Loading
Produk
AI Platform
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Menggunakan email bridge dalam proyek

Dalam Artikel Ini

Email Bridge memungkinkan orang yang tidak memiliki akun Asana untuk membuat tugas di proyek Asana dengan mengirim email ke alamat email dukungan atau penerimaan (misalnya, support@yourcompany.com). 

Saat email tersebut diteruskan ke alamat email Asana proyek, tugas akan dibuat secara otomatis. Jika pengirim eksternal membalas email pemberitahuan yang mereka terima, balasan mereka ditambahkan sebagai komentar pada tugas, sehingga percakapan tetap berurutan tanpa mengharuskan mereka masuk ke Asana.

Artikel terkait

Menyiapkan domain email terverifikasi

Sebelum organisasi Anda dapat menggunakan Email Bridge, admin organisasi harus memverifikasi domain pengirim di Konsol Admin. Langkah ini membuktikan bahwa organisasi Anda memiliki domain dan mengizinkan Asana mengirimkan email atas namanya, sehingga email pemberitahuan kepada pengirim eksternal tampak berasal dari domain Anda, bukan langsung dari Asana.

Untuk memulai, buka Konsol Admin dan pilih Pengaturan. Klik Domain email yang diverifikasi untuk membuka halaman manajemen domain. Dari sini, Anda dapat melihat domain terverifikasi atau berstatus tunggu yang ada, dan Anda dapat mengaktifkan tombol pengaktifan Izinkan pengiriman dari domain terverifikasi setelah domain diverifikasi.

Untuk menambahkan domain baru, klik Tambahkan domain email. 

Pada dialog yang muncul, masukkan Domain email Anda (semua yang ada setelah simbol @ pada alamat email Anda, misalnya, acme.org). Klik Kirim untuk melanjutkan.

Setelah mengirimkan, Asana membuat serangkaian catatan CNAME yang harus Anda tambahkan ke pengaturan DNS domain Anda. Klik Lihat catatan basis data DNS untuk melihat catatan CNAME yang diperlukan. Tambahkan setiap bukti proses ke penyedia DNS Anda, lalu kembali ke Konsol Admin untuk menyelesaikan verifikasi. Perubahan DNS dapat memakan waktu hingga 72 jam untuk dipropagasi, dan upaya verifikasi kedaluwarsa setelah 28 hari. 

Bukti Proses CNAME (Canonical Name): Mengaktifkan penandatanganan kriptografis (DKIM). Catatan CNAME memetakan alias ke nama domain utama. Asana menggunakan tiga bukti proses CNAME yang berbeda untuk menetapkan DKIM (DomainKeys Identified Mail). Ini berfungsi seperti tanda tangan digital aman yang dicap pada setiap email pemberitahuan yang dikirim ke pelanggan eksternal. Ini secara matematis membuktikan bahwa email tersebut benar-benar berasal dari perusahaan Anda dan tidak diubah saat ditransfer.

AWS SES memerlukan tiga bukti proses CNAME untuk merotasi kunci keamanan Anda dengan mulus di balik layar tanpa mengganggu alur email Anda. Meskipun hanya satu kunci yang secara aktif menandatangani email Anda pada waktu tertentu, dua bukti proses lainnya memungkinkan AWS untuk menyiapkan kunci berikutnya dan mempersiapkan cadangan untuk serah terima yang lancar dan otomatis.

Setelah verifikasi selesai, domain dipindahkan dari Domain email berstatus tunggu ke daftar terverifikasi, dan opsi Izinkan pengiriman dari domain terverifikasi menjadi tersedia.

Setelah admin organisasi memverifikasi domain pengiriman, pemilik proyek dapat menghubungkan domain tersebut ke proyek mereka dan mengonfigurasi kotak masuk email eksternal mereka untuk meneruskan pesan masuk ke Asana. Pengguna eksternal kemudian dapat membuat Tugas dan menambahkan komentar hanya dengan mengirim atau membalas email, tanpa memerlukan akun Asana.

Cara menyiapkan penerusan email untuk proyek

Untuk menghubungkan domain terverifikasi ke proyek Anda, buka proyek dan klik Sesuaikan di sudut kanan atas. Pilih Email dari panel yang muncul. Anda akan melihat alamat email Asana proyek tercantum di bawah Tambahkan tugas via email. Anda dapat mengklik Salin untuk menyalin alamat ini untuk digunakan dalam konfigurasi penerusan Anda.

Untuk mengonfigurasi pengaturan Advanced, gulir ke bawah dan klik Kelola penerusan email di bawah Pengaturan Advanced. Dialog Pengaturan email Advanced akan terbuka di tab Kelola penerusan email. 

Jika admin Anda belum memverifikasi domain, Anda akan melihat pemberitahuan yang meminta Anda menghubungi admin Anda. Setelah domain terverifikasi, pilih domain tersebut dari Bagian domain terverifikasi, lalu salin alamat email Asana yang ditampilkan di bawah Penerusan email dan tambahkan sebagai tujuan penerusan di klien email eksternal Anda (seperti Gmail atau Outlook).

Catatan: Pastikan domain Anda terverifikasi; jika tidak, email bridge tidak akan berfungsi.

Untuk mengaktifkan pembuatan tugas otomatis, konfigurasikan kotak masuk email eksternal Anda (misalnya, support@yourcompany.com) untuk meneruskan pesan masuk secara otomatis ke alamat email Asana proyek. Saat email yang diteruskan masuk, Asana membuat tugas baru menggunakan subjek email sebagai judul tugas dan isi email sebagai deskripsi tugas.

Cara menyiapkan balasan email otomatis

Anda dapat mengonfigurasi balasan otomatis untuk memberi tahu pengirim eksternal saat email mereka membuat Tugas. Di dialog Pengaturan email Advanced, klik tab Otomatiskan balasan email. 

Klik Tambah untuk membuat balasan otomatis baru, misalnya, konfirmasi "Tugas diterima". Anda juga dapat mengunggah logo di bawah Sesuaikan email untuk memberi merek pada email balasan otomatis yang dikirim ke pengirim eksternal. Pratinjau email ditampilkan di bagian bawah panel.

Cara pengguna eksternal berinteraksi dengan tugas

Saat pengguna eksternal mengirim email yang membuat Tugas, ia menerima email pemberitahuan dari domain terverifikasi Anda. Jika pengguna eksternal membalas email pemberitahuan tersebut, balasan mereka otomatis ditambahkan sebagai komentar pada tugas Asana yang sesuai. Ini membuat percakapan tetap terurut dan dapat dilihat oleh tim Anda di dalam Asana, tanpa mengharuskan pengguna eksternal membuat akun Asana atau masuk.

Pemecahan masalah

Sebagian besar isu Email Bridge berkaitan dengan verifikasi domain, koneksi proyek, atau cara penerusan dikonfigurasi di penyedia email Anda.

Domain Anda tidak terverifikasi

Di Pengaturan > Domain email yang diverifikasi, domain yang Anda tambahkan akan ditampilkan sebagai Menunggu atau Gagal.

Jika domain Anda tetap berada di bawah "Domain email berstatus tertunda":

  • Berikan waktu untuk dipropagasi: Perubahan DNS tidak diperbarui secara instan. Mungkin dibutuhkan waktu hingga 72 jam agar perubahan Anda menyebar ke seluruh server DNS global dan terdeteksi oleh Asana.
  • Periksa kembali catatan basis data DNS Anda: Verifikasi memerlukan tiga catatan CNAME persis seperti yang ditampilkan saat Anda mengklik Lihat catatan basis data DNS. Bahkan satu bukti proses yang tidak ada, salah eja, atau diubah akan memblokir verifikasi.

Jika domain Anda menunjukkan status "Gagal":

Status Gagal berarti Asana memeriksa domain Anda tetapi tidak dapat memverifikasi kepemilikan Anda. Halaman akan menampilkan kesalahan: “Kami tidak dapat menghubungi layanan verifikasi. Coba lagi.”Penyebab paling umum adalah catatan DNS yang hilang atau salah.

  1. Hapus bukti proses lama: Buka konsol penyedia DNS Anda dan hapus semua bukti proses DNS yang Anda tambahkan selama upaya verifikasi yang gagal.
  2. Mulai ulang proses: Klik Coba lagi di Konsol Admin Asana untuk memulai dari awal. Ini akan membuat serangkaian catatan DNS baru untuk Anda tambahkan ke penyedia DNS Anda.

Email yang diteruskan tidak membuat Tugas atau komentar

Ini adalah isu pengiriman yang paling umum. Lakukan pemeriksaan verifikasi ini secara berurutan:

  1. Konfirmasikan bahwa domain pengiriman Anda diverifikasi: Di Konsol Admin, buka Pengaturan → Domain email yang diverifikasi. Domain Anda harus muncul dalam daftar terverifikasi, bukan di bawah Domain email berstatus tertunda.
  2. Konfirmasikan bahwa tombol geser Izinkan pengiriman dari domain terverifikasi AKTIF: Opsi ini hanya tersedia di Konsol Admin setelah domain sepenuhnya terverifikasi.
  3. Konfirmasikan bahwa proyek terhubung ke domain terverifikasi: Buka proyek, klik Sesuaikan → Email, lalu di bawah pengaturan Advanced, klik Kelola penerusan email dan pastikan domain terverifikasi Anda dipilih. (Jika Anda melihat pemberitahuan untuk menghubungi administrator Anda, domain belum diverifikasi).
  4. Konfirmasikan bahwa penerusan aktif di penyedia email Anda: Di Gmail, Outlook, atau server email kustom Anda, pastikan email yang dikirim ke alamat penerimaan Anda (misalnya, support@yourcompany.com) dikonfigurasi untuk meneruskan ke alamat email Asana unik proyek yang ditampilkan di bawah Kelola penerusan email.
  5. ⚠️ Catatan: Email Bridge mendukung aturan penerusan email standar. Pengalihan email sederhana (yang tidak memodifikasi header amplop email) tidak didukung.
  6. Konfirmasikan bahwa Anda telah menyelesaikan konfirmasi penerusan penyedia Anda: Lihat Konfirmasi penerusan tidak selesai di bawah ini.
  7. Konfirmasikan bahwa email Anda lolos autentikasi DKIM: Email Bridge menggunakan DKIM untuk mengautentikasi email yang diteruskan. Karena pemeriksaan SPF standar tidak bertahan dalam loop penerusan, email masuk harus memiliki tanda tangan DKIM yang valid atau email tersebut akan Ditolak (dan pengirim akan menerima pemberitahuan "Tidak dapat dikirimkan").
    1. Pastikan email keluar Anda ditandatangani dengan DKIM. Sebagian besar penyedia utama (seperti Google Ruang Kerja dan Microsoft 365) menandatangani email secara otomatis.
    2. Server email kustom atau yang dikelola sendiri mungkin memerlukan konfigurasi DKIM secara manual. Hubungi penyedia email Anda untuk mendapatkan petunjuk konfigurasi spesifik.

Konfirmasi penerusan tidak selesai

Tidak semua penyedia email mewajibkan langkah ini. Beberapa penyedia (khususnya Gmail) mengirim email konfirmasi satu kali untuk memverifikasi bahwa Anda pemilik kotak masuk saat pertama kali mengatur penerusan, sementara banyak penyedia lainnya tidak melakukannya. Jika penyedia Anda tidak mewajibkan langkah ini, Anda dapat melewati Bagian ini.

Saat konfirmasi diperlukan:

  1. Asana mencegat email: Asana secara otomatis mengambil email verifikasi dan mengirimkannya ke proyek terhubung Anda sebagai Tugas.
  2. Tindakan: Buka tugas, temukan tautan verifikasi di isi email, dan klik untuk mengotorisasi penerusan.
Catatan iconCatatan

Sampai langkah ini selesai, penyedia email Anda akan memblokir semua penerusan, dan tidak ada tugas yang akan dibuat.

Balasan tidak ditambahkan sebagai komentar

Pengirim awal, penerima "Kepada" awal, dan siapa pun yang CC pada utas email awal dapat membalas pemberitahuan email untuk menambahkan komentar langsung ke Tugas Asana. Jika balasan tidak diposting:

  • Balas dalam utas: Anda harus menggunakan Balas atau Balas Semua pada email pemberitahuan Asana, bukan memulai pesan baru. Metadata yang mengarahkan balasan ke tugas yang benar berada di header email pemberitahuan.
  • Balas dari alamat resmi: Balasan hanya diterima jika dikirim dari alamat email yang ada di utas asli (pengirim asli, penerima "Kepada", atau alamat CC). Jika peserta meneruskan pemberitahuan ke alamat luar dan membalas, Asana akan menolak komentar tersebut karena alasan keamanan.

Masih butuh bantuan?

Jika Anda telah memverifikasi semua pemeriksaan di atas dan email masih gagal disinkronkan, hubungi Dukungan Asana dan sertakan:

  • Nama organisasi / ruang kerja Anda dan domain pengiriman terverifikasi Anda.
  • URL proyek Asana yang terhubung.

 

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Menggunakan email bridge di proyek Asana | Pusat Bantuan Asana