Loading

Topik

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Tidak ada artikel yang ditemukan untuk topik ini.

Pelacakan hibah dalam organisasi nirlaba melibatkan pengelolaan proses kompleks untuk mengajukan, mendapatkan, mengelola, dan melaporkan hibah. Golnya adalah menyederhanakan seluruh siklus hibah, mulai dari menemukan peluang hibah hingga mengirimkan aplikasi dan mengelola kepatuhan pasca pemberian hibah. Artikel ini memandu Anda dalam mengatur dan mengelola sistem pelacakan hibah Anda.

Menyiapkan sistem pelacakan hibah Anda

Grant tracking project

  1. Gunakan templat pelacakan hibah dari Pustaka Asana atau buat proyek baru dari nol atau dengan menggunakan proyek Cerdas AI Asana.

  2. Sesuaikan proyek agar sesuai dengan tahap unik organisasi Anda, misalnya, dengan menambahkan bagian untuk "Penemuan", "Aplikasi Terkirim", "Diberikan", dan "Tinjauan Kepatuhan".

  3. Gunakan tampilan linimasa untuk peta jalan visual semua hibah aktif.

  4. Tetapkan tanggal mulai dan tenggat untuk setiap fase aplikasi hibah. Gunakan dependensi untuk memastikan tugas berjalan sesuai urutan.

Menyimpan peluang hibah baru dengan formulir

  1. Buat formulir kustom untuk mengumpulkan semua detail yang diperlukan untuk potensi hibah.

  2. Tambahkan pertanyaan ke formulir Anda untuk mengumpulkan informasi hibah penting seperti nama hibah, jumlah pendanaan, batas waktu aplikasi, dan dokumen yang diperlukan.

  3. Bagikan tautan formulir kepada tim Anda atau publikasikan di situs web nirlaba Anda agar peluang dikirimkan langsung ke proyek Asana Anda sebagai tugas baru.

Menata dan memantau informasi hibah dengan bidang kustom

  1. Buat bidang kustom untuk metrik penting seperti "Tingkat Prioritas", "Jumlah Pendanaan", dan "Status Persetujuan".

  2. Bidang ini memungkinkan penyortiran dan pemfilteran dalam proyek Anda untuk fokus dan manajemen detail utama yang lebih baik.

  3. Gunakan pemetaan bidang kustom untuk menghubungkan jawaban pertanyaan formulir secara langsung ke bidang kustom dalam proyek.

Memantau beberapa hibah dengan portofolio

  1. Buat portofolio untuk semua proyek terkait hibah.

  2. Tambahkan semua proyek hibah pada portofolio ini untuk mendapatkan tampilan makro pipeline hibah Anda.

  3. Monitor progres, prioritaskan secara efektif, dan lacak metrik utama dari dasbor terpusat.

  4. Gunakan portofolio Anda untuk melacak progres keseluruhan, pembaruan status, metrik utama, dan alokasi sumber daya.

Mengotomatiskan alur kerja hibah dengan aturan dan AI Asana

  1. Tambahkan aturan ke proyek Anda untuk mengotomatiskan Alur Kerja.

  2. Gunakan aturan untuk:
    - Memberi tahu anggota tim saat batas waktu mendekat
    - Memindahkan tugas antar bagian berdasarkan status
    - Kirimkan pengingat untuk persyaratan kepatuhan

  3. Gunakan Kreator Aturan Cerdas untuk mengotomatiskan Alur Kerja yang kompleks dan menghemat waktu menggunakan AI Asana.

Mengelola beban kerja tim

  1. Akses beban kerja dari portofolio atau proyek Anda. Fitur beban kerja dapat membantu Anda menyeimbangkan sumber daya tim.

  2. Monitor kapasitas tim dan distribusi tugas.

  3. Berikan ulang atau jadwalkan ulang tugas untuk mencegah beban berlebih.

  4. Gunakan Ringkasan cerdas untuk memahami kesehatan proyek dan kapasitas tim dengan cepat.

Pelaporan dan pembaruan progres

  1. Buat dasbor untuk melacak hal-hal seperti status aplikasi hibah, batas waktu yang akan datang, tingkat keberhasilan, dan total pendanaan yang diperoleh.

  2. Gunakan alat pelaporan Asana untuk menghasilkan wawasan tentang pipeline hibah Anda, memastikan Anda memanfaatkan semua peluang secara efektif.

  3. Gunakan Status cerdas untuk membuat pembaruan cepat tentang progres hibah dan bagikan pembaruan status ini secara berkala untuk terus memberikan informasi terbaru kepada pemangku kepentingan.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, organisasi Anda dapat membuat sistem pelacakan hibah yang efisien, transparan, dan kolaboratif di Asana. Pendekatan terstruktur ini membantu memastikan tidak ada peluang yang terlewatkan dan batas waktu terpenuhi secara konsisten.

Sumber daya tambahan

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.
Memuat
Cara melacak hibah di Asana | Pusat Bantuan Asana