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A integração entre o Calendário do Outlook e a Asana simplifica o agendamento ao mapear automaticamente as tarefas no seu calendário, aumentando a visibilidade e a responsabilidade. Saiba como conectar o Calendário do Outlook à Asana.

Sincronizar tarefas da Asana com o calendário do Outlook

Você pode sincronizar as tarefas da Asana com um grupo de calendários no Calendário do Outlook para criar visibilidade contínua para os membros inscritos no grupo de calendários.

Nota iconNota

As atualizações das tarefas da Asana são sincronizadas com os eventos do calendário associados, mas não o contrário. 

Configurar a Asana > Configuração de sincronização de dados do Calendário do Outlook 

Configure Outlook Calendar data sync

  1. Navegue para Personalizar no canto superior direito em Minhas tarefas ou no projeto que você deseja sincronizar com o Calendário do Outlook.
  2. Selecione Aplicativos e pesquise e selecione Calendário do Outlook.
  3. Selecione a configuração de sincronização de dados para começar a configurar como você deseja que a Asana e o Calendário do Outlook permaneçam sincronizados. 

Você pode configurar o grupo de calendários com o qual deseja sincronizar as tarefas da Asana, as condições para ativar a sincronização e os campos de tarefas padrão sincronizados com os eventos do calendário. 

Selecione um grupo de calendários existente ou crie um novo

O primeiro passo é selecionar um grupo de calendários. Por padrão, selecionamos Criar novo calendário para que os eventos criados e atualizados a partir da Asana não interfiram com o grupo de calendário que você usa regularmente para agendar reuniões. Você também tem a opção de selecionar quaisquer grupos de calendários existentes, desde que tenha acesso de "gravação" a eles. 

Definir as condições para acionar a sincronização

Se você selecionar When an Asana task is added → Create a new Outlook event, poderá definir uma condição na qual a sincronização é acionada. Em um projeto Asana, as condições disponíveis são “Tarefas atribuídas a mim”, “Tarefas na seção” e “Todas as tarefas no projeto”.” Em Minhas tarefas, elas são “Tarefas atribuídas a mim” e “Tarefas na seção ”. 

Se você estiver procurando por mais personalização sobre como a sincronização é acionada, selecione Regra personalizada, e você pode criar separadamente regras personalizadas que acionam a sincronização do calendário.

Mapear campos de tarefa e evento

O nome da tarefa, as datas de início/conclusão e a descrição são mapeamentos de campos obrigatórios. Opcionalmente, você pode incluir ou excluir Colaboradores. Ao incluir Colaboradores, os colaboradores da tarefa são sincronizados com a lista de convidados do evento. 

Exportações iniciais a granel

Ao clicar em Salvar e fechar depois de definir a configuração de sincronização de dados, realizamos uma exportação inicial em massa de todas as tarefas que atendem às condições de sincronização em Minhas tarefas ou em projetos. 

  • Em projetos, as exportações em massa se aplicam a todas as tarefas que atendem às condições de sincronização. 

  • Em Minhas tarefas, exportamos apenas tarefas incompletas em massa com uma data de conclusão de hoje e além, portanto, seu calendário inclui apenas as ações que você precisa concluir.

Conceder as permissões necessárias para usar a integração do Calendário do Outlook

Durante a instalação do aplicativo, se o administrador da Microsoft não tiver ativado o consentimento do usuário, você poderá ser impedido de autorizar as permissões necessárias para ativar a integração do Calendário do Outlook.

Se você tiver esse problema, encaminhe este artigo de ajuda ao administrador da Microsoft para obter as permissões apropriadas. 

Automatize o agendamento

Use regras para criar automaticamente eventos de calendário com base em gatilhos específicos. Você pode usar uma das regras predefinidas do Outlook ou criar uma personalizada.

  1. Navegue até o menu Personalizar e clique em Regras
  2. Clique em Calendário do Outlook na barra lateral esquerda para ver uma lista de regras predefinidas ou clique em Criar regra personalizada
  3. Escolha o gatilho e as condições, se necessário
  4. Escolha Criar um evento de calendário como uma açãoCreate an Outlook calendar event rule.png

A partir daqui, você pode convidar colaboradores da tarefa para o evento, anexar arquivos da tarefa e gerar um link de reunião do Teams.

O título, a data e a descrição do evento serão baseados nas informações da tarefa. Os eventos são adicionados com um link para a tarefa Asana associada na descrição.

Criar eventos únicos no calendário

Você pode criar um evento de calendário diretamente de uma tarefa Asana para agendar um evento único. A descrição e o título do evento serão preenchidos com base na tarefa e também podem ser editados.

Para criar um evento único, vá para a tarefa, clique em Adicionar Evento de Calendário do Outlook em Aplicativos e selecione Criar novo evento.

Create new Outlook event from task

Aqui, pode editar os detalhes do evento, como título, descrição, intervalo de datas, hora de início, duração e convidados. Ao especificar a hora, pode escolher Primeira hora disponível dentro do intervalo de datas para a hora de início e duração, para encontrar automaticamente a melhor hora exata de início e fim sem ter de consultar manualmente o seu calendário. Edit Outlook Calendar event details.png

Vincular eventos do calendário

 

Linking calendar events

Você pode vincular um evento do calendário existente a uma tarefa da Asana digitando o nome do evento no campo Calendário do Outlook da sua tarefa. Ao pesquisar o evento, a pesquisa typeahead analisa os eventos de todos os calendários aos quais você tem acesso, a fim de encontrar a melhor correspondência.

 

 

 

 

 

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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Calendário do Outlook e Asana