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Ayuda a que tu equipo adopte Asana

En este artículo

Implementar Asana con éxito en todo el equipo requiere algo más que solo funciones de aprendizaje: se trata de cambiar la forma en que las personas interactúan, se organizan y se comunican sobre el trabajo. Este artículo proporciona un enfoque estructurado para ayudar a tu equipo a adoptar Asana de manera efectiva y lograr un éxito duradero.

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El marco de cambio a la manera de Asana

Basándose en la experiencia de cientos de clientes, los equipos exitosos siguen un enfoque estructurado de seis pasos:

1. Define tu "Por qué" y convoca a tu alianza de adopción

Antes de incorporar a tus equipos, necesitarás una respuesta clara y convincente a esta pregunta: ¿Qué problemas resolverá la implementación de Asana y cómo? También tendrás que imaginar cómo será el éxito y considerar lo que será posible en el futuro mediante el uso de Asana que no es posible ahora.

Convoca a tu red de cambio

Las implementaciones exitosas requieren la ayuda de personas que están tan interesadas en Asana como tú. Identifica una coalición de personas para apoyar el lanzamiento. Tu red de cambio debe incluir personas motivadas para garantizar el éxito, tener una representación diversa en equipos importantes, conocer los procesos de sus equipos e influir en el cambio. Apunta a entre 3 y 10 personas, sé estratégico.

Pasos de acción:

  • Documentar los problemas específicos que Asana resolverá
  • Establecer métricas de éxito medibles
  • Identificar 2-3 campeones de equipo
  • Crea un plan de comunicaciones

2. Descubre tu estado actual 

Evalúa los procesos, las herramientas y los puntos débiles existentes de la gestión del trabajo de tu equipo. Comprender tu punto de partida te ayuda a adaptar la implementación de Asana a tus necesidades específicas.

Preguntas a tener en cuenta:

  1. ¿Cómo rastrea tu equipo actualmente el trabajo?
  2. ¿Qué herramientas estás usando hoy?
  3. ¿Dónde se producen los fallos de comunicación?
  4. ¿Qué procesos funcionan bien y quieres preservar?

3. Diseña tu primer flujo de trabajo

Comienza con un flujo de trabajo de alto impacto en lugar de intentar migrar todo a la vez. Elige un proceso que involucre a varios miembros del equipo y que tenga resultados claros. Crear un flujo de trabajo ayudará a establecer el estándar de cómo trabajan las personas en Asana. Al considerar su primer flujo de trabajo, debe tener ciertas características:

  • Altamente colaborativo: busca procesos que requieran mucha colaboración, involucrando a la mayor cantidad de personas. Asana mejorará rápidamente la visibilidad y la coordinación.
  • Fácil de crear plantillas: identifica los proyectos que utilizas con regularidad. Puedes crear plantillas de proyectos para simplificar tu flujo de trabajo y ahorrarle a tu equipo muchísimo tiempo.
  • Roto: cualquier proceso que esté roto o disperso en varias herramientas es un gran candidato porque Asana puede hacer que el flujo de trabajo sea más efectivo rápidamente. Usar un proceso roto abordará los puntos débiles de inmediato y destacará cómo Asana puede ayudarte a trabajar de manera más eficiente.
  • Crítico para el negocio: trasladar un proceso que afecta los objetivos del equipo a Asana puede tener un impacto inmediato.
  • Motiva el uso de Asana: uno de tus objetivos clave al implementar Asana es obtener una masa crítica al usar Asana con regularidad. Busca un flujo de trabajo que haga que las personas usen Asana temprano y con frecuencia, como un proyecto de solicitud o reuniones semanales.

4. Ofrécele a tu equipo lo que necesita y celebra lo que

Crear un plan de comunicación y capacitación es una excelente manera de evitar los errores comunes de la implementación de la tecnología.

  1. Establece una fecha de lanzamiento para tu patada inicial. Genera el impulso y planifícalo como un evento emocionante.
  2. Envía actualizaciones periódicas mientras realizas la cuenta regresiva para tu fecha de lanzamiento.
  3. Usa el material que creaste al definir tu “por qué Asana”. Explica por qué Asana es importante y por qué ahora. Sin la urgencia, los compañeros de equipo no verán la necesidad de cambiar su forma de trabajar.
  4. Habla sobre cómo este fue un esfuerzo de equipo por parte de todos en la red de cambio. Ayuda a los compañeros de equipo a ver cómo tenían representación.
  5. No te limites a enviar unos pocos correos electrónicos. Considera diferentes medios, como videos o canales de chat, para que las personas tengan diferentes formas de conocer la implementación.

Consejos de implementación:

  • Organizar una reunión inicial del equipo
  • Brindar sesiones de capacitación práctica
  • Crear guías de referencia rápida
  • Celebra las tareas y los logros finalizados

5. Prepárate para el éxito

Establecer convenciones es esencial para evitar que tu Asana se vuelva inmanejable. Algunas convenciones comunes son:

Cuándo crear qué:

  • Si se trata de un grupo de personas que acaban de sumarse a Asana, pero que trabajarán con muchas iniciativas grandes, cread un equipo nuevo (este sería un caso excepcional).
  • Si trabajáis con una iniciativa grande (con al menos 10 acciones pendientes importantes) que incluye a un subgrupo de personas de un mismo equipo o a un equipo entero, cread un proyecto nuevo dentro de ese equipo.
  • Si trabajas con una iniciativa que requiera menos esfuerzo y que encaje perfectamente en un proyecto existente, agrega esa tarea.
  • Usa las subtareas para dividir una tarea en pasos más pequeños

Asignación de trabajo

Uno de los mayores obstáculos para las personas que recién comienzan a usar Asana es asignar trabajo a otra persona. Colócale un nombre y normalízalo; las tareas pueden ser solicitudes, ideas, etc. Es recomendable que los jefes se sumen a esto y soliciten a sus subordinados directos que les asignen tareas.

Convenciones de nomenclatura

Nombra las tareas con palabras de acción y describe lo que el responsable debe hacer usando estas palabras de acción.

Fechas de entrega

El acuerdo colectivo sobre las convenciones de fechas de entrega garantizará que el trabajo no se pase por alto. La persona que realiza la asignación siempre debe establecer una fecha de entrega y tener en cuenta si esta fecha de entrega es flexible en la descripción de la tarea. Mantén actualizadas las fechas de entrega; si no va a poder cumplirse con una fecha de entrega, anótalo en los comentarios y actualiza la tarea. Esto ayuda a evitar que las personas vuelvan a sus viejos hábitos.

Capacidad de respuesta

Convierte Asana en un espacio enriquecido y relevante para la comunicación y establécela como la fuente única de referencias. Establece expectativas sobre la frecuencia con la que se espera que las personas revisen Asana. Anima a tu equipo a confirmar la recepción y visualización de las notificaciones.

6. Mide los resultados y amplía el uso

Realiza un seguimiento del progreso en función de tus métricas de éxito iniciales y amplía gradualmente el uso de Asana a otros flujos de trabajo y miembros del equipo.

Algunas formas comunes de medir el éxito:

  • Encuesta a los miembros del equipo sobre la adopción y la satisfacción
  • Hacer un seguimiento de las tasas de finalización de las tareas y la velocidad del proyecto
  • Supervisa las métricas de participación en Asana
  • Documenta el ahorro de tiempo y las ganancias de eficiencia

Recursos adicionales

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Este artículo se tradujo con IA.

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