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Portfolio-Sichtbarkeit und Teilen

In diesem Artikel

Verfügbar in Asana Advanced, Enterprise – wählen Sie Enterprise. und Enterprise+ sowie Legacy-Stufen Business und Legacy Enterprise.

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Verwalten Sie den Zugriff auf Portfolios effektiv, um die Vertraulichkeit zu schützen und einen präzisen Informationsaustausch zu ermöglichen. Erfahren Sie, wie Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für Portfolios anpassen, um die Sichtbarkeit innerhalb eines Unternehmens zu steuern, und wie Sie die Portfolio-Mitgliedschaft und -Freigabe verwalten.

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  • Portfolios im Überblick
  • Portfolio-Ansichten
  • Portfolio-Sichtbarkeitseinstellungen festlegen

    Machen Sie ein Portfolio privat oder öffentlich.

    Machen Sie das Portfolio privat, damit nur Portfoliomitglieder Zugriff auf die Inhalte innerhalb des Portfolios haben und diese nicht in Ihrem Unternehmen oder Arbeitsbereich gefunden werden können. Machen Sie das Portfolio öffentlich, damit es in Ihrem Unternehmen oder Arbeitsbereich gefunden werden kann. Um ein Portfolio zu teilen oder seine Einstellungen zu ändern, navigieren Sie zu Ihrem Portfolio und klicken Sie auf das Symbol „Teilen“. Wählen Sie von hier aus, ob Sie das Portfolio privat halten oder es für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich öffentlich machen möchten.

    Schaltfläche Teilen in einem Portfolio

    Portfolio-Mitgliedschaft und Teilen

    Teilen Sie Portfolios mit Ihren Teamkollegen in Asana oder fügen Sie diese jederzeit als Portfoliomitglieder hinzu.

    Portfolio-Berechtigungen

    Wenn Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ klicken und auf die Ansicht „Portfolio-Mitgliedschaft“ zugreifen, können Sie Folgendes tun: Klicken Sie oben links auf das Symbol für Portfolio-Berechtigungen, um die Anpassung und Freigabe von Portfolios nur auf Administratoren zu beschränken. Fügen Sie Portfolio-Mitglieder nach Namen oder E-Mail-Adressen hinzu. Geben Sie den Personen, für die Sie das Portfolio freigeben, den gleichen Zugriff wie sich selbst. Wählen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für das Portfolio aus. Bearbeiten Sie die individuellen Portfolio-Berechtigungen von Mitgliedern, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken. Kopieren Sie den Portfolio-Link und teilen Sie ihn mit Kollegen.

    *Bitte beachten Sie, dass diese erweiterten Portfolio-Berechtigungen (die die Portfolioanpassung und -freigabe auf Administratoren beschränken) in Asana verfügbar sind. Enterprise und Enterprise+ sowie Legacy Enterprise verfügbar.

    Wenn Sie als Portfolio-Mitglied hinzugefügt werden, erhalten Sie eine Inbox-Benachrichtigung. Beim Zugriff auf Ihre Portfolioseite sehen Sie neben dem betreffenden Portfolio auch ein Neu – Symbol. Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine wöchentliche Berichts-E-Mail, sofern Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben. Wenn Sie ein Portfolio teilen, das private Projekte enthält, wird die Person, mit der Sie es geteilt haben, die Nachricht „Dieses Portfolio enthält Projekte, auf die Sie keinen Zugriff haben“ sehen.

    Legen Sie eine standardmäßige Datenschutzeinstellung für neue Portfolios fest

    Steuern Sie als Administrator die standardmäßige Sichtbarkeit von Projekten für neue Portfolios in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung. Wählen Sie, ob Portfolios zunächst als Sichtbar fürs Unternehmen oder Nur für Mitglieder sichtbar erstellt werden.

    Portfolio-Admins und Personen mit Bearbeitungszugriff können die Sichtbarkeit ihrer jeweiligen Portfolios jederzeit aktualisieren.

    Legen Sie die Standardzugriffseinstellungen für Portfolios fest:

    Navigieren Sie zur Admin-Konsole. Wählen Sie den Tab Sicherheit aus. Klicken Sie unter Datenschutz und Zugriffsberechtigungen auf Portfolioeinstellungen. Wählen Sie die Standard-Datenschutzeinstellung für neue Portfolios aus. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Öffentlich für das Unternehmen: Alle Mitglieder Ihres Unternehmens können neue Portfolios finden und darauf zugreifen. Nur für Mitglieder sichtbar: Nur Personen, die zu neuen Portfolios eingeladen wurden, können darauf zugreifen. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Exportieren Sie Ihr Portfolio. Sobald Sie ein Portfolio erstellt haben, können Sie es jederzeit exportieren.

    Exportieren Sie ein Portfolio

    Exportieren Sie ein Portfolio:

    Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des Portfolios. Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie die gewünschte Option aus.

    Portfolio-Zusammenfassung – PDF-Export

    Verfügbar in den Stufen Asana Enterprise und Enterprise+. Besuchen Sie unsere Preisübersicht für weitere Informationen. Mit der PDF-Exportfunktion für Portfolios erstellen Sie ganz einfach eine umfassende Zusammenfassung Ihres Portfolios. Diese Zusammenfassung enthält Statusinformationen für jede Komponente innerhalb des Portfolios, die in einem Format präsentiert werden, das perfekt für die Überprüfung durch Führungskräfte geeignet ist. Fügen Sie zusätzliche Notizen und Statusaktualisierungen von übergeordneten und untergeordneten Portfolio-Komponenten hinzu, um sicherzustellen, dass die Zusammenfassung umfassend, leicht lesbar und visuell ansprechend ist. Exportieren Sie eine Portfoliozusammenfassung.

    Portfolio-Zusammenfassung exportieren

    Öffnen Sie das gewünschte Portfolio in Asana. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des Portfolios. Wählen Sie Exportieren und dann PDF-Zusammenfassung aus. Der PDF-Bericht wird automatisch generiert.

    PDF-Einstellungen konfigurieren:

    PDF-Einstellungen

    Konfigurieren Sie die PDF-Einstellungen im linken Bereich des neuen Fensters. Die PDF-Vorschau wird rechts angezeigt. Wählen Sie oben rechts die Option Abbrechen oder PDF herunterladen. Die im PDF-Bericht angezeigten Daten können angepasst werden, aber das Layout der PDF-Datei selbst ist unveränderlich.

    Tipps zur Fehlerbehebung

    Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf das Portfolio und seine Daten verfügen, wenn der PDF-Bericht nicht erstellt wird. Stellen Sie sicher, dass das Portfolio und die zugehörigen Komponenten (Aufgaben, Portfolios, Projekte, Ziele usw.) ordnungsgemäß konfiguriert sind und die erforderlichen Informationen enthalten, wenn der PDF-Bericht unvollständig erscheint oder Daten fehlen.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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