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使用 Asana 進行活動策劃

在本文中

許多團隊使用 Asana 規劃和管理活動。從建立專為即將舉行的活動而設的新專案開始著手。

建立活動策劃專案

有幾個不同的方法可以建立您的專案：

  • 使用我們的免費活動策劃範本快速開始。您可以自訂此範本，以滿足團隊的需求。
  • 如果您目前在試算表中追蹤活動策劃，請使用 CSV 匯入工具將該資料匯入 Asana 專案。這是建立專案的好起點。
  • 依循此處概述的步驟，在 Asana 中手動建立新專案。您可能會想將該專案轉換為範本，以便在規劃下一次活動時節省時間。

新增專案關係人

建立專案後，您就可以開始新增專案關係人。專案關係人包括對專案結果有興趣的個人或群組。他們可以影響專案或受到專案的影響，他們的參與對專案的成功至關重要。

關係人可能包括：

  1. 組織中與您定期合作的人員，例如隊友、經理或 IT 支援人員。
  2. 與此特定活動直接相關的人員，例如組織者、活動主持人或參與者。
  3. 與您密切合作以確保活動成功的外部人員。這可能包括贊助商、供應商、廠商或場地所有者。此清單還可能包括服務供應商，例如餐飲業者、裝飾師、安全團隊或媒體人員。

邀請廠商及承包商以訪客身分加入您的活動專案

您可以透過電子郵件與廠商一起啟動工作，但不妨考慮將重要廠商或承包商以訪客身分新增至您的專案。這樣一來，每個人都能輕鬆查看期限、待辦事項和附件，確保事情按時完成，從而更容易讓您的專案進度正常。

將您的供應商和承包商新增至專案中，還有助於簡化追蹤合約和發票等重要檔案的方式，因為您可以將所有內容安全地保留在一處。

使用案例

為您的承包商指派一個任務，要求他們在特定日期前發送發票。承包商只需在截止日期前將發票作為附件上傳到任務中，以便您的團隊可以處理付款流程。如果您的組織或團隊中的每個人都不應該看到任務，您可以將專案設為專屬於成員。專屬於成員的專案僅供專案成員存取。您可以在此處 閱讀更多關於任務權限的資訊。

管理活動的提示

建立您的活動規劃專案後，可參考以下提示，以利隨工作展開的同時管理及追蹤每一處詳細資料。

定期發佈狀態更新

隨著您的團隊將活動帶入生活，請使用概觀標籤頁發佈狀態更新並檢視專案活動。您可以將醒目提示拖放至狀態更新中，以便分享圖表和里程碑。如果您想每次都遵照相同的格式，則 Asana 可儲存您的狀態更新範本。您甚至可以使用 Asana AI 和智能狀態功能建立初稿，以加快進度。

在時間軸檢視中規劃您的活動計劃

大多數活動計劃在發佈日前都有許多關鍵的期限和相依性。時間軸可幫助您在工作啟動之前規劃這些內容，確保所有部份妥善整合，從而使活動無縫進行。您可以在時間軸上拖放任務，輕鬆調整日期。

如何使用時間軸建立計劃：

  1. 在清單檢視中為所有活動待辦事項建立任務。
  2. 前往專案頂端的時間軸標籤頁。
  3. 透過將任務拖放到時間軸上來排定任務。若您發現有時間衝突，移動任務即可重新排程。
  4. 展延任務的日期範圍，以利指派對象更妥善地規劃他們的時間，在期限來臨之前妥善執行工作。
  5. 若任務需要以特定的順序完成，請將游標暫留於任務上方，以便在任務之間建立相依性，然後再拖曳該點至相關的任務以進行連結。

工作開始進行後，時間軸還可協助您在衝突搞砸計劃之前，就快速先行解決。例如，若預訂活動場地所需時間比原來預期的更久，則可在時間軸檢視中輕鬆推延依存任務。任務指派對象會在截止日期被調整後自動獲得通知。這樣可以確保工作在正確的時間開始，並避免混淆。

持續追蹤重要電子郵件 (同時減少花費在收件匣中的時間)

您可以如上所述邀請供應商以訪客身分加入您的活動專案，但如果您或您的供應商更喜歡透過電子郵件進行溝通，請嘗試使用 Asana for Gmail、Outlook 或 其他電子郵件整合。

收到帶有重要文件或可行動工作的電子郵件後，您可以直接從收件匣將其新增至 Asana。您可以建立任務、將任務新增至活動專案等。這樣可以避免重要的規劃詳細資料和待辦事項迷失在電子郵件對話中，並減少您在電子郵件收件匣中花費的時間。

使用範本節省規劃未來活動的時間

每一場活動都不同，但基本上都會有同一個核心核對清單。與其浪費時間針對每一場新活動重新建立專案，或將資訊儲存在與計劃實際進行之處毫不相干的位置，不妨在 Asana 中組建並儲存您的活動範本。將您目前的活動策劃專案轉換為範本不僅可以在未來節省時間，還可以確保您不會忘記重要步驟。

若要建立活動策劃專案範本：

  1. 在專案中組建您的核心活動核對清單。除非每次都由同一個人完成同一項任務，否則無需指派任務或新增截止日期。
  2. 點擊專案名稱旁邊的下拉式箭頭，並選擇儲存為範本。
  3. 將專案權限變更為僅 僅允許評論。
  4. 對於後續的每一個活動，請點選橘色的+ 建立按鈕，選擇專案，然後使用範本，即可前往您組織的已儲存範本。您可以在左側搜尋您的範本。
  5. 在繼續改善活動核對清單的同時，您可以更新您的範本，確保自己不會重蹈覆轍或使用過時技法。

活動當天管理工作的提示

使用 Asana 行動應用程式隨時隨地離線工作

在活動開始前的幾天與活動當天，您的團隊可能會在現場做準備。這使得快速存取關鍵詳細資料並追蹤剩餘工作變得困難。Asana 的行動應用程式可讓您的團隊在活動前、活動期間和活動後皆與活動計劃保持連結 (即使您在 iOS 或 Android 上處於離線狀態)。

例如，您可以在分享活動照片前直接在照片上使用校訂功能對回饋作註解，或確認活動日程已按時透過電子郵件傳送給所有參加者。這一切都可以在行動裝置上完成。即便活動隊友來自不同地方，此舉都能強化彼此���協作。

藉助 Slack 整合，讓即時對話內容變得可據以行動

許多團隊會同時使用 Asana 和 Slack 針對工作進行協調與溝通，籌備活動時尤其如此。團隊可以藉由 Asana for Slack 整合同時使用兩種工具，而不必擇一棄一。

若有隊友徵求關於其簡報的回饋，但您正在為該活動執行另一項任務，則可以直接從 Slack 對話中建立一個 Asana 任務，這樣您就不會遺忘，且能擁有所有當時的情境。

使用專案集監控活動進度

為了瞭解活動進度及衡量團隊能力，活動策劃人員經常需要將會議、電子郵件或試算表中的資訊拼湊在一起，但這麼做可能既耗時又不準確。與其如此，不如為與活動相關的所有 Asana 專案建立專案集。藉由專案集，您可以組織最重要的活動策劃專案，即時監控其健康狀況，深入瞭解更多資訊，讓團隊掌握最新進度。

利用工作負荷管理跨多項活動的人員配置

接著，使用專案集的工作負荷標籤頁，根據已指派給團隊的任務，將團隊跨多項活動的工作量可視化。專案集工作負荷可讓您以視覺化的方式掌握團隊的工作量，並更深入地瞭解團隊跨專案的工作情況。辨識衝突，以便在同一檢視中輕鬆重新指派或重新安排任務，以此處理風險並維持專案進度正常。確保團隊成員不會不堪重負或賦閒，並確保專案和活動有適當的人員配置，並且可以保持進度正常。

工作負荷預設為任務數目，但我們明白並非所有任務都具有相同的權重。您可以在專案集的不同專案中設定投入量自訂欄位，以便更好地瞭解每個任務所需的總小時數或投入量等級。依據優先順序設定自訂欄位，即可掌握任務權重。

如果您需要了解更廣泛的團隊即將參與活動的工作量 (而不僅僅是您目前活動專案集中的專案成員)，您可以使用通用工作負荷功能。這樣，您就可以透過將所有專案中的任務和子任務資料拉入工作負荷檢視，來檢視團隊的整體工作量。

在 Asana 中規劃及管理活動的資源

使用以下資源，深入瞭解如何在 Asana 中規劃活動：

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This article has been AI-translated.

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