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Eventplanung mit Asana

In diesem Artikel

Viele Teams verwenden Asana für die Planung und Verwaltung von Events. Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Projekts speziell für Ihr bevorstehendes Event.

Erstellen eines Projekts zur Eventplanung

Es gibt einige Möglichkeiten, Ihr Projekt zu erstellen:

  • Legen Sie direkt los, indem Sie unsere kostenlose Vorlage für die Eventplanung verwenden. Sie können diese Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
  • Wenn Sie Ihre Eventplanung derzeit in einer Tabelle verfolgen, importieren Sie diese Daten mithilfe des CSV-Imports in ein Asana-Projekt. Dies ist ein guter Ausgangspunkt, um Ihr Projekt zu erstellen.
  • Erstellen Sie manuell ein neues Projekt in Asana, indem Sie die hier beschriebenen Schritte ausführen. Sie können dieses Projekt auch in eine Vorlage umwandeln, um bei der Planung Ihres nächsten Projekts Zeit zu sparen.

Fügen Sie Stakeholder zu Ihrem Projekt hinzu

Sobald Sie Ihr Projekt erstellt haben, können Sie damit beginnen, Beteiligte hinzuzufügen. Zu den Stakeholdern gehören Einzelpersonen oder Gruppen, die ein Interesse am Ergebnis eines Projekts haben. Sie können das Projekt beeinflussen oder von ihm beeinflusst werden, und ihre Beteiligung ist entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Zu den Stakeholdern können gehören:

  1. Personen in Ihrem Unternehmen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, z. B. Teamkollegen, ein Vorgesetzter oder der IT-Support.
  2. Personen, die direkt mit diesem speziellen Event zu tun haben, z. B. ein Veranstalter, ein Moderator oder Teilnehmer.
  3. Externe Personen, mit denen Sie eng zusammenarbeiten, um den Erfolg des Events zu gewährleisten. Dazu können Sponsoren, Lieferanten, Anbieter oder Veranstaltungsorte gehören. Diese Liste könnte auch Dienstleister wie Caterer, Dekorateure, Sicherheitsteams oder Medienmitarbeiter umfassen.

    Laden Sie Anbieter und Auftragnehmer als Gäste zu Ihrem Eventprojekt ein

    Sie können die Zusammenarbeit mit Anbietern per E-Mail beginnen, aber Sie sollten erwägen, wichtige Anbieter oder Auftragnehmer als Gäste zu Ihrem Projekt hinzuzufügen. Dies erleichtert es Ihnen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten, da jeder die Fristen, Aufgaben und Anhänge sehen kann, um sicherzustellen, dass die Dinge rechtzeitig erledigt werden.

    Das Hinzufügen Ihrer Anbieter und Auftragnehmer zu Ihrem Projekt vereinfacht auch die Nachverfolgung wichtiger Dateien wie Verträge und Rechnungen, da Sie alles sicher an einem Ort aufbewahren können.

    Beispiel für einen Anwendungsfall

    Weisen Sie Ihrem Auftragnehmer eine Aufgabe zu, in der er aufgefordert wird, seine Rechnung bis zu einem bestimmten Datum zu senden. Der Auftragnehmer lädt seine Rechnung einfach bis zum Fälligkeitsdatum als Anhang zur Aufgabe hoch, damit Ihr Team die Zahlung verarbeiten kann. Sie können ein Projekt nur für Mitglieder sichtbar machen, wenn Aufgaben nicht für alle in Ihrem Unternehmen oder Team sichtbar sein sollen. Nur für Mitglieder sichtbare Projekte sind nur für Projektmitglieder zugänglich. Weitere Informationen zu Aufgabenberechtigungen finden Sie hier .

    Tipps zur Verwaltung Ihres Projekts

    Nachdem Sie Ihr Eventplanungsprojekt erstellt haben, können Sie die folgenden Tipps verwenden, um Ihr Projekt zu verwalten und Details während der Durchführung zu verfolgen.

    Regelmäßige Statusaktualisierungen veröffentlichen

    Während Ihr Team die Veranstaltung zum Leben erweckt, können Sie die Registerkarte Übersicht verwenden, um Statusaktualisierungen zu veröffentlichen und Projektaktivitäten anzuzeigen. Sie können Highlights per Drag & Drop in Ihre Statusaktualisierungen ziehen, um Diagramme und Meilensteine zu teilen. Asana wird eine Vorlage für Ihre Statusaktualisierung speichern, wenn Sie dasselbe Format für weitere Beiträge verwenden wollen. Sie können sogar einen ersten Entwurf mit Asana AI und der Smart Status-Funktion erstellen, um die Dinge zu beschleunigen.

    Zeigen Sie Ihren Veranstaltungsplan in der Zeitleistenansicht an

    Die meisten Eventpläne beinhalten bis zum großen Tag wichtige Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan darzustellen, bevor Sie beginnen. So können Sie immer darauf achten, dass alle Elemente des Events aufeinander abgestimmt sind. Sie können Termine ganz einfach anpassen, indem Sie Aufgaben per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen.

    So erstellen Sie Ihren Plan mit der Zeitleiste:

    1. Erstellen Sie Aufgaben für alle Ihre Event-To-dos in der Listenansicht.
    2. Navigieren Sie zum Tab Zeitleiste oben in Ihrem Projekt.
    3. Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie zeitliche Konflikte feststellen, verschieben Sie Aufgaben, um sie neu zu planen.
    4. Erweitern Sie die Zeiträume für die Aufgaben, damit die Verantwortlichen ihre Zeit bis zur Frist besser einplanen können.
    5. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen, indem Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren und dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe ziehen, um sie zu verbinden.

    Sobald die Arbeit läuft, kann die Zeitleiste Ihnen außerdem helfen, Konflikte schnell zu lösen, bevor sie Ihren Plan zunichte machen. Wenn beispielsweise die Reservierung des Veranstaltungsorts länger dauert als erwartet, können Sie abhängige Aufgaben in der Zeitleistenansicht verschieben. Aufgabenverantwortliche werden automatisch über die Anpassung ihrer Fälligkeitsdaten informiert. Dies stellt sicher, dass die Arbeit zur richtigen Zeit beginnen kann und vermeidet Verwirrung.

    Behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails und verbringen Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang

    Sie können Anbieter wie oben beschrieben als Gäste zu Ihrem Veranstaltungsprojekt einladen. Wenn Sie oder Ihre Anbieter jedoch lieber per E-Mail kommunizieren möchten, probieren Sie Asana für Gmail, Outlook, oder andere E-Mail-Integrationen.

    Wenn Sie E-Mails mit wichtigen Dokumenten oder verfolgbaren Aufgaben erhalten, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang zu Asana hinzufügen. Sie können eine Aufgabe erstellen, die Aufgabe zu Ihrem Veranstaltungsprojekt hinzufügen und vieles mehr. Dies verhindert, dass wichtige Planungsdetails und Aufgaben in E-Mail-Verläufen verloren gehen, und reduziert die Zeit, die Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang verbringen.

    Sparen Sie Zeit bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen mit Vorlagen

    Jedes Event ist anders, aber in der Regel gibt es eine Checkliste mit Aufgaben, die für alle Events gleich ist. Anstatt damit Zeit zu verlieren, ein Projekt für jedes neue Event neu zu erstellen oder Informationen in einem Dokument aufzubewahren, das nicht mit Ihren Plänen verknüpft ist, können Sie Ihre Eventvorlagen in Asana erstellen und speichern. Wenn Sie Ihr aktuelles Eventplanungsprojekt in eine Vorlage umwandeln, sparen Sie nicht nur in Zukunft Zeit, sondern stellen auch sicher, dass Sie wichtige Schritte nicht vergessen.

    So erstellen Sie eine Projektvorlage für die Eventplanung:

    1. Erstellen Sie eine Checkliste für Kernevents in einem Projekt. Wenn die gleiche Aufgabe nicht jedes Mal von derselben Person erledigt wird, müssen Sie noch keine Aufgaben zuweisen oder Fälligkeitsdaten hinzufügen. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Projektnamen und wählen Sie Als Vorlage speichern aus. Verhindern Sie, dass andere Benutzer die Vorlage bearbeiten oder ändern, indem Sie die Projektberechtigungen auf Nur Kommentare ändern. Kommentare erlauben.
    2. Erstellen Sie für jedes weitere Event ein neues Projekt aus Ihrer Vorlage, indem Sie auf die orangefarbene Schaltfläche + Erstellen klicken, Projekt auswählen und dann Vorlage verwenden auswählen, um zu den gespeicherten Vorlagen Ihres Unternehmens zu gelangen. Sie können auf der linken Seite nach Ihrer Vorlage suchen.
    3. Während Sie Ihre Event-Checkliste weiter verfeinern, können Sie Ihre Vorlage aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler wiederholen oder veraltete Taktiken verwenden.

    Tipps zur Arbeitsverwaltung am Tag Ihres Events

    Arbeiten Sie unterwegs und offline mit der mobilen App von Asana

    In den Tagen vor Ihrem Event und am Tag des Events selbst wird Ihr Team wahrscheinlich vor Ort sein. Dies macht es schwierig, schnell auf wichtige Details zuzugreifen und den Überblick über die verbleibenden Aufgaben zu behalten. Die mobile App von Asana ermöglicht Ihrem Team vor, während und nach dem Event den Zugriff auf Ihren Eventplan (auch wenn Sie auf iOS oder Android offline sind).

    Sie können beispielsweise Feedback zu einem Veranstaltungsfoto mithilfe der Korrekturhinweise geben, bevor Sie es teilen, oder bestätigen, dass die Veranstaltungs-Tagesordnung allen Teilnehmern pünktlich per E-Mail zugesandt wurde. Dies alles kann auf Mobilgeräten durchgeführt werden. Dies stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Teamkollegen, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden.

    Führen Sie Echtzeit-Gespräche mit der Slack-Integration

    Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren – besonders wenn der Termin für das Event unmittelbar bevorsteht. Anstatt sich für das eine oder andere Tool entscheiden zu müssen, können Teams es zusammen mit der Asana für Slack-Integration verwenden.

    Wenn ein Teamkollege um Feedback zu seiner Keynote-Präsentation bittet, Sie aber eine weitere Besorgung für das Event durchführen müssen, können Sie direkt aus der Slack-Konversation eine Asana-Aufgabe erstellen, damit Sie den ursprünglichen Kontext nicht vergessen.

    Verfolgen Sie den Fortschritt von Events mit Portfolios

    Um den Fortschritt der Eventplanung einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Veranstaltungsplaner in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Stattdessen können Sie ein Portfolio für alle Asana-Projekte erstellen, die sich auf Ihre Veranstaltung beziehen. Mit einem Portfolio können Sie Ihre wichtigsten Eventplanungsprojekte organisieren, deren Status in Echtzeit überwachen und weitere Informationen erhalten, während Ihr Team gleichzeitig über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten wird.

    Verwalten Sie die Personalbelegung mehrerer Veranstaltungen mit Workload

    Verwenden Sie dann den Tab Workload des Portfolios, um die Kapazität Ihres Teams über mehrere Events hinweg zu visualisieren, basierend auf Aufgaben, die ihnen bereits zugewiesen wurden. Portfolio Workload gibt Ihnen einen visuellen Überblick über die Teamkapazität und einen genaueren Blick darauf, woran Ihr Team in verschiedenen Projekten arbeitet. Identifizieren Sie Konflikte, damit Sie auf Risiken eingehen und dafür sorgen können, dass Projekte planmäßig verlaufen. Dazu können Sie Aufgaben einfach in derselben Ansicht neu zuweisen oder umplanen. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder nicht über- oder unterfordert sind und Projekte und Veranstaltungen ordnungsgemäß besetzt sind und nach Plan verlaufen können.

    Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten. Damit erhalten Sie einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe. Legen Sie benutzerdefinierte Felder zur Angabe der Priorität an, um ein Gefühl für die Wichtigkeit von Aufgaben zu bekommen.

    Wenn Sie ein Gefühl für die Kapazität des gesamten Teams vor einem Event bekommen möchten (nicht nur für Projektmitglieder innerhalb Ihres aktuellen Event-Portfolios), können Sie die Funktion Unternehmensweite Workloads verwenden. Auf diese Weise können Sie die globale Kapazität eines Teams anzeigen, indem Sie Daten aus Aufgaben und Unteraufgaben über alle Projekte hinweg in eine Workload-Ansicht ziehen.

    Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Events in Asana

    Erfahren Sie mehr über die Planung von Events in Asana mit den folgenden Ressourcen:

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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