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Ayuda a que tu Equipo adopte Asana

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La implementación exitosa de Asana en todo tu equipo requiere algo más que aprender las funciones: se trata de cambiar la forma en que las personas se relacionan, se organizan y se comunican en relación con el trabajo. Este artículo ofrece un enfoque estructurado para ayudar a que tu equipo adopte Asana de manera efectiva y logre un éxito duradero.

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El marco de Cambios a la manera de Asana

Según la experiencia de cientos de implementaciones con clientes, los equipos exitosos siguen un enfoque estructurado de seis pasos:

1. Define el “Porqué” y arma tu grupo de aliados para la adopción de Asana

Antes de incorporar a tus Equipos, necesitarás una respuesta clara y contundente a esta pregunta: ¿Qué dificultades se resolverán con la implementación de Asana y cómo? También tendrás que imaginar cuál sería el resultado exitoso y considerar qué será posible hacer en el futuro con Asana que todavía no puedes hacer ahora.

Convoca a tu red para el cambio

Las implementaciones exitosas requieren la ayuda de personas que estén tan comprometidas con Asana como tú. Identifica una coalición de personas para apoyar la implementación. Tu Red de cambio debe incluir a personas que estén motivadas para garantizar el éxito, tengan una representación diversa en los equipos importantes, conozcan los procesos de sus equipos y puedan influir en el cambio. Apunta a entre 3 y 10 personas, sé estratégico.

Pasos de acción:

  • Documenta los problemas específicos que Asana resolverá
  • Establecer métricas de éxito medibles
  • Identifica a 2 o 3 impulsores del equipo
  • Crea un plan de comunicación

2. Descubre tu situación actual 

Evalúa los procesos de gestión del trabajo, las herramientas y los puntos débiles existentes de tu Equipo. Comprender tu punto de partida ayuda a adaptar la implementación de Asana a tus necesidades específicas.

Preguntas a tener en cuenta:

  1. ¿Cómo da seguimiento al trabajo tu Equipo actualmente?
  2. ¿Qué herramientas usas hoy en día?
  3. ¿Dónde se producen las fallas de comunicación?
  4. ¿Qué procesos funcionan bien y deseas conservar?

3. Diseña tu primer flujo de trabajo

Comienza con un flujo de trabajo de alto impacto en lugar de intentar migrar todo a la vez. Elige un proceso que involucre a varios miembros del equipo y tenga entregables claros. Crear un flujo de trabajo ayudará a establecer el estándar de cómo trabajan las personas en Asana. Al considerar tu primer flujo de trabajo, este debe tener ciertas características:

  • Altamente colaborativo: busca procesos que requieran mucha colaboración e involucren a la mayor cantidad de personas. Asana mejorará rápidamente la visibilidad y la coordinación.
  • Fácil de convertir en plantilla: identifica los proyectos que usas con regularidad. Puedes crear plantillas de proyectos para simplificar tu flujo de trabajo y ahorrarle muchísimo tiempo a tu equipo.
  • Deficiente: cualquier proceso deficiente o disperso en varias herramientas es un excelente candidato porque Asana puede hacer que el flujo de trabajo sea más efectivo rápidamente. Al usar un proceso defectuoso, se resolverán las dificultades de inmediato y se destacará cómo Asana puede ayudarte a trabajar de manera más eficiente.
  • Crítico para el negocio: Mover a Asana un proceso que afecta los objetivos del equipo puede generar un impacto inmediato.
  • Motiva el uso de Asana: uno de tus objetivos clave al implementar Asana es lograr que una masa crítica use Asana con regularidad. Busca un flujo de trabajo que haga que las personas usen Asana desde el principio y con frecuencia, como un proyecto de solicitudes o reuniones semanales.

4. Ofrécele a tu Equipo lo que necesita y celebra lo que resulta bien

Crear un plan de comunicación y capacitación es una excelente manera de evitar los errores comunes de la implementación de tecnología.

  1. Establece una fecha de “lanzamiento” para tu inicio. Genera el impulso y planifícalo como un evento emocionante.
  2. Envía actualizaciones periódicas a medida que se acerca la fecha de lanzamiento.
  3. Usa el material que creaste al definir tu “Por qué Asana”. Deja en claro por qué Asana es importante y por qué ahora. Sin la urgencia, los compañeros de equipo no verán la necesidad de cambiar su forma de trabajar.
  4. Habla sobre cómo esto fue un esfuerzo de equipo de todos los miembros de la red de cambio. Ayuda a los compañeros de equipo a ver cómo estuvieron representados.
  5. No te limites a enviar algunos emails. Considera diferentes medios, como videos o canales de chat, para que las personas tengan diferentes formas de obtener información sobre la implementación.

Consejos para la implementación:

  • Organizar una reunión inicial del equipo
  • Ofrece sesiones de capacitación práctica
  • Crea guías de referencia rápida
  • Celebra las tareas finalizadas y los hitos

5. Prepárate para el éxito

Establecer pautas es esencial para evitar que tu Asana se vuelva inmanejable. Algunas convenciones comunes son las siguientes:

Cuándo crear qué:

  • Si se trata de un grupo de personas que acaban de sumarse a Asana, pero que trabajarán con muchas iniciativas grandes, cread un Equipo nuevo (este sería un caso excepcional)
  • Si trabajáis con una iniciativa grande (con al menos 10 acciones pendientes importantes), que además incluye a un subgrupo de personas de un mismo equipo o a un equipo entero, cread un proyecto nuevo dentro de ese equipo
  • Si trabajas con una iniciativa que requiera menos esfuerzo y que encaje perfectamente en un proyecto existente, agrega esa tarea
  • Usa las subtareas para dividir una tarea en pasos más pequeños

Asignación de trabajo

Uno de los mayores obstáculos para las personas que recién comienzan a usar Asana es asignar trabajo a otra persona. Colócale un nombre y normalízalo; las tareas pueden ser solicitudes, ideas, etc. Es recomendable que los jefes se sumen a esto y soliciten a sus subordinados directos que les asignen tareas.

Convenciones de nomenclatura

Nombra las tareas con palabras de acción y describe lo que el responsable debe hacer usando estas palabras de acción.

Fechas de entrega

El acuerdo colectivo sobre las convenciones de fechas de entrega garantizará que el trabajo no se pase por alto. La persona que realiza la asignación siempre debe establecer una fecha de entrega y tener en cuenta si esta fecha de entrega es flexible en la descripción de la tarea. Mantén actualizadas las fechas de entrega; si no va a poder cumplirse con una fecha de entrega, anótalo en los comentarios y actualiza la tarea. Esto ayuda a evitar que las personas vuelvan a sus viejos hábitos.

Capacidad de respuesta

Convierte Asana en un espacio enriquecido y relevante para la comunicación y establécela como la fuente única de referencias. Establece expectativas sobre la frecuencia con la que se espera que las personas revisen Asana. Anima a tu equipo a confirmar la recepción y visualización de las notificaciones.

6. Mide y amplía el uso

Realiza un seguimiento del progreso con respecto a tus métricas de éxito iniciales y amplía gradualmente el uso de Asana a flujos de trabajo y miembros del equipo adicionales.

Algunas formas comunes de medir el éxito:

  • Encuestar a los miembros del equipo sobre la adopción y la satisfacción
  • Supervisar los índices de finalización de tareas y la velocidad del proyecto
  • Supervisar las métricas de compromiso en Asana
  • Documentar el ahorro de tiempo y la mejora de la eficiencia

Recursos adicionales

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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