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Pianificazione di eventi con Asana

In questo articolo

Molti team usano Asana per pianificare e gestire gli eventi. Inizia creando un nuovo progetto specifico per il tuo prossimo evento.

Creare un progetto per la pianificazione di un evento

Esistono diversi modi per creare il tuo Progetti:

  • Inizia subito utilizzando il nostro modello gratuito per la pianificazione degli eventi. Puoi personalizzare questo modello in base alle esigenze del tuo team.
  • Se attualmente monitori la pianificazione degli eventi in un foglio di calcolo, importa i dati in un progetto Asana utilizzando l'importatore CSV. Questo è un buon punto di partenza per sviluppare il tuo progetto.
  • Crea manualmente un nuovo progetto su Asana seguendo i passaggi descritti qui. Potresti voler convertire quel progetto in un modello per risparmiare tempo quando pianifichi il tuo prossimo evento.

Aggiungi gli stakeholder al tuo progetto

Una volta creato il progetto, puoi iniziare ad aggiungere gli stakeholder. Gli stakeholder sono individui o gruppi che hanno un interesse nel risultato di un progetto. Possono influenzare o essere influenzati dal Progetti, e il loro coinvolgimento è fondamentale per il suo successo.

Gli stakeholder possono includere:

  1. Persone all'interno della tua organizzazione con cui lavori regolarmente, come colleghi del team, un manager o l'assistenza IT.
  2. Persone direttamente collegate a questo evento specifico, come un organizzatore, un host o i partecipanti.
  3. Persone esterne con cui stai lavorando a stretto contatto per garantire che l'evento sia un successo. Potrebbero includere sponsor, fornitori, venditori o proprietari di locali. Questo elenco potrebbe includere anche fornitori di servizi come catering, decoratori, team di sicurezza o personale dei media.

Invitare fornitori e appaltatori come ospiti al tuo progetto per l'evento

Potresti iniziare a collaborare coi fornitori via email, ma prendi in considerazione di aggiungere i fornitori e gli appaltatori principali come ospiti. In questo modo, è più facile mantenere il progetto nei tempi previsti, poiché tutti possono visualizzare le scadenze, le cose da fare e gli allegati, assicurando che tutto venga fatto per tempo.

Aggiungere fornitori e appaltatori al tuo progetto semplifica anche il modo in cui tieni sotto controllo file importanti, ad esempio contratti e fatture, poiché puoi conservare tutto in un unico posto.

Esempio di casi d'uso

Assegna al tuo appaltatore un'attività chiedendogli di inviare la fattura entro una certa data. Il fornitore carica semplicemente la fattura nell'attività come allegato entro la data di scadenza, in modo che il tuo team possa elaborare il pagamento. Puoi rendere un progetto privato per i membri se le attività non devono essere visibili a tutti gli utenti della tua organizzazione o del tuo team. I progetti privati sono accessibili solo ai membri del progetto. Per saperne di più sulle autorizzazioni delle attività, clicca qui .

Suggerimenti per gestire il tuo evento

Ora che hai creato il tuo progetto per la pianificazione dell'evento, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestire e a monitorare i dettagli mano a mano che le attività vengono svolte.

Pubblica aggiornamenti di stato regolari

Mentre il tuo team dà vita all’evento, usa la scheda panoramica per pubblicare aggiornamenti di stato e visualizzare l’attività del progetto. Puoi trascinare gli elementi in evidenza negli aggiornamenti di stato, per condividere grafici e traguardi. Asana salverà il tuo modello di aggiornamento di stato se desideri utilizzare sempre lo stesso formato. Puoi anche creare una prima bozza utilizzando Asana AI e la funzionalità di aggiornamenti di stato intelligenti per velocizzare le cose.

Organizza il piano dell'evento in vista cronologia

La maggior parte dei piani di un evento ha molte scadenze critiche e dipendenze che precedono il gran giorno. La cronologia ti consente di definire questi elementi nel tuo piano prima di iniziare, per avere la certezza che tutto si integri alla perfezione e raggiungere il tuo obiettivo. Puoi modificare facilmente le date man mano che si presentano le attività trascinandole sulla cronologia.

Come creare il tuo piano con la cronologia:

  1. Crea attività per tutte le cose da fare relative all’evento in vista elenco.
  2. Vai alla scheda Cronologia nella parte superiore del progetto.
  3. Pianifica le attività trascinandole sulla cronologia. Se rilevi conflitti nella tempistica, trascina le attività per riprogrammarle.
  4. Estendi gli intervalli di date delle attività, in modo che gli incaricati possano pianificare meglio il tempo per completarle prima della scadenza.
  5. Se le attività devono essere completate in un determinato ordine, crea delle dipendenze tra loro passando il mouse sopra un'attività e trascinando il punto su una correlata per collegarle.

Una volta che il lavoro è in corso, la cronologia può anche aiutarti ad affrontare rapidamente i conflitti prima che rallentino il tuo piano. Così, se ad esempio la prenotazione della sede dell'evento richiede più tempo del previsto, puoi spostare facilmente le attività dipendenti nella vista cronologia. Gli incaricati delle attività vengono automaticamente informati che le date di scadenza sono cambiate. In questo modo, il lavoro può iniziare al momento giusto e si evita confusione.

Monitora le email importanti e passa meno tempo a controllare la posta in arrivo

Puoi invitare i fornitori al tuo progetto di evento come ospiti, come descritto sopra, ma se tu o i tuoi fornitori preferite comunicare via email, prova Asana per Gmail, Outlook, o altre integrazioni per la posta elettronica.

Quando ricevi email che contengono documenti importanti o che fanno riferimento a lavori da svolgere, puoi aggiungerle ad Asana direttamente dalla posta in arrivo. Puoi creare un'attività, aggiungerla al progetto dell'evento e altro ancora. In questo modo, non perderai più importanti dettagli di pianificazione e cose da fare nelle email, e non dovrai sprecare tanto tempo a organizzare la tua posta in arrivo.

Risparmia tempo nella pianificazione di eventi futuri con i modelli

Ogni evento è diverso, ma solitamente hanno in comune una checklist di base. Invece di perdere tempo a ricreare un progetto da zero per ogni nuovo evento, o tenere le informazioni in un documento in un posto diverso rispetto a dove i piani prendono forma, puoi creare e salvare i modelli relativi agli eventi su Asana. Trasformare il tuo attuale progetto di pianificazione degli eventi in un modello non solo ti farà risparmiare tempo in futuro, ma ti assicurerà anche di non dimenticare i passaggi importanti.

Per creare un modello di progetto per la pianificazione degli eventi:

  1. Crea una checklist di base di ogni evento in un progetto. A meno che la stessa persona non completi la stessa attività ogni volta, non è ancora necessario assegnare le attività o aggiungere date di scadenza.
  2. Clicca sulla freccia a discesa accanto al nome del progetto e scegli Salva come modello.
  3. Impedisci ad altri utenti di apportare modifiche o cambiamenti al modello modificando le autorizzazioni del progetto in solo consenti commenti.
  4. Per ogni evento successivo, crea un nuovo progetto dal tuo modello cliccando sul pulsante arancione + Crea , selezionando Progetti, quindi Usa un modello per accedere ai modelli salvati della tua organizzazione. Puoi cercare il tuo modello sulla sinistra.
  5. Mano a mano che continui a perfezionare la checklist per gli eventi, puoi aggiornare il tuo modello per evitare di ripetere gli stessi errori o di usare strategie obsolete.

Suggerimenti per gestire il lavoro il giorno dell’evento

Lavora da ovunque e offline grazie all’app di Asana per dispositivi mobili

Nei giorni che precedono l'evento, e il giorno dell'evento stesso, probabilmente il tuo team sarà sul posto per i preparativi. Questa situazione rende difficile accedere in modo rapido ai dettagli importanti e monitorare ciò che resta da fare. L’app per dispositivi mobili di Asana consente al tuo team di accedere al piano dell’evento (anche se sei offline su iOS o Android) prima, durante e dopo l’evento.

Per esempio, puoi lasciare un feedback direttamente su una foto dell'evento prima di condividerla o confermare che l'ordine del giorno dell'evento è stato inviato via email a tutti i partecipanti entro la scadenza. Tutto questo può essere fatto su un dispositivo mobile. Questo rafforza la collaborazione tra i colleghi del team dell'evento, anche se si trovano in luoghi diversi.

Usa l'integrazione per Slack per trasformare le conversazioni in attività

Molti team usano sia Asana che Slack per coordinarsi e scambiarsi comunicazioni riguardo al lavoro, soprattutto quando arriva il giorno dell'evento. Invece di scegliere uno strumento piuttosto che un altro, i team li usano insieme sfruttando l’integrazione di Asana per Slack.

Se un collega del team chiede un feedback relativo alla presentazione dell’intervento di apertura, ma stai sbrigando un’altra faccenda per l’evento, puoi creare un’attività su Asana direttamente dalla conversazione su Slack, in modo da non scordartene e avere tutto il contesto originale.

Monitora l’avanzamento dell’evento con i portfolio

Per comprendere l'avanzamento di un evento e valutare la disponibilità del team, le persone che si occupano della pianificazione solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio per tutti i progetti Asana relativi al tuo evento. Un portfolio ti consente di organizzare i tuoi progetti di pianificazione degli eventi più importanti, monitorarne lo stato in tempo reale e approfondire per ottenere maggiori informazioni, mantenendo il tuo team aggiornato sull'avanzamento.

Gestisci il personale per più eventi con la gestione delle risorse

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse del portfolio per visualizzare la capacità del tuo team per gli eventi, in base alle attività già assegnate. La gestione delle risorse del portfolio ti consente di ottenere un'istantanea visiva della capacità del team e di dare un'occhiata più da vicino alle attività alle quali sta lavorando nei vari progetti. Identifica i conflitti in modo da affrontare i rischi e tenere i progetti nei tempi previsti riassegnando o riprogrammando facilmente le attività nella stessa vista. Assicurati che i membri del team non abbiano troppo lavoro o troppo poco e che ai progetti e agli eventi sia assegnato il giusto numero di risorse, in modo che possano essere completati nei tempi previsti.

Per impostazione predefinita, Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che ogni attività è diversa dall'altra. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una panoramica migliore del numero di ore totali o di livello di impegno necessario per ogni attività. Imposta i campi personalizzati in base alla priorità per avere un'idea generale del peso dell'attività.

Se hai bisogno di avere un’idea della capacità del team più ampio in vista di un evento (non solo dei membri del progetto all’interno del tuo attuale portfolio di eventi), puoi utilizzare la funzionalità di gestione universale delle risorse. Ciò ti consente di visualizzare la capacità globale di un team estraendo dati da attività e sottoattività in tutti i progetti in una vista della gestione delle risorse.

Risorse per pianificare e gestire gli eventi su Asana

Scopri di più sulla pianificazione degli eventi su Asana utilizzando le seguenti risorse:

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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