Akun Asana gratis dan terkait dengan individu; Akun Asana memberikan akses ke ruang kerja bersama dan organisasi untuk berkolaborasi dengan pengguna Asana lainnya.
Dengan satu akun Asana, Anda dapat membuat atau bergabung ke beberapa ruang kerja dan organisasi untuk berkolaborasi dengan berbagai grup pengguna Asana; ruang kerja dan organisasi tempat Anda berada ini adalah entitas terpisah, masing - masing memiliki kumpulan orang, proyek, dan tugas.
Karena setiap ruang kerja dan organisasi adalah entitas terpisah, kolega Anda tidak dapat melihat ruang kerja atau organisasi tempat Anda berada, Anda pun tidak dapat melihat ruang kerja dan organisasi kolega Anda berada. Pelajari selengkapnya tentang privasi antara - ruang di sini.
Apa itu organisasi?
Organisasi menghubungkan semua pegawai di perusahaan Anda menggunakan Asana di satu ruang berdasarkan domain email bersama perusahaan.
Di dalam organisasi, Anda dan kolega dapat dibagi ke dalam tim untuk berkolaborasi pada proyek dan tugas Anda.
Jika Anda atau perusahaan tidak memiliki domain email bersama yang unik, Anda dapat berkolaborasi di ruang kerja.
Orang - orang di organisasi Anda
Ada beragam jenis orang di organisasi: anggota organisasi, tamu organisasi, dan anggota akses terbatas. Pegawai internal akan menjadi anggota organisasi, sedangkan kontributor eksternal akan menjadi tamu di organisasi Anda.
Contoh, michael@yourco.com adalah anggota organisasi yourco.com, sedangkan siapa saja yang memiliki alamat email lain (seperti @gmail.com atau @ anotherco.com) adalah tamu organisasi yourco.com.
Anda tidak dapat mengonversikan anggota organisasi menjadi tamu. Keanggotaan di organisasi secara otomatis ditentukan oleh alamat email orang tersebut.
Anggota organisasi
Keanggotaan organisasi didasarkan pada domain yang terhubung dengan alamat email Anda. Untuk menjadi anggota organisasi, Anda harus memiliki alamat email @ salah satu domain email organisasi yang disetujui.
Orang yang mendaftar Asana menggunakan alamat email @ dari salah satu domain email yang disetujui organisasi secara otomatis menjadi anggota organisasi Anda.
Anggota organisasi dapat:
- Buat tim baru
- Melihat daftar tim selengkapnya tempat mereka dapat meminta untuk bergabung di dalam organisasi
- Melihat nama dan alamat email anggota dan tamu lain di organisasi melalui pengaturan tim mereka. Admin organisasi Premium juga dapat melihat daftar lengkap anggota dan tamu organisasi melalui pengaturan organisasi.
- Mengakses proyek dan tugas yang telah diatur menjadi publik ke organisasi
Anggota yang otomatis telah bergabung dengan organisasi Anda harus meminta untuk bergabung atau diundang ke salah satu tim untuk berkolaborasi dengan Anda pada proyek dan tugas yang belum secara jelas diatur menjadi publik. Pelajari lebih lanjut di sini.
Tamu organisasi
Anda dapat berkolaborasi dengan klien, kontraktor, pelanggan, atau siapa saja yang tidak memiliki alamat email di domain email organisasi yang disetujui (yakni, @gmail.com atau @yahoo.com). Orang - orang ini akan menjadi tamu organisasi. Tamu memiliki akses terbatas di organisasi dan hanya dapat melihat hal yang jelas dibagikan kepada mereka.
Tamu organisasi hanya dapat bergabung ke tim melalui undangan. Mereka tidak dapat membuat, melihat, atau mengirim permintaan untuk bergabung ke tim tambahan.
Tamu organisasi dapat mengundang tamu lain ke organisasi Anda dengan membagikan proyek dan tugas yang dia akses.
Mengidentifikasi anggota dan tamu
Tamu memiliki ikon bola dunia di samping namanya di typehead atau daftar anggota.
Anggota dengan akses terbatas
Setiap tim memiliki anggota dan proyek sendiri. Mereka yang tidak memiliki akses ke semua proyek dalam tim Anda akan ditampilkan sebagai anggota akses terbatas di tab anggota pengaturan tim.
Anggota akses terbatas dapat melihat proyek dan tugas tempat mereka ditambahkan, tetapi tidak dengan percakapan atau proyek lain dalam tim.
Anggota akses terbatas perlu diakomodasi dalam paket jika Anda memutuskan untuk meningkatkan tim dalam organisasi ke Asana Premium.
Gabung ke organisasi yang ada
Ada dua cara untuk bergabung ke organisasi yang telah dibuat orang lain di perusahaan:
- Daftar Asana dengan alamat email perusahaan. Selanjutnya, Anda akan otomatis bergabung ke organisasi.
- Minta seseorang di organisasi yang ada untuk mengundang Anda ke tim.
- Jika sudah menggunakan Asana dengan alamat email lain, tambahkan alamat email perusahaan ke akun Asana maka Anda otomatis bergabung ke organisasi.
Buat organisasi
Buat organisasi di Asana dengan salah satu cara berikut. Beberapa pengguna perlu menghubungi kami untuk mendapatkan dukungan dengan menggunakan opsi Hubungi kami.
Membuat organisasi akan memengaruhi semua orang di Asana yang menggunakan alamat email yang cocok dengan domain email perusahaan Anda.
Jadilah yang pertama dari perusahaan Anda untuk mendaftar
Daftar akun Asana baru dengan alamat email perusahaan dan kami akan otomatis membuat organisasi untuk Anda. Ini didasarkan pada domain email Anda.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat mendaftar dengan cara ini dan akhirnya membuat ruang kerja, bukan organisasi. Jika ini terjadi, Anda dapat mengonversi ruang kerja menjadi organisasi.
Buat organisasi tambahan
Anda dapat membuat dan bergabung dengan lebih dari satu organisasi dari satu akun. Jika Anda memiliki alamat email perusahaan tambahan, tambahkan alamat email Anda ke akun Anda dan ikuti langkah - langkah ini untuk membuat organisasi baru.
Setiap organisasi harus dihubungkan dengan domain email yang unik. Hanya mereka yang memiliki domain email perusahaan Anda yang terkait dengan akun Asana mereka yang akan menjadi anggota organisasi.
Tambahkan atau ubah domain email organisasi Anda
Jika Anda ingin menambahkan domain email yang disetujui untuk organisasi Anda (misalnya, jika perusahaan Anda beralih dari acme.com ke acmestaff.com), harap tambahkan alamat email baru Anda ke akun Asana Anda sebelum menghubungi tim dukungan kami.
Pertama, tambahkan alamat email perusahaan baru Anda pada akun Anda, lalu gunakan formulir dukungan ini agar kami dapat membantu membuat perubahan yang sesuai pada organisasi Anda.
Sebagian besar permintaan diproses dalam 3 hari kerja. Anggota tim kami akan menghubungi Anda setelah organisasi Anda diperbarui atau jika kami memerlukan informasi lebih lanjut.
Hubungi kami segera setelah Anda tahu bahwa Anda akan beralih domain email. Perubahan paling mudah dilakukan saat domain email lama dan baru Anda aktif pada saat yang bersamaan.
Undang orang ke organisasi Anda
Anda dapat menambahkan seseorang ke organisasi dengan mengundangnya ke salah satu tim.
Tautan undangan yang dapat dibagikan
Tautan undangan yang dapat dibagikan memudahkan Anda untuk mengundang banyak orang ke tim atau proyek. Para pengguna dapat membagikan tautan melalui beragam saluran (via email, Slack, SMS, dll.). Mereka bahkan dapat mempostingnya di wiki onboarding atau Google Doc tim.
Tautan undangan yang dapat dibagikan harus digunakan untuk anggota, dan opsi email harus digunakan untuk tamu.
Undang ke proyek melalui tautan
Untuk membagikan proyek:
- Klik ikon Bagikan dari dalam proyek
- Salin tautan
Saat seseorang bergabung dengan proyek menggunakan tautan undangan yang dapat dibagikan, mereka akan memiliki izin edit/komentar default untuk proyek tersebut.
Undang ke tim melalui tautan
Undang ke tim:
- Klik tombol + Create Quick add dan pilih Invite
- Akses tab Undang dengan tautan
- Pilih tim dari daftar dropdown
- Klik Salin tautan untuk mengundang orang ke tim dengan membagikan tautan kepada mereka
Mengundang tamu
Jika Anda ingin mengundang tamu ke proyek/tim, gunakan opsi Undang dengan email.
Tamu organisasi tidak dapat bergabung ke tim atau proyek menggunakan tautan undangan yang dapat dibagikan - hanya anggota organisasi dengan alamat email yang cocok dengan domain organisasi yang dapat bergabung menggunakan tautan yang dapat dibagikan. Pilih Undang dengan email untuk tamu.
Nonaktifkan tautan
Mengklik nonaktifkan akan menonaktifkan tautan secara permanen. Tidak akan ada yang dapat menggunakan kembali tautan tersebut.
Keluar dari organisasi
Untuk meninggalkan organisasi:
- Klik foto profil Anda
- Di menu dropdown, arahkan kursor ke Lainnya
- Pilih Hapus saya dari organisasi ini
Setelah keluar dari organisasi, Anda tidak akan memiliki akses ke proyek dan tugasnya lagi.
Jika Anda anggota organisasi, ini akan menghapus alamat email organisasi yang terkait dengan akun Asana. Sebelum keluar, pastikan untuk menambahkan alamat email pribadi ke akun Anda terlebih dahulu sehingga Anda dapat terus mengakses akun Asana.
Menghapus alamat email perusahaan dari akun Anda selanjutnya akan menghapus Anda dari organisasi terkait.
Mengeluarkan seseorang dari organisasi
Anda dapat menghapus pengguna dari organisasi untuk menghapus akses mereka ke organisasi Anda serta proyek dan tugasnya.
Saat seseorang dihapus dari organisasi Anda, tugas, proyek, pesan, file, dan komentar yang dibuat orang tersebut akan tetap ada, tetapi tugas yang diberikan kepadanya akan menjadi batal diberikan.
Untuk memastikan tidak ada tugas yang terlewatkan, Anda sebaiknya membuka Tugas Saya milik orang tersebut dan mengalihkan tugasnya sebelum menghapus orang tersebut.
Harap diperhatikan bahwa membatalkan akses pengguna ke organisasi akan menyebabkan alamat email perusahaan dihapus dari akunnya; jika alamat tersebut ditambahkan lagi ke akunnya, ia akan muncul kembali di organisasi Anda. Selain itu, jika pengguna tersebut tidak memiliki alamat email alternatif yang terhubung dengan akun pengguna Asananya, membatalkan aksesnya dari organisasi Anda dapat mengakibatkan ia tidak dapat mengakses Asana.
Untuk menghapus seseorang dari organisasi, hal berikut harus dipenuhi:
- Anda adalah anggota organisasi
- Anda dan orang yang ingin dihapus harus menjadi bagian dari tim yang sama
Jika Anda tidak berada dalam tim yang sama atau telah menghapus seseorang dari tim, undang orang itu ke tim hanya untuk menghapusnya dari organisasi Anda setelahnya.
Ikuti petunjuk ini untuk menghapus anggota tim saat ini dari organisasi:
- Arahkan kursor ke nama tim di bilah sisi
- Klik ikon panah
- Pilih Undang rekan tim
- Navigasikan ke tab Anggota
- Klik panah dropdown di sebelah Anggota di sebelah nama pengguna yang ingin Anda hapus
- Pilih Hapus dari tim (tombol ini juga akan ditampilkan sebagai Batal Undang jika pengguna belum menerima undangannya)
- Pilih Hapus akses untuk menghapusnya dari tim
- Klik Deprovision untuk menghapusnya dari organisasi
Dalam organisasi premium, hanya admin yang dapat menghapus akses anggota.
Syarat penggunaan yang diterima untuk tamu
Tamu tunduk pada klausul 2.4(b) (Ketentuan Penggunaan yang Dapat Diterima) dari Ketentuan Pelanggan Asana. Akun tamu dimaksudkan untuk digunakan berkolaborasi dengan mitra bisnis eksternal, seperti klien, kontraktor atau pelanggan. Pelanggan yang menggunakan layanan Asana tidak diizinkan untuk memberi karyawan atau karyawan dari afiliasinya akses ke layanan Asana sebagai tamu, alih - alih membeli langganan pengguna akhir untuk karyawan tersebut.
Organisasi untuk perguruan tinggi dan lembaga pendidikan
Saat ini, organisasi dengan alamat email siswa tidak dapat dibuat. Untuk membuat organisasi, Anda memerlukan alamat email perusahaan yang unik atau email milik subdomain. Karena keanggotaan organisasi ditentukan oleh domain email, membuat organisasi di bawah domain universitas yang luas akan menghasilkan semua mahasiswa, fakultas, administrasi, dll. yang mendaftar ke Asana ditambahkan ke organisasi. Namun, Anda dapat membuat organisasi jika Anda dapat memperoleh subdomain universitas untuk departemen tertentu (misalnya @ staff.domain.edu).
Konsol admin
Pengguna dengan langganan berbayar dapat mengakses konsol admin untuk membuat perubahan pada langganan mereka, mengelola penagihan, mendapatkan wawasan tentang organisasi, dan mengelola anggota.
Tingkatkan organisasi Anda untuk mendapatkan akses ke konsol admin.