Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Hjälp ditt team att anpassa sig till Asana

I den här artikeln

Att framgångsrikt implementera Asana i hela teamet kräver mer än bara inlärningsfunktioner - det handlar om att förändra hur människor engagerar sig i, organiserar och kommunicerar om arbete. Den här artikeln ger ett strukturerat tillvägagångssätt för att hjälpa ditt team att använda Asana effektivt och uppnå varaktig framgång.

Relaterade artiklar

Asanas ramverk för väg till förändring

Framgångsrika team bygger på erfarenheter från hundratals kundimplementeringar och följer en strukturerad sexstegsstrategi:

1. Definiera ditt "varför" och sammankalla din adoptionsallians

Innan du introducerar dina team behöver du ett tydligt övertygande svar på den här frågan: Vilka smärtpunkter kommer implementeringen av Asana att lösa och hur? Du måste också föreställa dig hur framgång ser ut och överväga vad som kommer att vara möjligt i framtiden genom att använda Asana som inte är möjligt nu.

Samla ditt förändringsnätverk

Framgångsrika implementeringar kräver hjälp av människor som är lika köpta i Asana som du är. Identifiera en koalition av personer för att stödja utbyggnaden. Ditt förändringsnätverk bör inkludera personer som är motiverade för att säkerställa framgång, har en mångsidig representation i viktiga team, känner till teamets processer och kan påverka förändringar. Sikta på var som helst mellan 3 och 10 personer, var strategisk.

Att göra:

  • Dokumentspecifika problem som Asana kommer att lösa
  • Fastställa mätbara framgångsvärden
  • Identifiera 2-3 lagmästare
  • Skapa en kommunikationsplan

2. Analysera er nuvarande situation 

Utvärdera teamets befintliga arbetshanteringsprocesser, verktyg och smärtpunkter. Att förstå din utgångspunkt hjälper till att anpassa Asana-implementeringen till dina specifika behov.

Frågor att fundera på:

  1. Hur spårar ditt team för närvarande arbetet?
  2. Vilka verktyg använder du idag?
  3. Var uppstår kommunikationsavbrott?
  4. Vilka processer fungerar bra som du vill bevara?

3. Utforma ditt första arbetsflöde

Börja med ett effektivt arbetsflöde istället för att försöka migrera allt på en gång. Välj en process som involverar flera teammedlemmar och har tydliga leveranser. Att skapa ett arbetsflöde hjälper till att sätta standarden för hur människor arbetar i Asana. När du överväger ditt första arbetsflöde måste det ha vissa egenskaper:

  • Mycket samarbetsinriktad: Leta efter processer som kräver mycket samarbete och involverar flest möjliga personer. Asana kommer snabbt att förbättra synligheten och samordningen.
  • Lätt att skapa mallar: Identifiera projekt som du använder regelbundet. Du kan skapa projektmallar för att effektivisera arbetsflödet och spara mycket tid åt teamet.
  • Trasig: Alla processer som är trasiga eller spridda över olika verktyg är en bra kandidat eftersom Asana snabbt kan göra arbetsflödet effektivare. Att använda en trasig process kommer att ta itu med smärtpunkter omedelbart och belysa hur Asana kan hjälpa dig att arbeta mer effektivt.
  • Affärskritiskt: Att flytta en process som påverkar teammål till Asana kan visa omedelbar effekt.
  • Motiverar Asana-användning: Ett av dina viktigaste mål med att införa Asana är att få en kritisk massa med hjälp av Asana regelbundet. Leta efter ett arbetsflöde som får människor att använda Asana tidigt och ofta, till exempel ett projekt för förfrågningar eller veckomöten.

4. Förbered ditt team och fira framgångar

Att skapa en kommunikations- och utbildningsplan är ett bra sätt att undvika vanliga fallgropar för teknikimplementering.

  1. Ställ in ett "gå live" -datum för din kickoff. Skapa drivkraft och planera det som ett spännande evenemang.
  2. Skicka regelbundna uppdateringar när du räknar ner till ditt "gå live" -datum.
  3. Använd det material du skapade när du definierar ditt "varför Asana". Kör hem varför Asana är viktigt och varför nu. Utan brådskan kommer teamkollegor inte att se behovet av att ändra sitt arbetssätt.
  4. Prata om hur detta var en laginsats av alla i förändringsnätverket. Hjälp teamkollegor att se hur de var representerade.
  5. Skicka inte bara några e-postmeddelanden. Tänk på olika medier som videor eller chattkanaler så att människor har olika sätt att lära sig om utrullningen.

Implementeringstips:

  • Var värd för ett kickoff-möte
  • Tillhandahåll praktiska träningssessioner
  • Skapa snabbreferensguider
  • Fira slutförda uppgifter och milstolpar

5. Bli mer framgångsrik

Att fastställa konventioner är viktigt för att förhindra att din Asana blir ohanterlig. Några vanliga konventioner är följande:

När ska man skapa vad:

  • Om du har en grupp människor som är nya i Asana som kommer att ha flera stora ansträngningar, skapa ett nytt team (detta borde vara ganska sällsynt)
  • Om du har en stor insats (minst 10 större att göra-listor) som involverar en delmängd av ett befintligt team eller hela teamet, skapa ett nytt projekt inom det teamet
  • Om du har en mindre insats som logiskt passar in i ett befintligt projekt kan du lägga till den uppgiften
  • Använd underuppgifter för att dela upp en uppgift i mindre steg

Tilldelande arbete

Ett av de största hindren för människor att komma in i Asana är att tilldela arbete till någon annan. Nämn det och normalisera det; uppgifter kan vara förfrågningar, idéer etc. Det är till hjälp för chefer att gå med på detta och begära att deras direkta rapportörer tilldelar dem uppgifter.

Namnkonvention

Namnge uppgifter med åtgärdsord och beskriv vad den tilldelade personen behöver göra med hjälp av dessa åtgärdsord.

Slutdatum

Kollektiv överenskommelse om förfallodagskonventioner säkerställer att arbete inte glöms bort. Uppdragsgivaren ska alltid ställa in ett slutdatum och notera om detta slutdatum är flexibelt i uppgiftsbeskrivningen. Håll slutdatum uppdaterade; om ett slutdatum kommer att missas, notera detta i kommentarerna och uppdatera uppgiften. Detta hjälper till att förhindra att människor inte följer sina gamla vanor.

Lyhördhet

Gör Asana till en rik och relevant plats för kommunikation och etablera den som den enda källan till sanning. Ställ in förväntningar kring hur ofta människor förväntas kontrollera Asana. Uppmuntra bekräftelse och kommunikation om att aviseringar har setts.

6. Mät och utöka användningen

Spåra förloppet mot dina initiala framgångsvärden och utöka gradvis Asana-användningen till ytterligare arbetsflöden och teammedlemmar.

Några vanliga sätt att mäta framgång:

  • Undersök teammedlemmarna om adoption och tillfredsställelse
  • Spåra slutförandehastigheter för uppgifter och projekthastighet
  • Övervaka engagemangsstatistik i Asana
  • Dokumentera tidsbesparingar och effektivitetsvin

Ytterligare resurser

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Hjälp ditt team att anpassa sig till Asana