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Planificación de eventos con Asana

En este artículo

Muchos equipos usan Asana para planificar y gestionar eventos. Comienza por crear un nuevo proyecto específico para tu próximo evento.

Cómo crear un proyecto de planificación de eventos

Existen varias maneras de crear tu proyecto:

  • Comienza rápidamente con nuestra plantilla de planificación de eventos gratuita. Puedes personalizar esta plantilla para que se adapte a las necesidades de tu equipo.
  • Si actualmente das seguimiento a la planificación de eventos en una hoja de cálculo, importa esos datos a un proyecto de Asana con el importador de CSV. Este es un buen punto de partida para desarrollar tu proyecto.
  • Crea un nuevo proyecto en Asana de forma manual siguiendo los pasos que se describen aquí. También puedes convertir ese proyecto en una plantilla para ahorrar tiempo cuando planifiques tu próximo evento.

Agregar partes interesadas a tus proyectos

Una vez que hayas creado el proyecto, puedes comenzar a agregar a las partes interesadas. Las partes interesadas son personas o grupos que tienen interés en el resultado de un proyecto. Pueden influir o ser influenciados por el proyecto, y su participación es crucial para su éxito.

Las partes interesadas pueden incluir:

  1. Personas de tu organización con las que trabajas habitualmente, como compañeros de equipo, un jefe o el equipo de soporte de TI.
  2. Personas que están directamente relacionadas con este evento específico, como un organizador, un anfitrión del evento o los asistentes.
  3. Personas externas con las que trabajas en estrecha colaboración para garantizar que el evento sea un éxito. Estos pueden incluir patrocinadores, proveedores, contratistas o encargados del lugar. Esta lista también podría incluir proveedores de servicios como catering, decoradores, equipos de seguridad o personal de medios.

    Agrega como invitados a proveedores y contratistas a tus proyectos de eventos

    Puedes iniciar el trabajo con los proveedores por email, pero considera agregar a los proveedores o contratistas clave a tu proyecto como invitados. Esto hace que sea más fácil mantener tu proyecto en curso, ya que todos pueden ver las fechas límite, las tareas pendientes y los archivos adjuntos, lo que garantiza que las cosas se hagan a tiempo.

    Agregar a tus proveedores y contratistas a tus proyectos también te ayuda a simplificar el seguimiento de archivos importantes, como contratos y facturas, ya que puedes mantener todo en un solo lugar de forma segura.

    Ejemplo de caso de uso

    Asigna a tu contratista una tarea para que envíe su factura antes de una fecha determinada. El contratista simplemente carga su factura a la tarea como un archivo adjunto antes de la fecha de entrega, para que tu equipo pueda procesar el pago. Puedes hacer que un proyecto sea privado para los miembros si las tareas no deben ser visibles para todos en tu organización o equipo. Solo los miembros del proyecto pueden acceder a los proyectos privados para los miembros. Puedes obtener más información sobre los permisos de tareas aquí .

    Consejos para gestionar tu evento

    Ahora que ya creaste un proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo y dar seguimiento a los detalles a medida que el trabajo avanza.

    Publica actualizaciones de estado con regularidad

    A medida que tu equipo da vida al evento, usa la pestaña Resumen para publicar actualizaciones de estado y ver la actividad del proyecto. Puedes arrastrar y soltar destacados en tus actualizaciones de estado para compartir gráficos e hitos. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato. Incluso puedes crear un primer borrador con la IA de Asana y la función de estado inteligente para acelerar el proceso.

    Planifica tu plan de evento en la vista de cronograma

    La mayoría de los planes de eventos tienen muchas fechas límite y dependencias críticas durante su desarrollo. El cronograma te ayuda a planificar todo eso como parte de tu plan antes de empezar a trabajar para asegurarte de que todas las piezas encajen bien y el evento salga impecable. Puedes ajustar fácilmente las fechas a medida que surgen problemas arrastrando y soltando tareas en el cronograma.

    Imagen de un cronograma de un evento en Asana

    Cómo crear tu plan con el cronograma:

    1. Crea tareas para todas las tareas pendientes del evento en la vista de lista.
    2. Ve a la pestaña Cronograma en la parte superior del proyecto.
    3. Programa las tareas arrastrándolas y descartándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en los plazos, mueve las tareas para reprogramarlas.
    4. Extiende los rangos de fechas de las tareas para que los responsables puedan planificar mejor su tiempo antes de la fecha límite.
    5. Si las tareas deben finalizarse en un orden determinado, crea dependencias entre ellas. Para hacerlo, coloca el cursor sobre una tarea y luego arrastra el punto a una tarea relacionada para conectarlas.

    Cuando el trabajo ya está en curso, el cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que retrasen tus planes. Por ejemplo, si la reserva del lugar para tu evento tarda más de lo esperado, puedes cambiar fácilmente las tareas dependientes en la vista de cronograma. Los responsables de las tareas reciben automáticamente una notificación indicando que las fechas de entrega fueron modificadas. Esto garantiza que el trabajo pueda comenzar en el momento adecuado y evita confusiones.

    Da seguimiento a los emails importantes y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada

    Puedes invitar a los proveedores a tu proyecto de evento como se describe anteriormente, pero si tú o tus proveedores prefieren comunicarse por email, prueba las integraciones de Asana para Gmail, Outlook u otras integraciones de email.

    Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, podrás agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada. Puedes crear una tarea, agregarla a tu proyecto de evento y mucho más. Esto evita que los detalles clave de la planificación y las tareas pendientes se pierdan en los hilos de email y reduce el tiempo que pasas en tu bandeja de entrada de email.

    Ahorra tiempo en la planificación de eventos futuros con las plantillas

    Cada evento es diferente, pero por lo general comparten una lista de verificación central. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un proyecto para cada evento o guardando la información en un documento que no está conectado al lugar donde se está llevando a cabo el trabajo, puedes crear y guardar tu plantilla de evento en Asana. Convertir tu proyecto de planificación de eventos actual en una plantilla no solo te ahorrará tiempo en el futuro, sino que también te ayudará a no olvidar los pasos importantes.

    Para crear una plantilla de proyecto para la planificación de eventos:

    1. Crea tu lista de verificación principal en un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no es necesario asignar tareas ni agregar fechas de entrega todavía.
    2. Haz clic en la flecha desplegable junto al nombre del proyecto y selecciona Guardar como plantilla.
    3. Evita que otros usuarios editen o cambien la plantilla. Para hacerlo, cambia los permisos del proyecto a solo solo lectura.
    4. Para cada evento posterior, crea un nuevo proyecto a partir de tu plantilla. Haz clic en el botón naranja + Crear , selecciona Proyecto y luego Usar una plantilla para acceder a las plantillas guardadas de tu organización. Puedes buscar tu plantilla a la izquierda.
    5. A medida que vas perfeccionando tu lista de verificación, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores o usar tácticas obsoletas.

    Consejos para gestionar el trabajo el día del evento

    Trabaja en todo momento con la aplicación móvil de Asana

    En los días previos al evento y el día del evento, es probable que tu equipo esté en el lugar preparándose. Esto hace que sea difícil acceder rápidamente a los detalles clave y dar seguimiento a lo que queda por hacer. Con la aplicación móvil de Asana, tu equipo se mantiene conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso sin conexión en iOS o Android).

    Por ejemplo, puedes agregar comentarios a la foto de un evento con la función de verificación antes de compartirla o confirmar que la agenda del evento se envió por email a todos los asistentes a tiempo. Todo esto se puede hacer desde un dispositivo móvil. Esto fortalece la colaboración entre compañeros de equipo de evento aunque se encuentren en lugares distintos.

    Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

    Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar el trabajo y comunicarse, especialmente cuando llega el momento de comenzar un evento. En lugar de elegir una herramienta u otra, los equipos pueden usar ambas con la integración de Asana para Slack.

    Si un compañero de equipo solicita comentarios sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no lo olvides y tengas todo el contexto original.

    Supervisa el progreso de los eventos con los portafolios

    Para comprender el progreso de un evento y evaluar la disponibilidad del equipo, los planificadores de eventos suelen recopilar información de reuniones, emails u hojas de cálculo, lo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolio para todos los proyectos de Asana relacionados con tu evento. Un portafolio te permite organizar tus proyectos de planificación de eventos más importantes, supervisar su estado en tiempo real y profundizar para obtener más información, mientras mantienes a tu equipo actualizado sobre el progreso.

    Gestiona el personal de múltiples eventos con la gestión de recursos

    Luego, usa la pestaña Gestión de recursos del portafolio para visualizar la capacidad de tu equipo en todos los eventos en función de las tareas que ya tienen asignadas. La gestión de recursos del portafolio te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo y te permite ver en detalle en qué se está trabajando en todos los proyectos. Detecta problemas para poder abordar los riesgos y mantener los proyectos en curso con facilidad al reasignar y reprogramar las tareas desde una misma vista. Asegúrate de que los miembros de los equipos no estén sobrecargados o con poco trabajo y de que los proyectos y eventos tengan el personal apropiado y puedan mantenerse en curso.

    Color

    La carga de trabajo predeterminada es el recuento de tareas, pero sabemos que las tareas no siempre tienen la misma carga. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea. Configura los campos personalizados en función de las prioridades para tener una idea de la carga de las tareas.

    Si necesitas tener una idea de la capacidad productiva del equipo en general para un evento (no solo de los miembros del proyecto dentro de tu portafolio de eventos actual), puedes usar la función de gestión de recursos universal. Esto te permite ver la capacidad productiva global de un equipo al extraer datos de las tareas y subtareas de todos los proyectos en una vista de gestión de recursos.

    Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

    Obtén más información sobre la planificación de eventos en Asana con los siguientes recursos:

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Este artículo se tradujo con IA.

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