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Réception de projets

Dans cet article

Standardisez la façon dont le nouveau travail arrive, afin que les demandes soient terminées, triées rapidement et acheminées vers les bons propriétaires. Ce guide remanié vous explique étape par étape comment mettre en place un projet de réception des demandes de travail, avec des conseils pratiques.

Créez votre projet de réception des demandes

Créez un nouveau projet et choisissez la vue Tableau pour visualiser les demandes qui passent par les étapes. Les tableaux rendent les transferts évidents et réduisent les demandes de statut. Créez des sections telles que Nouveau, Triage, En cours de révision, Accepté, Planifié, Fermé/Refusé (renommez-les en fonction de votre processus). Les sections représentent les étapes du processus et peuvent déclencher des règles lorsque les tâches passent d’une section à l’autre.

Ajoutez des champs personnalisés que votre équipe utilisera pour trier et hiérarchiser les demandes, par exemple : type de demande, priorité, impact, effort/complexité, équipe à l’origine de la demande. Cette approche structurée facilite la hiérarchisation et garantit que les projets à fort impact progressent rapidement.

Créer un formulaire de réception

Pour recueillir les demandes de projets, utilisez des formulaires qui recueillent les informations du demandeur dans une tâche. Le formulaire recueille toutes les informations nécessaires dès le départ, ce qui vous permet de hiérarchiser et d’attribuer les tâches qui en résultent.

Associez les champs et configurez les paramètres

  • Associez les réponses directement aux champs personnalisés afin que les demandes arrivent pré-étiquetées (par exemple, associez « Type de demande » à votre champ à sélection unique).
  • Choisissez quelle réponse renseigne le titre de la tâche (pour des noms de cartes clairs et cohérents).
  • Définissez la section par défaut (généralement Nouvelle) et, si utile, un responsable par défaut ou des collaborateurs.
  • Autorisez les pièces jointes afin que les demandeurs puissent inclure des spécifications ou des ressources.
  • Utilisez la logique de branche pour afficher uniquement les questions pertinentes, par exemple, affichez « Public cible » uniquement lorsque le type de demande = « Campagne ». Cela raccourcit le formulaire et améliore la qualité des données.

    Améliorer la visibilité interfonctionnelle grâce au multihoming

    En associant la tâche à d’autres projets pertinents, la visibilité est maintenue à travers les différentes phases et les différentes équipes. Le multihoming permet d’ajouter une même tâche à plusieurs projets en même temps. Ainsi, les modifications apportées à la tâche sont automatiquement synchronisées dans les autres projets où elle se trouve.

    Multihoming.gif

     

    Les équipes interfonctionnelles peuvent organiser leurs projets et processus selon leurs besoins, tout en utilisant une tâche unique, partagée entre plusieurs projets, comme source de référence.

    Automatisez votre processus avec les règles et les intégrations

    Utilisez des règles pour automatiser davantage votre processus, en attribuant automatiquement des tâches pour la révision initiale et en informant les équipes lorsque leur demande de projet a été approuvée, sans aucune intervention manuelle.

    Règles de routage de base :

    • Lorsque le type de demande = accès informatique → Déplacer vers En cours de révision + Attribuer au propriétaire de la file d’attente informatique.
    • Lorsque la priorité = urgent → Définir l’échéance sur aujourd’hui 
    • → Lorsque déplacé vers Accepté Créer une sous-tâche d’approbation pour le manager et publier un commentaire avec les prochaines étapes.

    Tirer parti de la planification des capacités pour une gestion efficace de la charge de travail

    Pour gérer efficacement la charge de travail de l’équipe PMO, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de planification des capacités de l’équipe. La planification des capacités offre une vue complète des disponibilités des équipes au niveau du projet, ce qui permet d’attribuer les projets de manière stratégique en fonction des disponibilités et de l’expertise.

    Plan de capacité gif.gif

    Ressources supplémentaires

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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