Loading
Produk
AI Platform
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Menggunakan email bridge dalam proyek

Dalam Artikel Ini

Email Bridge memungkinkan orang tanpa akun Asana untuk membuat Tugas dalam proyek Asana dengan mengirim email ke alamat email dukungan atau penerimaan (misalnya, support@yourcompany.com). 

Saat email tersebut diteruskan ke alamat email Asana proyek, tugas dibuat secara otomatis. Jika pengirim eksternal membalas email pemberitahuan yang mereka terima, balasan mereka ditambahkan sebagai komentar pada tugas, sehingga percakapan tetap berurutan tanpa mengharuskan mereka masuk ke Asana.

Artikel terkait

Menyiapkan domain email terverifikasi

Sebelum organisasi Anda dapat menggunakan Email Bridge, admin organisasi harus memverifikasi domain pengirim di Konsol Admin. Langkah ini membuktikan bahwa organisasi Anda memiliki domain dan mengizinkan Asana mengirimkan email atas namanya, sehingga email pemberitahuan kepada pengirim eksternal tampak berasal dari domain Anda, bukan langsung dari Asana.

Untuk memulai, buka Konsol Admin dan pilih Pengaturan. Klik Domain email yang diverifikasi untuk membuka halaman manajemen domain. Dari sini, Anda dapat melihat domain terverifikasi atau berstatus tunggu yang ada, dan Anda dapat mengaktifkan tombol pengaktifan Izinkan pengiriman dari domain terverifikasi setelah domain diverifikasi.

Untuk menambahkan domain baru, klik Tambahkan domain email. 

Pada dialog yang muncul, masukkan Domain email Anda (semua yang ada setelah simbol @ pada alamat email Anda, misalnya, acme.org) dan Domain bounce (Subdomain) Anda (misalnya, mail.acme.org). Domain email yang gagal terkirim digunakan untuk autentikasi email dan penanganan email yang gagal terkirim dan bukan alamat yang akan dilihat pengguna Anda. Klik Kirim untuk melanjutkan.

Setelah mengirimkan, Asana membuat satu set catatan DNS yang harus Anda tambahkan ke pengaturan DNS domain Anda. Klik Lihat catatan basis data DNS untuk melihat catatan MX, TXT, dan CNAME yang diperlukan. Tambahkan setiap bukti proses ke penyedia DNS Anda, lalu kembali ke Konsol Admin untuk menyelesaikan verifikasi. Perubahan DNS dapat memakan waktu hingga 72 jam untuk dipropagasi, dan upaya verifikasi kedaluwarsa setelah 28 hari. 

  1. Bukti Proses MX (Mail Exchanger). Catatan MX (Mail Exchanger) bertanggung jawab untuk merutekan email masuk. Dengan mengonfigurasi bukti proses ini untuk Subdomain Bounce Anda (misalnya, mail.acme.org), Anda menginstruksikan internet untuk mengembalikan pemberitahuan otomatis yang gagal dari Asana ke sistem Asana untuk pelacakan.

  1. Bukti Proses TXT (Teks): Memverifikasi otorisasi pengirim dan mencegah spam. Ini secara publik menentukan server eksternal mana yang diizinkan mengirimkan email atas nama perusahaan Anda. Menambahkan catatan TXT khusus Asana memberi tahu server email penerima, seperti Gmail atau Outlook, bahwa Asana adalah pengirim tepercaya, yang membantu memastikan pemberitahuan proyek otomatis Anda tidak diblokir atau ditandai sebagai spam.

  1. Catatan CNAME (Canonical Name): Memungkinkan penandatanganan kriptografis (DKIM). Catatan CNAME memetakan alias ke nama domain utama. Asana menggunakan tiga catatan CNAME yang berbeda untuk menetapkan DKIM (DomainKeys Identified Mail). Ini berfungsi seperti tanda tangan digital aman yang dicap pada setiap email pemberitahuan yang dikirim ke pelanggan eksternal. Ini secara matematis membuktikan bahwa email tersebut benar-benar berasal dari perusahaan Anda dan tidak diubah saat transit.

AWS SES memerlukan tiga bukti proses CNAME untuk memutar kunci keamanan Anda dengan mulus di balik layar tanpa mengganggu alur email Anda. Meskipun hanya satu kunci yang secara aktif menandatangani email Anda pada waktu tertentu, dua bukti proses lainnya memungkinkan AWS untuk menyiapkan kunci berikutnya dan mempersiapkan cadangan untuk serah terima yang lancar dan otomatis.

Setelah verifikasi selesai, domain dipindahkan dari Domain email berstatus tunggu ke daftar terverifikasi, dan opsi Izinkan pengiriman dari domain terverifikasi menjadi tersedia.

Catatan: Anda hanya dapat memodifikasi domain bounce setelah domain email sepenuhnya diverifikasi.

Setelah admin organisasi memverifikasi domain pengiriman, pemilik proyek dapat menghubungkan domain tersebut ke proyek mereka dan mengonfigurasi kotak masuk email eksternal mereka untuk meneruskan pesan masuk ke Asana. Pengguna eksternal kemudian dapat membuat Tugas dan menambahkan komentar hanya dengan mengirim atau membalas email, tanpa memerlukan akun Asana.

Cara menyiapkan penerusan email untuk proyek

Untuk menghubungkan domain terverifikasi ke proyek Anda, buka proyek dan klik Sesuaikan di sudut kanan atas. Pilih Email dari panel yang muncul. Anda akan melihat alamat email Asana proyek tercantum di bawah Tambahkan tugas via email. Anda dapat mengklik Salin untuk menyalin alamat ini untuk digunakan dalam konfigurasi penerusan Anda.

Untuk mengonfigurasi pengaturan Advanced, gulir ke bawah dan klik Kelola penerusan email di bawah Pengaturan Advanced. Dialog Pengaturan email Advanced akan terbuka di tab Kelola penerusan email. 

Jika admin Anda belum memverifikasi domain, Anda akan melihat pemberitahuan yang meminta Anda menghubungi admin Anda. Setelah domain terverifikasi, pilih domain tersebut dari Bagian domain terverifikasi, lalu salin alamat email Asana yang ditampilkan di bawah Penerusan email dan tambahkan sebagai tujuan penerusan di klien email eksternal Anda (seperti Gmail atau Outlook).

Catatan: Pastikan domain Anda terverifikasi; jika tidak, email bridge tidak akan berfungsi.

Untuk mengaktifkan pembuatan tugas otomatis, konfigurasikan kotak masuk email eksternal Anda (misalnya, support@yourcompany.com) untuk meneruskan pesan masuk secara otomatis ke alamat email Asana proyek. Saat email yang diteruskan masuk, Asana membuat tugas baru menggunakan subjek email sebagai judul tugas dan isi email sebagai deskripsi tugas.

Cara menyiapkan balasan email otomatis

Anda dapat mengonfigurasi balasan otomatis untuk memberi tahu pengirim eksternal saat email mereka membuat tugas. Di dialog Pengaturan email Advanced, klik tab Otomatiskan balasan email. 

Klik Tambah untuk membuat balasan otomatis baru, seperti konfirmasi "Tugas diterima". Anda juga dapat mengunggah logo di bawah Sesuaikan email untuk menambahkan merek pada email balasan otomatis yang dikirim ke pengirim eksternal. Pratinjau email ditampilkan di bagian bawah panel.

Cara pengguna eksternal berinteraksi dengan tugas

Saat pengguna eksternal mengirim email yang membuat Tugas, ia menerima email pemberitahuan dari domain terverifikasi Anda. Jika pengguna eksternal membalas email pemberitahuan tersebut, balasan mereka otomatis ditambahkan sebagai komentar pada tugas Asana yang sesuai. Ini membuat percakapan tetap terurut dan dapat dilihat oleh tim Anda di dalam Asana, tanpa mengharuskan pengguna eksternal membuat akun Asana atau masuk.

 

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Menggunakan email bridge di proyek Asana | Pusat Bantuan Asana