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Comprendre la confidentialité et la visibilité sur Asana

Dans cet article

La confidentialité sur Asana vous permet de contrôler qui peut voir et accéder à votre travail. Que vous gériez des projets sensibles ou que vous collaboriez entre équipes, comprendre le fonctionnement de la confidentialité vous aidera à partager les bonnes informations avec les bonnes personnes au bon moment.

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Fonctionnement de la confidentialité sur Asana

Asana utilise un système de confidentialité basé sur les objets qui fonctionne à quatre niveaux principaux :

  1. Organisation : l’espace de travail Asana de votre entreprise
  2. Équipe : groupes de personnes qui travaillent ensemble
  3. Projet et portefeuilles : ensembles de tâches et de travaux connexes
  4. Tâche : éléments de travail individuels et leurs détails

La confidentialité est un processus descendant, ce qui signifie que les paramètres de l’organisation influencent les paramètres de l’équipe, qui influencent les paramètres du projet, et ainsi de suite.

Paramètres de confidentialité du projet

Au sein d’une équipe, les projets peuvent être :

  1. Publics au sein de l’organisation
    • Tous les membres de l’organisation peuvent voir et accéder au projet
    • Les tâches du projet sont visibles par tous les membres de l’organisation
    • Ils peuvent lire les tâches et les informations du projet sans devenir membre du projet
  2. Uniquement visible par les membres
    • Seuls les membres du projet peuvent voir le projet et ses tâches et y accéder.
    • Si un non-membre est un collaborateur sur une tâche au sein du projet, il ne verra pas le projet répertorié dans le champ Projet de la tâche.

  3. Visible uniquement par l’équipe signifie que le projet est visible par les membres de l’équipe dans laquelle il se trouve. Cela signifie que les paramètres de confidentialité de l’équipe influencent qui peut accéder au projet, car ils déterminent qui peut rejoindre l’équipe.

    Les équipes peuvent avoir 3 paramètres de confidentialité différents ;

    1. Privé : vous devez être invité à rejoindre cette équipe pour la voir ou accéder à ses projets.
    2. Adhésion sur demande : vous pouvez voir le nom de l’équipe et envoyer une demande à un membre de l’équipe pour qu’il vous autorise à la rejoindre. Cette invitation peut être acceptée ou refusée.
    3. Public au sein de l’organisation : tout membre de l’organisation peut trouver l’équipe et la rejoindre. Il peut alors accéder aux projets publics de l’équipe.
Note iconNote

Même dans les projets privés, vous pouvez ajouter des collaborateurs de tâches individuels qui ne verront que cette tâche spécifique, et non l’ensemble du projet.

Visibilité des tâches

Il est important de noter que ce n’est pas parce que vous travaillez sur une tâche dans la même organisation Asana qu’une autre personne peut voir votre travail. Personne ne peut non plus voir automatiquement vos commentaires ou vos fichiers. Vous contrôlez qui voit quoi.

Au niveau des tâches, il existe plusieurs paramètres de visibilité.

Visible par moi uniquement

Il s’agit d’une tâche privée dont vous êtes le seul collaborateur. Elle n’est partagée avec personne d’autre et ne peut être vue par personne d’autre. Cela signifie que vous êtes le seul collaborateur. Cette tâche est privée et vous seul y avez accès. Personne d’autre ne peut la consulter ni y collaborer. Si vous ajoutez un autre collaborateur, la tâche ne sera plus privée et les collaborateurs auront accès à la tâche et à ses informations.

Vous pouvez garder une tâche privée si vous n’êtes pas encore prêt à partager les informations ou l’utiliser pour conserver des notes ou des informations personnelles.

Visible par les collaborateurs

Cette tâche est visible uniquement par vous et par ses collaborateurs. Elle n’est visible que par les personnes invitées à collaborer sur la tâche. Vous pouvez donner accès à la tâche à d’autres personnes en les ajoutant en tant que collaborateurs.

Vous pouvez rendre une tâche visible par les collaborateurs uniquement si les informations qu’elle contient ne doivent être consultées que par un groupe restreint.

Public au sein de l’organisation

Il s’agit d’une tâche à laquelle tous les membres de l’organisation peuvent accéder et dont ils peuvent consulter les informations. Toute personne extérieure à votre organisation Asana ne peut pas accéder à la tâche ou à ses informations.

Le paramètre d’accès par défaut pour les tâches sur Asana est souvent « Public au sein de l’organisation », en particulier si les informations peuvent et doivent être largement partagées ou accessibles à tous les membres de l’organisation.

Voir la tâche parente

Si vous travaillez sur une sous-tâche, vous verrez parfois une note en haut indiquant Cette tâche est visible par les collaborateurs et les utilisateurs qui ont accès à la tâche parente. Le fait que la sous-tâche soit visible par ses collaborateurs est évident, mais il peut ne pas être évident que la visibilité de sa tâche parente détermine la visibilité d’une sous-tâche.

En règle générale, vous pouvez voir les éléments situés en dessous de vous, mais pas toujours ceux situés au-dessus. En d’autres termes, si vous avez accès à une tâche, vous aurez accès à ses sous-tâches et sous-sous-tâches.

Il est possible d’être collaborateur ou responsable d’une sous-tâche sans avoir accès à la tâche parente « au-dessus » ; dans ce cas, vous verrez la note de visibilité mentionnée ci-dessus.

Visibilité du portefeuille

Les portefeuilles ont deux niveaux d’accès :

Réservé aux membres du portefeuille

Vous devez être invité pour devenir membre d’un portefeuille uniquement visible par les membres.

Les paramètres de confidentialité du contenu du portefeuille sont respectés, ce qui signifie que lorsque vous avez été invité, vous pouvez voir tous les projets et portefeuilles imbriqués auxquels vous avez accès. Vous ne pourrez pas voir les projets ou portefeuilles privés auxquels vous n’avez pas accès.

Public au sein de l’organisation

Toute personne au sein de l’organisation peut trouver ce portefeuille et le rejoindre.

Comme précédemment, les paramètres de confidentialité des projets du portefeuille sont respectés, de sorte que vous n’aurez de visibilité que sur les projets auxquels vous avez déjà accès. Le portefeuille peut contenir des projets privés, mais vous ne les verrez pas à moins d’être membre du projet. Cela permet de partager les portefeuilles en toute sécurité tout en respectant la confidentialité des projets et des portefeuilles imbriqués.

Collaborer avec les membres de l’équipe

Vous pouvez utiliser les paramètres d’accès pour collaborer avec les membres de l’équipe sur des projets et des portefeuilles privés sans partager trop d’informations ni donner accès au mauvais travail.

Prenons l’exemple d’un projet nommé Budget 2024, défini comme uniquement visible par les membres. Seuls les 4 membres du projet y ont accès. Personne d’autre ne peut trouver le projet via la recherche ou lire les informations qu’il contient ; il doit demander l’accès à un membre actuel du projet.

Peu de temps après, les membres se rendent compte qu’ils ont besoin de l’aide de Sam, de l’équipe financière, pour une seule tâche liée au budget dans le projet Budget 2024, mais ils ne veulent pas partager les autres tâches du projet avec lui. Aucun problème ; ils attribuent simplement la tâche à Sam. Sam n’est pas automatiquement ajouté au projet et ne voit que cette tâche. Il ne peut pas voir le nom du projet auquel la tâche appartient.

Ressources supplémentaires

 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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