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Outlook-Kalender und Asana

In diesem Artikel

Verfügbar auf den Stufen Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den älteren Stufen Premium, Business und Legacy Enterprise.

Besuchen Sie unsere Preisseite für weitere Informationen.

Die Integration von Outlook-Kalender und Asana vereinfacht die Planung, indem Aufgaben automatisch in Ihrem Kalender zugeordnet werden, wodurch die Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit erhöht wird. Erfahren Sie, wie Sie Outlook Kalender mit Asana verbinden.

Asana-Aufgaben mit Outlook-Kalender synchronisieren

Sie können Asana-Aufgaben mit einer Kalendergruppe in Outlook Kalender synchronisieren, um eine kontinuierliche Sichtbarkeit für Mitglieder zu schaffen, die die Kalendergruppe abonniert haben.

Hinweis iconHinweis

Aktualisierungen von Asana-Aufgaben werden mit den zugehörigen Kalenderereignissen synchronisiert, aber nicht umgekehrt. 

Konfigurieren Sie Asana > Outlook Kalender-Datensynchronisierungseinstellung 

Configure Outlook Calendar data sync

  1. Navigieren Sie oben rechts in Meine Aufgaben oder in dem Projekt, das Sie mit Outlook-Kalender synchronisieren möchten, zu Anpassen .
  2. Wählen Sie Apps und suchen und wählen Sie Outlook-Kalender.
  3. Wählen Sie die Datensynchronisierungseinstellung, um zu konfigurieren, wie Asana und Outlook-Kalender synchronisiert bleiben sollen. 

Sie können die Kalendergruppe, mit der Sie Asana-Aufgaben synchronisieren möchten, die Bedingungen für das Auslösen der Synchronisierung und die Standardaufgabenfelder, die mit Kalenderereignissen synchronisiert werden, konfigurieren. 

Wählen Sie eine vorhandene Kalendergruppe aus oder erstellen Sie eine neue

Der erste Schritt besteht darin, eine Kalendergruppe auszuwählen. Standardmäßig wählen wir Neuen Kalender erstellen, damit die in Asana erstellten und aktualisierten Ereignisse die Kalendergruppe, die Sie regelmäßig für die Planung von Besprechungen verwenden, nicht beeinträchtigen. Sie haben auch die Möglichkeit, vorhandene Kalendergruppen auszuwählen, solange Sie Zugriff darauf haben. 

Definieren Sie die Bedingungen für die Auslösung von Sync

Wenn Sie Wenn eine Asana-Aufgabe hinzugefügt wird → Erstellen eines neuen Outlook-Ereignisses auswählen, können Sie eine Bedingung definieren, in der die Synchronisierung ausgelöst wird. In einem Asana-Projekt sind die verfügbaren Bedingungen „Mir zugewiesene Aufgaben“, „Aufgaben im Abschnitt“ und „Alle Aufgaben im Projekt“." In Meine Aufgaben sind sie" Mir zugewiesene Aufgaben " und "Aufgaben im Abschnitt ". 

Wenn Sie weitere Anpassungen an der Art und Weise wünschen, wie die Synchronisierung ausgelöst wird, wählen Sie Benutzerdefinierte Regel aus, und Sie können separat benutzerdefinierte Regeln erstellen, die die Kalendersynchronisierung auslösen.

Aufgaben- und Ereignisfelder zuordnen

Aufgabenname, Start-/Fälligkeitsdaten und Beschreibung sind erforderliche Feldzuordnungen. Sie können Beteiligte optional ein- oder ausschließen. Durch die Einbeziehung von Beteiligten werden die Aufgabenbeteiligten mit der Gästeliste des Ereignisses synchronisiert. 

Erste Massenexporte

Wenn Sie auf Speichern und schließen klicken, nachdem Sie die Datensynchronisierungseinstellung definiert haben, führen wir einen anfänglichen Massenexport aller Aufgaben durch, die die Bedingungen für die Synchronisierung in Meine Aufgaben oder in Projekten erfüllen. 

  • In Projekten gelten Massenexporte für alle Aufgaben, die die Synchronisierungsbedingungen erfüllen. 

  • In Meine Aufgaben exportieren wir nur unvollständige Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum von heute und darüber hinaus, sodass Ihr Kalender nur Aktionen enthält, die Sie abschließen müssen.

Erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen zur Verwendung der Outlook-Kalender-Integration

Wenn Ihr Microsoft-Administrator während der App-Installation die Benutzereinwilligung nicht aktiviert hat, können Sie möglicherweise nicht die erforderlichen Berechtigungen zum Aktivieren der Outlook-Kalenderintegration autorisieren.

Wenn Sie auf dieses Problem stoßen, geben Sie diesen Hilfeartikel bitte an Ihren Microsoft-Administrator weiter, damit Sie die entsprechenden Berechtigungen erhalten. 

Zeitplanung automatisieren

Verwenden Sie Regeln, um Kalenderereignisse basierend auf bestimmten Auslösern automatisch zu erstellen. Sie können eine der Outlook-Voreinstellungsregeln verwenden oder eine benutzerdefinierte erstellen.

  1. Navigieren Sie zum Menü Anpassen und klicken Sie auf Regeln
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Outlook-Kalender, um eine Liste der voreingestellten Regeln anzuzeigen, oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
  3. Wählen Sie bei Bedarf Ihren Auslöser und Ihre Bedingungen
  4. Wählen Sie Kalenderereignis als Aktion erstellen ausCreate an Outlook calendar event rule.png

Von hier aus können Sie Aufgabenbeteiligte zum Ereignis einladen, Dateien aus der Aufgabe anhängen und einen Teams-Meeting-Link generieren.

Der Veranstaltungstitel, das Datum und die Beschreibung basieren auf den Informationen der Aufgabe. Die Ereignisse werden mit einem Link zur zugehörigen Asana-Aufgabe in der Beschreibung hinzugefügt.

Erstellen Sie einmalige Kalenderereignisse

Sie können ein Kalenderereignis direkt aus einer Asana-Aufgabe erstellen, um ein einmaliges Ereignis zu planen. Die Beschreibung und der Titel des Ereignisses werden basierend auf der Aufgabe ausgefüllt und können auch bearbeitet werden.

Um ein einmaliges Ereignis zu erstellen, gehen Sie zur Aufgabe, klicken Sie unter Apps auf Outlook-Kalenderereignis hinzufügen und wählen Sie Neues Ereignis erstellen.

Create new Outlook event from task

Von hier aus kannst du die Details der Veranstaltung bearbeiten, z. B. Titel, Beschreibung, Datumsbereich, Startzeit, Dauer und Gäste. Wenn Sie die Uhrzeit angeben, können Sie Erste verfügbare Zeit innerhalb des Datumsbereichs für Startzeit und Dauer auswählen, um automatisch die beste genaue Start- und Endzeit zu finden, ohne manuell in Ihren Kalender schauen zu müssen.

Kalenderereignisse verknüpfen

Edit Outlook Calendar event details.png

 

Linking calendar events

Sie können ein bestehendes Kalenderereignis mit einer Asana-Aufgabe verknüpfen, indem Sie den Ereignisnamen in das Outlook-Kalender-Feld Ihrer Aufgabe eingeben. Während Sie nach dem Ereignis suchen, durchsucht der Suchkopf Ereignisse aus allen Kalendern, auf die Sie Zugriff haben, um die beste Übereinstimmung zu finden.

 

 

 

 

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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