Loading
PLATFORMA
MOŻLIWOŚCI
ASANA AI
WSZYSTKIE PLANY
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Planowanie wydarzenia z Asaną

W tym artykule

Wiele zespołów używa Asany do planowania wydarzeń i zarządzania nimi. Rozpocznij od utworzenia nowego projektu specjalnie na nadchodzące wydarzenie.

Tworzenie projektów planowania wydarzenia

projekty można tworzyć na kilka sposobów:

  • Rozpocznij szybko, korzystając z naszego darmowego szablonu planowania wydarzenia. Możesz dostosować ten szablon do potrzeb swojego zespołu.
  • Jeśli obecnie śledzisz planowanie wydarzenia w arkuszu kalkulacyjnym, zaimportuj te dane do projektu w Asanie za pomocą Importera CSV. To dobry punkt wyjścia do tworzenia Twojego projektu.
  • Utwórz ręcznie nowy projekt w Asanie, wykonując kroki opisane tutaj. Możesz przekształcić ten projekt w szablon, aby zaoszczędzić czas podczas planowania kolejnego wydarzenia.

Dodaj interesariuszy do swojego projektu

Po utworzeniu projektu możesz zacząć dodawać interesariuszy. Interesariusze to osoby lub grupy, które są zainteresowane wynikiem projektu. Mogą one wpływać na projekt lub być pod jego wpływem, a ich zaangażowanie jest kluczowe dla jego powodzenia.

Interesariuszami mogą być:

  1. Osoby w Twojej organizacji, z którymi regularnie współpracujesz, takie jak członkowie zespołu, menedżer lub wsparcie IT.
  2. Osoby bezpośrednio związane z tym konkretnym wydarzeniem, takie jak organizator, gospodarz wydarzenia lub uczestnicy.
  3. Osoby zewnętrzne, z którymi ściśle współpracujesz, aby zapewnić sukces wydarzenia. Mogą to być sponsorzy, dostawcy, sprzedawcy lub właściciele obiektów. Lista ta może również obejmować usługodawców, takich jak firmy cateringowe, dekoratorzy, zespoły ds. bezpieczeństwa lub pracownicy mediów.

    Zaproś do projektu dostawców lub podwykonawców jako gości

    Możesz rozpocząć współpracę z dostawcami za pośrednictwem poczty e-mail, ale rozważ dodanie kluczowych dostawców lub wykonawców do swojego projektu jako gości. Ułatwia to realizację projektu na czas, ponieważ każdy może zobaczyć terminy, zadania i załączniki, zapewniając, że wszystko zostanie wykonane na czas.

    Dodanie dostawców i podwykonawców do projektu ułatwia również śledzenie ważnych plików, takich jak umowy i faktury, ponieważ możesz bezpiecznie przechowywać wszystko w jednym miejscu.

    Przykład zastosowania

    Przydziel wykonawcy zadanie, w którym poprosisz go o przesłanie faktury w określonym terminie. Wykonawca po prostu prześle fakturę do zadania jako załącznik przed upływem terminu, aby Twój zespół mógł przetworzyć płatność. Możesz utworzyć projekt prywatny dla członków, jeśli zadania nie powinny być widoczne dla wszystkich w Twojej organizacji lub zespole. Projekty prywatne dla członków są dostępne tylko dla członków projektu. Więcej informacji na temat uprawnień do zadań znajdziesz tutaj .

    Wskazówki dotyczące zarządzania wydarzeniem

    Jeśli masz już gotowy projekt planu swojego wydarzenia, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

    Publikuj regularne aktualizacje statusu

    W trakcie prac nad wydarzeniem, korzystaj z zakładki Przegląd, aby publikować aktualizacje statusu i wyświetlać aktywność w projekcie. Możesz przeciągać i porzucać kluczowe dane do aktualizacji statusu, aby udostępniać wykresy i kamienie milowe. Asana zapisze Twój szablon aktualizacji statusu, jeśli chcesz wykorzystać go dla kolejnych aktualizacji. Możesz nawet utworzyć pierwszą wersję roboczą, korzystając z Asana AI i funkcji inteligentnego statusu, aby przyspieszyć pracę.

    Zaplanuj swoje wydarzenie w widoku osi czasu

    Większość planów wydarzeń ma wiele ważnych terminów i zależności składających się na ten ważny dzień. Oś czasu pozwala na ich wyznaczenie przed rozpoczęciem prac, aby mieć pewność, że wszystkie elementy tworzą spójną całość. Możesz łatwo dostosowywać daty w miarę pojawiania się nowych elementów, przeciągając i porzucając zadania na osi czasu.

    Jak utworzyć plan korzystając z osi czasu:

    1. Utwórz zadania dla wszystkich zadań związanych z wydarzeniem w widoku listy.
    2. Przejdź do zakładki oś czasu u góry projektu.
    3. Zaplanuj zadania, przeciągając je i upuszczając na osi czasu. Jeśli wykryjesz konflikty czasowe, po prostu przełóż zadanie na inny termin.
    4. Wydłuż zakres dat w zadaniu, aby przypisana do niego osoba mogła łatwiej rozplanować pracę i terminowo ją zrealizować.
    5. Jeśli zadania muszą być wykonane w określonej kolejności, wyznacz zależności między nimi, najeżdżając kursorem na zadanie, a następnie przeciągając ikonę kropki do powiązanego z nim zadania.

    W miarę postępów kampanii, widok osi czasu pozwala również na szybkie wykrycie i rozwiązanie konfliktów, zanim opóźnią one cały projekt. Na przykład, jeśli zarezerwowanie obiektu na wydarzenie zajmuje dłużej, niż zaplanowano, możesz zmienić daty wykonania zadań, które są od nich zależne, za pomocą osi czasu. Przypisane do danych zadań osoby otrzymają automatyczne powiadomienie o tym, że daty wykonania uległy zmianie. Dzięki temu praca rozpocznie się we właściwym czasie i unikniesz nieporozumień.

    Śledź ważne wiadomości e-mail bez konieczności czasochłonnego sprawdzania skrzynki odbiorczej

    Możesz zaprosić dostawców do swojego projektu wydarzenia jako gości, jak opisano powyżej, ale jeśli Ty lub Twoi dostawcy wolą komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail, wypróbuj Asanę dla Gmaila, Outlooka, lub inne integracje z pocztą e-mail.

    Gdy otrzymasz wiadomość e-mail z ważnymi dokumentami lub zadaniami, możesz dodać je do Asany bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej. Możesz utworzyć zadanie, dodać je do projektu wydarzenia i nie tylko. Dzięki temu kluczowe szczegóły dotyczące planowania i zadania nie zagubią się w wątkach e-mail i skrócisz czas spędzany w skrzynce odbiorczej.

    Oszczędzaj czas, planując przyszłe wydarzenia za pomocą szablonów

    Każde wydarzenie jest inne, ale wszystkie łączą pewne kluczowe elementy. Zamiast tracić czas na odtwarzanie projektu dla każdego nowego wydarzenia lub przechowywanie informacji w dokumencie, który jest oderwany od miejsca, w którym Twoje plany stają się rzeczywistością, możesz tworzyć i zapisywać szablony wydarzeń w Asanie. Przekształcenie bieżącego projektu planowania wydarzenia w szablon nie tylko pozwoli Ci zaoszczędzić czas w przyszłości, ale również sprawi, że nie zapomnisz o ważnych krokach.

    Aby utworzyć szablon projektu do planowania wydarzenia:

    1. Utwórz w projekcie listę kontrolną, zawierającą kluczowe działania związane z wydarzeniem. Nie musisz jeszcze przypisywać zadań ani dodawać dat wykonania, chyba że zawsze wykonuje je ta sama osoba.
    2. Kliknij strzałkę rozwijaną obok nazwy projektu i wybierz opcję Zapisz jako szablon.
    3. Zapobiegaj wprowadzaniu zmian w szablonie przez innych użytkowników, zmieniając uprawnienia do projektu na tylko zezwalaj na komentarze.
    4. Przy każdym kolejnym wydarzeniu utwórz nowy projekt z szablonu, klikając pomarańczowy przycisk + Utwórz , wybierając Projekt, a następnie Użyj szablonu, aby przejść do szablonów zapisanych w Twojej organizacji. Po lewej stronie możesz wyszukać swój szablon.
    5. Z czasem możesz dopracowywać swoją listę kontrolną, aby nie powtarzać błędów lub strategii, które nie były skuteczne.

    Wskazówki dotyczące zarządzania pracą w dniu wydarzenia

    Pracuj w drodze i offline dzięki aplikacji mobilnej Asana

    W dniach poprzedzających wydarzenie i w jego dniu członkowie Twojego zespołu będą prawdopodobnie na miejscu, przygotowując się do wydarzenia. Utrudnia to szybki dostęp do kluczowych szczegółów i śledzenie tego, co pozostało do zrobienia. Dzięki aplikacji mobilnej Asany, Twój zespół może w każdej chwili uzyskać dostęp do planu wydarzenia, nawet bez połączenia z Internetem, używając aplikacji na iOS lub Android).

    Możesz na przykład dodać adnotację bezpośrednio do zdjęcia z wydarzenia przed jego udostępnieniem lub potwierdzić, czy agenda została terminowo wysłana do wszystkich uczestników. Wszystko to można zrobić w wersji mobilnej. Usprawnia to współpracę między członkami zespołu, nawet jeśli znajdują się w różnych miejscach.

    Przekształcaj konwersacje w wykonalne działania dzięki naszej integracji ze Slack

    Wiele zespołów korzysta z Asany i Slacka, aby koordynować działania i prowadzić konwersacje, zwłaszcza podczas wydarzenia. Zamiast wybierać pomiędzy tymi narzędziami, połącz je ze sobą korzystając z integracji Asana dla Slack.

    Jeśli członek zespołu poprosi Cię o informację zwrotną na temat swojej prezentacji, ale jesteś zajęty inną sprawą związaną z wydarzeniem, możesz utworzyć zadanie w Asanie bezpośrednio z poziomu rozmowy w Slacku, aby o tym nie zapomnieć i zachować cały pierwotny kontekst.

    Monitoruj postępy w organizacji wydarzenia za pomocą portfolio

    Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, koordynatorzy wydarzeń często zbierają informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego utwórz portfolio dla wszystkich projektów w Asanie związanych z Twoim wydarzeniem. Dzięki portfolio możesz uporządkować swoje najważniejsze projekty związane z planowaniem wydarzenia, na bieżąco monitorować ich status i poznać wszystkie szczegóły, a także informować swój zespół o postępach.

    Zarządzaj przydziałem osób do zadań w ramach wydarzeń dzięki widokowi obciążenia pracą

    Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą w portfolio, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Obciążenie pracą w portfolio zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin, w tym samym widoku. Upewnij się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań, a projekty i wydarzenia są odpowiednio obsadzone i mogą być realizowane na czas.

    Obciążenie pracą domyślnie odnosi się do liczby zadań, ale wiemy, że nie wszystkie zadania są sobie równe. Możesz dodać pole niestandardowe wysiłku do projektów w swoim portfolio, aby uzyskać lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie. Ustaw pola niestandardowe w oparciu o priorytet, aby wiedzieć, jaką wagę ma każde zadanie.

    Jeśli chcesz sprawdzić wydajność większego zespołu w związku z nadchodzącym wydarzeniem (a nie tylko członków projektu w ramach bieżącego portfolio wydarzeń), możesz skorzystać z funkcji Universal workload. Umożliwia ona wyświetlenie globalnej pojemności zespołu, pobierając dane z zadań i podzadań we wszystkich projektach do widoku obciążenia pracą.

    Zasoby dotyczące planowania i zarządzania wydarzeniami w Asanie

    Dowiedz się więcej na temat planowania wydarzeń w Asanie, korzystając z poniższych zasobów:

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Planowanie wydarzenia z Asaną