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Calendrier Outlook et Asana

Dans cet article

Disponible sur les niveaux Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux Premium, Business et Legacy Enterprise.

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L'intégration d'Outlook Calendar et d'Asana simplifie la planification en mappant automatiquement les tâches dans votre calendrier, augmentant ainsi la visibilité et la responsabilité. Découvrez comment associer le calendrier Outlook à Asana.

Synchroniser les tâches Asana avec le calendrier Outlook

Vous pouvez synchroniser les tâches Asana avec un groupe de calendriers dans le calendrier Outlook pour créer une visibilité continue pour les membres abonnés au groupe de calendriers.

Note iconNote

Les mises à jour des tâches Asana sont synchronisées avec les événements du calendrier associés, mais pas l'inverse. 

Configurer Asana > Paramètres de synchronisation des données du calendrier Outlook 

Configure Outlook Calendar data sync

  1. Accédez à Personnaliser en haut à droite dans Mes tâches ou le projet que vous souhaitez synchroniser avec le calendrier Outlook.
  2. Sélectionnez Applications et recherchez et sélectionnez Calendrier Outlook.
  3. Sélectionnez Paramètres de synchronisation des données pour commencer à configurer la façon dont vous souhaitez qu'Asana et le calendrier Outlook restent synchronisés. 

Vous pouvez configurer le groupe de calendriers auquel vous souhaitez synchroniser les tâches Asana, les conditions de déclenchement de la synchronisation et les champs de tâches standard qui sont synchronisés avec les événements du calendrier. 

Sélectionnez un groupe de calendriers existant ou créez-en un nouveau

La première étape consiste à sélectionner un groupe de calendriers. Par défaut, nous sélectionnons Créer un nouveau calendrier pour que les événements créés et mis à jour à partir d'Asana n'interfèrent pas avec le groupe de calendriers que vous utilisez régulièrement pour planifier des réunions. Vous avez également la possibilité de sélectionner des groupes de calendriers existants tant que vous y avez accès en « écriture ». 

Définir les conditions de déclenchement de la synchronisation

Si vous sélectionnez Lorsqu'une tâche Asana est ajoutée → Créer un nouvel événement Outlook, vous pouvez définir une condition dans laquelle la synchronisation est déclenchée. Dans un projet Asana, les conditions disponibles sont « Tâches qui me sont attribuées », « Tâches de la section » et « Toutes les tâches du projet ».» Dans Mes tâches, il s'agit des « Tâches qui m'ont été attribuées » et des « Tâches de la section ». 

Si vous recherchez plus de personnalisation sur la façon dont la synchronisation est déclenchée, sélectionnez Règle personnalisée, et vous pouvez créer séparément des règles personnalisées qui déclenchent la synchronisation du calendrier.

Mapper les champs de tâche et d'événement

Le nom de la tâche, les dates de début/d'échéance et la description sont des mappages de champs obligatoires. Vous pouvez éventuellement inclure ou exclure des collaborateurs. En incluant des collaborateurs, les collaborateurs de la tâche sont synchronisés avec la liste des invités de l'événement. 

Exportations en vrac initiales

Après avoir cliqué sur Enregistrer et fermer après avoir défini le paramètre de synchronisation des données, nous effectuons une exportation groupée initiale de toutes les tâches qui remplissent les conditions de synchronisation dans Mes tâches ou dans les projets. 

  • Dans les projets, les exportations en bloc s'appliquent à toutes les tâches qui remplissent les conditions de synchronisation. 

  • Dans Mes tâches, nous n'exportons que des tâches incomplètes avec une échéance d'aujourd' hui et au-delà, de sorte que votre calendrier n'inclut que les actions que vous devez effectuer.

Accorder les autorisations requises pour utiliser l'intégration du calendrier Outlook

Lors de l'installation de l'application, si votre administrateur Microsoft n'a pas activé le consentement de l'utilisateur, vous risquez d'être empêché d'autoriser les autorisations requises pour activer l'intégration du calendrier Outlook.

Si vous rencontrez ce problème, veuillez transmettre cet article d'aide à votre administrateur Microsoft pour vous permettre d'obtenir les autorisations appropriées. 

Automatiser la planification

Utilisez des règles pour créer automatiquement des événements de calendrier en fonction de déclencheurs spécifiques. Vous pouvez utiliser l'une des règles prédéfinies d'Outlook ou en créer une personnalisée.

  1. Accédez au menu Personnaliser et cliquez sur Règles
  2. Cliquez sur Calendrier Outlook dans la barre latérale gauche pour afficher une liste de règles prédéfinies ou cliquez sur Créer une règle personnalisée
  3. Choisissez votre déclencheur et vos conditions si nécessaire
  4. Choisissez Créer un événement de calendrier en tant qu'actionCreate an Outlook calendar event rule.png

À partir de là, vous pouvez inviter des collaborateurs de la tâche à l'événement, joindre des fichiers de la tâche et générer un lien de réunion Teams.

Le titre, la date et la description de l'événement seront basés sur les informations de la tâche. Les événements sont ajoutés avec un lien vers la tâche Asana associée dans la description.

Créer des événements de calendrier uniques

Vous pouvez créer un événement de calendrier directement à partir d'une tâche Asana pour planifier un événement ponctuel. La description et le titre de l'événement seront remplis en fonction de la tâche et peuvent également être modifiés.

Pour créer un événement ponctuel, accédez à la tâche, cliquez sur Ajouter un événement de calendrier Outlook sous Applications, puis sélectionnez Créer un nouvel événement.

Create new Outlook event from task

À partir de là, vous pouvez modifier les détails de l'événement, tels que le titre, la description, la plage de dates, l'heure de début, la durée et les invités. Lorsque vous spécifiez l'heure, vous pouvez choisir Première heure disponible dans la plage de dates pour l'heure de début et la durée, afin de trouver automatiquement la meilleure heure exacte de début et de fin sans avoir à consulter manuellement votre calendrier. Edit Outlook Calendar event details.png

Lier les événements du calendrier

 

Linking calendar events

Vous pouvez lier un événement de calendrier existant à une tâche Asana en tapant le nom de l'événement dans le champ Calendrier Outlook de votre tâche. Lorsque vous recherchez l'événement, le moteur de recherche parcourt les événements de tous les calendriers auxquels vous avez accès, afin de trouver la meilleure correspondance.

 

 

 

 

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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Le calendrier Outlook et Asana