Loading
PLATAFORMA
CAPACIDADES
IA DE ASANA
TODOS LOS PLANES
Tipo de empresa
Equipos
Sectores
Casos de uso
APRENDER
ASISTENCIA
SERVICIOS
Centro de ayuda
search-icon

Temas

Usa Asana para equipos de Operaciones

En este artículo

Crea un sistema conectado y repetible para gestionar solicitudes, estandarizar procesos, pronosticar la capacidad productiva y generar informes de resultados en Asana. Aprende a aprovechar las funciones de Asana para centralizar tus operaciones y mejorar la visibilidad, la coordinación y la eficiencia. Configure su centro de operaciones centralizado

Comienza creando un portafolio que sirva como un panel de alto nivel para todos tus proyectos en curso. Para crear un portafolio, haz clic en el botón + Crear en la barra superior, selecciona Portafolio y asígnale un nombre apropiado (por ejemplo, “Proyectos de Operaciones” o “Iniciativas de PMO”).

En tu portafolio, agrega proyectos existentes o crea otros nuevos. Si eres nuevo en Asana, comienza con una plantilla de proyecto de operaciones para empezar con el pie derecho o importa una hoja de cálculo donde ya estés planificando el trabajo de operaciones para asignar rápidamente el proyecto en Asana. Agrega campos personalizados a tu proyecto que sean relevantes para las operaciones, como el presupuesto, la prioridad, el nivel de riesgo y el departamento. Para agregar nuevos campos, haz clic en el botón Personalizar en tu proyecto y selecciona Campos en la sección Agregar.

Estandariza tu trabajo con plantillas de proyectos

Use las plantillas de proyectos para que todos los flujos de trabajo de operaciones tengan un punto de partida uniforme (las mismas secciones, campos, reglas, formularios y plantillas de tareas). Así, los nuevos proyectos se lanzarán rápidamente y los datos se podrán comparar entre los equipos.

Si un proceso se repite, captura los pasos probados una vez y guárdalos como una plantilla. A medida que los procesos evolucionan, actualiza la plantilla para mantener alineado el trabajo nuevo.

Invitados

Crea una plantilla de proyecto:

Haz clic en la flecha desplegable junto al título del proyecto. Haz clic en Guardar como plantilla.

Obtén más información sobre las plantillas de proyectos.

Automatiza los procesos y aumenta la productividad

Configura reglas para gestionar tareas repetitivas y aumentar la productividad. En tu proyecto, haz clic en el botón Personalizar, selecciona Reglas y crea reglas con disparadores específicos y las acciones correspondientes. Las reglas más comunes para los equipos de operaciones incluyen asignar tareas automáticamente en función de los campos personalizados y mover las tareas a diferentes secciones una vez finalizadas.

Conecta Asana con herramientas de business intelligence para automatizar los informes a escala:

  • Power BI + Asana: Extraiga datos en vivo de proyectos, equipos o portafolios seleccionados en Power BI para crear paneles operativos (tendencias de SLA, tiempo de ciclo, trabajo pendiente).
  • Tableau + Asana: Use el conector Asana–Tableau para visualizar el estado entre equipos y dar seguimiento a los KPI en portafolios o equipos.

Aprovecha las capacidades de la IA

Aprovecha las funciones de IA de Asana, como respuestas inteligentes, estado inteligente y resúmenes inteligentes, para encontrar rápidamente información, generar actualizaciones de estado y obtener resúmenes concisos de tus proyectos y tareas. Estas funciones ayudan a eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y permiten que tu equipo se centre en actividades de alto valor.

Supervisa el progreso y genera informes

Crea paneles personalizados

Crea paneles personalizados en tu portafolio para supervisar las métricas clave e informar sobre el progreso. Haz clic en la pestaña Panel y agrega gráficos para visualizar datos como las tasas de finalización de tareas, el estado del proyecto o la asignación de recursos.

Genere y comparta informes

Usa el estado inteligente para generar rápidamente actualizaciones de estado en tus proyectos. Comparte estos informes con las partes interesadas de forma regular para mantenerlas al tanto del progreso del proyecto. Supervisa y genera informes periódicamente para identificar las áreas de mejora y mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto.

Prevé y equilibra el trabajo

Crea un plan de capacidad productiva en Asana para asignar personas a los proyectos (por horas o porcentaje) en un horizonte temporal, detectar la asignación excesiva o insuficiente y hacer ajustes con anticipación. Es diferente a la gestión de recursos, que da seguimiento a la capacidad productiva a partir de las tareas asignadas; los planes de capacidad modelan los compromisos a nivel de proyecto antes de la ejecución.

Cuándo usarlo: planificación trimestral o anual, hoja de ruta del programa (por ejemplo, auditorías, implementaciones de políticas, transiciones de proveedores) y trabajo interdisciplinario.

Crea un plan de capacidad productiva:

Ve a Informes. Haz clic en Crear. Selecciona Plan de capacidad productiva.

Mejora la comunicación y la colaboración

Integra herramientas de comunicación

Integra Asana con herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams para centralizar las conversaciones. Ve a los ajustes de Asana, haz clic en la pestaña Aplicaciones, busca la integración que quieres y sigue las instrucciones para conectar tus cuentas. Estas integraciones ayudan a mejorar la comunicación entre equipos y departamentos, abordando uno de los principales puntos débiles para los equipos de operaciones.

Usa archivos adjuntos y aprobaciones

Usa comentarios para mantener las conversaciones vinculadas a tareas específicas y adjunta documentos relevantes directamente a las tareas para facilitar el acceso. Configure flujos de trabajo de aprobaciones para documentos o decisiones importantes y agilice los procesos de validación.

Consejos para propuestas o solicitudes de proyectos

¿Tu equipo de operaciones recibe muchas solicitudes, consultas y propuestas de trabajo de otros equipos? Estos consejos te ayudarán a avanzar más rápido con las solicitudes. Comienza con todos los detalles anticipados y simplifica las aprobaciones finales.

Gráfico del proceso que puede seguir una solicitud de trabajo en Asana de principio a fin

  • Estandariza las solicitudes con Formularios. En lugar de ir de un lado a otro con una solicitud y sus requisitos, crea un formulario que cualquiera pueda completar para que tu equipo tenga los detalles correctos. Ahorra tiempo a tu equipo asignando solicitudes a los compañeros de equipo con fechas de entrega. Ayuda a tu equipo a priorizar el trabajo. Agrega un campo personalizado de prioridad a tu proyecto y configura el campo de prioridad en “Alta” si la tarea es urgente y requiere atención inmediata.

    Planifica los objetivos – consejos

    Los equipos de operaciones suelen ser responsables de planificar los objetivos y las metas del equipo o la empresa. Simplifica la planificación interdisciplinaria con este flujo de planificación de objetivos, trimestrales o anuales.

    GRÁFICO del proceso que pueden seguir los objetivos de la empresa o del equipo en Asana de principio a fin

    • Ahorra tiempo con las plantillas. Establezca objetivos y metas a intervalos regulares de tiempo. Comienza rápido con todos los pasos que necesitas gracias a una plantilla creada por Asana o guarda tu propia plantilla personalizada. Haz que las aprobaciones sean claras y eficientes al crear una tarea de aprobación. Deje comentarios en la tarea. Una vez finalizado, tendrás un registro claro de si está aprobado o no y por qué. Una vez que hayas establecido tus objetivos, crea un portafolio donde puedas dar seguimiento a los principales proyectos que contribuyen a los objetivos para ver el progreso y los cronogramas. Asegúrate de que los jefes de proyecto y líderes de equipo brinden actualizaciones de estado con regularidad en relación con los objetivos de los que son responsables.

      Implementa estas estrategias y aprovecha las funciones de Asana para que los equipos de operaciones y las PMO mejoren significativamente su eficiencia, visibilidad y alineación con los objetivos de la organización. Recuerda revisar y perfeccionar tus procesos con regularidad para asegurarte de aprovechar al máximo las capacidades de Asana.

      Consulta recursos adicionales

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

Envía comentarios sobre la traducción.

Artículos relacionados

Cargando
Usa Asana para equipos de Operaciones