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Supporta il tuo team nell'adozione di Asana

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Per implementare Asana con successo nel tuo team, non basta imparare a usare le funzionalità: si tratta di cambiare il modo in cui le persone interagiscono con il lavoro, lo organizzano e comunicano al riguardo. Questo articolo fornisce un approccio strutturato per aiutare il tuo team ad adottare Asana in modo efficace e a ottenere un successo duraturo.

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Il framework del cambiamento secondo Asana

Sulla base dell'esperienza di centinaia di implementazioni dei clienti, i team di successo seguono un approccio strutturato in sei fasi:

1. Definisci il tuo "Perché" e convoca il tuo Team per l'adozione di Asana

Prima di integrare i tuoi team, avrai bisogno di una risposta chiara e convincente a questa domanda: quali punti critici risolverà l'implementazione di Asana e come? Dovrai anche immaginare come sarà il successo e considerare cosa sarà possibile in futuro utilizzando Asana che non è possibile ora.

Riunisci la tua rete per il cambiamento

Per un'implementazione di successo è necessario l'aiuto di persone che sono convinte di Asana quanto te. Identifica una coalizione di persone per sostenere il lancio. La tua rete per il cambiamento dovrebbe includere persone motivate a garantire il successo, avere una rappresentanza diversificata in team importanti, conoscere i processi dei propri team e poter influenzare il cambiamento. Punta a un numero di persone compreso tra 3 e 10, usa strategie.

Passaggi operativi:

  • Documenta i problemi specifici che Asana risolverà
  • Stabilisci metriche di successo misurabili
  • Stabilire chi saranno 2-3 promotori del team
  • Crea un piano di comunicazione

2. Analizza la tua situazione attuale 

Valuta i processi di gestione del lavoro, gli strumenti e i punti critici esistenti del tuo team. Comprendere il tuo punto di partenza aiuta a personalizzare l'implementazione di Asana in base alle tue esigenze specifiche.

Domande da prendere in considerazione:

  1. In che modo il tuo team monitora attualmente il lavoro?
  2. Quali strumenti stai utilizzando oggi?
  3. Dove si verificano i problemi di comunicazione?
  4. Quali processi funzionano bene e vuoi conservare?

3. Progetta il tuo primo flusso di lavoro

Inizia con un flusso di lavoro ad alto impatto invece di provare a migrare tutto in una volta. Scegli un processo che coinvolga più membri del team e abbia risultati chiari. La creazione di un flusso di lavoro contribuirà a definire lo standard per il modo in cui le persone lavorano su Asana. Quando si considera il primo flusso di lavoro, deve avere determinate caratteristiche:

  • Altamente collaborativo: cerca processi che richiedono molta collaborazione, coinvolgendo il maggior numero di persone. Asana migliorerà rapidamente la visibilità e il coordinamento.
  • Facilmente modellizzabile: identifica i progetti che utilizzi regolarmente. Puoi creare modelli di progetto per ottimizzare il flusso di lavoro e far risparmiare tempo al tuo team.
  • Interrotto: qualsiasi processo interrotto o disperso in vari strumenti è un ottimo candidato perché Asana può rendere rapidamente il flusso di lavoro più efficace. L'utilizzo di un processo interrotto risolverà immediatamente i punti critici ed evidenzierà come Asana può aiutarti a lavorare in modo più efficiente.
  • Business critical: spostare un processo che influisce sugli obiettivi del team su Asana può avere un impatto immediato.
  • Motiva l'utilizzo di Asana: uno dei tuoi obiettivi principali con l'implementazione di Asana è ottenere una massa critica che utilizzi Asana regolarmente. Cerca un flusso di lavoro che consenta alle persone di utilizzare Asana in anticipo e spesso, come se fosse un progetto a richiesta o una riunione settimanale.

4. Supporta il tuo team e celebra i successi

La creazione di un piano di comunicazione e formazione è un ottimo modo per evitare le insidie comuni dell'implementazione della tecnologia.

  1. Imposta una data di go live per il tuo lancio. Prendi la rincorsa e pianificalo come un evento entusiasmante.
  2. Invia aggiornamenti regolari mentre fai il conto alla rovescia per la tua data di go live.
  3. Usa il materiale che hai creato quando definisci la ragione perché hai scelto Asana. Trasmetti perché Asana è importante e perché ora. Senza il senso di urgenza, i colleghi del team non capiscono la necessità di cambiare il loro modo di lavorare.
  4. Spiega perché è stato un impegno di squadra da parte di tutte le persone della rete per il cambiamento. Aiuta i colleghi del team a vedere come sono stati rappresentati.
  5. Non inviare solo alcune e-mail. Considera diversi mezzi come video o canali di chat in modo che le persone abbiano diversi modi per conoscere il lancio.

Suggerimenti per l'implementazione:

  • Organizza una riunione di avvio del team
  • Offri sessioni di formazione pratiche
  • Creare guide di riferimento rapido
  • Festeggia le attività completate e i traguardi raggiunti

5. Preparati al successo

La definizione di convenzioni è fondamentale per evitare che Asana diventi ingestibile. Alcune convenzioni comuni sono:

Quando creare cosa:

  • Se hai un gruppo di persone nuove su Asana che saranno impegnate in più modi, crea un nuovo team (dovrebbe succedere piuttosto di rado)
  • Se hai un impegno considerevole (almeno 10 attività di maggiore importanza) che coinvolge un sottoinsieme di un team esistente o l'intero team, crea un nuovo progetto all'interno di quel team
  • Se hai un impegno minore che si inserisce in un progetto esistente, aggiungi l'attività
  • Per suddividere un'attività in passaggi più piccoli, utilizza le sottoattività

Assegnazione del lavoro

Uno dei maggiori ostacoli per le persone che entrano in Asana è l'assegnazione del lavoro a un altro utente. Dagli un nome e normalizzalo; le attività possono essere richieste, idee, ecc. È utile che i manager accettino e richiedano ai loro subordinati diretti di assegnare loro delle attività.

Convenzione di denominazione

Assegna un nome alle attività con parole chiare per l'azione e descrivi cosa deve fare l'incaricato utilizzando queste parole.

Date di scadenza

L'accordo collettivo sulle convenzioni sulle date di scadenza garantirà che il lavoro non venga tralasciato. L'assegnatario deve sempre impostare una data di scadenza e annotare se questa data di scadenza è flessibile nella descrizione dell'attività. Tieni aggiornate le date di scadenza; se una data di scadenza sta per non essere rispettata, annotalo nei commenti e aggiorna l'attività. Questo aiuta a evitare che le persone tornino alle loro vecchie abitudini.

Reattività

Rendi Asana un luogo ricco e pertinente per la comunicazione e affermala come unica fonte di riferimento. Imposta le aspettative sulla frequenza con cui ci si aspetta che le persone controllino Asana. Incoraggia il riconoscimento e la comunicazione che le notifiche sono state viste.

6. Misura e promuovi l'utilizzo

Monitora l'avanzamento rispetto alle metriche del successo iniziali ed estendi gradualmente l'utilizzo di Asana ad altri flussi di lavoro e membri del team.

Alcuni modi comuni per misurare il successo:

  • Sondaggio tra i membri del team sull'adozione e la soddisfazione
  • Monitorare le percentuali di completamento delle attività e la velocità dei progetti
  • Monitorare le metriche di coinvolgimento su Asana
  • Documentare il risparmio di tempo e l'aumento dell'efficienza

Ulteriori risorse

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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