Pianifica gli eventi del campus coordinando più stakeholder, gestendo numerose attività e rispettando le scadenze. Che tu stia organizzando una piccola riunione di club o un festival universitario su larga scala, Asana fornisce gli strumenti necessari per mantenere la pianificazione dell'evento nei tempi previsti e garantire che tutto funzioni senza intoppi, dall'ideazione all'esecuzione.
Preparati – finalmente.
Per prima cosa, crea un progetto per il tuo evento. Clicca sul pulsante + Crea nella barra in alto e seleziona Progetto vuoto oppure scegli il nostro modello di pianificazione degli eventi per iniziare rapidamente. Assegna al tuo progetto un nome descrittivo come “Festival autunnale” o “Fiera delle carriere” e invita i membri del comitato di pianificazione utilizzando i loro indirizzi email.
Crea e organizza le attività
Suddividi la pianificazione dell’evento in attività specifiche. Se utilizzi
elenco o
bacheca, crea
sezioni per organizzare le attività per periodo di tempo, ad esempio 3 mesi prima, 1 mese prima, settimana dell'evento, o per categoria, ad esempio sede, marketing, fornitori.
Assegna attività ai membri del team responsabili dei diversi aspetti dell’evento. Ricorda: assegna un’attività a una sola persona su Asana – questo garantisce responsabilità e impegni chiari.
Imposta le date di scadenza per ogni attività, lavorando a ritroso dalla data dell’evento. Crea una cronologia chiara e aiuta a prevenire il lavoro affrettato dell’ultimo minuto. Per le attività del giorno dell’evento, imposta orari specifici per creare un programma dettagliato dell’evento stesso.
Crea attività o traguardi per monitorare ogni fornitore o sponsor con cui stai lavorando. Utilizza le sottoattività per monitorare passaggi importanti come la firma del contratto, l'elaborazione dei pagamenti e la logistica del giorno dell'evento. Allega documenti pertinenti, come contratti o fatture, direttamente alle attività per una facile consultazione.
Monitora il budget utilizzando i campi personalizzati. Crea campi per le stime dei costi, i costi effettivi e lo stato dei pagamenti per mantenere una chiara supervisione finanziaria del tuo evento. Utilizza i campi personalizzati della formula per eseguire calcoli direttamente su Asana, utile quando confronti il budget stimato con quello effettivo.
Coordina il giorno dell'evento
Crea un programma dettagliato per il giorno dell’evento utilizzando attività con orari specifici. Il tuo team può accedere a questo programma dai propri telefoni utilizzando l’app per dispositivi mobili di Asana per iOS o Android, semplificando il controllo di ciò che deve accadere e quando.
Usa i commenti per comunicare con i membri del team in tempo reale durante l’evento. Mantieni tutta la comunicazione in un unico posto e crea un registro a cui fare riferimento per eventi futuri.
Suggerimenti per il successo
Ottieni il massimo da Asana per i tuoi eventi universitari – finalmente.
Utilizza i modelli – Salva il tuo progetto di evento come modello per semplificare la pianificazione di eventi futuri. Mantieni la documentazione centralizzata – Archivia tutti i file e i documenti relativi all’evento come allegati nel tuo progetto Asana. Crea checklist – Utilizza le sottoattività per procedure dettagliate di configurazione e smantellamento. Monitora le presenze – Utilizza i campi personalizzati per monitorare gli RSVP e le presenze effettive. Documenta il feedback – Crea una sezione per il feedback post-evento per migliorare gli eventi futuri.
Consulta risorse aggiuntive
Guarda i
video tutorial nel Centro assistenza Asana per imparare le basi. Visita
Asana Academy per registrarti a una formazione dal vivo o seguire uno dei nostri corsi on-demand.
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