waktu dan peningkatan efisiensi

Sumber daya tambahan

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Cara membantu tim mengadopsi Asana | Pusat Bantuan Asana