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Outlook 캘린더와 Asana

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자세한 내용은 요금 페이지 를 참조하세요.

Asana Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+ 플랜, 그리고 기존 Premium, Business 플랜 및 Legacy Enterprise 플랜에서 사용하실 수 있습니다.

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Outlook 캘린더와 Asana 연동은 캘린더에 작업을 자동으로 매핑하여 일정 관리를 간소화하고 가시성과 책임감을 높여줍니다. Outlook 캘린더를 Asana와 연결하는 방법을 알아보세요.

Asana 작업을 Outlook 캘린더에 동기화

Asana 작업을 Outlook 캘린더의 캘린더 그룹과 동기화하여 캘린더 그룹을 구독하는 멤버가 지속적으로 가시성을 확보할 수 있도록 할 수 있습니다. Asana 작업에 대한 업데이트는 연결된 캘린더 이벤트에 동기화되지만 그 반대는 아닙니다.

메모 icon메모

데이터 동기화 설정은 개인 사용자 수준에서 구성됩니다. 각 사용자는 자신의 계정에 대한 통합을 설정해야 합니다.

Asana > Outlook 캘린더 데이터 동기화 설정 구성 

Configure Outlook Calendar data sync

  1. 내 작업 또는 Outlook 캘린더와 동기화하려는 프로젝트의 오른쪽 상단에 있는 사용자 지정으로 이동합니다.
  2. 앱 을 선택하고 Outlook 캘린더를 검색하여 선택합니다.
  3. 데이터 동기화 설정 을 선택하여 Asana와 Outlook 캘린더를 동기화 상태로 유지하는 방법을 구성하세요. 

Asana 작업을 동기화하려는 캘린더 그룹, 동기화를 트리거하는 조건, 캘린더 일정에 동기화되는 표준 작업 필드를 설정할 수 있습니다. 

기존 캘린더 그룹을 선택하거나 새 캘린더 그룹을 생성합니다.

첫 번째 단계는 캘린더 그룹을 선택하는 것입니다. 기본 설정에서는 '새 캘린더 생성'이 선택되어 있으므로 Asana에서 생성하고 업데이트한 이벤트가 미팅 일정을 잡는 데 정기적으로 사용하는 캘린더 그룹에 영향을 미치지 않습니다. '쓰기' 권한이 있는 경우 기존 캘린더 그룹을 선택하는 옵션도 있습니다. 

동기화 트리거 조건을 정의합니다

Asana 작업이 추가될 때 → 새 Outlook 이벤트 생성 을 선택하면 동기화가 트리거되는 조건을 정의할 수 있습니다. Asana 프로젝트에서 사용할 수 있는 조건은 '나에게 배정된 작업', '섹션에 있는 작업', '프로젝트에 있는 모든 작업'입니다. 내 작업에서는 '나에게 배정된 작업'과 '섹션에 있는 작업'입니다. 

동기화가 트리거되는 방식에 대해 더 많은 사용자 지정을 원하는 경우 사용자 지정 규칙을 선택하면 캘린더 동기화를 트리거하는 사용자 지정 규칙을 별도로 만들 수 있습니다.

작업과 이벤트 필드를 매핑합니다

작업 이름, 시작일/마감일, 설명은 필수 필드 매핑입니다. 원하는 경우 협업 참여자를 포함하거나 제외할 수 있습니다. 협업 참여자를 포함하면 작업의 협업 참여자가 이벤트 게스트 목록에 동기화됩니다. 

초기 일괄 내보내기

데이터 동기화 설정을 정의한 후 저장 후 닫기 를 클릭하면, 내 작업 또는 프로젝트에서 동기화 조건을 충족하는 모든 작업에 대해 초기 일괄 내보내기가 수행됩니다. 

  • 프로젝트에서 일괄 내보내기는 동기화 조건을 충족하는 모든 작업에 적용됩니다. 

  • 내 작업에서는 마감일이 오늘 또는 그 이후인 미완료 작업만 일괄 내보내기되므로, 캘린더에는 완료해야 하는 작업만 포함됩니다.

Outlook 캘린더 연동을 사용하기 위해 필요한 권한을 부여하세요

앱 설치 중에 Microsoft 관리자가 사용자 동의를 활성화하지 않은 경우, Outlook 캘린더 연동을 활성화하는 데 필요한 권한을 승인하지 못할 수 있습니다.

이러한 문제가 발생할 경우, 이 도움말 을 Microsoft 관리자에게 전달하여 적절한 권한을 부여받으세요. 

일정 자동화

규칙을 사용하여 특정 트리거를 기반으로 캘린더 일정을 자동으로 생성합니다. Outlook 사전 설정 규칙 중 하나를 사용하거나 사용자 지정 규칙을 생성할 수 있습니다.

  1. 사용자 지정 메뉴로 이동하여 규칙을 클릭합니다
  2. 왼쪽 사이드바에서 Outlook 캘린더를 클릭하여 사전 설정된 규칙 목록을 확인하거나 사용자 지정 규칙 생성을 클릭합니다
  3. 필요한 경우 트리거와 조건을 선택합니다.
  4. 작업으로 캘린더 이벤트 생성 을 선택합니다.Create an Outlook calendar event rule.png

여기에서 작업 협업 참여자를 이벤트에 초대하고, 작업에서 파일을 첨부하고, Teams 회의 링크를 생성할 수 있습니다.

이벤트 제목, 날짜, 설명은 작업의 정보를 기반으로 합니다. 이벤트는 관련 Asana 작업의 링크가 설명에 포함된 상태로 추가됩니다.

일회성 캘린더 이벤트 생성

Asana 작업에서 바로 캘린더 이벤트를 생성하여 일회성 이벤트를 예약할 수 있습니다. 일정의 설명과 제목은 작업에 따라 입력되며, 편집할 수도 있습니다.

일회성 이벤트를 생성하려면 작업으로 이동하여 앱 아래에 있는 Outlook 캘린더 이벤트 추가를 클릭하고 새 이벤트 생성을 선택하세요.

Create new Outlook event from task

여기에서 제목, 설명, 날짜 범위, 시작 시간, 기간, 게스트 등 이벤트의 세부 정보를 편집할 수 있습니다. 시간을 지정할 때 시작 시간과 기간에 대해 '날짜 범위 내 첫 번째 이용 가능 시간'을 선택하면 캘린더를 수동으로 확인할 필요 없이 가장 적합한 정확한 시작 시간과 종료 시간을 자동으로 찾을 수 있습니다. Edit Outlook Calendar event details.png

캘린더 이벤트 연결

 

Linking calendar events

작업의 Outlook 캘린더 필드에 이벤트 이름을 입력하여 기존 캘린더 이벤트를 Asana 작업에 연결할 수 있습니다. 이벤트를 검색할 때 검색 자동 완성 기능은 액세스 권한이 있는 모든 캘린더의 이벤트를 살펴보고 가장 일치하는 항목을 찾습니다.

Asana와 Outlook 캘린더를 연동하는 방법

이 동영상에서는 Asana를 Outlook 캘린더와 연동하여 작업을 캘린더 이벤트에 연결함으로써 자동으로 일정을 잡고 관리하는 방법을 보여드리겠습니다.

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