Crea un sistema conectado y repetible para gestionar las solicitudes, estandarizar los procesos, realizar pronósticos de la capacidad productiva y generar informes sobre los resultados en Asana. Este artículo te guiará para que aproveches las funciones de Asana para centralizar tus operaciones y mejorar la visibilidad, la coordinación y la eficiencia.
Configurar tu centro de operaciones centralizado
Comienza por crear un portafolio que sirva como un Panel general para todos tus proyectos en curso. Para crear un portafolio, haz clic en el botón + Crear que está en la barra superior, selecciona Portafolio y asígnale un nombre apropiado (por ejemplo, “Proyectos de Operaciones” o “Iniciativas de PMO”).
Dentro de tu portafolio, agrega proyectos existentes o crea proyectos nuevos. Si es la primera vez que trabajas con Asana, comienza con una plantilla para proyectos de operaciones para ir por el camino correcto, o importa la hoja de cálculo con la que ya estés planificando el trabajo de operaciones para elaborar el proyecto rápidamente en Asana.
Agrega a tu proyecto campos personalizados que sean relevantes para las operaciones, como presupuesto, prioridad, nivel de riesgo y departamento. Para agregar nuevos campos, haz clic en el botón Personalizar en tu proyecto y selecciona Campos en la sección Agregar.
Estandariza tu trabajo con las plantillas de proyectos
Las plantillas de proyectos brindan a cada flujo de trabajo de operaciones un punto de partida consistente (las mismas secciones, campos, reglas, formularios y plantillas de tareas) para que los nuevos proyectos se lancen rápidamente y los datos sigan siendo comparables entre los equipos.
Si un proceso se repite, registra los pasos comprobados una vez y guárdalos como plantilla. A medida que los procesos evolucionen, puedes actualizar la plantilla para mantener alineado el trabajo nuevo.
Para crear una plantilla de proyecto:
- Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al título del proyecto
- Haz clic en Guardar como plantilla.
Más información sobre las plantillas de proyectos.
Automatización de los procesos y aumento de la productividad
Configura reglas para gestionar las tareas repetitivas y aumentar la productividad. En tu proyecto, haz clic en el botón Personalizar, selecciona Reglas y crea reglas con disparadores específicos y las acciones correspondientes. Las reglas comunes para los equipos de operaciones incluyen asignar tareas automáticamente según los campos personalizados y mover las tareas a diferentes secciones después de su finalización.
Muchos equipos de Operaciones también conectan Asana con herramientas de Business Intelligence para automatizar la generación de informes a escala:
- Power BI + Asana: extrae datos en vivo de proyectos, equipos o portafolios seleccionados e incorpóralos en Power BI para crear paneles operativos (tendencias de SLA, duración del ciclo, trabajo pendiente).
- Tableau + Asana: usa el conector de Asana y Tableau para visualizar el estado de todos los equipos y dar seguimiento a los KPI en todos los portafolios o equipos
Aprovecha las capacidades de IA
Aprovecha las funciones de IA de Asana, como el estado inteligente y los resúmenes inteligentes, para encontrar rápidamente información, generar actualizaciones de estado y obtener resúmenes concisos de tus proyectos y tareas. Estas funciones ayudan a eliminar los procesos manuales que requieren mucho tiempo y permiten que tu Equipo se centre en actividades de alto valor.
Monitoreo del progreso e informes
Crea paneles personalizados
Crea paneles personalizados en tu portafolio para supervisar las métricas clave e informar sobre el progreso. Haz clic en la pestaña Panel y agrega gráficos para visualizar datos como las tasas de finalización de tareas, el estado del proyecto o la asignación de recursos.
Genera y comparte informes
Usa el estado inteligente para generar rápidamente actualizaciones de estado en tus proyectos. Comparte estos informes con las partes interesadas de forma periódica para mantenerlas al tanto del progreso del proyecto. La supervisión y la generación de informes periódicas te ayudarán a identificar áreas de mejora y a mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto.
Prever y equilibrar el trabajo
En Asana, creas un plan de capacidad productiva para asignar personas a los proyectos (por horas o porcentaje) en un período determinado, luego detectas la asignación excesiva o insuficiente y haces ajustes con anticipación. Es diferente a la gestión de recursos, que da seguimiento a la capacidad productiva a partir de las asignaciones de tareas reales; los planes de capacidad productiva modelan los compromisos a nivel de proyecto antes de la ejecución.
Cuándo usarlo: planificación trimestral/anual, elaboración de hojas de ruta de programas (p. ej., auditorías, implementación de políticas, transiciones de proveedores) y trabajo interdisciplinario.
Cómo crear un plan de capacidad productiva:
- Ir a Informes
- Haz clic en Crear.
- Selecciona Plan de capacidad productiva
Mejora de la comunicación y la colaboración
Integrar las herramientas de comunicación
Integra Asana con herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams para centralizar las conversaciones. Dirígete a la configuración de Asana, haz clic en la pestaña Aplicaciones, busca la integración deseada y sigue las indicaciones para conectar tus cuentas. Estas integraciones ayudan a mejorar la comunicación entre equipos y departamentos, lo que permite abordar uno de los desafíos clave para los equipos de Operaciones.
Usa archivos adjuntos y aprobaciones
Usa los comentarios para mantener las conversaciones vinculadas a tareas específicas y adjunta los documentos relevantes directamente a las tareas para acceder fácilmente a ellos. Configura flujos de trabajo de aprobación para documentos o decisiones importantes para agilizar los procesos de validación.
Consejos para propuestas o solicitudes de proyectos
¿Tu Equipo de operaciones recibe muchas solicitudes, consultas y propuestas de trabajo de otros equipos? Estos consejos te ayudarán a avanzar más rápido con las solicitudes. Comenzaremos con todos los detalles anticipados y simplificaremos las aprobaciones finales.
- Estandariza las solicitudes con los Formularios. En vez de ir de un lado a otro con una solicitudes y sus requisitos, crea un formulario que cualquiera pueda completar para que tu equipo tenga los detalles correctos.
- Protege el tiempo de tu equipo asignando solicitudes a tus compañeros de equipo con fechas de entrega. Ayuda a tu Equipo a priorizar su trabajo agregando un campo personalizado de prioridad a tu proyecto y configurando el campo de prioridad en “Alta” si la tarea es urgente y necesita atención inmediata.
Consejos para la planificación de objetivos
Los equipos de operaciones en muchas ocasiones son responsables de planificar los objetivos y las metas del equipo o la empresa. Simplifica la planificación interdisciplinaria con este flujo de planificación de objetivos, trimestrales o anuales.
- Ahorra tiempo con las plantillas. Los objetivos y las metas por lo general se establecen en períodos regulares de tiempo. Comienza rápido con todos los pasos que necesitas gracias a una plantilla creada por Asana o guarda tu propia plantilla personalizada.
- Haz que las aprobaciones sean claras y simples: crea una tarea de aprobación. El aprobador puede dejar los comentarios que desee en la tarea. Una vez finalizada, tendrás un registro claro de si está aprobada (o no) y por qué.
- Una vez que hayas establecido los objetivos, crea un portafolio con el que puedas dar seguimiento a los proyectos que más aportan a los objetivos, para ver cómo progresan y cuál es su cronograma. Asegúrate de que los jefes de proyecto y líderes de equipo brinden actualizaciones de estado con regularidad en relación con los objetivos de los que son responsables.
Al implementar estas estrategias y aprovechar las funciones de Asana, los equipos de operaciones y las PMO pueden mejorar significativamente su eficiencia, visibilidad y alineación con los objetivos de la organización. Recuerda revisar y perfeccionar tus procesos con regularidad para asegurarte de que estás aprovechando al máximo las capacidades de Asana.
Recursos adicionales
