Comprendre la confidentialité et la visibilité sur Asana

Asana vous permet de contrôler l'accès et la visibilité des tâches, projets, portefeuilles et autres éléments de travail. Parfois, vous travaillerez sur une tâche ou un projet qui ne devrait être vu que par certaines personnes, et cet article vous montrera comment vous assurer que les bonnes personnes ont accès au bon travail.

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Visibilité des tâches

Il est important de noter que ce n'est pas parce que vous travaillez sur une tâche dans la même organisation Asana que quelqu'un d'autre peut voir votre travail. Personne ne peut non plus voir automatiquement vos commentaires ou vos fichiers. Vous avez le contrôle sur qui voit quoi.

Au niveau de la tâche, il existe plusieurs paramètres de visibilité.

  1. Uniquement visible par vous

Cette tâche est privée et vous êtes le seul collaborateur. Il n'est partagé avec personne d'autre et ne peut être vu par personne d'autre. Cela signifie que vous seul apparaissez dans la liste des collaborateurs. Cette tâche est privée et vous seul y avez accès. Personne d'autre ne peut le consulter ou y collaborer. Si vous ajoutez un autre collaborateur, la tâche ne sera plus privée et les collaborateurs auront accès à la tâche et à ses informations.

Vous pouvez garder une tâche privée si vous n'êtes pas encore prêt à partager les informations ou à les utiliser pour conserver des notes ou des informations personnelles.

  1. Visible par les collaborateurs uniquement

Cette tâche est privée pour vous et les autres collaborateurs de la tâche. Il n'est visible que par les personnes invitées à collaborer à la tâche. Vous pouvez donner accès à la tâche à un plus grand nombre de personnes en les ajoutant en tant que collaborateurs.

Vous pouvez garder une tâche privée pour les collaborateurs si les informations ne doivent être vues que par un groupe sélectionné.

  1. Publique pour l'organisation

Il s'agit d'une tâche à laquelle tous les membres de l'organisation peuvent accéder, et ils peuvent voir les informations contenues dans la tâche. Toute personne extérieure à votre organisation Asana ne peut pas accéder à la tâche ou à ses informations.

Garder une tâche publique pour l'organisation est souvent le paramètre d'accès par par défaut pour le travail sur Asana, surtout si les informations peuvent et doivent être partagées à grande échelle ou accessibles par tous les membres de l'organisation.

  1. Afficher l'élément parent

Si vous travaillez sur une sous-tâche, vous verrez parfois une note en haut indiquant que cette tâche est visible par ses collaborateurs et les personnes qui peuvent voir sa tâche parente. La sous-tâche visible par ses collaborateurs s'explique d'elle-même, mais il n'est peut-être pas évident que la visibilité de sa tâche parente détermine la visibilité d'une sous-tâche.

En règle générale, n'oubliez pas que vous aurez de la visibilité lorsque vous regarderez « en bas », mais pas toujours lorsque vous regarderez « en haut ».En d'autres termes, si vous avez accès à une tâche, vous aurez accès à ses sous-tâches et sous-sous-tâches. 

Il est possible d'être collaborateur ou responsable d'une sous-tâche, mais de ne pas avoir accès à la tâche parente « au-dessus » ; dans ce cas, vous verrez la note de visibilité mentionnée ci-dessus.

Visibilité du projet

Les projets peuvent avoir trois niveaux d'accès.

  1. Visible par les membres uniquement

    1. Lorsqu'un projet est réservé aux membres, seuls les membres du projet peuvent y accéder. Toute personne qui n'est pas explicitement invitée à participer au projet y accède, même si elle le recherche par son nom, il n'apparaîtra pas dans les résultats de recherche. Il est également important de noter que si un non-membre est un collaborateur sur une tâche du projet, il ne verra pas le projet répertorié dans le champ Projet de la tâche s'il n'est pas membre du projet privé aux membres.
    2. Que l'équipe dans laquelle le projet vit soit publique ou privée, le projet reste privé dans ce cas.
  2. Équipe uniquement

    1. L'équipe signifie uniquement que le projet est public pour les membres de l'équipe dans laquelle il vit. Cela signifie que les paramètres de confidentialité de l'équipe influencent qui peut accéder au projet, car ils déterminent qui peut rejoindre l'équipe.
    2. Les équipes peuvent avoir 3 paramètres de confidentialité différents ;
      1. Privé : vous devez être invité à rejoindre cette équipe pour voir ou accéder à l'équipe ou à ses projets. 
      2. L'adhésion sur demande : vous pouvez voir le nom de l'équipe et envoyer une demande à un membre de l'équipe pour vous permettre de rejoindre l'équipe. Cette invitation peut être acceptée ou refusée.
      3. Public à l'organisation : tout membre de l'organisation peut trouver et rejoindre l'équipe, après quoi il peut accéder aux projets publics de l'équipe. 
  3. Partagé avec l'organisation

Toute personne au sein de votre organisation Asana peut trouver le projet et y accéder, même si elle ne fait pas partie de l'équipe dans laquelle vit le projet. Ils peuvent lire les tâches et les informations du projet sans devenir membre du projet.

Visibilité du Portefeuille 

Les portefeuilles ont deux niveaux d'accès.

  1. Visible uniquement visible par les membres.

Vous devez être invité à devenir membre d'un portefeuille réservé aux membres. 

Les paramètres de confidentialité du contenu du portefeuille sont respectés, ce qui signifie que lorsque vous avez été invité, vous pouvez voir tous les projets et portefeuilles imbriqués auxquels vous avez accès. Vous ne pourrez pas consulter les projets ou portefeuilles privés auxquels vous n'avez pas accès actuellement.

  1. Partagé avec l'organisation

Toute personne au sein de l'organisation peut trouver et rejoindre ce portefeuille.

Comme auparavant, les paramètres de confidentialité des projets du portefeuille sont respectés, de sorte que vous n'aurez de visibilité que sur les projets auxquels vous avez déjà accès. Le portefeuille peut contenir des projets privés, mais vous ne les verrez pas à moins d'être membre du projet. Cela permet le partage sécurisé des portefeuilles tout en respectant la confidentialité des projets et des portefeuilles imbriqués.

Collaboration avec les membres d'équipe

Vous pouvez utiliser les paramètres d'accès pour collaborer avec les membres de l'équipe dans des projets et des portefeuilles privés sans partager trop d'informations ou donner accès au mauvais travail. 

Envisagez un projet nommé Budget 2024 qui est défini sur uniquement visible par les membres. Seuls les 4 membres du projet y ont accès - personne d'autre ne peut trouver le projet par la recherche ou lire les informations qu'il contient - ils doivent demander l'accès à un membre actuel du projet.

Rapidement, les membres se rendent compte qu'ils ont besoin de l'aide de Sam de l'équipe des finances pour une seule tâche liée au budget dans le projet Budget 2024, mais ils ne veulent partager aucune des autres tâches du projet avec eux. Pas de problème, ils attribuent simplement la tâche à Sam. Sam n'est pas automatiquement ajouté au projet, et ils ne voient que cette tâche. Ils ne peuvent même pas voir le nom du projet auquel la tâche appartient.

Ressources complémentaires

En savoir plus sur les autorisations liées aux tâches ,projets et équipes.

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