Loading

Topik

Lacak hibah dalam organisasi nirlaba melibatkan pengelolaan proses kompleks untuk mengajukan, mengamankan, mengelola, dan melaporkan hibah. Sederhanakan seluruh siklus hibah, mulai menemukan peluang hibah hingga mengirimkan aplikasi dan mengelola kepatuhan pasca-penghargaan. Artikel ini memandu Anda menyiapkan dan mengelola sistem pelacakan hibah.

Siapkan sistem pelacakan hibah Anda

Grant tracking project

Gunakan template pelacakan hibah dari perpustakaan Asana atau buat proyek baru dari awal atau dengan menggunakan Proyek Cerdas Asana AI.

Gunakan pelacakan hibah templat dari Pustaka Asana atau buat proyek baru dari awal atau dengan menggunakan Proyek cerdas Asana AI.

  • Sesuaikan proyek agar sesuai dengan tahapan unik organisasi Anda, misalnya, dengan menambahkan bagian untuk "Penemuan", "Aplikasi Dikirimkan", "Diberikan", dan "Tinjauan Kepatuhan".

  • Gunakan tampilan linimasa untuk peta jalan visual semua hibah aktif.
  • Tetapkan tanggal mulai dan tenggat untuk setiap fase aplikasi hibah. Gunakan dependensi untuk memastikan tugas dilakukan dalam urutan yang benar.

  • Simpan peluang hibah baru dengan Formulir

Pilih kata yang lebih pendek jika tersedia.

Buat formulir kustom untuk mengumpulkan semua detail yang diperlukan untuk potensi hibah.

  • Tambahkan pertanyaan ke formulir untuk mengumpulkan informasi hibah penting seperti nama hibah, jumlah pendanaan, batas waktu aplikasi, dan dokumen yang diperlukan.

  • Bagikan tautan formulir dengan tim Anda atau publikasikan di situs web organisasi nirlaba Anda agar peluang langsung dikirimkan ke proyek Asana Anda sebagai tugas baru.
  • Atur dan pantau informasi hibah dengan bidang kustom

Pilih kata yang lebih pendek jika memungkinkan.

Buat bidang kustom untuk metrik penting seperti "Tingkat Prioritas", "Jumlah Pendanaan", dan "Status Persetujuan".

  • Sortir dan filter bidang ini dalam proyek Anda untuk fokus dan manajemen detail utama yang lebih baik.

  • Gunakan pemetaan bidang kustom untuk menghubungkan jawaban pertanyaan formulir secara langsung ke bidang kustom dalam proyek.

  • Pantau beberapa hibah dengan portofolio

Pilih kata yang lebih pendek jika memungkinkan.

Buat portofolio untuk semua proyek terkait hibah.

  • Tambahkan semua proyek hibah ke portofolio ini untuk mendapatkan tampilan makro dari pipeline hibah Anda.

  • Pantau progres, prioritaskan secara efektif, dan lacak metrik utama dari dasbor terpusat.

  • Gunakan portofolio Anda untuk melacak progres keseluruhan, pembaruan status, metrik utama, dan alokasi sumber daya.

  • Otomatiskan alur kerja hibah dengan aturan dan Asana AI

    1. Tambahkan aturan ke proyek Anda untuk mengotomatiskan alur kerja.

    2. Gunakan aturan untuk:
      – Beri tahu anggota tim saat tenggat mendekat
      – Pindahkan tugas antar-bagian berdasarkan status
      – Kirim pengingat untuk persyaratan kepatuhan

    3. Gunakan Pembuat aturan cerdas untuk mengotomatiskan alur kerja yang kompleks dan menghemat waktu menggunakan Asana AI.

    4. Ajukan pertanyaan kepada Asana AI tentang proyek Anda menggunakan Smart chat. Ini dapat membantu mengoptimalkan kapasitas tim, memastikan keseimbangan beban kerja, dan membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara strategis.

    Kelola beban kerja tim

    1. Akses beban kerja dari portofolio atau proyek Anda. Gunakan fitur beban kerja untuk menyeimbangkan sumber daya tim.

    2. Pantau kapasitas tim dan distribusi tugas.

    3. Berikan ulang atau jadwalkan ulang tugas untuk mencegah beban berlebih.

    4. Gunakan Ringkasan cerdas untuk memahami kesehatan proyek dan kapasitas tim dengan cepat.

    Laporkan dan perbarui progres

    1. Buat dasbor untuk melacak hal-hal seperti status aplikasi hibah, batas waktu mendatang, tingkat keberhasilan, dan total pendanaan yang diamankan.

    2. Gunakan alat pelaporan Asana untuk menghasilkan wawasan tentang pipeline hibah Anda, memastikan Anda memanfaatkan semua peluang secara efektif.

    3. Gunakan Status cerdas untuk membuat pembaruan cepat tentang progres hibah dan membagikan pembaruan status ini secara berkala agar pemangku kepentingan selalu mendapatkan informasi.

    Terapkan langkah-langkah ini agar organisasi Anda dapat membuat sistem pelacakan hibah yang efisien, transparan, dan kolaboratif di Asana. Pastikan tidak ada peluang yang terlewat dan batas waktu dipenuhi secara konsisten dengan pendekatan terstruktur ini.

    Lihat sumber daya tambahan

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.
Memuat
Kuasai Pelacakan Hibah dengan Asana: Sederhanakan Alur Kerja Organisasi Nirlaba Anda