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Funciones excepcionales de Asana para la gestión del trabajo

En este artículo

Asana es la plataforma líder en gestión laboral que ayuda a los equipos a coordinar el trabajo desde la estrategia hasta la ejecución. Con potentes capacidades de IA, automatización avanzada y herramientas integrales de colaboración, Asana permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos de manera más rápida y eficiente.

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Crea sofisticados flujos de trabajo impulsados por IA utilizando un lenguaje natural sin codificación. AI Studio funciona como una plataforma de orquestación que combina capacidades humanas y de IA para crear procesos comerciales.

Galería de flujos de trabajo Smart

Comienza a trabajar de inmediato con los flujos de trabajo de IA prediseñados y adaptados a los casos de uso más comunes:

  • Flujos de trabajo de seguimiento de solicitudes: administre grandes volúmenes de solicitudes entrantes con formularios integrados, reglas de IA para enrutamiento y temporizadores de SLA
  • Flujos de trabajo de solicitudes creativas: acelera las solicitudes de diseño y marketing con la admisión estandarizada y el resumen de comentarios impulsado por la IA
  • Flujos de trabajo de entrada de trabajo: simplifica las ideas de proyectos y las solicitudes de los proveedores a través del triaje automatizado y las actualizaciones de estado

Funciones inteligentes para mejorar la productividad

Vincular tareas en todos los proyectos con el alojamiento de tareas en diferentes proyectos

Con el alojamiento de tareas en varios proyectos, una tarea puede pertenecer a varios proyectos, y todos los cambios realizados en esa tarea, como los comentarios, los archivos adjuntos y las modificaciones en las fechas de entrega, por mencionar solo algunos, se reflejarán en todos los proyectos. Esto te permite colaborar sin problemas con las partes interesadas de todos los departamentos, y así evitar los silos.

Digamos que el departamento de Marketing está trabajando en una nueva campaña y necesita crear tres activos nuevos. Marketing crearía una tarea titulada Crear tres activos nuevos dentro de su proyecto de campaña, luego alojaría esta tarea en el proyecto Solicitudes de trabajo creativo del equipo de Diseño. Según su flujo de trabajo, el equipo de Diseño puede alojar esta misma tarea en otro proyecto.

multihoming

El alojamiento múltiple garantiza que los equipos realicen un seguimiento del trabajo y evita la duplicación al centralizar el trabajo. En el ejemplo anterior, el equipo de Marketing puede hacer que la tarea Crear tres activos nuevos dependa de Crear anuncios en redes sociales. Una vez que se complete la tarea Crear tres activos nuevos, la persona responsable de crear los anuncios recibirá una notificación en la que se le indica que ya puede comenzar a trabajar en su tarea.

Adaptar Asana a tu flujo de trabajo con campos, reglas y formularios personalizados

Uso de campos personalizados para la personalización

Los campos personalizados te permiten personalizar tu proyecto y agregar datos adicionales a tus tareas, lo que te permite capturar información específica relevante para tu flujo de trabajo. Luego, puedes usar estos campos para ordenar, dar seguimiento y categorizar las tareas dentro de los proyectos.

Los equipos de Diseño pueden usar campos personalizados en su proyecto Solicitudes de producción creativa para realizar un seguimiento de los departamentos de la empresa que envían una solicitud, el tipo de activo y el canal donde se alojará este activo.

Los campos personalizados te ayudan a priorizar y visualizar los datos. Por ejemplo, puedes ordenar tus tareas por solicitud de departamento para cuantificar cuántas solicitudes provienen de cada departamento. También puedes usar un filtro para ver cuántos videos debes crear.

Uso de reglas para automatizar tu flujo de trabajo

Puedes combinar los campos personalizados con reglas para automatizar los procesos y aumentar la productividad de tu equipo. Por ejemplo, puedes agregar una regla que agregue un colaborador y un comentario a la tarea cuando cambie el valor del campo personalizado para que las partes interesadas se mantengan informadas solo cuando sea importante. Esto reducirá el trabajo manual de tu equipo y evitará que las tareas se pasen por alto.

Simplifica tu trabajo con los formularios

Otra forma de usar campos personalizados y reglas para agilizar tu flujo de trabajo es combinarlos con formularios.

Crea un formulario que otros departamentos puedan usar para enviar solicitudes e incorpora campos personalizados dentro de ese formulario. Luego, crea reglas con esos campos personalizados para avanzar automáticamente en tu flujo de trabajo.

Por ejemplo, los equipos creativos pueden asignar una solicitud a una persona específica cada vez que el campo personalizado Tipo de activo sea Video.

Nota iconNota

Puedes usar paquetes para aplicar una combinación de reglas, campos, secciones y plantillas de tareas a varios proyectos simultáneamente.

Planificación efectiva con vista de cronograma

Cuando se trata de la planificación de proyectos, usar la vista de cronograma para visualizar la programación, las dependencias y los plazos de tu proyecto te permite obtener una visión general clara del progreso de tu proyecto y gestionar los recursos de manera eficiente.

Al observar las dependencias en tu cronograma, puedes ver qué tareas están bloqueando a otras y detectar cuellos de botella. Luego, puedes reprogramar las fechas de entrega manualmente o elegir una de las opciones de cambio de fecha.

Para optimizar tu proceso de planificación de proyectos, considera aprovechar la ruta crítica en el cronograma. La ruta crítica te mostrará qué tareas son cruciales para completar tu proyecto. Toma nota de los obstáculos para ayudarte a gestionar el cronograma del proyecto.

Integraciones nativas de Asana

Asana se integra a la perfección con numerosas herramientas populares, como Zoom, Slack, Microsoft Teams, Gmail y más. Estas integraciones permiten a los equipos conectar Asana con sus flujos de trabajo existentes y colaborar sin esfuerzo en múltiples plataformas.

Las integraciones te ayudarán a maximizar tu productividad y a mantenerte conectado con las partes interesadas externas e internas. Por ejemplo, puedes usar nuestra integración con Gmail para crear tareas directamente desde un email. Estas tareas contendrán toda la información de tu email, incluidos los archivos adjuntos; esto es genial, especialmente cuando se trabaja con partes interesadas externas.

Otra gran herramienta es Slack. Con nuestra integración con Slack, puedes tomar ideas de conversaciones que ocurren en Slack y transformarlas en tareas concretas en Asana, y así evitar que el trabajo se pase por alto.

Conectar tus herramientas diarias hará que coordinar el trabajo y mantener a todos en la misma página sea mucho más fácil. De este modo, mejorará la colaboración y la claridad entre los equipos.

Incluso puedes dar un paso más y combinar integraciones con reglas.

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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Potentes funciones de Asana para la gestión del trabajo