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Projektmanagement mit Asana

In diesem Artikel

Asana bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen Teams Projekte effektiv verwalten können. Ob es um die Organisation von Aufgaben, das Verfolgen von Meilensteinen oder die Auslastung geht: Mit den Funktionen von Asana bleiben Teams auf Kurs und erreichen ihre Ziele. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Asana für Ihre Projektmanagement-Anforderungen optimal nutzen können.

Soll ich ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe erstellen?

Bevor Sie loslegen, fragen sich Benutzer oft, ob sie ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe erstellen sollten, wenn sie Arbeitsvorgänge zu Asana hinzufügen. Hier ist ein kurzes Framework, das Ihnen bei der Entscheidung hilft:

  • Erstellen Sie ein Projekt für umfangreiche koordinierte Maßnahmen mit vielen Schritten und Beteiligten und der Notwendigkeit, diese in verschiedenen Ansichten zu betrachten (wie eine Kampagne, eine Einführung/Veranstaltung oder einen redaktionellen Kalender/eine Pipeline).
  • Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn Sie versuchen, eine einzelne Aufgabe für eine Person zu erfassen, die innerhalb weniger Minuten oder Arbeitstage erledigt werden kann (z. B. das Schreiben eines Blogs oder die Behebung eines Fehlers).
  • Erstellen Sie eine Unteraufgabe, um eine Aufgabe in kleinere Teile zu zerlegen (wie etwa die Unteraufgabe „Überprüfung von SEO-Keywords im Blog“).
Hinweis iconHinweis

Lesen Sie unseren Artikel zum Verständnis von Aufgaben, um weitere Tipps zu erhalten.

Ein Projekt erstellen

Der erste Schritt bei der Verwendung von Asana für das Projektmanagement besteht darin, zu verstehen, wie man ein Projekt in Asana erstellt und verwendet. Dies wird Ihrem Team helfen, sich von Tabellen, langen E-Mail-Verläufen und unnötigen Meetings zu verabschieden.

Einstellungen für Ihr Projekt

  • Erstellen Sie ein Projekt in Asana, indem Sie die hier beschriebenen Schritte befolgen. Geben Sie dem Projekt einen Titel, der seinen Zweck beschreibt, zum Beispiel: „Produkteinführung“. Sie können Projekte für praktisch alles verwenden, von termingebundenen Vorhaben (wie einer Produkteinführung) über laufende Prozesse (wie der Verwaltung eines Redaktionskalenders) bis hin zur Erfassung von Informationen (z. B. eingehende Designanfragen). Board-, Zeitleiste- und Kalender-Ansicht wechseln.
  • Sparen Sie Zeit mit einer Vorlage. Unsere Vorlagen enthalten Empfehlungen, wie Sie ein Projekt einrichten und Aufgaben durch den Workflow bewegen können. Sie können auch Ihre eigene Vorlage erstellen, um Zeit zu sparen, wenn Sie in Zukunft ähnliche Projekte einrichten.

    Projekte strukturieren

    • Erstellen Sie Abschnitte wie „Zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“ und organisieren Sie Ihre Aufgaben in den entsprechenden Abschnitten.
    • Unterteilen Sie die Arbeit in überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben, jeder mit einem klaren Titel, einer Beschreibung und einer verantwortlichen Person.
    • Machen Sie Verantwortlichkeiten klar, indem Sie Aufgaben zuweisen und ihnen Fälligkeitsdaten geben. So kennt jeder seine Verantwortlichkeiten und weiß, wann die einzelnen Arbeiten erledigt sein müssen.
    • Erstellen Sie bei Bedarf Unteraufgaben. Aufgaben können nur eine verantwortliche Person haben, um sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeiten klar sind. Wenn aber eine Aufgabe Vorbereitungen und zusätzliche Schritte umfasst, oder Sie einem Teamkollegen eine Frage stellen müssen, bevor Sie sie erledigen können, helfen Ihnen Unteraufgaben.-,Meilensteine,-Meilensteine%20mark%20significant" target="_blank">Meilensteine, um wichtige Phasen in Ihrem Projekt hervorzuheben, z. B. „Designphase abgeschlossen“. Erstellen Sie eine Projektübersicht, damit Sie das Projekt-Briefing mit Ihrem Team genau dort teilen können, wo die Pläne und Aufgaben gespeichert sind, und klären Sie die Projektrollen, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können.

      Aufgabendetails anpassen

      • Fügen Sie benutzerdefinierte Felder wie „Priorität“, „Status“ oder „Fälligkeitsdatum“ hinzu, um bestimmte Aufgabendetails zu erfassen. Stellen Sie sich benutzerdefinierte Felder wie die Spalten einer Tabelle vor. Sie erfassen für jede Aufgabe Informationen und geben Ihnen die Möglichkeit, sie danach zu filtern und zu sortieren.
      • Legen Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben fest, um zu zeigen, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen. Wenn Sie darauf warten, dass ein Teamkollege seine Arbeit beendet, kann Ihnen Asana bei der Nachverfolgung des Status helfen, damit Sie mit Ihrem Teil der Arbeit zur richtigen Zeit beginnen können. Das bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, den Aufgabenstatus zu überprüfen – und auch die Fertigstellung der Aufgabe nicht verpassen.

        Ressourcen- und Teammanagement

        • Überwachen Sie Updates über mehrere Projekte hinweg mit Portfolios. Portfolios helfen Ihnen, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und nachzuverfolgen. Sie können den Fortschritt für bestimmte Vorhaben an einem Ort überwachen.
        • Verwenden Sie Workload, um die Teamkapazität zu visualisieren und Aufgaben gleichmäßig zu verteilen.

        Informationen sammeln und Workflows automatisieren

        • Verwenden Sie Formulare, um Informationen von Stakeholdern zu sammeln. Fügen Sie ein Formular zu Ihrem Projekt hinzu, und die Antworten werden automatisch als Aufgaben im Projekt ausgefüllt.
        • Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, indem Sie Regeln zu Ihrem Projekt hinzufügen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, um Aufgaben in den Abschnitt „In Bearbeitung“ zu verschieben, wenn ein benutzerdefiniertes Feld aktualisiert wird.
        • Automatisieren Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen, um Ihr Team über Fristen auf dem Laufenden zu halten. Sie können dies tun, indem Sie wiederkehrende Aufgaben für Arbeiten erstellen, die regelmäßig erledigt werden müssen, oder Sie können eine Regel erstellen, die einer Aufgabe einen Kommentar hinzufügt, um die verantwortliche Person daran zu erinnern, dass die Frist näher rückt.

          Visualisierung von Zeitplänen mit Zeitleiste und Gantt-Ansicht

          • Wechseln Sie zur Zeitleiste oder Gantt-Ansicht, um Aufgabenpläne und Abhängigkeiten zu visualisieren. Passen Sie Zeitpläne und Abhängigkeiten direkt in dieser Ansicht an, in der Sie Aufgaben einfach verschieben können, um Überschneidungen und Konflikte zu vermeiden.

            Dateiverwaltung und Zusammenarbeit

            • Verknüpfen Sie Asana mit Tools wie Google Drive oder Dropbox für die Dateifreigabe und mit Slack oder Microsoft Teams für eine optimierte Kommunikation.
            • Verwenden Sie Kommentare, um mit Ihrem Team in Echtzeit zusammenzuarbeiten, indem Sie Feedback direkt innerhalb einer Aufgabe geben, Fragen stellen oder Dokumente anhängen.

            Fortschritte und Leistung nachverfolgen

            • Erstellen Sie anpassbare Dashboards, um wichtige Kennzahlen wie die Fertigstellungsrate von Aufgaben oder bevorstehende Fälligkeiten zu überwachen.
            • Stellen Sie regelmäßig Statusaktualisierungen bereit, um die Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie können Teamkollegen, Aufgaben und Projekte @erwähnen, um weitere Referenzen bereitzustellen. Alle Projektmitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können das Update kommentieren. Sie können Asana AI verwenden, um diesen Prozess mit der Smart Status-Funktion zu beschleunigen.
            • Erstellen Sie Berichte, um die Projektleistung zu überprüfen, Engpässe zu identifizieren und wichtige Kennzahlen wie überfällige Aufgaben, bevorstehende Fälligkeiten und Fertigstellungsraten zu verfolgen. Diese Berichte helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und Anpassungen während des gesamten Projektlebenszyklus vorzunehmen.

              Abschluss nach dem Projekt

              • Sobald das Projekt abgeschlossen ist, nehmen Sie sich Zeit, um den Fortschritt, die Erfolge und die Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu überprüfen. Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und dokumentieren Sie sie als Referenz für zukünftige Projekte.
              • Nach der Überprüfung können Sie das Projekt in Asana archivieren, um eine Aufzeichnung der Arbeit zu erhalten und gleichzeitig Ihren Arbeitsbereich übersichtlich und aufgeräumt zu halten.

              Durch die Nutzung der Projektmanagementfunktionen von Asana können Teams Projekte effektiver organisieren, planen und ausführen. Von der Verfolgung von Meilensteinen über die Verwaltung von Ressourcen bis hin zur Visualisierung von Projektzeitleisten – Asana hilft Teams, während des gesamten Projektlebenszyklus organisiert, produktiv und aufeinander abgestimmt zu bleiben.

              Zusätzliche Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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So verwenden Sie Asana für das Projektmanagement