Pianificazione di eventi universitari

Creare il progetto del tuo evento

1. Crea un nuovo progetto per il tuo evento. Dai al progetto un nome descrittivo come "Hackathon autunnale" o "Concerto di beneficenza"." Aggiungi una descrizione del progetto con una panoramica a livello generale.
2. Invita altri compagni di università e organizzatori come membri del progetto, in modo che chiunque possa assegnare e completare le attività, oltre a seguire gli aggiornamenti più importanti.
3. Organizza la cronologia della pianificazione dell'evento con sezioni basate sul tuo calendario di retropianificazione. Usa titoli come "Un mese di distanza", "Settimana del", "Giorno prima", ecc.
4. Aggiungi attività a ogni sezione e assicurati che ogni attività abbia una data di scadenza, un incaricato, eventuali file pertinenti allegati e una descrizione chiara, in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e per quando.
5. Il giorno dell'evento, puoi usare Asana per visualizzare il tuo programma aggiungendo attività con orari di scadenza per ogni passaggio, tra cui allestimento, arrivo dei fornitori, arrivo degli ospiti, cena, ecc. Man mano che l'evento procede, il tuo team può completare le attività da un dispositivo mobile per assicurarsi che tutto sia nei tempi previsti.

Scarica l'app di Asana per iOS o Android per coordinare in maniera fluida le tue azioni con quelle del team di pianificazione durante l'evento.

Svolgere più attività usando la pianificazione degli eventi

Monitoraggio delle sponsorizzazioni

Puoi monitorare facilmente gli sponsor dal tuo progetto relativo all'evento. Con un'attività per ogni sponsor, puoi usare le sottoattività per monitorare ogni passaggio della procedura, tra cui il primo contatto, le telefonate e i materiali per la presentazione, i contratti e le risorse degli sponsor, ad esempio i loghi e i motti. Può essere un ottimo luogo in cui raccogliere le idee per gli sponsor e monitorare l'avanzamento della raccolta fondi per il tuo evento. Dai un'occhiata al nostro esempio di monitoraggio degli account per farti un'idea.

Copia di un progetto di evento

Se stai organizzando una serie di eventi o lo stesso evento su base regolare, puoi creare un modello di progetto da duplicare. Aggiungi elementi al modello in base a ciò che hai imparato durante gli eventi precedenti. Crea una copia del progetto per ogni evento della serie. Inoltre, usare i modelli semplifica il passaggio di consegne relativo all'organizzazione degli eventi quando gli studenti si laureano.

Monitoraggio della lista degli invitati

Tieni sotto controllo la lista degli invitati su Asana. Usa un modulo Google per ottenere le conferme di partecipazione dagli ospiti e integralo con il tuo progetto di evento o un nuovo progetto di Asana. Quando gli ospiti confermano la partecipazione, il loro nome apparirà come attività su Asana. Potresti addirittura usare questo progetto come lista per eseguire il check-in degli invitati. Mano a mano che gli ospiti si presentano all'evento, contrassegna l'attività come completata usando il tuo dispositivo mobile.

Gestione dei fornitori esterni

Usa il progetto per gestire le interazioni con i fornitori esterni. Crea un'attività per ogni fornitore e delle sottoattività per ogni passaggio della procedura, tra cui ottenere un preventivo, finalizzare il contratto, confermare le tempistiche e pagare la fattura. Quando ricevi una fattura nella casella di posta elettronica, usa l'inoltro di email per creare un'attività su Asana.

Sono passati i tempi in cui si gestiva un evento con una cartellina o comunicando via email. Con Asana, il tuo team sarà organizzato e preparato per il tuo prossimo evento, garantendo così che i tuoi invitati vivano la miglior esperienza possibile.