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運用 Asana 進行活動策劃

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如需詳細資訊，請前往定價頁面。

許多團隊使用 Asana 來規劃和管理活動。建立專門用於即將舉行的活動的新專案，以開始使用。

建立活動策劃專案

有幾個不同的方法可以建立您的專案：

  • 使用我們的免費活動策劃範本，快速開始使用。您可以對此範本進行自訂，以滿足團隊的需求。
  • 若您目前在試算表中追蹤活動策劃，請使用 CSV 匯入工具將該資料匯入至 Asana 專案中。這是組建專案的良好起點。
  • 按照此處概述的步驟，在 Asana 中手動建立新專案。您可能希望將該專案轉換為範本，以便在規劃下一個活動時節省時間。

新增專案關係人至您的專案

建立專案後，您就可以開始新增專案關係人。專案關係人包括對專案結果有興趣的個人或群體。他們可能會影響專案或受到專案的影響，而他們的參與對於專案的成功至關重要。

專案關係人可能包括：

  1. 您在組織中定期合作的人員，例如隊友、經理或 IT 支援人員。
  2. 與此特定活動直接相關的人員，例如主辦方、活動主持人或與會者。
  3. 您與之密切合作以確保活動成功的外部人員。這可能包括贊助商、供應商、廠商或場地所有者。此清單還可能包括服務供應商，例如餐飲業者、佈置人員、安保團隊或媒體人員。

邀請廠商及承包商以訪客身分加入您的活動專案

您可能會透過電子郵件與廠商一起啟動工作，但不妨考慮將重要廠商或承包商以訪客身分新增至您的專案。這樣可以更輕鬆地讓專案進展順利，因為每個人都能查看期限、待辦事項和附件，確保事情按時完成。

將您的廠商和承包商新增至專案中，也有助於簡化追蹤合約和發票等重要檔案的方式，因為您可以安全地將所有內容集中於一處。

使用案例範例

為您的承包商指派一項任務，要求他們在特定日期前傳送發票。承包商只需在截止日期前將發票作為附件上傳至任務，您的團隊即可處理付款。如果任務不應對組織或團隊中的所有人都可見，您可以將專案設為專屬於成員。專屬於成員的專案僅供專案成員存取。您可以在此處閱讀有關任務權限的更多資訊。

管理活動的提示

建立您的活動規劃專案後，您可以參考以下提示，以協助您在工作進行時管理專案並追蹤詳細資料。

定期發佈狀態更新

隨著團隊實現活動，可使用概觀標籤頁發佈狀態更新，並查看專案活動。您可以將重點摘要拖放至您的狀態更新中，以分享圖表和里程碑。如果您想每次都遵照相同的格式，則 Asana 可儲存您的狀態更新範本。您甚至可以使用 Asana AI 和智能狀態功能建立第一版草稿，以加快速度。

在時間軸檢視中制定您的活動計劃

大多數活動計劃在發佈日前都有許多關鍵的期限和相依性。時間軸可幫助您在工作啟動前規劃這些內容，確保所有部份妥善整合，從而使活動順利進行。您可以透過在時間軸上拖放任務，隨事務進展的情況輕鬆調整日期。

如何運用時間軸建立計劃：

  1. 在清單檢視中針對您所有活動的待辦事項一一建立任務。
  2. 前往專案頂端的「時間軸」標籤頁。
  3. 拖放任務至時間軸即可安排任務的排程。若您發現有時間衝突，移動任務即可重新排程。
  4. 展延任務的日期範圍，以利指派對象更妥善地規劃他們的時間，在期限來臨之前妥善執行工作。
  5. 若任務需要以特定的順序完成，請將游標暫留於任務上方，以便在任務之間建立相依性，然後再拖曳該點至相關的任務以進行連結。

工作開始進行後，時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前，就快速先行解決。若預訂活動場地所需時間比原來預期的更久，則可在時間軸檢視中輕鬆推延依存任務。任務指派對象會在截止日期被調整後自動獲得通知。這能確保工作在正確的時間開始，並避免混淆。

持續追蹤重要電子郵件，同時減少花費在收件匣中的時間

您可以按照上述方式邀請廠商以訪客身分加入您的活動專案，但如果您或廠商偏好透過電子郵件進行溝通，不妨試用 Asana for Gmail、Outlook 或其他電子郵件整合。

收到帶有重要文件或可行動工作的電子郵件後，您可以直接從收件匣將其新增至 Asana。您可以建立任務、將任務新增至您的活動專案等。這可以避免重要的規劃詳細資料和待辦事項遺失於電子郵件對話中，並減少您在電子郵件收件匣中花費的時間。

使用範本節省規劃未來活動的時間

每一場活動都不同，但基本上都會有同一個核心核對清單。與其浪費時間針對每一場新活動重新建立專案，或將資訊儲存在與計劃實際進行之處毫不相干的文件中，不妨在 Asana 中組建並儲存您的活動範本。將您目前的活動策劃專案轉換為範本，不僅未來可以節省時間，還可以確保您不會遺忘重要步驟。

若要建立用於活動策劃的專案範本，請執行以下操作：

  1. 在專案中組建您的核心活動核對清單。除非每次都由同一個人完成同一項任務，否則目前還不需要指派任務或新增截止日期。
  2. 點選專案名稱旁邊的下拉式箭頭，然後選擇「另存為範本」。
  3. 將專案權限變更為僅允許評論，以防止其他使用者對範本進行編輯或變更。
  4. 針對之後的每個活動，可按一下橘色的 +「建立」按鈕、選擇「專案」，再選擇「使用範本」，即可前往組織已儲存的範本，從您的範本建立新專案。您可以在左側搜尋範本。
  5. 在繼續改善活動核對清單的同時，您可以隨之更新範本，確保自己不會重蹈覆轍或使用過時技法。

活動當天的工作管理提示

使用 Asana 行動應用程式隨時隨地離線工作

在活動開始前的幾天與活動當天，您的團隊可能會在現場做準備。這導致您難以快速存取重要詳細資料，也難以持續追蹤還有什麼事情要做。Asana 的行動應用程式可讓您的團隊在活動前、活動期間和活動後皆與活動計劃保持連結 (即使您在 iOS 或 Android 上處於離線狀態)。

例如，您可以在分享活動照片前使用校訂功能在照片上留下回饋，或確認活動日程已按時透過電子郵件傳送給所有參加者。所有這些都可以在行動裝置上完成。即便活動隊友來自不同地方，此舉都能強化彼此的協作。

藉助 Slack 整合，讓即時對話內容變得可據以行動

許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對工作進行協調與溝通，活動開始時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合同時使用兩種工具，而不必擇一棄一。

若有隊友徵求關於其簡報的回饋，但您正在為該活動執行另一項任務，則可以直接從 Slack 對話中建立一個 Asana 任務，這樣您就不會遺忘，且能保留所有當時的情境。

使用專案集監控活動進度

為了瞭解活動進度及衡量團隊能力，活動策劃人員經常需要將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起，但這麼做可能既耗時又不準確。與其如此，不妨為所有與您的活動相關的 Asana 專案建立一個專案集。藉由專案集，您可以組織最重要的活動策劃專案，即時監控其發展狀況，深入瞭解更多資訊，讓團隊掌握最新進度。

利用工作負荷管理跨多項活動的人員配置

接著，使用專案集的「工作負荷」標籤頁，根據已指派給團隊成員的任務，將團隊跨多項活動的工作量可視化。專案集工作負荷可讓您快速查看團隊工作量，並更深入瞭解團隊跨各個專案時的工作情況。辨識衝突，以便在同一檢視中輕鬆重新指派或重新安排任務，以此處理風險並維持專案正常推進。避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況，且確保專案和活動有妥善的人員配置，並能夠按部就班進行。

工作負荷預設為任務數目，但我們明白並非所有任務都是等同的。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位，以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。依據優先順序設定自訂欄位，即可掌握任務量。

若您需要瞭解更廣泛的團隊在活動前的工作量 (不僅僅是您目前活動專案集中的專案成員)，您可以使用通用工作負荷功能。此舉可讓您將所有專案的任務和子任務資料匯入工作負荷檢視中，從而檢視團隊的整體工作量。

在 Asana 中管理及規劃活動的資源

使用以下資源，深入瞭解如何在 Asana 中規劃活動：

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This article has been AI-translated.

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