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Slack und Asana

In diesem Artikel

Die „Asana for Slack”-Integration stellt sicher, dass Ihr Team problemlos mit Asana und Slack arbeiten kann, ohne ständig zwischen den Tools wechseln zu müssen. Diese unterstützt auch die Enterprise Grid-Abos von Slack.

App-Integrationen sind nicht nur für Projekte gedacht. Sie können Apps zu „Meine Aufgaben“ hinzufügen, um sie in die Tools zu integrieren, die Ihr Team am häufigsten verwendet.

Erste Schritte

Um loszulegen, können Sie die Asana für Slack-App herunterladen. Melden Sie sich bei Slack an und folgen Sie den Anweisungen des Asana-Bots für Slack, um Ihr Asana-Konto zu authentifizieren, damit Asana Informationen an Slack senden kann. Wenn jemand in Ihrem Unternehmen die Integration bereits installiert hat, haben Sie möglicherweise eine Aufforderung erhalten, Ihr Asana in Slack erneut zu autorisieren. Auf diese Weise können Sie alle neuen Funktionen nutzen.

Falls Sie die Mitteilung bekommen, Sie sind nicht berechtigt, Asana zu installieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator und bitten Sie ihn, die App für Ihren Arbeitsbereich freizugeben.

Slack app authentication


Die „Asana für Slack“-Integration unterscheidet sich von der vorherigen Asana-App und wir werden die ältere Version zu gegebener Zeit verabschieden. Wir importieren alle Einstellungen, die Sie in der alten App vorgenommen hatten, in die neue Asana for Slack-App. Informationen zum Einrichten verknüpfter Projekteinstellungen finden Sie weiter unten unter Verknüpfte Projekteinstellungen.

Der schnellste Weg, um Ihr Team ins neue „Asana für Slack“ zu holen, ist, einen Link zu einer Asana-Aufgabe in Slack einzufügen. Bitten Sie Ihre Teamkollegen, auf das Dropdown-Menü „Weitere Aktionen“ zu klicken und „Geben Sie dieser Aufgabe einen Like“ zu wählen. Indem sie mit der Aufgabe interagieren, erhalten sie die Aufforderung zur erneuten Autorisierung. Nach der erneuten Autorisierung wird das neue „Asana for Slack“ die alte Version ersetzen.

Zur neuen Integration migrieren

Falls Ihre Slash-Befehle und die Nachrichtenaktionen nicht mehr funktionieren, bedeutet dies, dass wir das Migrationsfenster gestartet haben und Sie zunächst auf die neue Version migrieren müssen, um diese Befehle wieder verwenden zu können. Wir importieren Ihre Projekt-Channel-Einstellungen aus der alten App in die neue App, und Sie erhalten Benachrichtigungen in denselben Channels, die Sie auch bisher verwendet haben.

Slack auth

Verwendung der Asana für Slack-Integration

Die „Asana für Slack“-Integration ermöglicht es Ihnen, Slack-Nachrichten in Aufgaben umzuwandeln, Aufgaben direkt in Slack zu bearbeiten oder eine neue Aufgabe zu erstellen, ohne Slack zu verlassen. Aufgabenspezifische Aktionen sind auch über Benachrichtigungen in Ihren persönlichen oder Projekt-Channels verfügbar.

Von Slack aus können Sie eine Liste der Befehle anzeigen und Links zu diesem Handbuch aufrufen, indem Sie/asana help eingeben.

Asana help

Verwandeln von Slack-Nachrichten in eine Aufgabe oder Hinzufügen einer Nachricht zu einer bestehenden Aufgabe

Halten Sie Diskussionen in Slack fest und verwandeln Sie sie in eine Aufgabe, oder fügen Sie die Diskussion zu einer bestehenden Aufgabe hinzu. Wählen Sie in Slack die Diskussion aus. Klicken Sie auf den Button „Weitere Meldungen“ und wählen Sie entweder Eine Aufgabe erstellen oder Zu Aufgabe hinzufügen. In der Asana-Aufgabe wird ein Link erstellt, so dass Sie für weiteren Kontext wieder auf die Slack-Diskussion zugreifen können.

more actions

Wenn Sie auf den Slack-Kanal zugreifen:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben einer Slack-Nachricht
  2. Klicken Sie entweder auf Aufgabenkommentar hinzufügen oder Aufgabe erstellen

Fügen Sie einen Link zu einer Asana-Aufgabe, einem Meilenstein, Projekt oder Status in Slack ein, um Informationen zu teilen. Dies wird anschließend über eine Dialogbox und Dropdown-Menüoptionen in Slack ausführbar.

link unfurl actions

Die Person oder der Channel, mit dem die Aufgabe geteilt wurde, kann Folgendes tun:

  1. die Aufgabe als erledigt markieren
  2. Die Aufgabe mit „Gefällt mir“ markieren
  3. Eine verantwortliche Person ändern oder hinzufügen
  4. Fälligkeitsdatum ändern oder hinzufügen
  5. Die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen
  6. Die Aufgabe in Asana zu öffnen

Wenn Sie eine Aufgabe, die sich in einem Projekt mit der Berechtigungseinstellung „Nur für Mitglieder sichtbar“ befindet, mit einem Nutzer teilen, der kein Projektmitglied ist, kann dieser keine Änderungen vornehmen und muss vom Projektverantwortlichen Zugriff anfordern. Ob die Beschreibung für private Aufgaben oder Projekte ausgeklappt wird, können Sie über/asana settings einstellen.

Smart Chat in Slack

Mit Smart Chat in Slack können Sie Analytik und Empfehlungen zu Ihrer Arbeit in Asana erhalten – und das alles im Kontext Ihrer Slack-Konversationen. Smart Chat in Slack steht Kunden zur Verfügung, die über ein kostenpflichtiges Asana-Abo und ein kostenpflichtiges Slack-Abo verfügen.

 

Sie können dem KI-Chat nahezu jede arbeitsbezogene Frage stellen, um Ihre Aufgaben zu optimieren. Ganz gleich, ob Sie nach den neuesten Projekt-Updates suchen, herausfinden möchten, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist, Hindernisse identifizieren oder die nächsten Schritte ermitteln wollen, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Sie können sogar fragen, wer die sachkundigste Person zu einem bestimmten Thema ist, damit Sie wissen, an wen Sie sich in Slack wenden müssen. Der KI-Chat hilft Ihnen, schnell die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann, ohne zwischen den Tools hin- und herwechseln zu müssen.

AI chat example 

Um auf Smart Chat in Slack zuzugreifen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Suchen Sie das Asana-Symbol im Schnellzugriffsmenü in der oberen rechten Ecke Ihres Slack-Arbeitsbereichs. 
  2. Klicken Sie auf „Mit Asana chatten“.

Chat with Asana icon

 

Wenn dieses Symbol nicht sichtbar ist, können Sie es hinzufügen, indem Sie zu Ihren Nutzereinstellungen gehen, auf Navigation klicken und es im Abschnitt „App-Agenten“ auswählen. Wenn die App nicht aufgeführt ist, müssen Sie Ihren Admin bitten, sie zunächst für Ihren Arbeitsbereich zu aktivieren.

Smart Summaries in Slack

Bleiben Sie mit KI-generierten Zusammenfassungen direkt in Slack über Aufgabendetails auf dem Laufenden. Mit Smart Summaries in Slack erhalten Teams einen schnellen Überblick über die Arbeitsvorgänge, die im Rahmen einer Aufgabe vor sich gehen, ohne ihren Slack-Arbeitsbereich verlassen zu müssen.

In Ihrem Asana-Unternehmen muss Asana AI aktiviert sein, damit Sie Smart Summaries in Slack nutzen können. Die Nutzung von Smart Summaries in Slack wird auf die KI-Nutzungsbeschränkungen Ihres Unternehmens angerechnet. Besuchen Sie diesen Artikel im Help Center, um mehr über die Limits zu erfahren.

Verwendung der KI-Integration

Slack and Asana AI output (4).png 

  1. Kopieren Sie die Aufgaben-URL und fügen Sie sie in einen Slack-Kanal oder in eine Direktnachricht ein.
  2. Es wird eine Aufgabenvorschau angezeigt. Klicken Sie auf „Aufgabe zusammenfassen“, um eine Zusammenfassung der Aufgabe zu erstellen.

Die Aufgaben-Zusammenfassung ist für andere Mitglieder des Slack-Kanals nicht sichtbar. Sie ist nur für den Nutzer sichtbar, der sie angefordert hat. Jedes Mitglied des Slack-Kanals, das Zugriff auf die Aufgabe hat, kann die Aufgabe zusammenfassen. Die Zusammenfassung selbst ist jedoch nur für den Benutzer sichtbar, der auf die Schaltfläche „Aufgabe zusammenfassen“ geklickt hat.

Link-Vorschau aktivieren

Wenn Ihnen in Slack keine Aufgabenvorschauen angezeigt werden, überprüfen Sie Ihre Slack-Einstellungen wie folgt:

  1. Geben Sie in einem beliebigen Direktnachrichten- oder Slack-Channel „/asana settings“ ein, um Ihre Einstellungen aufzurufen.
  2. Stellen Sie sicher, dass die Option „Link-Vorschau anzeigen“ auf „Ein“ gesetzt ist.

Aufgabe erstellen

Geben Sie/asana create ein, um eine neue Aufgabe in Asana zu erstellen, ohne Slack zu verlassen.

Es erscheint eine Dialogbox und in den Dropdown-Menüs können Sie Folgendes tun:

  1. Einen Aufgabentitel hinzufügen
  2. Eine verantwortliche Person hinzufügen
  3. Fälligkeitsdatum hinzufügen
  4. Die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen und einen Projektabschnitt auswählen
  5. Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen
  6. Wählen Sie aus, in welchem Kanal die Aufgabe geteilt werden soll – Sie können diese Auswahl deaktivieren, wenn Sie die Aufgabe nicht in einem Kanal teilen möchten, oder sich selbst auswählen, wenn Sie möchten, dass die App nur Ihnen einen Link zur Aufgabe per Direktnachricht sendet.
  7. Wählen Sie aus, für wen diese Aufgabe verfügbar sein soll

Erstellen Sie eine Aufgabe mit Emojis

Sie können Slack-Nachrichten in Asana-Aufgaben umwandeln, indem Sie das Emoji :memo: 📝 verwenden. Reagieren Sie dazu auf eine beliebige Nachricht mit dem 📝-Emoji. Der Nachrichteninhalt und alle Antworten im Thread werden automatisch in Ihre Aufgabenbeschreibung aufgenommen.

Persönliche Benachrichtigungen

Wenn Sie die App zum ersten Mal installieren, erhalten Sie eine Nachricht von Asana, die Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre Asana-Benachrichtigungen einzuschalten. Das ist hilfreich, weil Sie so auf Benachrichtigungen reagieren können, ohne Slack zu verlassen. Sie werden in folgenden Fällen benachrichtigt:

  • Eine Aufgabe wurde an Sie zugewiesen oder die Zuweisung an Sie wurde aufgehoben

Für Aufgaben, die an Sie zugewiesen wurden, erhalten Sie in folgenden Fällen eine Benachrichtigung:

  • Die Aufgabe wurde erledigt
  • Das Fälligkeitsdatum hat sich geändert
  • Alle Abhängigkeiten wurden erledigt
  • Eine Abhängigkeit wurde als unerledigt markiert
  • Das Fälligkeitsdatum einer Abhängigkeit hat sich geändert
  • Sie wurden als Follower hinzugefügt
  • Es gibt einen Kommentar zu einer Aufgabe, der Sie folgen.

Persönliche Benachrichtigungen werden an Ihren persönlichen Asana-Channel gesendet, der sich im Apps-Abschnitt unten links in der Slack-Seitenleiste befindet.

Hinweis iconHinweis

Bitte beachten Sie, dass persönliche Benachrichtigungen nicht gesendet werden, wenn Sie in Asana aktiv sind.

Sie können jederzeit Ihre persönlichen Benachrichtigungen verwalten, indem Sie/asana settings in Slack eingeben. So können Sie Benachrichtigungen aus- oder einschalten, Ihre Standarddomain ändern oder die Autorisierung Ihres Kontos aufheben.

personal project notification

Benachrichtigungen zu verknüpften Projekten

Sie können Asana-Projekte mit Slack-Channels synchronisieren. Das ist hilfreich, weil Sie und Ihr Team so auf Benachrichtigungen reagieren können, ohne Slack zu verlassen. Benachrichtigungen erscheinen im Channel, wenn die folgenden Änderungen am Projekt stattgefunden haben:

  • Eine Aufgabe wurde zum Projekt hinzugefügt
  • Eine Aufgabe wurde im Projekt erledigt
  • Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe im Projekt wurde geändert
  • Die verantwortliche Person einer Aufgabe im Projekt wurde geändert
  • Der Status eines Projekts, Portfolios oder Ziels wurde geändert
Hinweis iconHinweis

Bitte beachten Sie, dass Updates aus privaten Projekten, Portfolios und Zielen an einen Slack-Channel gesendet werden können, in dem sich auch Nicht-Mitglieder der privaten Projekte, Portfolios oder Ziele befinden.

Um Benachrichtigungen für einen Channel einzurichten, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich in dem Channel befinden, für den Sie Benachrichtigungen einrichten möchten. Geben Sie dann/Asana link ein. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihr Projekt auszuwählen und mit dem Channel zu verbinden. Sie können auch/asana link verwenden, um die Channel-Benachrichtigungen abzuschalten.

linked project notification

Regeln in Slack

Sie können Regeln verwenden, um Slack-Kanäle und Asana-Aufgaben synchron zu halten, sodass Aktualisierungen an einem Ort auch am anderen Ort berücksichtigt werden. Mithilfe von Regeln können Sie Arbeitsvorgänge in Slack erfassen, Statusänderungen in Slack teilen und dafür sorgen, dass die Unterhaltungen in beiden Tools aufeinander abgestimmt sind.

Voraussetzung: Fügen Sie die Asana-App zu einem Slack-Channel hinzu

Bevor Sie Regeln verwenden, die Nachrichten an einen Slack-Channel senden oder Nachrichten aus diesem Channel lesen, müssen Sie die Asana-App zu dem Channel hinzufügen.

  1. Öffnen Sie den Slack-Kanal, in dem Sie Asana-Regeln verwenden möchten.
  2. Klicken Sie auf den Kanalnamen am oberen Rand des Bildschirms
  3. Klicken Sie auf Integrationen
  4. Klicken Sie auf App hinzufügen
  5. Suchen Sie nach Asana und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Sobald die Asana-App hinzugefügt wurde, können Sie Regeln erstellen, die Nachrichten aus diesem Kanal lesen und Aktualisierungen an diesen Kanal zurücksenden.

Hinweis iconHinweis

Sie können keine Regeln für einen Slack-Channel einrichten, solange die Asana-App nicht zu diesem Channel hinzugefügt wurde.

Regelauslöser in Slack: Auslöser für neue Nachrichten und Antworten

Sie können Regeln basierend auf Slack-Aktivitäten auslösen, wenn Sie Kanalgespräche in Arbeit in Asana umwandeln möchten.

Wenn eine Slack-Nachricht in einem Kanal veröffentlicht wird, kann die Regel basierend auf dieser Nachricht Aufgaben in Asana erstellen oder aktualisieren. Sie wählen den zu überwachenden Kanal aus und können KI-Bedingungen hinzufügen, um den Inhalt jeder Nachricht zu überprüfen, bevor die Regel ausgeführt wird. Zum Beispiel können Sie nach Nachrichten suchen, in denen bestimmte Schlüsselwörter oder Ausdrücke erwähnt werden, bevor Sie eine Aufgabe erstellen.

Slack rule triggers

Wenn eine Antwort in einem Slack-Thread gepostet wird, der mit einer Asana-Aufgabe verknüpft ist, kann die Regel diese Antwort zur Aufgabe hinzufügen, sodass die gesamte Konversation erfasst wird. Dadurch ist es einfacher, den Kontext in Asana beizubehalten, während die Beteiligten weiterhin in Slack kommunizieren.

Slack-Regelaktionen: Nachrichten im Channel oder Direktnachrichten senden

Sie können Slack-Nachrichtenaktionen in Regeln verwenden, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, wenn es zu Änderungen in Asana kommt.

Verwenden Sie die Aktion „Nachricht im Kanal senden“, um ein Update in einem Slack-Kanal zu veröffentlichen, wenn eine Aufgabenaktivität in Asana stattfindet. Sie können beispielsweise eine Nachricht senden, wenn eine Aufgabe erstellt wird, in einen bestimmten Abschnitt verschoben wird oder als erledigt markiert wird. Wenn Sie Aufgabenvariablen in die Nachricht aufnehmen, können Sie Ihren Teamkollegen einen klaren Kontext bieten, ohne Slack zu verlassen.

Verwenden Sie die Aktion „Direkte Nachricht senden“, um eine bestimmte Person über eine Regel zu benachrichtigen, damit sie wichtige Änderungen sofort sieht. Sie können in der Nachricht Details wie den Aufgabennamen, die verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum angeben, damit die Person, die die Nachricht erhält, versteht, was sich geändert hat und wo sie in Asana nachsehen muss.

Verwenden Sie die Aktion „Antwort im Thread senden“, um eine Antwort auf eine Slack-Nachricht hinzuzufügen, die mit der auslösenden Aufgabe verknüpft ist. Auf diese Weise können Sie alle Teilnehmer im Slack-Thread über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden halten.

Verwenden von Variablen in Slack-Regeln

Wenn Sie eine Slack-App-Aktion erstellen, können Sie Aufgabenvariablen hinzufügen, die die Slack-Nachricht beim Senden der Benachrichtigung automatisch mit Aufgabeninformationen füllen, um Ihre Nachrichten dynamischer und informativer zu gestalten.

Wenn Sie eine Auslöserregel für die Slack-App erstellen, können Sie Slack-Nachrichtenvariablen hinzufügen, die die Aufgabe automatisch mit Slack-Informationen füllen. 

Gegenseitige Kommentare mit Regeln in Slack

Sie können eine beidseitige Kommentarsynchronisation zwischen Slack und Asana einrichten, damit Teamkollegen dort kommentieren können, wo sie es bevorzugen, und gleichzeitig eine einzige, gemeinsame Unterhaltung führen.

Erstellen Sie zunächst eine Regel, die einen Slack-Kanal mithilfe des Slack-Auslösers „Neue Nachricht wird im Kanal gepostet“ überwacht und aus neuen Nachrichten eine Aufgabe erstellt. Auf diese Weise können Sie Anfragen und Fragen, die in Slack beginnen, erfassen, damit sie in Asana nachverfolgt werden können.

Erstellen Sie als Nächstes eine Regel, die mithilfe des Slack-Auslösers „Antwort wird im Thread gepostet“ auf Antworten im verknüpften Slack-Thread achtet und diese Antworten als Kommentare zur Asana-Aufgabe hinzufügt. Dadurch bleibt der Kommentarverlauf der Aufgabe vollständig, während die Beteiligten weiterhin in Slack antworten.

Erstellen Sie abschließend eine Regel, die auf neue Kommentare in der Asana-Aufgabe achtet und mithilfe der Slack-Aktion „Antwort an Thread senden“ eine Antwort an den verknüpften Slack-Thread sendet. Dadurch bleiben Slack-Follower auf dem Laufenden, wenn es in Asana Updates gibt, ohne dass sie Asana öffnen müssen.

Two way comments with rules in Slack

Mit diesen Regeln können Sie Slack- und Asana-Kommentare aufeinander abstimmen und gleichzeitig Ihren Teamkollegen die Möglichkeit geben, das Tool zu verwenden, das für sie am besten geeignet ist.

Häufige Fragen

Wie verbinde ich Asana und Slack miteinander?

Laden Sie die „Asana für Slack“-App aus dem Slack-App-Verzeichnis herunter und authentifizieren Sie dann Ihr Asana-Konto, wenn Sie vom Asana-Bot dazu aufgefordert werden, um die Integration zwischen den beiden Plattformen zu aktivieren.

Kann ich Asana-Aufgaben direkt aus Slack-Nachrichten erstellen?

Sie können Slack-Nachrichten in Asana-Aufgaben umwandeln, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Nachricht klicken und „Aufgabe erstellen“ auswählen, oder Sie können die Nachricht zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen, indem Sie „Zu Aufgabe hinzufügen“ auswählen.

Welche Arten von Asana-Benachrichtigungen werden in Slack angezeigt?

Asana sendet persönliche Benachrichtigungen an Ihren Asana-Kanal in Slack, wenn Ihnen Aufgaben zugewiesen werden, wenn sich das Fälligkeitsdatum von Aufgaben ändert, wenn Abhängigkeiten erledigt oder geändert werden und wenn jemand Aufgaben kommentiert, denen Sie folgen.

Wie funktioniert die Synchronisierung von Regeln zwischen Slack und Asana?

Regeln können automatisch Asana-Aufgaben aus Slack-Nachrichten erstellen, Antworten in Slack-Threads als Aufgabenkommentare in Asana hinzufügen und Aufgabenaktualisierungen zurück an Slack-Threads senden, um die Synchronisierung von Unterhaltungen über beide Plattformen hinweg sicherzustellen.

 

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Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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