Le attività rappresentano i passi da compiere o le cose da fare per stabilire con chiarezza chi è responsabile di cosa ed entro quando, ma possono anche rappresentare idee o elementi di riferimento. Se di solito invii un'email ogni volta che devi assegnare un incarico a un collega del team, questa volta prova con un'attività.
Nelle attività vengono salvati tutti i file, i commenti e gli allegati ad esse correlati, in modo che siano facilmente reperibili in un unico posto. Di solito, fanno parte di un progetto e ciò le rende facili da trovare e visibili ai tuoi colleghi del team.
Come creare le attività
- dal pulsante arancione aggiunta rapida nella barra superiore
- dal pulsante Aggiungi attività in un progetto
- cliccando su + accanto alla sezione
Nota
Puoi anche creare attività da email, messaggi Slack e altre app esterne.
Incaricato dell’attività
Ogni attività può avere un solo incaricato, ma può avere più collaboratori.
Sia l'incaricato dell'attività che i collaboratori possono visualizzare l'attività e modificarla in base alle impostazioni delle autorizzazioni dell'attività. L’autore e l’incaricato vengono aggiunti automaticamente come collaboratori dell’attività. I collaboratori dell’attività riceveranno notifiche relative agli aggiornamenti dell’attività.
Nota
Le attività assegnate appariranno nella sezione Le mie attività.
Per assegnare un'attività:
- Clicca sul campo Incaricato nel pannello dei dettagli dell'attività.
- Inizia a digitare il nome o l'indirizzo email della persona.
- Seleziona la persona dai risultati della compilazione automatica.
Per annullare l’assegnazione di un’attività, vai al campo Incaricato e clicca sulla X.
Nota
Premi scheda + M per assegnarti un’attività.
Assegna attività duplicate
Puoi creare la stessa attività per più persone.
Come assegnare più copie di un'attività:
- Apri il pannello dei dettagli dell'attività e clicca sul campo Incaricato.
- Clicca su Assegna attività duplicate.
- Scegli a chi vuoi assegnare un duplicato.
- Clicca su Assegna
.
Nota
quando assegni copie, non assegni l'attività originale a più persone; vengono create copie multiple dell'attività che vengono assegnate a ogni persona.
Collaboratori delle attività
Diventa collaboratore di un’attività per non perderti gli aggiornamenti sulle seguenti modifiche:
- un allegato viene aggiunto all'attività
- un nuovo commento viene pubblicato
- nuovo Mi piace all'attività
- l'attività viene contrassegnata come completata
I collaboratori riceveranno le notifiche nella posta in arrivo e possono ricevere notifiche via email in base alle impostazioni che hanno selezionato.
Per aggiungere un collaboratore a un'attività, clicca sul pulsante + accanto a Collaboratori per aggiungere o rimuovere i collaboratori.
Se ricevi notifiche di un’attività alla quale non sei più interessato, puoi decidere di rimuoverti dai collaboratori dell’attività cliccando sul pulsante Abbandona attività.
Nota
Se @menzioni un'altra persona nella descrizione o nei commenti di un'attività, questa verrà automaticamente aggiunta come collaboratore dell'attività.
Aggiungere collaboratori in blocco
Puoi copiare tutti i collaboratori dell’attività contemporaneamente cliccando sul link Copia. Ciò ti consente di incollare facilmente l’elenco dei collaboratori in un’altra attività invece di aggiungerli manualmente.
Per copiare un elenco di collaboratori:
- Apri un’attività e clicca sul pulsante + Aggiungi o rimuovi collaboratori accanto al campo Collaboratori .
- Clicca sull’icona di copia nell’angolo in basso a destra.
- L’elenco verrà copiato negli appunti.
- Apri il campo dei collaboratori di un’altra attività e incolla l’elenco dei collaboratori.
- Puoi incollare utilizzando la scorciatoia Comando + V su Mac o Ctrl + V su Windows.
Creare un progetto, un'attività o una sottoattività?
Dai un’occhiata al nostro framework qui sotto per scegliere il modo giusto per procedere:
| Crea un progetto... | Crea un’attività... | Crea una sottoattività... | Esempi |
|---|
| Livello di impegno | Si tratta di un grande impegno con un gruppo di stakeholder che lavorano per raggiungere un obiettivo nel tempo, o desideri un luogo centralizzato per monitorare il lavoro. | Stai cercando di creare una singola attività da assegnare a una persona e che richiede pochi minuti o giorni di lavoro. | Più persone contribuiscono al completamento di un’attività per aiutarti a suddividere e completare il lavoro. | Progetti: calendario editoriale
Attività: pubblicare il blog
Sottoattività: raccogliere le citazioni dei clienti per il blog |
| Complessità | Ciò che stai facendo prevede molti passaggi, fasi, stakeholder o livelli. | Se desideri comunicare con un sottogruppo di stakeholder su un'attività (e non sull'intero progetto). | Se stai cercando di suddividere un'attività in parti più piccole. | Progetto: Campagna di Capodanno
Attività: Finalizzare i messaggi della campagna
Sottoattività: Rivedere i messaggi della campagna |
Ulteriori risorse per gestire al meglio le attività
