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Asana 組織のメールドメインの管理

この記事の内容

メールドメインは、メールアドレスの「@」の後に表示されるものです。企業では、識別しやすいように、通常、会社名を含むメールドメインを使用します。たとえば、John Smith さんが ACME という会社で働いているとします。彼のメールアドレスが john.smith@acme.com の場合、メールドメインは acme.com です。お客様の会社は、Asana 組織に関連付けられているメールドメインを所有し、完全に管理している必要があります。@gmail.com、@hotmail.com などの一般的なメールドメインは対象外です。

  • 1 つの組織に複数のメールドメインを設定できます。

  • 各メールドメインを紐付けることができるのは 1 つの組織のみです。

  • 追加するメールドメインを使用して組織がすでに作成されている場合は、サポートチームがさまざまな解決策をご案内します。

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組織のメールドメインを管理する

管理者と特権管理者は、管理者コンソールから組織のメールドメインを管理できます。

ノート iconノート

組織に特権管理者がいない場合、管理者は特権管理者の確認プロセスを完了する必要があります。このプロセスについてサポートが必要な場合は、IT チームにお問い合わせください。

Add a domain

管理者コンソールからドメインを追加するには、次のことを行います。

  1. プロフィール写真をクリックして、「管理者コンソール」を選択します。
  2. 「設定」タブに移動します。
  3. 「ドメイン設定」で「メールドメインの管理」をクリックします。
  4. 「メールドメインを追加」を選択します。
  5. 追加するドメインを入力して「追加」をクリックします。

DNS TXT 認証とは

ドメインのオーナーシップを証明するために、Asana では DNS 認証を使用しています。これは、ドメインの DNS 設定に特定のレコードを追加することで行われます。このセキュリティ対策により、正当な所有者のみが Asana 組織内でそのドメインに関連する設定変更を行えるようになります。

DNS システムの操作方法や TXT レコードの追加方法がわからない場合は、IT チームに連絡して変更をサポートしてもらってください。

ドメインを確認します。

  1. 提供された TXT レコードをドメインの DNS 設定に追加します (詳細なガイドについては、このセクションを参照してください)。
  2. 管理者コンソールに戻り、「OK」をクリックします。
  3. ドメインのステータスを確認するには、「メールドメインの管理」ウィンドウに戻ります。

TXT レコードを再度表示するには、「メールドメインの管理」ウィンドウに移動し、保留中のメールドメインの三点リーダーアイコンをクリックして、「TXT レコードを表示」を選択します。

DNS TXT レコードは、ウェブサイトの運用に影響を与えることなく、ドメインのオーナーシップを証明します。確認が完了すると、新しいドメインが自動的に組織に追加されます。

ドメインからメールアドレスを削除するには、メールアドレスの横にある三点リーダーアイコンをクリックし、「削除」をクリックします。その後、上記の確認手順に従ってください。

重要な注意事項:

  • 特権管理者であること
  • 確認するドメインの DNS レコードを変更するためのアクセス権が必要です。
  • DNS の変更が反映されるまで、最長で 72 時間かかる場合があります。
  • 確認の試行は 28 日で有効期限が切れます。
  • 新しいドメインを組織に関連付けると、一致するメールアドレスで Asana アカウントを作成済み、または今後作成するすべてのユーザーが、組織のフルメンバーとして追加されます。
  • 組織に新しいメールドメインを追加すると、組織のサブスクリプションに必要なライセンス数に影響が出る場合があります。この場合、続行するにはすべての請求管理者からの承認リクエストが必要になります。
  • 組織にメールドメインを追加すると、組織内に重複するアカウントが表示される場合があります。この問題を解決するには、重複アカウントを持つユーザーがそれらを統合する必要があります。
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メールドメインの追加と確認のプロセスには、IT チームのサポートが必要になる場合があります。

DNS システムに TXT エントリを追加する

  1. 管理者コンソールで生成された TXT エントリーをコピーします。 
  2. 次に、ドメインホストに TXT エントリを追加する必要があります。ドメインホストがわからない場合は、次のいずれかの方法を試してください。
    1. IT 部署に連絡して、これらの手順を完了してください。
    2. ICANN の公式ドメイン登録情報検索サイトを使用する
      1. ボックスに新しいドメインを入力します (現在のドメインではありません)。
      2. 「Lookup (探索)」をクリックします。
      3. ドメインホストは「Registrar Information (レジストラ情報)」に記載されています
  3. ステップ 2 で確認したドメインホストの管理サイトにサインインします
  4. DNS レコードの管理ページに移動します。このページは、DNS 管理、ネームサーバー管理、コントロールパネル、Advanced Settingsなどと呼ばれています。
  5. 新規 DNS レコードの追加を選択するか、ボタンをクリックします。
  6. レコードタイプにはTXTを選択します。
  7. Name (名前) / Host (ホスト) / Alias (エイリアス) には、管理者コンソールのName (名前) / Host (ホスト) / Alias (エイリアス)フィールドで生成された値を入力します 
  8. Time to Live (TTL)フィールドには、「86400」を入力するか、デフォルト値のままにしておきます。
  9. 「値」「回答」「宛先」フィールドには、管理者コンソールの「レコード」または「データ」フィールドで生成されたコードを入力します (asv=XXXXX)。
  10. レコードを保存します
  11. 警告が表示されることがありますが、ご安心ください。TXT レコードを追加しても、ウェブサイトやその他の設定に影響はありません。

所属先メールドメインを削除

アクティブなメンバーがいる場合、メールドメインを削除することはできません。

ノート iconノート

ドメインを置き換える場合は、まず新しいドメインを追加してから古いドメインを削除します。

メールドメインを削除するには、次の手順に従います。

  1. 「設定」タブに移動します。

  2. 「ドメイン設定」で「メールドメインの管理」をクリックします。
  3. 削除するドメインの横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
  4. 「削除」をクリックします。
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ドメインを削除することでメンバーがゲストになる場合、ドメインを削除することはできません。これを防ぐには、組織にすでに関連付けられている別のドメインからメールアドレスを追加できます。メールアドレスを追加する方法をご覧ください。

アクティブなゲストユーザーがいるドメインの追加

ゲストが使用しているドメインを追加すると、「保留中のメールドメイン」に「このドメインから X 人のユーザーが追加されます」というメッセージが表示され、確認を求められます。確認すると、ゲストは完全にライセンスを持つユーザーに変換されます。

確認に失敗した場合

確認に失敗すると、サポートへの問い合わせリンクが記載されたエラーメッセージが表示されます。確認プロセスを再度試すか、サポートにお問い合わせください。

一般的なユースケース

メールドメインを変更する

私の会社 Acme.com は Acme-international.com にリブランディングし、スタッフは新しい acme-international.com のメールアドレスを受け取ります。

  • DNS 認証を行い、組織に新しいドメインを追加します。
  • ドメインが正常に追加されたら、組織のメンバーに新しい「@acme-international.com」のメールアドレスをアカウントに追加するよう依頼します。その手順についてはこちらをご参照ください。
  • @acme.com ドメインを削除します。

メールドメインを追加する

会社のドメインが Acme.com から Acme.net や Acme.io に変わる場合に

  • DNS 認証を行い、新しいドメインを組織に追加します。

2 つ以上の Asana 組織を統合する

会社が合併し、両社ともに既存の Asana 組織を持っています。Asana のデータを統合したいと考えています。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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