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Asana로 이벤트 계획하기

이 기사에서는

많은 팀이 Asana를 사용하여 이벤트를 계획하고 관리합니다. 예정된 이벤트를 위해 신규 프로젝트를 생성하여 시작하세요.

이벤트 계획 프로젝트 생성하기

프로젝트를 생성하는 몇 가지 방법이 있습니다:

  • 무료 이벤트 계획 템플릿을 사용하여 빠르게 시작하세요. 이 템플릿은 팀의 필요에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다.
  • 현재 스프레드시트에서 이벤트 계획을 추적하는 경우 CSV 가져오기를 사용하여 해당 데이터를 Asana 프로젝트로 가져오세요. 이는 프로젝트를 구축하기에 좋은 출발점입니다.
  • Asana에서 신규 프로젝트를 수동으로 생성하려면 여기에 설명된 단계를 따르세요. 다음 이벤트를 계획할 때 시간을 절약할 수 있도록 해당 프로젝트를 템플릿으로 변환하는 것이 좋습니다.

프로젝트에 이해관계자 추가하기

프로젝트를 생성한 후에는 이해관계자를 추가할 수 있습니다. 이해관계자에는 프로젝트의 결과에 관심이 있는 개인이나 그룹이 포함됩니다. 이들은 프로젝트에 영향을 미치거나 프로젝트의 영향을 받을 수 있으며, 이들의 참여는 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다.

이해관계자는 다음을 포함할 수 있습니다:

  1. 팀원, 매니저, IT 지원 등 조직 내에서 정기적으로 함께 일하는 사람들.
  2. 조직자, 이벤트 호스트, 참석자 등 이 특정 이벤트와 직접적으로 연결된 사람들.
  3. 이벤트의 성공을 위해 긴밀히 협력하는 외부 사람들. 여기에는 스폰서, 공급업체, 벤더 또는 장소 소유자가 포함될 수 있습니다. 이 목록에는 케이터링 업체, 장식업체, 보안 팀 또는 미디어 담당자와 같은 서비스 제공업체도 포함될 수 있습니다.

공급업체 및 계약 업체를 게스트로 이벤트 프로젝트에 초대하기

이메일을 통해 공급업체와의 업무를 시작할 수도 있지만, 프로젝트에 핵심 공급업체나 계약 업체를 게스트로 추가하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 마감일, 할 일, 첨부 파일을 확인할 수 있어 프로젝트를 계획대로 진행하기가 더 쉬워지고, 모든 일을 제때 완료할 수 있습니다.

벤더와 계약자를 프로젝트에 추가하면 모든 것을 한 곳에서 안전하게 보관할 수 있으므로 계약서나 송장같이 중요한 파일을 간편하게 추적 관리할 수 있습니다.

사용 사례

계약자에게 특정 날짜까지 청구서를 보내달라고 요청하는 작업을 배정합니다. 계약자는 마감일까지 청구서를 첨부 파일로 작업에 업로드하기만 하면 팀이 결제를 처리할 수 있습니다. 조직이나 팀의 모든 사람에게 작업이 표시되지 않아야 하는 경우 프로젝트를 멤버에게만 공개할 수 있습니다. 멤버에게만 공개되는 프로젝트는 프로젝트 멤버만 액세스할 수 있습니다. 작업 권한에 대한 자세한 내용은 여기에서 확인할 수 있습니다.

이벤트 관리를 위한 팁

이벤트 계획 프로젝트를 만들었다면 지금부터 소개할 팁을 활용하여 업무 진행 상황에 맞게 프로젝트를 관리하고 세부 정보를 추적하세요.

주기적으로 상태 업데이트 게시하기

팀이 이벤트를 진행할 때 개요 탭을 사용하여 상태 업데이트를 게시하고 프로젝트 활동을 확인하세요. 차트와 마일스톤을 공유하려면 하이라이트를 상태 업데이트로 끌어다 놓을 수 있습니다. 매번 동일한 형식을 사용하고 싶다면 Asana에 상태 업데이트 템플릿을 저장합니다. Asana AI와 타임라인 보기에서 이벤트 계획 수립하기

대부분의 이벤트 계획에는 이벤트 당일까지 중요한 마감일과 종속성 이 있습니다. 타임라인을 사용하면 원활한 이벤트를 위해 모든 요소가 제대로 갖춰졌는지 확인하기 위해 시작하기 전에 계획에서 이러한 사항을 매핑할 수 있습니다. 타임라인에서 작업을 끌어다 놓아 작업이 중단됨에 따라 날짜를 쉽게 조정할 수 있습니다.

이벤트 계획 세우기

타임라인으로 계획을 생성하는 방법:

  1. 모든 이벤트 할 일에 대한 작업을 목록 보기에서 생성하세요.
  2. 프로젝트 상단의 타임라인 탭으로 이동하세요.
  3. 타임라인에 작업을 끌어다 놓아서 작업을 예약하세요. 일정이 충돌하는 것을 발견하면 작업을 이동하여 일정을 변경하세요.
  4. 담당자가 마감일까지 시간을 더 잘 할애할 수 있도록 작업 날짜 범위를 연장하세요.
  5. 작업을 특정 순서로 완료해야 하는 경우, 작업 위에 마우스를 올린 다음 점을 관련 작업으로 끌어 연결하여 작업 간에 종속성을 생성하세요.

업무가 시작된 후에도 타임라인을 사용하면 계획에 차질이 생기기 전에 충돌 사항을 빠르게 해결할 수 있습니다. 예를 들어, 이벤트 장소 예약이 예상보다 더 오래 걸리는 경우 타임라인 보기에서 종속 관계에 있는 후속 작업의 일정을 쉽게 바꿀 수 있습니다. 작업 담당자에게 마감일이 조정되었음을 알리는 알림이 자동으로 전송됩니다. 이를 통해 적절한 시기에 업무를 시작하고 혼란을 피할 수 있습니다.

수신함을 정리하는 데 걸리는 시간은 줄이면서 중요한 이메일을 추적하세요

위에 설명된 대로 이벤트 프로젝트에 공급업체를 게스트로 초대할 수 있지만, 귀하 또는 공급업체가 이메일을 통해 커뮤니케이션하기를 선호하는 경우 Gmail, Outlook, 또는 다른 이메일 연동을 사용해 보세요.

중요한 문서나 실행 가능한 업무가 포함된 이메일을 받으면 수신함에서 바로 Asana에 추가할 수 있습니다. 작업을 생성하고 이벤트 프로젝트에 추가하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 주요 계획 세부 정보와 할 일이 이메일 스레드에서 분실되는 것을 방지하고 이메일 수신함에서 보내는 시간을 줄일 수 있습니다.

템플릿으로 향후 이벤트 계획 시간을 절약하세요

모든 이벤트가 다 다르지만, 보통 공통된 핵심 체크리스트가 있습니다. 새로운 이벤트마다 프로젝트를 다시 만들거나 계획이 실현되는 곳과 연결되지 않은 문서에 정보를 보관하는 대신 Asana에서 이벤트 템플릿을 만들고 저장할 수 있습니다. 현재 이벤트 계획 프로젝트를 템플릿으로 전환하면 향후 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 중요한 단계를 잊지 않을 수 있습니다.

이벤트 계획용 프로젝트 템플릿을 만들려면:

  1. 프로젝트에서 핵심 이벤트 체크리스트를 만드세요. 매번 같은 사람이 같은 작업을 수행하는 경우 외에는 작업을 배정하거나 마감일을 추가하지 않습니다.
  2. 프로젝트 이름 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭하고 템플릿으로 저장을 선택합니다.
  3. 프로젝트 권한을 댓글만 허용으로 변경하여 다른 사용자가 템플릿을 편집하거나 변경하지 못하도록 합니다. 댓글 허용.
  4. 이후 모든 이벤트의 경우, 주황색 + 신규 프로젝트 버튼을 클릭하여 템플릿에서 새 프로젝트를 생성하고 프로젝트를 선택한 다음 템플릿 사용을 클릭하여 조직의 저장된 템플릿으로 이동합니다. 왼쪽에서 템플릿을 검색할 수 있습니다.
  5. 이벤트 체크리스트를 계속 다듬으면서 템플릿을 업데이트하여 실수를 반복하거나 오래된 방식을 사용하지 않도록 하세요.

이벤트 당일 업무를 관리하기 위한 팁

Asana 모바일 앱으로 이동 중에도 온라인/오프라인으로 일하세요

이벤트 전날과 당일에는 팀이 현장에서 준비를 진행할 가능성이 높습니다. 이렇게 하면 핵심 세부 정보에 빠르게 액세스하고 남은 작업을 추적하기가 어렵습니다. Asana의 모바일 앱은 이벤트를 진행하기 전, 진행하는 중, 진행한 후, 심지어 iOS 또는 Android에서 오프라인 상태가 아니더라도, 팀이 이벤트 계획에 접근할 수 있도록 연결해 줍니다.

예를 들어, 교정 기능을 사용하여 이벤트 사진에 피드백을 남기고 공유하거나 이벤트 안건이 모든 참석자에게 제때 이메일로 전송되었는지 확인할 수 있습니다. 모바일에서 이 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 이 모든 것이 모바일로 가능하기 때문에 이벤트에 참여하는 팀원은 서로 다른 장소에 있는 동안에도 계속 협업할 수 있습니다.

Slack 연동으로 실시간 대화를 실행 가능한 작업으로 전환하세요

많은 팀이 Asana와 Slack을 모두 사용하여 업무 조율과 커뮤니케이션을 수행하며, 특히 이벤트가 시작될 때 그렇습니다. Asana for Slack 연동으로 둘 중 하나를 고를 필요 없이 두 가지 툴을 함께 사용할 수 있습니다.

팀원으로부터 기조 프레젠테이션에 대한 피드백을 요청받았는데 이벤트에서 또다른 업무도 해야 한다면 Slack 대화에서 바로 Asana 작업을 생성하여 본래의 배경 정보를 모두 담아 놓고 기억할 수 있습니다.

포트폴리오로 이벤트 진행 상태 모니터링

이벤트 진행 상태를 파악하고 팀의 실행 가능한 업무량을 판단하기 위해 이벤트 계획 담당자는 보통 미팅, 이메일, 스프레드시트에서 정보를 취합합니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 정확하지 않을 수 있습니다. 대신, 이벤트와 관련된 모든 Asana 프로젝트를 위한 포트폴리오를 생성하세요. 포트폴리오를 사용하면 가장 중요한 이벤트 계획 프로젝트를 체계적으로 정리하고, 실시간의 진행 상태를 모니터링하고, 팀에 진행 상태를 알리면서 자세한 정보를 살펴볼 수 있습니다.

워크로드로 여러 이벤트 전반의 인력을 관리하세요

그런 다음 포트폴리오의 워크로드 탭을 사용하여 이미 팀에 배정된 작업을 토대로 팀의 이벤트 간 작업 수용량을 시각화합니다. 포트폴리오 워크로드 를 사용하면 팀의 작업 수용량을 한눈에 파악하고 여러 프로젝트에 걸쳐 팀이 작업하고 있는 업무를 자세히 살펴볼 수 있습니다. 충돌 요인을 정확히 파악하면 동일한 보기에서 손쉽게 작업을 다시 배정하고 일정을 다시 조정하여 위험에 대처하고 프로젝트를 계획대로 진행 중으로 유지할 수 있습니다. 팀원에게 과도한 업무가 배정되지 않도록 하고 프로젝트와 이벤트에 적절한 인력을 배치하여 계획대로 진행할 수 있도록 하세요.

워크로드는 기본적으로 작업 개수 기준이지만 모든 작업이 동등하게 생성되지 않았다는 것을 압니다. 포트폴리오 프로젝트 전반에 각 작업에 필요한 작업량 수준 또는 총시간에 대해 정확하게 파악하기 위해 작업량 지표 사용자 지정 필드를 설정할 수 있습니다. 우선순위를 바탕으로 사용자 지정 필드를 설정하면 작업의 중요도를 파악할 수 있습니다.

현재 이벤트 포트폴리오 내의 프로젝트 멤버뿐만 아니라 이벤트에 참여하는 더 넓은 팀의 작업 수용량을 파악해야 하는 경우 범용 워크로드 기능을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 프로젝트의 작업과 하위 작업의 데이터를 워크로드 보기로 가져와 팀의 전체 작업 수용량을 볼 수 있습니다.

Asana에서 이벤트를 계획하고 관리하기 위한 리소스

아래 리소스를 사용하여 Asana에서 이벤트를 계획하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

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