Met Formulieren kan je standaardiseren hoe het werk voor je Team van start gaat, de nodige informatie verzamelen en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. Je kunt Formulieren gebruiken met interne en externe Teams, om informatie te verzamelen en te consolideren, en zo min mogelijk wrijving, heen en weer-verkeer of misverstanden voor je Team te veroorzaken.
Formulieren maken deel uit van Asana-projecten. Als iemand je formulier invult, zal de formulierindiening verschijnen als een nieuwe Taak in het project waarmee het verbonden is.
Voeg koppen toe aan je Formulieren om je vragen in Secties te ordenen.
Hou indieners van formulieren in je organisatie op de hoogte door hen automatisch als Medewerker toe te voegen aan de Taak die werd gecreëerd door hun formulierinzending. Schakel de instelling aan of uit op het tabblad Instellingen.
Met vertakking van Formulieren kun je vervolgvragen maken die gekoppeld zijn aan bepaalde antwoorden op enkelkeuze- of meerkeuzevragen.
Van hieruit beweegt u met de muis over het
Pictogram Een vertakking toevoegen en klikt erop.
Opmerking
Binnen een vertakking kunt u maximaal vijf vertakkingsniveaus hebben.
Formulierinstellingen
Op het tabblad Instellingen kun je:
- Een Sectie voor Taken selecteren
- Een veld voor de Taaktitel selecteren
- Een standaardverantwoordelijke aanwijzen voor elke formulierindiening
- Alle antwoorden naar de Taakbeschrijving kopiëren
- Selecteren wie toegang heeft tot het Formulier
- Een aangepast bevestigingsbericht toevoegen
- Een knop toevoegen, zodat indieners gemakkelijk een andere inzending kunnen doen
De mogelijkheid om een standaard verantwoordelijke en een aangepast bevestigingsbericht toe te voegen is beschikbaar op de Asana-niveaus Advanced, Enterprise en Enterprise+ , evenals de legacy-niveaus Business en Legacy Enterprise.
Bijlagen toevoegen aan een Formulier
Voeg een bijlagevraag toe aan je Formulieren, zodat indieners creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF's en meer kunnen bijvoegen. Elke bijlage die aan een formulier wordt toegevoegd, wordt aan de Taak gekoppeld die in je project wordt aangemaakt zodra een formulier is ingediend.
Om een bijlage toe te voegen, klikt u op het Pictogram Bijlage onder uw vragenlijst.
Zodra je je vraag hebt toegevoegd, kun je:
- De naam van de vraag wijzigen of bewerken en een vraagbeschrijving toevoegen
- Toevoeging van meerdere bijlagen toestaan
- Het veld Verplicht aan- of uitschakelen
Voorbeeld van een Formulier
Terwijl je je Formulieren opbouwt, kan je het op elk moment bekijken om te zien hoe het eruit zal zien voor de indieners van het formulier door op 'Formulier bekijken' te klikken.
Formulieren als een sjabloon
Door Asana gemaakte projectsjablonen omvatten Formulieren.
Een Formuliersjabloon maken:
- Vanuit Kies een projectsjabloon klik je op Creatieve aanvragen
- Klik op de knop Sjabloon gebruiken wanneer je naar formuliersjabloon gaat
Vanuit de projectsjablonen word je doorgestuurd naar een formulier voor Creatieve aanvragen, dat alle creatieve aanvragen van je Team zal vastleggen en voor je ordenen.
Wanneer je Sjabloon gebruiken kiest, kan je de sjabloon een andere naam geven en met je nieuwe project in formuliersjabloon aan de slag gaan.
U kunt de Sectie waarin het formulier wordt weergegeven opgeven in de formulierinstellingen voor sjablonen.
Opmerking
Bekijk tips van de community voor het maken van effectieve Formulieren.
Formulieren kunnen eenvoudig worden beheerd en ingediend via de Lijstweergave van het project met behulp van het Formulieren-pictogram.
Toegang tot en gebruik van Formulieren in Lijstweergave voor projecten
Het Formulieren-pictogram vinden: Je vindt het Formulieren-pictogram in de projectlijstweergave, naast de projectnaam of de taken. Met dit Pictogram kun je Formulieren rechtstreeks vanuit het project openen en beheren.
Formulieren bewerken: Projectbewerkers en -beheerders kunnen op het Formulieren-pictogram klikken om het formulier en de bijbehorende instellingen te bewerken. Dit omvat het toevoegen of wijzigen van formuliervragen en het toewijzen van ingediende formulieren aan specifieke Secties.
Formulieren indienen: Reageerders en kijkers in het project kunnen het Formulieren-pictogram gebruiken om taken in te dienen via het formulier. Ze hebben geen bewerkingstoegang nodig om deze functie te gebruiken.
Routering van Taken via Formulieren en toewijzing aan Secties
Wanneer je een formulier maakt of bewerkt, kun je bepalen waar de ingediende taken terechtkomen door de formulierinzendingen toe te wijzen aan een specifieke sectie van je project.
Toewijzing van Formulieren aan Secties versus regels: Als je een regel hebt ingesteld die formulierinzendingen automatisch naar een specifieke Sectie verplaatst, wordt deze regel niet overschreven door de instelling voor het toewijzen van Formulieren.
Standaardgedrag voor secties: Als je een formulier niet expliciet toewijst aan een sectie, gaan taken die via het formulier worden ingediend automatisch naar de 'eerste sectie in het project'. In de meeste gevallen is dit de Standaardsectie, die vaak wordt gebruikt in Bord- of Gantt-weergaven.
Standaardsectie verwijderen: Als je de standaardsectie uit je Lijstweergave wilt verwijderen, wijs je de formulierinzendingen gewoon toe aan een specifieke sectie. Na het toewijzen verdwijnt de Standaardsectie uit de Lijstweergave, waardoor je project georganiseerd blijft.
Opmerking
Als een gebruiker de Sectie waaraan het Formulier is toegewezen verwijdert, wordt het Formulier standaard weer toegewezen aan de eerste Sectie van het project.
Meerdere Formulieren per project
Beschikbaar op Asana Advanced-, Enterprise- en Enterprise+ -niveaus, evenals legacy tiers Business en Legacy Enterprise.
Omdat elk project een andere doelstelling en functie heeft, is het heel belangrijk om verschillende types input en informatie te consolideren zodat projecten doeltreffend worden gebruikt. U kunt meerdere Formulieren per project maken om verschillende soorten Werkaanvragen binnen een bepaald project te ondersteunen. De mogelijkheid om meerdere Formulieren te maken, kan de Workflows stroomlijnen en ‘werk-over-werk’, dat de gebruiker vaak extra werk bezorgt, verminderen.
Opmerking
Werkaanvragen indienen en beheren op één plek. Ga aan de slag met een gratis Asana Advanced-proefperiode. Probeer het gratis
Formulieren dupliceren
Het dupliceren van Formulieren kan je helpen tijd te besparen bij het herhalen van je intakeproces.
Om een formulier te dupliceren, klik je op het driepunten-pictogram in de rechterbovenhoek en kies je Dupliceer formulier.
Vanaf hier kun je een project selecteren waarnaar dit Formulier moet worden gedupliceerd en op Dupliceren klikken.
In het menu Aanpassen kun je al je Formulieren bekijken.
Opmerking
Je kunt maximaal 20 Formulieren in een project hebben.
Wanneer je een project dupliceert, heb je ook de mogelijkheid om je Formulieren te dupliceren. Je hoeft alleen maar het selectievakje Formulieren aan te vinken bij het dupliceren van het gewenste project.
Formulieren worden automatisch gedupliceerd via door Asana gemaakte sjablonen, aangepaste sjablonen, en de API.
Een vraag dupliceren in een Formulier
Om een vraag te dupliceren klik je op het + -pictogram. Je kunt dan de gedupliceerde vraag en zijn vertakkingen bewerken.
Misbruik melden in een Formulier
Om misbruik in een Formulieren te melden, klikt u op Misbruik melden. Het beveiligingsteam van Asana zal verwittigd worden om het incident in kwestie te bekijken en er actie op te ondernemen.
Met op Formulieren gebaseerde Communicatie, ook wel bijhouden van aanvragen genoemd, kunnen niet-Asana-gebruikers per e-mail reageren op formulierinzendingen zonder dat ze een Asana-licentie nodig hebben. Bezoek ons speciale artikel voor meer informatie over e-mailcommunicatie met indieners van formulieren.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik Formulieren in Asana?
Ga naar een project, klik op het menu Aanpassen, selecteer Toevoegen > Formulieren, pas de Inhoud van je formulier aan en klik op Publiceren om het beschikbaar te maken voor indieningen.
Kan ik bestandsbijlagen toevoegen aan een Asana-formulier?
Ja, je kunt een bijlagevraag aan je formulier toevoegen, zodat indieners creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF's en andere bestanden kunnen bijvoegen die aan de aangemaakte taak worden gekoppeld.
Hoeveel Formulieren kan ik in één project hebben?
Je kunt tot 20 Formulieren per project maken op de niveaus Advanced, Enterprise en Enterprise+ (evenals op de legacy-niveaus Business en Legacy Enterprise).
Wat gebeurt er wanneer iemand een Asana-formulier indient?
De formulierindiening maakt een nieuwe taak aan in het project waarmee het formulier verbonden is, en de indiener ontvangt een bevestigings-e-mail met een verslag van zijn inzending als hij de e-mailvraag heeft ingevuld.
Agentic Work Management
Asana Service Management
Asana Client Management
Command by Asana
StackAI door Asana
